小学档案管理员制度汇编

PAGE小学档案管理员制度汇编一、总则（一）目的为加强小学档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、行政管理等各项工作中的作用，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本校全体档案管理人员及涉及档案管理工作的各部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理学校在各项活动中形成的各类档案，保证档案的完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理人员职责（一）档案管理员岗位主要职责1.贯彻执行党和国家有关档案工作的法律法规和方针政策以及学校档案管理的各项规章制度。2.负责学校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全与完整，对破损或褪色的档案及时进行修复、复制。4.积极开展档案信息资源的开发利用工作，为学校各项工作提供档案资料服务。5.负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。6.对电子档案进行有效的存储、备份和维护，确保电子档案的安全与可读取。7.协助学校各部门做好文件材料的收集、整理和归档工作，对归档工作进行指导和监督。8.完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。（二）部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类工作，确保文件材料齐全、完整。2.按照学校档案管理规定的时间和要求，将整理好的文件材料移交学校档案管理员。3.协助档案管理员做好本部门档案的查询、借阅等工作，及时反馈档案利用情况。4.了解和掌握档案管理的基本知识和技能，配合档案管理员开展档案管理宣传和培训工作。三、档案的收集与归档（一）文件材料收集范围1.上级机关来文，包括与学校工作相关的各类公文、通知、指示等。2.学校以各种名义发出的文件、函件、报告、请示等。3.学校召开的各种会议的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、记录等。4.学校教学、科研、管理等各项工作中形成的文件材料，如教学计划、教案、学生成绩册、科研项目申报材料、行政管理文件等。5.学校师生员工的各类人事档案材料，包括履历、考核、奖惩、职称评定等。6.学校财务工作中形成的文件材料，如财务预算、决算、会计凭证、报表等。%7.学校基本建设、设备购置等工作中形成的文件材料，如项目申报、招投标文件、合同、验收报告等。8.学校开展的各类活动的文件材料，如运动会、文艺演出、社会实践活动等的方案、总结、照片、录像等。9.学校与其他单位签订的合同、协议等文件材料。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集文件材料应遵循真实、准确、完整的原则，不得遗漏重要文件。3.对收集到的文件材料应进行初步整理，去除无关的附件、重复的文件等。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，一般应在次年上半年完成归档。2.教学、科研等专项工作结束后，相关部门应及时将形成的文件材料整理归档。3.人事档案材料应在规定时间内归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员按照归档要求，对本部门的文件材料进行分类整理，编制档案目录。2.将整理好的文件材料移交学校档案管理员，档案管理员进行核对、验收。3.档案管理员对接收的档案进行进一步整理、编目、装订，按照档案分类方案进行上架排列。四、档案整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）分类方法学校档案采用年度机构（问题）保管期限分类法。1.年度：将档案按形成年度进行划分。2.机构（问题）：根据学校内部机构设置或档案内容所反映的问题进行分类。3.保管期限：分为永久、长期（[具体年限]年）、短期（[具体年限]年）三种。（三）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。2.编号方法：采用全宗号年度保管期限流水号构成。全宗号为学校档案全宗代码；年度为档案形成年度；保管期限分别用“Y”（永久）、“C”（长期）、“D”（短期）表示；流水号为该类档案的顺序号。（四）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.案卷目录应包含案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目。3.卷内文件目录应包含顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。五、档案保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间，面积应满足学校档案存储需求。2.库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、密集架等，档案装具应符合国家标准。%3.库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案安全。4.库房应保持整洁，严禁在库房内堆放杂物。（二）档案存放1.按照档案分类方案和编号顺序，将档案上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同类型的档案应分开存放。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。（三）档案保管期限划分1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.短期保管的档案：凡是反映学校一般性工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案管理人员的安全教育。2.严格执行档案借阅、查阅制度，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。3.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理。4.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体安全。六、档案利用（一）借阅制度1.校内各部门因工作需要查阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理员处办理借阅手续。2.外单位查阅档案，须持有单位介绍信，经学校分管领导批准后，方可查阅。3.档案借阅期限一般不超过[具体天数]天，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自转借他人。5.借阅人员归还档案时，档案管理员应认真检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（二）查阅制度1.查阅档案应在档案阅览室进行，如需带出阅览室，须经档案管理员同意，并办理相关手续。2.查阅人员应遵守阅览室的规章制度保持安静，不得吸烟、随地吐痰等。3.档案管理员应根据查阅人员的需求，及时提供档案资料，并做好查阅记录。（三）档案利用登记1.建立档案利用登记簿，对档案的借阅、查阅情况进行详细登记。2.登记内容包括借阅（查阅）日期、借阅（查阅）人姓名、单位、事由、档案名称、数量、归还日期等。（四）档案统计1.定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计数据应准确、及时，为档案管理工作提供决策依据。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的规定和标准为依据。2.从学校工作实际出发，全面分析档案价值。3.坚持历史唯物主义观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由学校分管领导、档案管理员及相关部门负责人组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件、逐页进行审查，分析其价值。2.综合鉴定法：结合档案的形成背景、内容、来源等因素，综合判定其价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见。2.填写《档案销毁清册》，注明档案名称、数量、