学院集中采购管理制度

PAGE学院集中采购管理制度一、总则（一）目的为了加强学院集中采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，节约采购资金，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位使用财政性资金、自有资金进行的集中采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，保证供应商平等参与竞争。4.公正原则：采购程序公正，评审标准公正，确保采购结果公正合理。5.效益原则：追求采购资金使用效益最大化，提高采购质量和效率。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学院成立采购工作领导小组，负责审议采购政策、采购计划、采购预算等重大事项，协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学院设立采购中心，作为集中采购的执行部门，负责具体组织实施采购活动，包括采购需求调研、采购文件编制、采购项目招标、谈判、询价等采购方式的执行，以及采购合同签订、验收、付款等环节的管理。（三）采购监督机构学院监察部门负责对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉举报，查处违规违纪行为。审计部门负责对采购项目进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性和效益性。（四）各部门职责1.使用部门：负责提出采购需求，参与采购文件编制，协助采购中心进行采购项目验收等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，办理采购资金支付手续，对采购资金使用情况进行监督检查。3.资产管理部门：负责对采购项目进行资产登记、入账等管理工作。三、采购预算管理（一）预算编制各部门应根据教学、科研、管理等工作需要，结合学院年度工作计划，编制本部门采购预算，并报采购中心汇总。采购中心会同财务部门对各部门采购预算进行审核，形成学院年度采购预算草案，报采购工作领导小组审议通过后，纳入学院年度预算。（二）预算执行采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得突破预算。因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序办理预算调整手续。（三）预算监督财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期向采购工作领导小组报告采购预算执行情况。采购中心应配合财务部门做好采购预算执行监督工作，及时发现和解决预算执行中存在的问题。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请各部门根据工作需要，填写《学院采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、交货时间等内容，并经部门负责人签字后报采购中心。（二）需求调研与论证采购中心收到采购申请后，会同使用部门对采购项目进行需求调研，了解采购项目的实际需求情况。对于技术复杂、专业性强的采购项目，采购中心应组织相关专家进行论证，确保采购需求的合理性和可行性。（三）采购文件编制采购中心根据需求调研和论证结果，编制采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（四）采购信息发布采购中心按照规定的采购方式，通过学院官网、政府采购网等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。（五）供应商报名与资格审查潜在供应商应在规定的时间内报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。采购中心对供应商的资格进行审查，确定符合资格条件的供应商名单。（六）采购评审采购中心组织评审小组对符合资格条件的供应商进行评审。评审小组按照采购文件规定的评标标准进行评审，推荐成交候选人。（七）采购结果公示采购中心将采购评审结果在学院官网进行公示，公示期不少于三个工作日。公示期间接受社会监督，如有异议，应及时进行调查处理。（八）采购合同签订采购中心根据公示无异议的采购评审结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容，确保合同条款的完整性和合法性。（九）采购项目验收采购项目完成后，使用部门应按照采购合同要求组织验收。验收合格后，填写《学院采购项目验收报告》，报采购中心备案。采购中心会同财务部门对采购项目的验收情况进行监督检查。（十）采购付款财务部门根据采购合同和验收报告，办理采购资金支付手续。采购资金应按照合同约定的付款方式和时间进行支付，确保采购资金的安全和合理使用。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，由采购中心与成交供应商签订。合同签订前，采购中心应将合同文本提交法律事务部门进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规和学校规定。（二）合同履行采购合同签订后，采购中心和成交供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购中心应及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除采购合同履行过程中，如需变更合同条款或解除合同，应经双方协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应报法律事务部门备案。（四）合同纠纷处理采购合同履行过程中如发生纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。七、采购档案管理（一）档案收集采购中心负责收集采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购申请表、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。（二）档案整理采购中心应按照档案管理的要求，对收集的文件资料进行分类整理、编号装订，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，存放于专门的档案柜中，并指定专人负责管理。档案保管期限应按照国家有关规定执行。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《学院采购档案查阅申请表》，经采购中心负责人批准后，方可查阅。查阅档案时应注意保护档案资料的安全和完整，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。八、监督与考核（一）监督检查监察部门和审计部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合法性、采购文件的规范性、采购评审的公正性、采购合同的履行情况等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）投诉处理供应商对采购活动有异议的，可以向采购中心提出质疑。采购中心应在规定的时间内对质疑进行答复。供应商对质疑答复不满意的，可以向监察部门投诉。监察部门应及时受理投诉，并按照规定程序进行调查处理。（三）考核评价学院建立采购工作考核评价制度，对采购中心和