学生毕业档案制度版

PAGE学生毕业档案制度版一、总则（一）目的为了规范学生毕业档案的管理，确保档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥档案在学生就业、升学、人事管理等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校所有毕业学生档案的管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、转递等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映学生在校期间的学习、生活、奖惩等情况。2.完整性原则：全面收集学生在校期间形成的各类文件材料，确保档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格遵守国家有关档案保密的法律法规，妥善保管档案，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范对档案进行整理、分类、编号，确保档案管理工作的规范化、科学化。二、档案内容（一）个人基本信息1.学生登记表：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、家庭住址、联系电话等。2.身份证复印件：确保复印件清晰可辨。3.学生证复印件：记录学生在校期间的学籍信息。（二）学习成绩1.成绩单：涵盖学生各学期的课程成绩，包括必修课、选修课、实践课等。2.补考、重修记录：详细记录学生的补考、重修情况及成绩。（三）奖惩情况1.奖励证书：包括学校、院系及各级政府部门颁发的各类奖励证书复印件。2.处分决定：记录学生在校期间受到的各类处分情况及撤销处分的相关材料。（四）党团组织关系材料1.入党（团）申请书：记录学生加入党（团）组织的申请材料。2.入党（团）志愿书：详细记录学生入党（团）的过程及相关信息。3.党（团）组织关系介绍信：记录学生党（团）组织关系的转接情况。（五）社会实践及实习材料1.社会实践报告：记录学生参加社会实践活动的报告及相关证明材料。2.实习鉴定：包括实习单位出具的实习鉴定表及相关实习证明材料。（六）就业材料1.就业推荐表：由学校就业指导中心统一发放，记录学生基本信息、求职意向等内容。2.就业协议书：学生与用人单位签订的就业协议，明确双方权利和义务。3.报到证：学校根据就业协议书发放的毕业生就业报到凭证。（七）其他材料1.体检表：记录学生在校期间的身体健康状况。2.毕业生登记表：对学生在校期间的综合表现进行全面总结和评价。三、档案收集（一）收集时间1.每年[具体时间]前，各班级辅导员负责组织学生整理个人档案材料，并按照要求提交至学校档案室。2.对于毕业前临时产生的档案材料，如毕业实习报告、毕业设计（论文）等，应在规定时间内及时提交。（二）收集要求1.辅导员应指导学生认真核对档案材料的真实性和完整性，确保材料齐全、规范。2.学生提交的档案材料应统一使用A4纸张，复印件需清晰可辨，并加盖相关部门或单位公章。3.档案材料应按照档案内容分类顺序进行整理，不得随意涂改、折叠或损坏。（三）特殊情况处理1.对于因特殊原因未能按时提交档案材料的学生，辅导员应及时了解情况，并督促学生尽快补齐材料。2.对于档案材料缺失或不符合要求的学生，学校档案室应及时通知辅导员，要求学生限期补充或更正。四、档案整理（一）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案内容的性质和特点，将档案分为个人基本信息、学习成绩、奖惩情况、党团组织关系材料、社会实践及实习材料、就业材料、其他材料等七大类。2.编号：对每一类档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订：将每一类档案材料按照编号顺序进行装订，装订应牢固、整齐，不得散页。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、类别、名称、日期、页数等信息，便于查阅和检索。（三）整理流程1.接收档案材料后，首先对材料进行初步审核，检查材料的完整性和规范性。2.按照分类原则对档案材料进行分类，并进行编号。3.将分类编号后的档案材料进行装订，确保装订牢固、整齐。4.编制档案目录，将目录打印成册，并与档案一同存放。五、档案保管（一）保管场所1.学校设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。（二）保管要求1.档案应按照类别和编号顺序存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。3.对于破损、褪色、变质的档案材料，应及时进行修复或复制。4.严格遵守国家有关档案保密的法律法规，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅或销毁档案。（三）档案期限1.学生毕业档案应长期保管，以满足学生就业、升学、人事管理等方面的需要。2.对于超过保管期限的档案，应按照国家有关规定进行鉴定和销毁。六、档案查阅（一）查阅范围1.本校毕业生本人因就业、升学、人事管理等需要，可以查阅本人的毕业档案。2.用人单位因招聘、考察等需要，可以查阅本校毕业生的档案，但必须出具单位介绍信和查阅人的有效身份证件。3.其他单位或个人因特殊原因需要查阅本校毕业生档案的，必须经学校主管领导批准，并出具相关证明材料。（二）查阅流程1.查阅人应填写《毕业档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容等信息。2.将申请表提交至学校档案室，档案室工作人员对申请表进行审核，符合查阅条件的，予以批准。3.查阅人凭批准后的申请表和有效身份证件到档案室查阅档案，查阅时应在档案室工作人员的陪同下进行，不得擅自将档案带出档案室。4.查阅人如需复印档案材料，应经档案室工作人员同意，并按照规定进行复印。复印后的档案材料应加盖档案室公章，方可有效。（三）查阅限制1.查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换或销毁档案材料。2.查阅人不得泄露档案内容，如有违反，将依法追究其责任。七、档案转递（一）转递范围1.毕业生就业单位：毕业生与用人单位签订就业协议后，学校应按照就业协议的要求，将毕业生档案转递至用人单位。2.升学学校：毕业生考取研究生、专升本等继续深造的学校后，学校应将毕业生档案转递至升学学校。3.人才交流中心：毕业生未就业或就业单位不接收档案的，学校应将毕业生档案转递至毕业生生源地或就业地的人才交流中心。（二）转递流程1.毕业生就业单位、升学学校或人才交流中心应向学校档案室出具调档函，调档函应注明接收单位名称、地址、联系电话等信息。2.学校档案室收到调档函后，对调档函进行审核，符合转递条件的，按照调档函的要求整理档案，并填写《毕业档案转递清单》。3.将档案密封后，通过机要交通或邮政特快专递等方式转递至接收单位，并及时通知接收单位查收。4.接收单位收到档案后，应在《毕业档案转递清单》上签字盖章，并将清单返回学校档案室。（三）转递要求1.档案转递应严格按照规定的程序进行，确保档案的安全和及时送达。2.档案转递过程