学院采购管理制度及流程

PAGE学院采购管理制度及流程一、总则（一）目的为了规范学院采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各项目的采购活动，包括但不限于教学设备、办公设备、图书资料、实验耗材、后勤物资等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，维护学院和供应商的合法权益。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由学院领导、相关职能部门负责人、教师代表等组成。2.职责审议学院采购管理制度、采购计划和采购预算。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。对采购项目的招标、评标等关键环节进行指导和监督。（二）采购部门1.职责负责制定和执行采购计划，组织实施采购活动。收集采购需求信息，进行市场调研，选择合格供应商。编制采购文件，组织招标、谈判、询价等采购活动。签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行中的问题。建立采购档案，妥善保管采购相关资料。（三）需求部门1.职责根据教学、科研、管理等工作需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、技术要求等。参与采购项目的技术论证、验收等工作。配合采购部门做好采购项目的实施和验收工作。（四）财务部门1.职责审核采购预算，安排采购资金。对采购项目的资金支付进行审核和监督。协助采购部门进行采购成本核算和效益分析。（五）审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的合法性等。对采购项目的资金使用情况进行审计，防止浪费和违规支出。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门的工作规划和实际需求，在每年规定时间内编制下一年度的采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的用途和预期效益。3.采购部门对各需求部门的采购预算进行汇总和审核，结合学院整体发展规划和资金状况进行调整，形成学院年度采购预算草案。（二）预算审批1.学院年度采购预算草案提交采购管理委员会审议。2.采购管理委员会根据学院实际情况和发展需求，对采购预算草案进行审核和批准。3.经批准的采购预算应严格执行，不得随意调整。如遇特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序办理审批手续。四、采购方式及适用范围（一）公开招标1.适用范围：采购货物、工程和服务的单项或批量采购金额达到规定标准以上的，应当采用公开招标方式。2.招标程序采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。对投标人进行资格审查，确定符合要求的投标人名单。组织开标、评标和定标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序采购部门根据采购项目特点，确定邀请投标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，参加投标。采购部门组织开标、评标和定标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购部门成立谈判小组，由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商分别进行谈判，供应商应根据谈判文件要求进行报价和提供相关资料。谈判小组从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出成交候选人，并编写评审报告。采购部门根据谈判小组的评审报告确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、理由、拟采购的货物或者服务的说明、预算金额等内容。采购管理委员会对单一来源采购申请进行审核，批准后采购部门与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序采购部门成立询价小组，由三人以上单数组成。询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并编写询价报告。采购部门根据询价小组的询价报告确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、用途等内容。2.采购申请表经部门负责人签字审核后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，包括采购需求的合理性、预算的准确性等。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门提交采购管理委员会进行审批。采购管理委员会根据相关规定和学院实际情况进行审批，并出具审批意见。3.采购部门根据审批意见，确定采购方式和采购计划。（三）采购实施1.公开招标采购采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。对投标人进行资格审查，确定符合要求的投标人名单。组织开标、评标和定标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标采购采购部门根据采购项目特点，确定邀请投标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，参加投标。采购部门组织开标、评标和定标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。3.竞争性谈判采购采购部门成立谈判小组，由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商分别进行谈判，供应商应根据谈判文件要求进行报价和提供相关资料。谈判小组从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出成交候选人，并编写评审报告。采购部门根据谈判小组的评审报告确定成交供应商，并签订采购合同。4.单一来源采购采购部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、理由、拟采购的货物或者服务的说明、预算金额等内容。采购管理委员会对单一来源采购申请进行审核，批准后采购部门与供应商进行协商，签订采购合同。5.询价采购采购部门成立询价小组，由三人以上单数组成。询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并编写询价报告。采购部门根据询价小组的询价报告确定成交供应商，并签订采购合同。（四）合同签订1.采购部门与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，应及时报财务部门备案。（五）采购验收1.采购项目到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。2.采购项目到货后，需求部门按照采购合同要求进行验收，包括对货物的数量、规格、质量等进行检查。3.对于技术复杂或专业性较强的采购项目，可邀请相关专家或专业机构进行验收。4.验收合格后，需求部门填写验收报告，经部门负责人签字确认后提交采购部门。5.采购部门对验收情况进行汇总和归档，作为支付采购款项的依据之一。（六）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。2.审核通过后，按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款结算。3.采购部门应及时与供应商核对发票等相关凭证，确保付款的准确性和合规性。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.对潜在供应商进行资格审查，包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、业绩情况、信誉状况等。3.根据采购项目的要求，从供应商数据库中选择合格的供应商参与采购活动。对于新的采购项目，可通过招标、邀请、推荐等方式引入新的供应商。（二）供应商评价1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。2.评价方式可包括实地考察、问卷调查、数据分析等。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理：优秀供应商可给予更多的合作机会；合格供应商继续保持合作；不合格供应商则暂停或终止合作。（三）供应商激励与约束1.对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如优先合作、增加采购份额、提供培训和技术支持等。2.对于违反采购合同约定或出现质量问题的供应商，采取相应的约束措施，如扣除货款、暂停合作、追究违约责任等。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门和相关人员应识别采购过程中可能存在的风险，如采购预算超支、采购质量不合格、供应商违约、采购程序违规等。2.对识别出的风险进行分析和评估，确定风险的可能性和影响程度。（二）风险应对1.针对不同的风险，制定相应的应对措施。如对于采购预算超支风险，加强预算审核和控制；对于采购质量不合格风险，加强验收环节管理等。2.建立风险预警机制，及时发现和处理潜在的风险。如定期对采购项目进行检查和评估，发现问题及时采取措施解决。（三）风险监控1.持续监控采购风险的变化情况，及时调整风险应对措施。2.定期对采购风险管理工作进行总结和评估，不断完善采购风险管理体系。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与保管1.采购部门负责采购档案的整理工作，按照档案管理要求进行分类、编号、装订等。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和学院相关规定执行。一般采购档案保存期限不少于[X]年。3.采购档案应存放在安全、保密的场所，防止档案丢失、损坏或泄露。（三）档案查阅与借阅1.学院内