学校重大物资采购制度

PAGE学校重大物资采购制度一、总则（一）目的为了加强学校重大物资采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，特制定本制度。本制度旨在确保学校重大物资采购活动依法依规进行，保障学校各项工作的顺利开展，维护学校的利益。（二）适用范围本制度适用于学校范围内使用财政性资金、自有资金等进行的重大物资采购活动。重大物资是指价值较高、数量较大、对学校教学、科研、管理等工作具有重要影响的物资，包括但不限于教学设备、实验仪器、办公家具、信息化设备、基建材料等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有参与采购的供应商平等竞争，不得偏袒任何一方。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购方案，提高资金使用效率。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，不得欺诈、违约。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立重大物资采购决策机构，负责对重大物资采购项目进行审议和决策。采购决策机构由学校领导、相关职能部门负责人、教师代表等组成。其职责包括：1.审议重大物资采购项目的采购需求、采购预算、采购方式等。2.对采购项目的必要性、可行性进行评估和决策。3.监督采购项目的实施过程，协调解决采购过程中出现的重大问题。（二）采购执行部门学校指定专门的采购执行部门，负责具体实施重大物资采购活动。采购执行部门应具备相应的采购专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规。其职责包括：1.根据采购决策机构的决策，编制采购文件，明确采购需求、技术规格、评标标准等。2.发布采购信息，组织供应商报名、资格审查、投标、开标、评标等活动。3.与中标供应商签订采购合同，并负责合同的履行、验收等工作。4.整理采购档案，保存采购活动的相关文件、资料。（三）采购监督部门学校设立采购监督部门，对重大物资采购活动进行全程监督。采购监督部门应独立于采购执行部门，具备监督检查的专业能力。其职责包括：1.监督采购决策机构的决策过程，确保决策程序合法、公正。2.检查采购执行部门的采购活动是否符合法律法规、制度规定和采购文件要求。3.受理对采购活动的投诉举报，调查处理采购过程中的违规违纪行为。（四）使用部门使用部门负责提出重大物资的采购需求，参与采购项目的技术规格制定、验收等工作。其职责包括：1.根据教学、科研、管理等工作的实际需要，准确提出采购物资的品种、规格、数量、质量等要求。2.配合采购执行部门进行市场调研，提供相关技术资料和参考意见。3.参与采购项目的验收工作，对采购物资的质量、性能等进行评价。三、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门应根据学校事业发展规划和实际工作需要，提前编制重大物资采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并详细说明采购的必要性和预期效益。2.采购执行部门应会同财务部门对使用部门提交的采购预算进行审核，审核内容包括预算的合理性、准确性、合规性等。审核通过后的采购预算报采购决策机构审议。3.采购决策机构根据学校财力状况、事业发展需求等因素，对采购预算进行审议和调整，确定最终的采购预算方案。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序报采购决策机构审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，定期对采购项目的资金使用情况进行检查和分析，确保资金使用合理、合规。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如遇市场价格波动、政策变化、采购需求变更等原因导致原采购预算无法满足采购需要时，使用部门应及时提出预算调整申请。2.采购执行部门应会同财务部门对预算调整申请进行审核，分析调整的必要性和合理性，并提出调整建议。调整建议报采购决策机构审批。3.采购决策机构根据实际情况对采购预算进行调整，并下达调整后的预算指标。采购执行部门按照调整后的预算组织采购活动。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的重大物资采购项目。1.采购执行部门应按照相关法律法规和学校规定，编制公开招标文件。公开招标文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、技术规格、评标标准、投标文件格式等内容。2.采购执行部门应在规定的媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。招标公告应明确招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。3.采购执行部门应组织开标、评标活动。开标应公开进行，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。4.采购执行部门应根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的供应商。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的重大物资采购项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。1.采购执行部门应根据采购项目的特点和需求，确定邀请招标的供应商名单。邀请招标的供应商应具备相应的资格条件，且数量不得少于三家。2.采购执行部门应向邀请的供应商发出投标邀请书，投标邀请书应包括采购项目的基本情况、采购需求、技术规格、投标截止时间、开标时间和地点等内容，并要求供应商在规定的时间内提交投标文件。3.采购执行部门应组织开标、评标活动，评标标准和方法应与公开招标一致。评标委员会根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的供应商。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的重大物资采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。1.采购执行部门应编制竞争性谈判文件，明确采购项目的需求、技术规格、谈判程序、评审标准等内容。2.采购执行部门应邀请符合资格条件的供应商参加谈判。供应商应在规定的时间内提交响应文件，响应文件应包括报价、技术方案、售后服务承诺等内容。3.采购执行部门应组织谈判活动，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数。谈判小组应与供应商进行多轮谈判，在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对响应文件进行澄清、说明或者补正。4.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据谈判情况和最后报价，按照评审标准确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。适用于只能从唯一供应商处采购的重大物资采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。1.采购执行部门应组织相关人员对采购项目进行论证，论证内容包括采购项目的必要性、单一来源采购的原因、供应商的唯一性等。论证通过后，采购执行部门应填写单一来源采购申请表，报采购决策机构审批。2.采购决策机构应根据论证情况和采购项目的实际需要，对单一来源采购申请进行审批。审批通过后，采购执行部门应与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的重大物资采购项目。1.采购执行部门应编制询价文件，明确采购项目的需求、技术规格细、询价程序、评审标准等内容。2.采购执行部门应向符合资格条件的供应商发出询价单，询价单应包括采购项目的基本情况、采购需求、技术规格、报价要求等内容，并要求供应商在规定的时间内提交报价文件。3.采购执行部门应根据供应商的报价情况，按照评审标准确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。五、采购程序（一）采购申请使用部门根据教学、科研、管理等工作需要提出重大物资采购申请，填写采购申请表。采购申请表应包括采购项目名称、规格、数量、预算金额、采购理由、技术要求等内容，并经部门负责人签字确认。（二）需求论证采购执行部门会同相关技术专家对采购申请进行需求论证，核实采购需求的合理性、必要性和可行性。需求论证应充分考虑学校的实际情况和发展需求，确保采购物资能够满足教学、科研、管理等工作的需要。（三）预算审核财务部门对采购申请的预算进行审核，审核采购预算的合理性、准确性和合规性。审核通过后的采购预算报采购决策机构审议。（四）采购方式确定采购决策机构根据采购项目的特点、金额大小、市场竞争情况等因素，确定采购方式。采购方式一经确定，不得擅自变更。（五）采购文件编制采购执行部门根据采购决策机构确定的采购方式和采购需求，编制采购文件。采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、技术规格、评标标准、投标文件格式、合同条款等内容。采购文件应符合法律法规和学校规定的要求，确保采购活动的公平、公正、公开。（六）采购信息发布采购执行部门按照规定的媒体和方式发布采购信息，邀请符合条件的供应商参加采购活动。采购信息应包括采购项目的名称、内容、要求、采购方式、投标截止时间、开标时间和地点等信息。（七）供应商报名与资格审查供应商按照采购信息要求报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。采购执行部门对供应商的资格进行审查，确定符合资格条件的供应商名单。资格审查应严格按照采购文件规定的标准进行，确保供应商具备参与采购活动的能力和条件。（八）采购文件发售采购执行部门向通过资格审查的供应商发售采购文件，并收取相应的费用。采购文件发售应按照规定的时间、地点和方式进行，确保供应商能够及时获取采购文件。（九）投标与开标供应商按照采购文件要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。采购执行部门组织开标活动，开标应公开进行，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。（十）评标与定标采购执行部门组织评标活动，评标委员会按照采购文件规定的评标标准和方法进行评标。评标委员会根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的供应商。评标过程应严格保密，确保评标结果的公正性和客观性。（十一）合同签订采购执行部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规和采购文件的要求，确保合同的合法性和有效性。合同签订后，采购执行部门应将合同副本送财务部门、采购监督部门等备案。（十二）采购验收采购项目完成后，采购执行部门组织使用部门、相关技术专家等进行验收。验收应按照采购合同和采购文件的要求进行，对采购物资的数量、质量、规格、性能等进行检查和测试。验收合格后，验收人员应签署验收报告。（十三）资金支付财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的程序办理资金支付手续。资金支付应严格按照合同约定和财务制度执行，确保资金使用安全、合规。六、采购合同管理（一）合同签订采购执行部门应在中标通知书发出之日起三十日内，与中标供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等条款。采购合同应加盖学校公章或合同专用章，并由双方当事人签字或盖章。（二）合同履行采购执行部门和中标供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时向中标供应商提供必要的协助和支持，确保采购项目顺利实施。中标供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务，并承担相应的违约责任。（三）合同变更在采购合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款，采购执行部门应与中标供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为采购合同的组成部分，与原合同具有同等法律效力。变更协议签订后，采购执行部门应及时将变更情况通知相关部门。（四）合同终止采购合同履行完毕或出现法定终止情形时，采购合同终止。采购执行部门应组织相关人员对采购合同的履行情况进行总结和评价，清理合同文件和资料，办理合同终止手续。（五）合同纠纷处理在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购执行部门应及时与中标供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。在合同纠纷处理过程中，采购执行部门应及时收集相关证据，维护学校的合法权益。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、需求论证报告、预算审核文件、采购文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告、资金支付凭证等与采购活动相关的文件、资料。（二）档案整理采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理