学校档案馆管理规章制度

PAGE学校档案馆管理规章制度一、总则（一）目的为加强学校档案馆的科学管理，有效保护和利用档案资源，更好地为学校教学、科研、管理及社会服务提供支持，依据国家有关法律法规和档案行业标准，结合学校实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于学校档案馆全体工作人员，以及校内各部门、单位涉及档案形成、移交、利用等相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校各类档案由档案馆集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.依法依规原则：严格遵守国家档案法律法规和行业标准，依法开展档案管理工作。3.服务至上原则：以服务学校发展和师生需求为宗旨，积极提供优质高效的档案利用服务。4.科学规范原则：运用科学的管理方法和先进的技术手段，实现档案管理的规范化、标准化和现代化。二、档案管理体制与职责（一）管理体制学校档案馆为学校直属副处级机构，归口学校办公室管理，负责全校档案的集中统一管理。（二）档案馆职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管全校各门类、载体的档案，确保档案的完整与安全。3.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立和完善档案信息资源库。4.开发利用档案信息资源，编制档案检索工具，积极为学校教学、科研、管理及社会利用提供档案资料服务。5.组织开展档案业务培训和学术研究活动，提高档案工作人员业务素质和管理水平。6.对校内各部门、单位的档案工作进行监督、检查和指导，促进全校档案工作协调发展。（三）校内各部门、单位职责1.负责本部门、单位各类文件材料的形成、积累、整理和归档工作，确保归档文件材料的质量。2.按照学校档案管理规定，定期向档案馆移交应归档的文件材料。3.配合档案馆做好档案的整理、鉴定、销毁、数字化等工作，积极支持档案信息资源开发利用。4.明确一名负责人分管档案工作，配备专（兼）职档案工作人员，负责本部门、单位档案工作的日常管理。三、档案收集与归档（一）收集范围学校档案收集范围涵盖党群、行政、教学、科研、学生、人事、财务、资产、基建、设备、外事等各类文件材料。具体收集范围按照国家档案局和教育部联合发布的《高等学校档案管理办法》及学校档案分类方案执行。（二）归档要求1.文件材料齐全完整：各部门、单位应确保归档的文件材料齐全、完整，能够准确反映本部门、单位各项工作活动的全过程。2.整理规范有序：归档文件材料应按照规定的分类方案和编号方法进行整理，遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。3.质量符合标准：归档文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备，纸质文件应使用A4规格纸张，电子文件应符合相关格式和存储要求。（三）移交程序1.各部门、单位在文件材料整理完毕后，填写档案移交清单，向档案馆提出移交申请。2.档案馆对移交的档案进行审核，对不符合要求的档案，退回原部门、单位重新整理。3.审核合格后，双方办理档案交接手续，在档案移交清单上签字确认。四、档案整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的历史联系，并便于保管和利用。（二）分类方法学校档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行整理。1.年度分类：将档案按其形成年度进行划分。2.机构（问题）分类：在年度内，按校内各部门、单位或问题进行分类。3.保管期限分类：根据档案的保存价值，将档案划分为永久、定期（30年、10年）两种保管期限。（三）编号与编目1.档案整理完成后，应编制档号。档号由全宗号、年度号、保管期限号、机构（问题）号、件号或卷号组成。2.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录、电子档案目录等，以便于档案的查找和利用。五、档案保管与保护（一）保管环境1.档案馆应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等要求。2.库房内配备必要的温湿度调节设备、消防设备、防虫防鼠设备等，确保档案保管环境适宜。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具存放档案，确保档案存放安全、整齐、有序。2.对电子档案应采用安全可靠的存储设备进行存储，并定期进行备份。（三）档案保管期限与鉴定1.按照国家有关规定和学校档案分类方案，确定各类档案的保管期限。2.定期对档案进行鉴定，对已到保管期限的档案，由档案馆组织相关部门、单位及专家进行鉴定，提出存毁意见。3.对确无保存价值的档案，经学校主管领导批准后，予以销毁。销毁档案时，应严格履行登记手续，确保档案销毁过程可追溯。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的安全检查和维护，确保档案实体安全。2.加强档案信息安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。3.制定档案应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力，确保档案在紧急情况下的安全。六、档案信息化建设（一）建设目标推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。（二）数字化加工1.制定档案数字化工作计划，按照相关标准和规范，对馆藏档案进行数字化加工。2.数字化加工过程中，应确保档案内容准确、完整，图像清晰、可读，数据安全可靠。3.建立数字化档案副本与纸质档案的对应关系，实现数字化档案与纸质档案信息的一致性。（三）档案信息系统建设1.选用符合学校实际需求的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。2.完善档案信息系统功能，包括档案著录、检索查询、借阅管理、统计分析等，提高档案管理工作的自动化水平。3.加强档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。（四）数据备份与存储1.建立档案数据备份制度，定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。2.采用安全可靠的存储设备和存储方式，确保档案数据的长期保存和可恢复性。七、档案利用与服务（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家法律法规和学校档案管理规定提供档案利用服务。2.服务优先原则：以满足利用者需求为出发点，积极主动提供优质高效的服务。3.安全保密原则：在提供档案利用服务过程中，确保档案信息安全，严格遵守保密规定。（二）利用范围1.本校师生因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.校外单位因工作需要，经学校主管部门批准，可查阅、借阅与本单位工作相关的档案。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，利用时应严格按照保密规定办理审批手续。（三）利用方式1.查阅：利用者可到档案馆查阅档案原件或数字化副本。查阅时，档案馆工作人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，利用者应填写借阅申请表，经所在部门、单位负责人签字同意后，到档案馆办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案馆负责人批准后，由档案馆工作人员按照规定进行复制。复制件应加盖档案馆印章，与原件具有同等效力。（四）利用登记与统计1.建立档案利用登记制度，对利用者的姓名、单位、利用目的、利用时间、查阅或借阅档案的名称及数量等进行详细登记。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。八、档案工作人员管理（一）人员配备档案馆应根据工作需要，合理配备档案工作人员，确保档案管理各项工作顺利开展。档案工作人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案业务流程。（二）岗位职责明确档案工作人员的岗位职责，包括档案收集、整理、保管、利用、信息化建设等方面的工作任务和要求，确保各项工作责任落实到人。（三）培训与考核1.定期组织档案工作人员参加业务培训，不断提高其业务素质和专业水平。培训内容包括档案法律法规、业务知识、信息技术等方面。2.建立档案工作人员考核制度，对其工作业绩、业务能力、职业道德等方面进行考核。考核结果作为评先评优、岗位晋升等的重要依据。（四）职业道德与纪律要求1.档案工作人员应遵守