学校档案管理流程及制度

PAGE学校档案管理流程及制度一、总则（一）目的为加强学校档案管理，有效地保护和利用档案，提高学校管理水平和工作效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本流程及制度。（二）适用范围本流程及制度适用于学校各部门、各年级、各班级以及全体教职员工和学生形成的各类档案管理工作。（三）档案定义学校档案是指学校在教育教学、行政管理、后勤服务等各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映学校各项活动的实际情况。3.完整性原则：保证档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及学校机密、个人隐私等档案信息，严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置学校设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责学校档案管理工作的组织、协调和实施。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理工作的规章制度和业务规范。2.负责全校档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的完整、准确和系统。3.建立健全档案管理制度，对档案的保管、利用、鉴定、销毁等环节进行严格管理，确保档案安全。4.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享，提高档案利用效率。5.负责向学校各部门提供档案业务指导和培训，提高全校档案管理水平。6.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和整理。7.按照规定定期向档案行政管理部门报送档案工作情况统计报表。8.做好档案的编研工作，开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供参考依据。三、档案分类及编号（一）档案分类学校档案分为党群、行政、教学、科研、学生、教师业务、基建、设备、财务、声像、实物等十一大类。具体分类如下：1.党群类：主要包括学校党组织建设、党员管理、思想政治工作、纪检监察等方面形成的档案。2.行政类：涵盖学校行政管理工作中产生的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等档案。3.教学类：涉及教学计划、教学大纲、教案、教材、教学评估、考试试卷等教学活动相关的档案。4.科研类：包括科研项目申报、研究成果、学术论文、科研奖励等科研工作形成的档案。5.学生类：包含学生学籍管理、奖惩情况、综合素质评价、毕业离校等学生工作方面的档案。6.教师业务类：主要有教师个人业务档案，如教学工作量、教学成果、培训进修、师德表现等方面的记录。7.基建类：涉及学校基本建设项目的规划、设计、施工、验收等过程中形成的档案。8.设备类：包括学校教学、科研、办公等设备的购置、使用、维护、报废等方面的档案。9.财务类：涵盖学校财务收支、预决算、会计凭证、财务报表等财务工作相关的档案。10.声像类：指学校在各类活动中形成的照片、录音、录像等声像资料档案。11.实物类：主要包括学校获得的各类奖杯、奖牌、证书、纪念品等实物档案。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每一类档案进行编号。编号采用“大类代码+流水号”的方式，具体编号规则如下：1.党群类：代码为“DQ”，流水号从001开始依次编排。2.行政类：代码为“XZ”，流水号从001开始依次编排。3.教学类：代码为“JX”，流水号从001开始依次编排。4.科研类：代码为“KY”，流水号从001开始依次编排。5.学生类：代码为“XS”，流水号从001开始依次编排。6.教师业务类：代码为“JS”，流水号从001开始依次编排。7.基建类：代码为“JJ”，流水号从001开始依次编排。8.设备类：代码为“SB”，流水号从001开始依次编排。9.财务类：代码为“CW”，流水号从001开始依次编排。10.声像类：代码为“SX”，流水号从001开始依次编排。11.实物类：代码为“SW”，流水号从001开始依次编排。例如，党群类的第一份档案编号为“DQ001”，行政类的第二份档案编号为“XZ002”，以此类推。四、档案收集（一）收集范围1.学校各部门在履行职能过程中形成的各类文件、资料、记录等。2.教师在教学、科研、培训等工作中产生的教案、讲稿、论文、科研报告等。3.学生在学习、生活、社会实践等活动中形成的学籍档案、成绩记录、奖惩材料等。4.学校举办的各类会议、活动、讲座等形成的会议纪要、活动方案、宣传资料等。5.学校基本建设项目、设备购置等工作中产生的项目文件、合同协议、验收报告等。6.学校财务工作中形成的会计凭证、账簿、报表等。7.学校在对外交流、合作等活动中产生的相关文件、资料。8.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案管理部门的要求，及时、准确地收集本部门形成的档案资料，并定期移交档案管理部门。2.档案收集应保持文件材料的完整性，不得随意涂改、损毁、丢失。对于重要文件的原件，应妥善保管，如需使用复印件时，应注明原件存放处。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，符合档案整理要求。4.对于电子文件，应按照档案管理部门规定的格式和存储方式进行收集，并确保其真实性、完整性和可读性。（三）收集时间1.学校各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案资料整理完毕，并移交档案管理部门。2.对于学校重大活动、重要项目等形成的档案资料，应在活动结束或项目完成后一个月内收集整理并移交。3.教师个人业务档案应在每学期结束后及时更新并移交档案管理部门。4.学生毕业时，所在班级应在规定时间内将学生档案整理成册，移交学校档案管理部门统一保管。五、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案分类方案，将收集到的档案资料进行分类，并分别归入相应的类别。2.组卷：将同一类别的档案资料按照一定的原则和方法进行组卷。组卷时应注意文件材料的数量、厚度适中，一般每卷厚度不超过20mm。3.编目：对每卷档案进行编目，包括填写卷内文件目录、备考表等。卷内文件目录应包含序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目；备考表应注明卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，并由整理人、检查人签字。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，采用三孔一线的方法装订，确保档案整齐牢固。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上填写盒号、年度、保管期限、全宗号、目录号、案卷号等信息。（三）整理流程1.档案管理人员接收各部门移交的档案资料后，首先进行初步审核，检查档案资料的完整性、准确性和规范性。2.按照档案分类方案，对档案资料进行分类，确定其所属类别。3.根据组卷原则和方法，将同一类别的档案资料进行组卷，确保卷内文件排列有序。4.将组好的档案进行编目，填写卷内文件目录和备考表。5.对编目后的档案进行装订，使其整齐美观。6.将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上填写相关信息，完成档案整理工作。六、档案保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案安全。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找。2.档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案保管状况，发现问题及时处理。如发现档案有破损、霉变、虫蛀等情况，应及时采取修复、消毒等措施。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫，防止灰尘、杂物等对档案造成污染。5.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案数据的安全。（三）档案上架档案整理完成后，应及时上架存放。档案上架应按照档案编号顺序进行，同一类别的档案应集中存放，便于管理和查找。档案架应标明档案类别、年度、保管期限等信息，以便快速定位所需档案。七、档案利用（一）利用范围学校档案主要供本校教职工、学生及相关部门查阅利用，以满足教学、科研、管理、学习等工作需要。对于涉及学校机密、个人隐私等档案信息，应严格按照保密规定进行查阅利用。（二）利用方式1.查阅：本校教职工、学生及相关部门因工作或学习需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据申请表提供的信息，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。档案管理人员应对借阅情况进行跟踪管理，确保档案按时归还。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、损毁、丢失。3.复制：查阅人员如需复制档案资料，应填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案资料应加盖档案管理部门印章，并注明出处。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用日期、利用者姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及编号、归还日期等信息。档案利用登记册应长期保存，以便查询和统计。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，对档案进行定期鉴定。（三）鉴定标准1.保管期限：根据档案的重要程度、形成时间、历史价值等因素，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.保存价值：具有重要历史意义、科学研究价值、对学校工作有重大影响的档案应列为永久保存；在一定时期内对学校工作有参考价值的档案可列为长期保存；保存期满后无继续保存价值的档案可列为短期保存。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清理，将超过保管期限的档案列出清单，送交档案鉴定工作小组。2.鉴定工作小组对清单中的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁。3.对确定销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组组长签字后，报学校主管领导审批。4.经批准销毁的档案，应在档案鉴定工作小组的监督下，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息彻底消除。销毁完毕后，销毁人员应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期。（五）销毁监督档案销毁过程中，档案鉴定工作小组应安排专人进行监督，确保销毁工作按照规定程序进行，防止档案信息泄露或丢失。监督人员应在《档案销毁清册》上签字，证明销毁工作的真实性和合法性。九、档案统计（一）统计内容档案统计工作应全面、准确地反映学校档案工作的基本情况，统计内容包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等方面的数据。具体统计指标如下：1.各类档案的数量、新增数量、移交数量、销毁数量等。2.档案查阅、借阅、复制的人次、卷次等。3.档案库房的面积、温湿度、设备运行情况等。4.档案管理人员的数量、培训情况等。（二）统计方法档案管理部门应建立档案统计台账，定期对档案工作数据进行收集、整理和统计。统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。统计工