学校档案材料收集制度

PAGE学校档案材料收集制度一、总则（一）目的为了加强学校档案管理，确保档案材料的完整、准确、系统，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位及全体教职工在工作中形成的各类档案材料的收集工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，各类档案材料由学校档案管理部门集中收集、整理、保管和利用。2.完整性原则应全面收集反映学校各项工作活动的档案材料，确保档案内容的完整性，避免遗漏重要信息。3.准确性原则收集的档案材料应真实、准确地反映学校工作的实际情况，数据准确，表述清晰。4.及时性原则各部门、各单位应及时将形成的档案材料移交档案管理部门，确保档案信息的时效性。二、档案材料的分类及收集范围（一）党群工作类1.学校党组织的工作计划、总结、报告、决议、指示、会议记录等文件材料。2.党员名册、入党申请书、入党志愿书、转正申请书、党员登记表等党员管理材料。3.学校党组织开展各类活动的文件、照片、视频等资料。4.统战工作、群团工作等方面形成的材料。（二）行政管理类1.学校行政工作的各项规章制度、办法、规定等文件。2.学校发展规划、年度工作计划、总结、报告等材料。3.学校行政会议记录、纪要、决议等文件。4.学校机构设置、人员编制、干部任免、考核、奖惩等文件材料。5.学校对外联络、合作交流、协议合同等文件。6.学校安全保卫、后勤管理、财务管理等工作形成的材料。（三）教学工作类1.专业设置、教学计划、教学大纲、课程表等教学文件。2.教材编写、选用、评估等材料。3.教师教学教案、教学课件、教学成果等材料。4.学生学籍管理材料，包括入学登记表、成绩单、毕业证、学位证等。5.教学实习、实训、毕业设计等实践教学环节的相关材料。6.教学质量监控、评估、检查等工作形成的材料。（四）科学研究类1.科研项目申报书、立项批复、合同书、任务书等文件。2.科研成果鉴定、验收、获奖等材料。3.学术论文、著作、专利等科研成果材料。4.科研团队建设、学术交流等方面的材料。（五）基本建设类1.学校基本建设规划、设计方案、可行性研究报告等文件。2.校园建设工程的招投标文件、施工合同、竣工验收报告等材料。3.学校土地、房产等资产产权登记、变更等文件。（六）仪器设备类1.仪器设备购置计划、审批文件、采购合同等材料。2.仪器设备验收报告、使用说明书、维修记录等文件。3.仪器设备报废申请、审批文件、报废清单等材料。（七）财会类1.学校财务预算、决算报告、财务报表等文件。2.会计凭证、账簿、财务审计报告等财务档案材料。3.收费文件、票据存根等材料。（八）声像类1.学校重大活动、会议、教学科研成果等方面的照片、录音、录像等资料。2.反映学校历史变迁、校园风貌等方面的声像资料。（九）实物类1.学校获得的各类奖杯、奖牌、证书等实物。2.学校领导、知名学者、校友等捐赠的具有保存价值的实物。三、档案材料收集的职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定学校档案材料收集制度，并组织实施。2.指导各部门、各单位档案材料的收集工作，明确收集范围、要求和时间节点。3.定期对各部门、各单位档案材料的收集情况进行检查和督促。4.负责接收、整理、保管全校各类档案材料，建立档案数据库，提供档案利用服务。（二）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位档案材料的收集、整理和初步审核工作，确保档案材料的完整、准确、系统。2.明确一名档案工作兼职人员，具体负责本部门、本单位档案材料的收集和移交工作。3.按照学校档案管理部门的要求，及时将整理好的档案材料移交档案管理部门，并办理交接手续。（三）教职工个人职责1.教职工应积极配合学校档案材料的收集工作，及时将本人在工作中形成的各类档案材料交所在部门的档案兼职人员。2.对本人提交的档案材料的真实性、完整性负责。四、档案材料收集的流程（一）形成与积累1.各部门、各单位及教职工在工作过程中应按照档案材料收集范围，及时形成和积累各类档案材料。2.档案材料应做到字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备，采用耐久性强的书写材料和载体。（二）整理与分类1.各部门、各单位档案兼职人员应定期对本部门、本单位形成的档案材料进行整理，按照档案分类方案进行分类。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写卷内目录、备考表等，确保档案材料的有序排列。（三）移交与接收1.各部门、各单位档案兼职人员应在规定时间内将整理好的档案材料移交学校档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案材料进行认真核对，检查档案材料的完整性、准确性和整理质量，符合要求的予以接收，并办理交接手续。3.对不符合要求的档案材料，档案管理部门应及时退回原部门，要求其补充或重新整理后再移交。五、档案材料收集的时间要求（一）定期收集1.各部门、各单位应于每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案材料整理移交档案管理部门。2.对于一些时效性较强的档案材料，如教学计划、考试试卷等，应在规定的时间内及时移交。（二）随时收集1.对于学校重大活动、突发事件等形成的档案材料，相关部门应在活动结束或事件处理完毕后[具体时间]内，将档案材料收集整理移交档案管理部门。2.教职工离职或退休时，应将本人保管的档案材料全部移交所在部门的档案兼职人员。六、档案材料收集的质量要求（一）内容完整档案材料应涵盖学校各项工作活动的全过程，包括文件、报表、记录、照片、实物等各种形式的材料，确保档案内容的完整性。（二）手续完备档案材料应具备相应的签字、盖章、日期等手续，确保档案材料的真实性和有效性。（三）格式规范档案材料应采用统一的格式，如纸张规格、字体字号、排版方式等，便于整理和保管。（四）字迹清晰档案材料的字迹应清晰可辨，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写材料。七、档案材料收集的监督与检查（一）监督机制1.学校建立档案材料收集工作监督机制，由档案管理部门负责对各部门、各单位档案材料收集工作进行监督检查。2.各部门、各单位应定期对本部门、本单位档案材料收集工作进行自查，发现问题及时整改。（二）检查内容1.档案材料的收集范围是否完整，有无遗漏。2.档案材料的形成与积累是否及时，是否符合时间要求。3.档案材料的整理质量是否符合规范，分类是否准确。4.档案材料的移交是否及时，交接手续是否完备。（三）结果处理1.对于档案材料收集工作做得好的部门、单位和个人，学校将给予表彰和奖励。2.对于档案材料收集工作存在问题的部门、单位，档案管