学校档案室管理全套制度

PAGE学校档案室管理全套制度一、总则（一）目的为加强学校档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级在工作活动中形成的、具有保存价值的各种文件材料、资料、图表、声像等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案室负责集中管理全校的档案，各部门应按照规定及时将档案移交档案室。2.真实性原则：档案应如实反映学校各项工作活动的真实情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集学校各方面工作形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案室1.负责制定和完善学校档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理全校档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.负责档案的接收、保管、查阅、利用等日常管理工作，做好档案的安全防护和保密工作。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织销毁。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）立卷部门1.负责本部门档案的收集、整理、立卷工作，确保档案材料的齐全、完整、准确。2.按照学校档案管理规定，定期将整理好的档案移交档案室。3.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.学校党、政、工、团等组织形成的文件材料。2.教学、科研、管理等各项工作中形成的文件材料，包括教学计划、教学大纲、教案、试卷、科研项目申报书、研究报告、管理文件等。3.学校举办的各类会议、活动形成的文件材料，如会议通知议程、会议记录、活动方案、总结等。4.教职工个人档案材料，包括履历、考核、奖惩、职称评定等材料。5.学生档案材料，包括入学登记表、成绩单、奖惩记录、毕业生登记表等。6.学校基本建设、资产管理等方面形成的文件材料，如图纸、合同、协议等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，及时将本部门形成的档案材料收集齐全，不得积压、丢失。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，纸张应符合档案保存要求。3.对重要文件材料应进行备份，确保档案的安全性。（三）整理方法1.按照档案的形成规律和特点，对收集到的档案材料进行分类。分类应科学合理，便于查找和管理。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.对档案材料进行装订、编目，编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限等内容。4.按照档案分类顺序，将档案材料装入档案盒，在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。四、档案的保管（一）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案室应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。（二）档案上架1.档案应按照分类顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.档案架应标明档案类别、编号等信息，便于识别和管理。（三）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查中发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取相应的措施进行处理，并做好记录。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.校内人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.校外单位或个人查阅档案，须持有单位介绍信，注明查阅目的和范围，经学校主管领导批准后，方可查阅。涉及重要档案或机密档案的查阅，须经学校保密委员会批准。（二）查阅程序1.查阅人员凭批准的《档案查阅申请表》到档案室办理查阅手续，领取档案查阅证。2.查阅人员应在档案室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。（三）利用登记1.档案室应对档案的查阅利用情况进行登记，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用效果等信息。2.对档案利用效果显著的，应进行总结和推广，同时对提供利用的档案进行标注，以便今后更好地发挥作用。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合学校实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报学校主管领导批准。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁时间、销毁档案名称、数量、销毁方式等信息。3.销毁档案时，应确保档案信息无法恢复，防止档案信息泄露。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立学校档案数字化管理平台，实现档案信息的在线查询、利用和管理。2.推进档案数字化加工，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。3.加强档案信息化安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）数字化加工要求1.档案数字化加工应按照国家有关标准和规范进行，确保数字化档案的质量。2.数字化档案应进行分类、编号、著录等处理，建立完整的电子档案目录数据库。3.对数字化档案应进行备份，备份存储介质应安全可靠，定期进行检查和维护。（三）信息化安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，加