学校仪器设备采购制度

PAGE学校仪器设备采购制度一、总则（一）目的为规范学校仪器设备采购行为，加强仪器设备采购管理，提高资金使用效益，保证仪器设备质量，满足学校教学、科研和管理工作的需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金以及其他资金进行的仪器设备采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.合理性原则：根据学校实际需求，合理确定采购项目和采购数量，避免盲目采购和重复采购。3.公开透明原则：采购活动应公开、公平、公正，接受学校师生和社会监督。4.效益原则：注重采购资金的使用效益，降低采购成本，提高仪器设备的性价比。5.质量原则：确保采购的仪器设备符合国家质量标准和学校使用要求，具备良好的性能和可靠性。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立仪器设备采购工作领导小组，负责对学校仪器设备采购工作的重大事项进行决策。领导小组由学校领导、相关职能部门负责人组成，其主要职责包括：1.审议学校仪器设备采购工作的政策、制度和规划。2.审批年度仪器设备采购预算和采购计划。3.研究决定重大采购项目的采购方式、采购金额等。4.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立专门的采购部门，负责具体实施仪器设备采购工作。采购部门的主要职责包括：1.贯彻执行国家法律法规和学校采购制度，制定采购工作流程和操作规范。2.组织编制年度仪器设备采购预算和采购计划，并报采购工作领导小组审批。3.根据采购计划，组织实施采购活动，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商选择、采购合同签订等。4.负责采购项目的开标、评标、定标等工作，确保采购活动的公开、公平、公正。5.协调采购过程中的各方关系，处理采购过程中的质疑和投诉事项。6.负责采购项目的验收工作，确保采购的仪器设备符合合同要求。7.建立采购档案，妥善保管采购文件、合同等资料。（三）使用部门职责1.根据学校教学、科研和管理工作的需要，提出仪器设备采购申请。2.参与采购项目的技术需求论证和采购文件编制工作，提供技术支持和意见建议。3.负责采购仪器设备的安装、调试、使用和维护等工作，确保仪器设备正常运行。4.配合采购部门进行采购项目的验收工作，提供验收意见。（四）资产管理部门职责1.负责制定学校仪器设备资产管理制度，对仪器设备采购后的资产进行登记、入账、核算和管理。2.参与采购项目的技术需求论证和采购文件编制工作，对仪器设备的资产属性和管理要求提出意见建议。3.配合采购部门进行采购项目的验收工作，对仪器设备的资产验收进行监督和指导。4.定期对学校仪器设备资产进行清查和盘点，确保资产安全完整。（五）财务部门职责1.负责审核仪器设备采购预算和采购计划，确保采购资金的合理安排和使用。2.按照国家财务制度和学校财务规定，办理采购资金的支付手续，对采购资金的使用进行监督和管理。3.参与采购项目的合同审核工作，对合同中的财务条款进行把关。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各使用部门应根据学校教学、科研和管理工作的发展规划，结合本部门实际需求，于每年[具体时间]前编制下一年度仪器设备采购预算。2.采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息，并附项目必要性和可行性说明。3.采购部门对各使用部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校财力状况和事业发展需要，提出调整建议，报采购工作领导小组审批。（二）采购计划制定1.采购部门根据经批准的采购预算，结合学校仪器设备的现状和使用情况，制定年度仪器设备采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间安排、采购方式、采购责任人等内容。3.采购计划应根据实际情况适时进行调整，确保采购工作按计划有序进行。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购预算金额达到[具体金额]万元以上的。工程类：施工单项合同估算价在[具体金额]万元以上的。服务类：单项采购预算金额达到[具体金额]万元以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照国家有关规定发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标和定标等工作。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请[具体数量]家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于[具体数量]家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，并记录谈判过程和结果。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织相关人员进行论证，并报采购工作领导小组批准。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应向不少于[具体数量]家的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，并对报价进行比较，确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各使用部门根据教学、科研和管理工作的需要，填写《学校仪器设备采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、用途等内容，并经部门负责人签字盖章后报采购部门。2.采购申请表应附相关的技术资料和论证报告，以证明采购项目的必要性和可行性。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对申请内容进行初审，审核通过后报采购工作领导小组审批。2.采购工作领导小组根据学校财力状况、事业发展需要和采购制度规定，对采购申请进行审批。审批通过的，下达采购任务；审批不通过的，退回采购申请并说明理由。（三）采购实施1.采购部门根据采购任务，按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购部门应按照国家有关规定发布招标公告或投标邀请书，编制招标文件，组织开标、评标和定标等工作。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购部门应成立相应的采购小组，按照规定的程序进行采购谈判、询价和确定成交供应商等工作。4.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同条款应符合国家法律法规和学校采购制度的规定，确保双方的合法权益。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送使用部门、资产管理部门、财务部门等相关部门备案。（五）验收1.采购项目到货后，采购部门应及时组织使用部门、资产管理部门等相关人员进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准要求，对采购的仪器设备的数量、规格型号、质量、性能等进行逐一检查和测试，确保仪器设备符合合同要求。3.验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取更换、维修等措施，直至验收合格。如因供应商原因造成的损失，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（六）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照学校财务制度规定办理采购资金的支付手续。2.采购资金的支付应严格按照合同约定的付款方式和付款时间进行，确保资金支付的安全和准确。3.在付款过程中，财务部门应审核采购项目的合法性、合规性和资金使用的合理性，对不符合规定的付款申请予以拒绝。六、采购监督与管理（一）内部监督1.学校审计部门负责对学校仪器设备采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理、采购合同执行是否到位等。2.学校纪检监察部门负责对学校仪器设备采购活动中的违规违纪行为进行查处，维护采购工作的正常秩序。3.采购部门应建立健全内部监督机制,加强对采购人员的管理和监督，规范采购工作流程，防止采购过程中的腐败行为和不正当竞争。（二）外部监督1.学校仪器设备采购活动应接受社会监督，采购信息应及时向社会公开，接受师生和社会公众的监督。2.供应商认为采购活动不符合法律法规和采购制度规定的，可以向学校采购部门提出质疑；对质疑答复不满意的，可以向学校采购工作领导小组或上级主管部门投诉。学校应及时处理供应商的质疑和投诉，维护供应商的合法权益。（三）采购档案管理1.采购部门应建立采购档案管理制度，对采购活动中的采购申请、采