大学采购流程管理制度

PAGE大学采购流程管理制度一、总则（一）目的为了规范大学采购行为，提高采购效率，保证采购质量，加强采购管理与监督，确保采购活动合法、合规、公开、公正、公平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各学院及附属单位在教学、科研、行政、后勤等活动中进行的各类物资采购、服务采购及工程采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合国家政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，所有潜在供应商均有平等参与竞争的机会，不得歧视任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护自身及对方的合法权益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购工作领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议采购管理制度、采购政策及采购计划。2.审定采购预算及重大采购项目的采购方式、采购文件。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购与招标管理中心，作为学校采购的执行机构，负责组织实施各类采购活动。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校的采购管理制度。2.制定采购工作流程和操作规范。3.编制采购预算，组织采购项目的实施，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、开标评标、合同签订等。4.建立和管理供应商库，负责供应商的考核与评价。5.负责采购项目的档案管理，保存采购活动的相关文件和资料。6.接受采购监督部门的监督检查，配合处理采购投诉。（三）采购需求部门各部门、各学院及附属单位作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购文件编制、评标等工作，配合采购执行机构签订采购合同，并负责采购项目的验收工作。其主要职责包括：1.根据教学、科研、行政、后勤等工作需要，准确提出采购需求，明确采购标的的规格、数量、质量、技术要求等。2.协助采购执行机构编制采购文件，提供技术支持和相关资料。3.参与采购项目的开标、评标等活动，对采购文件和供应商的响应情况进行评审。4.负责采购项目的验收工作，组织相关人员按照合同约定对采购标的进行验收，出具验收报告。5.对采购项目的使用情况进行跟踪和反馈，及时提出改进意见。（四）采购监督部门学校设立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成，其主要职责包括：1.监督采购活动是否符合国家法律法规、学校采购管理制度及采购政策。2.检查采购文件的编制、采购程序的执行是否合规。3.监督开标、评标过程是否公正、公平，有无违规操作。4.受理采购投诉，对投诉事项进行调查处理。5.对采购活动中的违规行为提出处理建议，督促整改落实。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据本部门的工作规划和实际需求，结合学校年度预算安排，编制采购预算草案。采购预算草案应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。2.采购预算草案经本部门负责人审核后，报学校财务部门。财务部门对采购预算草案进行汇总审核，结合学校财力状况，提出调整意见，报采购工作领导小组审议。3.采购工作领导小组审定后的采购预算纳入学校年度预算，由财务部门下达各采购需求部门执行。（二）预算执行1.采购需求部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自调整预算。如因特殊原因确需调整采购预算的，应按照学校预算调整程序办理审批手续。2.采购执行机构应根据采购预算和采购需求，合理安排采购进度，确保采购项目按时完成。在采购过程中，如发现预算与实际采购情况存在差异，应及时与采购需求部门沟通，并报学校财务部门备案。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行审计，确保采购资金专款专用，合理使用。2.采购监督小组对采购预算执行情况进行全程监督，检查是否存在超预算采购、无预算采购等违规行为。对发现的问题及时督促整改，情节严重的追究相关人员责任。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到200万元以上。服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到100万元以上。工程类采购项目，单项合同估算价在400万元以上；或者单项合同估算价低于400万元，但项目总投资额在2000万元以上。3.采用公开招标方式采购的，采购执行机构应按照国家有关规定发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行机构应从供应商库中随机抽取不少于三家符合资格条件的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行机构应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判小组由采购人代表和评审专家共三人以上单数组成，其中评审专家人数不得少于谈判小组成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行机构应组织专家对采购项目进行论证，并将论证意见报采购工作领导小组批准。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行机构应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购执行机构对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。五、采购流程（一）采购申请1.采购需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并经本部门负责人审核签字后，提交采购执行机构。2.《采购申请表》应附相关技术资料、市场调研情况等，以便采购执行机构准确了解采购需求。（二）采购审批1.采购执行机构收到采购申请后，对采购项目进行初审，审核采购申请的完整性、合规性及采购需求的合理性。2.初审通过后，采购执行机构将采购申请报采购工作领导小组审批。采购工作领导小组根据采购项目的性质、金额等情况进行审批，确定采购方式、采购预算等事项。（三）采购文件编制1.根据采购工作领导小组的审批意见，采购执行机构组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求说明书、采购合同条款、评标标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标方法等，确保采购文件的准确性和公正性，为供应商提供清晰的采购信息。（四）采购信息发布1.采购执行机构按照采购方式的要求，通过学校官网、政府采购网等渠道发布采购信息。公开招标、邀请招标的采购信息应在规定的媒体上发布，确保采购信息的公开透明。2.采购信息发布的内容应包括采购项目的名称、编号、采购内容、采购方式、供应商资格要求、报名时间、开标时间、地点等。（五）供应商资格审查1.采购执行机构对报名参加采购项目的供应商进行资格审查，审查供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对于采用资格后审的采购项目，采购执行机构在评标过程中对供应商的资格进行审查，确保中标供应商具备相应的资格条件。（六）开标评标1.采购执行机构按照采购文件规定的时间、地点组织开标活动。开标时，供应商应按时提交投标文件，采购执行机构当众开标，宣读供应商名称、投标报价、交货期等主要内容。2.开标结束后，采购执行机构组织评标活动。评标由依法组建并独立于采购执行机构的评标委员会负责。评标委员会按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。（七）中标通知与合同签订1.采购执行机构根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。同时，将中标结果通知所有未中标的供应商。2.中标供应商应在规定时间内与采购需求部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购标的、数量、质量、价格、交货期、售后服务等条款。采购合同签订后，报采购执行机构备案。（八）采购验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员按照采购合同约定对采购标的进行验收。验收内容包括采购标的的规格型号是否符合要求、数量是否准确、质量是否合格等。2.验收合格后，采购需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、验收依据、验收内容、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。验收报告作为支付采购款项的依据之一。（九）采购付款1.采购需求部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》，经本部门负责人审核签字后，提交学校财务部门。2.财务部门对《付款申请表》进行审核，审核无误后按照学校财务管理制度和采购合同约定支付采购款项。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购需求部门与中标供应商签订。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量、价格、交货期、售后服务、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购执行机构应对合同条款进行审核，确保合同条款符合采购文件要求和法律法规规定。审核通过后，采购需求部门方可签订合同。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购需求部门应及时提供必要的协助和配合，确保供应商按时、按质、按量完成采购项目。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交付采购标的，并提供相应的售后服务。在合同履行过程中，如发生争议或变更事项，双方应协商解决，并签订补充协议。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除采购合同的，双方应按照法律法规规定办理相关手续，并承担相应的法律责任。（四）合同档案管理1.采购执行机构负责采购合同的档案管理，对采购合同及相关文件资料进行整理、归档、保存。采购合同档案应包括采购合同文本、采购文件、投标文件、验收报告、付款凭证等。2.采购合同档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。在保管期限内，不得擅自销毁或丢失采购合同档案。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购执行机构应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、法律风险、道德风险等。2.市场风险主要包括市场价格波动、市场供应短缺等；供应商风险主要包括供应商违约、供应商质量问题等；法律风险主要包括采购活动不符合法律法规要求、合同纠纷等；道德风险主要包括采购人员受贿、不正当竞争等。（二）风险评估1.采购执行机构对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，制定风险评估矩阵，对风险进行分级。2.根据风险评估结果，采购执行机构确定重点关注的风险领域和风险点，为制定风险应对措施提供依据。（三）风险应对1.针对不同类型的风险，采购执行机构制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过建立价格监测机制、签订长期采购合同等方式进行应对；对于供应商风险可选择多家供应商、加强供应商管理和考核等方式进行应对；对于法律风险，可加强法律法规学习、聘请法律顾问等方式进行应对；对于道德风险，可加强廉政教育、建立监督机制等方式进行应对。2.在采购活动中实施风险应对措施，及时监控风险变化情况，根据实际情况调整风险应对策略，确保采购活动的顺利进行。八、监督与考核（一）监督检查1.采购监督小组定期对采购活动进行监督检查，检查采购文件编制、采购程序执行、合同签订与履行等环节是否合规。2.采购监督小组可通过查阅资料、实地检查、问卷调查等方式进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，督促采购执行机构和采购需求部门进行整改。（二）投诉处理1.任何单位和个人对采购活动中的违规行为有权向采购监督小组投诉。采购监督小组应及时受理投诉，并进行调查处理。2.投