大学物资采购询价制度

PAGE大学物资采购询价制度一、总则（一）目的为规范大学物资采购询价行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保证所采购物资符合教学、科研及日常运行需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大学各部门、各学院在进行物资采购时涉及的询价活动，包括但不限于教学设备、实验器材、办公用品、后勤物资等各类物资的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购信息、询价过程、成交结果等应向相关部门和人员公开，接受监督。4.效益原则：在保证物资质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高资金使用效益。二、询价主体与职责（一）采购部门1.负责组织实施物资采购询价工作，制定询价计划和方案。2.收集、整理供应商信息，建立供应商库。3.发布询价公告，邀请供应商参与询价。4.组织询价会议，记录询价过程和结果。5.与成交供应商签订采购合同，并监督合同执行。（二）需求部门1.提出物资采购需求，明确物资的规格、型号、数量、质量要求等。2.协助采购部门进行询价工作，提供必要的技术支持和参考意见。3.参与询价会议，对供应商的报价和产品情况进行评估。4.负责验收所采购的物资，确保物资符合需求。（三）监督部门1.对物资采购询价活动进行全程监督，确保询价过程符合制度要求。2.受理有关询价活动的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。3.定期对询价制度的执行情况进行检查和评估，提出改进建议。三、询价流程（一）需求申报需求部门根据教学、科研及日常工作需要，填写物资采购需求申请表，详细说明物资名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、预算金额等内容，并提交至采购部门。（二）采购审批采购部门收到需求申请表后，对需求的合理性、必要性进行审核，并根据学校的采购政策和预算安排，报相关领导审批。审批通过后，进入询价环节。（三）询价准备1.制定询价文件：采购部门根据采购需求，编制询价文件。询价文件应包括询价邀请函、采购需求清单、报价表、技术规格要求、售后服务要求、合同条款等内容。2.确定询价供应商：采购部门从供应商库中选取或通过公开渠道邀请不少于三家具备相应资质和能力的供应商参与询价。邀请方式可采用邮件、电话、公告等形式。3.发布询价公告：在学校官网、校内公告栏等平台发布询价公告，公告内容应包括采购项目名称、采购需求、询价时间、地点、参与询价的供应商资格要求等信息。（四）询价实施1.组织询价会议：采购部门按照询价公告确定的时间和地点组织询价会议。会议由采购部门主持，需求部门、监督部门及参与询价的供应商代表参加。2.供应商报价：供应商在询价会议上对采购物资进行报价，并提供相关产品资料和售后服务承诺。报价应包括物资单价、总价、交货期、交货地点等内容。3.询价记录：采购部门安排专人对询价会议进行记录，记录内容包括供应商名称、报价、产品规格型号、技术参数、售后服务承诺等信息。记录应真实、准确、完整。（五）评审与确定成交供应商**1.评审标准：采购部门和需求部门根据物资的质量、价格、售后服务、信誉等因素制定评审标准。评审标准应明确、具体、可操作。2.综合评审：采购部门和需求部门按照评审标准对供应商的报价和相关资料进行综合评审，评选出综合得分最高的供应商为成交供应商。如出现综合得分相同的情况，可根据报价高低确定成交供应商；报价也相同的，可通过协商或再次询价等方式确定成交供应商。3.结果公示：采购部门将询价结果在学校官网、校内公告栏等平台进行公示，公示期不少于三个工作日。公示期间，接受师生员工的监督和质疑。如有质疑，采购部门应及时进行调查处理，并将处理结果告知质疑人。（六）合同签订与执行1.签订合同：公示无异议后，采购部门与成交供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准及售后服务等内容。2.合同执行：采购部门负责跟踪合同执行情况，督促成交供应商按时、按质、按量交付物资。需求部门负责验收物资，如发现物资存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，应及时通知采购部门，采购部门根据合同约定与供应商协商解决。四、询价文件编制要求（一）准确性询价文件应准确表述采购物资的规格、型号、数量、技术参数、质量要求等内容，避免出现模糊不清或歧义性的表述，确保供应商能够准确理解采购需求。（二）完整性询价文件应包括采购项目的所有必要信息，如询价邀请函、采购需求清单、报价表、技术规格要求、售后服务要求、合同条款等。同时，应明确询价的程序、方法、评审标准等内容，保证询价过程的规范性和透明度。（三）公正性询价文件中规定的评审标准应公平、公正，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在供应商。评审标准应基于采购物资的实际需求和质量、价格、售后服务等综合因素制定，确保所有符合条件的供应商都有平等的机会参与竞争。（四）合法性询价文件的内容应符合国家法律法规和相关政策要求，不得含有违法违规或歧视性条款。在编制询价文件时，应严格审查各项条款，确保其合法合规。五、供应商管理（一）供应商库建立采购部门负责建立供应商库，收录具有良好信誉、较强实力和相应资质的供应商信息。供应商库应定期更新和维护，确保库内供应商信息的准确性和有效性。（二）供应商选择1.资质审查：采购部门在邀请供应商参与询价前，应对供应商的资质进行审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、售后服务能力等方面的证明文件。2.信誉评估：通过查询信用记录、行业评价、客户反馈等方式，对供应商的信誉进行评估，优先选择信誉良好的供应商参与询价。3.实地考察：对于重要物资的采购或新合作的供应商，采购部门可组织实地考察，了解供应商的生产经营状况、产品质量控制、售后服务体系等情况，确保供应商具备满足采购需求的能力。（三）供应商考核1.定期考核：采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行考核，考核结果作为供应商是否继续留在供应商库的重要依据。2.动态管理：根据供应商的考核情况，对供应商库进行动态管理。对于表现优秀的供应商，可给予更多的合作机会；对于出现质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况的供应商，应及时进行警告、整改或淘汰处理。六、监督与投诉处理（一）监督机制1.学校成立专门的物资采购监督小组，负责对物资采购询价活动进行全程监督。监督小组应定期对询价制度执行情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对询价过程的自我监督和管理。在询价过程中，应严格按照制度规定的程序和要求进行操作，确保询价活动的公正性和透明度。3.需求部门和其他相关部门应积极配合监督工作，对发现的问题及时向采购部门或监督小组反馈，共同维护采购活动的正常秩序。（二）投诉处理1.设立投诉渠道：学校应在官网、校内公告栏等明显位置公布投诉电话、邮箱等联系方式，接受师生员工对物资采购询价活动的投诉。2.投诉受理：采购部门或监督小组收到投诉后，应及时进行登记，并对投诉内容进行调查核实。对于不属于本部门职责范围的投诉，应及时转交给相关部门处理。3.投诉处理：根据投诉调查结果，采购部门或监督小组应依法依规对投诉事项进行处理。对于投诉属实的，应责令相关责任人限期整改，并追究其相应责任；对于投诉不属实的，应