大同事业单位采购制度

PAGE大同事业单位采购制度一、总则（一）目的为了规范大同事业单位的采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大同事业单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商、承包商和服务提供商，确保采购项目的质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。（四）采购组织与职责1.采购管理部门：负责本单位采购制度建设、采购计划编制与执行、采购流程管理、供应商管理、采购合同签订与履行监督等工作。2.采购需求部门：负责提出采购需求，参与采购项目的技术、商务谈判，协助采购管理部门做好采购验收等工作。3.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核与结算，对采购资金使用情况进行监督检查。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据本单位事业发展规划、工作任务和实际需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应按照财政部门规定的预算编制要求和格式进行编制，并报经本单位财务部门审核汇总。财务部门应根据本单位年度预算安排和资金状况，对采购预算进行审核，确保采购预算与单位整体预算相衔接。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经批准。2.采购管理部门应根据采购预算和采购计划，合理安排采购资金，确保采购项目顺利实施。财务部门应按照采购合同约定和资金支付程序，及时支付采购资金。（三）预算监督1.审计部门应定期对采购预算执行情况进行审计监督，检查采购预算的执行情况是否符合规定，是否存在超预算采购等问题。2.采购管理部门和采购需求部门应建立采购预算执行情况报告制度，定期向本单位领导汇报采购预算执行情况，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。三、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节，选择中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照招标程序进行采购。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等方面进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应按照规定的程序进行审批，并与供应商协商确定采购价格和合同条款。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：采购需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并提交采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请表进行审核，核实采购需求的真实性、合理性和合规性。对于重大采购项目，应报经本单位领导审批。3.采购实施：采购管理部门根据采购审批结果，按照规定的采购方式组织实施采购活动。采购过程中，应严格按照采购程序进行操作，确保采购活动公平公正。4.合同签订：采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容，并按照法律法规的规定进行备案。5.采购验收：采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术要求等是否符合采购合同约定，工程是否达到设计要求，服务是否满足采购需求等。验收合格后，采购需求部门应出具验收报告。6.资金支付：采购管理部门应根据采购合同和验收报告，及时办理采购资金支付手续。财务部门应按照规定的资金支付程序，对采购资金进行审核支付。四、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门应建立供应商资格审查制度，对参与本单位采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.采购管理部门应定期更新供应商资格审查标准和审查结果，并将审查结果向本单位内部公开。对于不符合资格要求的供应商，不得参与本单位采购活动。（二）供应商选择与评价1.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式，从符合资格要求的供应商中选择供应商参与采购活动。在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、信誉、售后服务等因素。2.采购管理部门应建立供应商评价制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价。评价结果应作为供应商选择和后续采购活动的重要参考依据。对于评价不合格的供应商，应采取相应的措施，如警告、暂停合作、取消合作资格等。（三）供应商信息管理1.采购管理部门应建立供应商信息管理系统，对供应商的基本信息、资格审查情况、评价结果、采购合同履行情况等进行记录和管理。2.采购管理部门应定期更新供应商信息，确保供应商信息的准确性和完整性。同时，应加强对供应商信息的保密管理，防止供应商信息泄露。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购管理部门应组织相关人员对采购合同条款进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。审核内容包括合同主体资格、合同条款完整性、合同风险防范等方面。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购管理部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应及时向供应商支付采购资金，供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购管理部门和供应商应按照法律法规的规定和合同约定办理相关手续，并签订补充协议或变更协议。（三）合同监督与验收1.采购管理部门应建立合同监督制度，对采购合同的履行情况进行监督检查。监督检查内容包括供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况，采购资金的支付情况等。2.采购项目完成后，采购管理部门应组织相关人员对采购合同的履行情况进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术要求等是否符合采购合同约定，工程是否达到设计要求，服务是否满足采购需求等。验收合格后应出具验收报告。（四）合同归档与保管1.采购管理部门应建立采购合同归档制度，对采购合同进行分类归档保管。采购合同归档内容包括采购合同正本、副本、补充协议、变更协议、验收报告等相关资料。2.采购合同应按照规定的期限进行保管，保管期限届满后，应按照档案管理的规定进行销毁或存档。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应建立采购风险识别与评估机制，对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。风险识别内容包括采购需求风险、采购方式风险、供应商风险、合同风险、资金风险等方面。2.采购管理部门应定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.采购需求风险应对：采购需求部门应加强对采购需求的调研和分析，确保采购需求的真实性、合理性和合规性。采购管理部门应加强对采购需求的审核，避免采购需求不明确或不合理导致的采购风险。2.采购方式风险应对：采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式，并严格按照采购程序进行操作。对于重大采购项目，应组织专家进行论证，确保采购方式的合理性和合规性。3.供应商风险应对：采购管理部门应加强对供应商的资格审查和评价管理，选择信誉良好、实力较强的供应商参与采购活动。同时，应与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。4.合同风险应对：采购管理部门应加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法合规、公平合理。在合同履行过程中，应加强对合同履行情况的监督检查，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题，降低合同风险。5.资金风险应对：财务部门应加强对采购资金的预算管理和支付审核，确保采购资金的安全和合理使用。同时，应建立采购资金风险预警机制，及时发现和解决采购资金使用过程中存在的问题，降低资金风险。（三）风险监控与预警1.采购管理部门应建立采购风险监控机制，对采购风险进行实时监控。监控内容包括采购需求执行情况、采购方式执行情况、供应商供货情况、合同履行情况、资金支付情况等方面。2.采购管理部门应建立采购风险预警机制，对可能发生的采购风险进行预警。预警指标包括采购进度偏差、供应商违约率、合同纠纷率、资金支付逾期率等方面。当预警指标达到设定的阈值时，应及时发出预警信号，并采取相应的风险应对措施。七、采购信息管理（一）信息公开1.在采购活动中，采购管理部门应按照规定的程序和范围，及时公开采购信息。采购信息公开内容包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购需求、采购程序、采购结果等方面。2.采购信息应通过本单位官方网站、政府采购信息发布平台等渠道进行公开，确保采购信息公开透明，接受社会监督。（二）信息记录与档案管理1.采购管理部门应建立采购信息记录制度，对采购活动中的各项信息进行详细记录。记录内容包括采购申请、采购审批、采购实施、合同签订、