单位内控制度采购流程

PAGE单位内控制度采购流程总则目的本制度旨在规范单位采购流程，加强内部控制，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，提高采购资金使用效益，保障单位各项工作顺利开展。适用范围本制度适用于单位内部所有采购活动，包括但不限于办公用品、设备物资、服务采购等。基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公开透明原则：采购信息应公开披露，采购过程应接受监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争环境,确保符合条件的供应商能够参与竞争。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最小化和效益最大化。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自义务。采购流程采购需求提出1.使用部门申请：各使用部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.需求审核：申请表提交至部门负责人进行审核，审核内容包括需求的合理性、必要性、预算情况等。部门负责人签署意见后报至归口管理部门。采购预算编制1.归口管理部门审核：归口管理部门收到采购申请表后，对采购需求进行进一步审核，并结合单位预算安排，编制采购预算。2.预算审批：采购预算报财务部门审核，经单位领导审批后确定。预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。采购方式确定1.集中采购：对于纳入政府集中采购目录或单位集中采购范围的项目，按照规定实行集中采购。2.分散采购：未纳入集中采购范围的项目，根据采购金额大小、采购项目特点等因素，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的项目。向不少于三家特定的供应商发出投标邀请书。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。与不少于三家供应商进行谈判。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。与单一供应商进行协商采购。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购文件编制1.根据确定的采购方式，编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制完成后，经审核、批准后发布。供应商选择与管理1.供应商征集：通过多种渠道广泛征集供应商，建立供应商库。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的供应能力和售后服务能力等。2.供应商筛选：对征集到的供应商进行资格审查和筛选，确定符合要求的供应商名单。3.供应商评价：定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等进行评价，建立供应商评价档案。4.供应商淘汰：对于评价不合格的供应商，及时从供应商库中淘汰。采购实施1.发布采购信息：按照规定的采购方式和程序，发布采购信息，邀请供应商参与采购活动。2.投标/响应文件接收：接收供应商提交的投标/响应文件，并进行登记、编号。3.开标/谈判/询价：按照预定的时间和地点组织开标、谈判或询价活动。开标时，当众宣读供应商的投标报价等内容；谈判时，与供应商进行面对面的谈判；询价时，要求供应商一次报出不得更改的价格。4.评标/定标：组建评标委员会或谈判小组，按照评标标准或谈判结果，对供应商的投标/响应文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。5.中标/成交通知：向中标/成交供应商发出中标/成交通知书，并将中标/成交结果通知其他未中标/成交的供应商。合同签订与履行1.合同签订：中标/成交供应商与单位按照采购文件和中标/成交通知书的要求，签订采购合同。合同应明确双方权利义务、采购标的、数量、质量、价格、交货期、付款方式、售后服务等内容。2.合同审核：采购合同签订前，应报归口管理部门和法律部门进行审核，确保合同合法合规。3.合同履行：合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自义务。采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。4.验收：采购项目完成后，采购部门组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括采购标的的数量、质量规格、性能等是否符合合同要求。验收合格后，出具验收报告。付款管理1.付款申请：供应商按照合同约定履行义务后，提交付款申请，附上发票、验收报告等相关证明材料。2.付款审核：采购部门对付款申请进行审核，核实合同执行情况、发票真实性等；财务部门对付款申请进行财务审核，审核资金来源、付款金额等。3.付款审批：经采购部门和财务部门审核通过后，报单位领导审批。4.付款执行：财务部门根据领导审批意见，办理付款手续。监督与检查内部监督1.审计部门监督：审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购资金的使用情况、合同履行情况等，发现问题及时提出整改意见。2.纪检监察部门监督：纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为。3.归口管理部门监督：归口管理部门负责对本部门归口管理的采购项目进行日常监督，确保采购活动规范有序。外部监督接受财政、审计、监察等政府部门的监督检查，以及社会公众的监督。对监督检查中提出的问题，及时整改落实。责任追究违规行为界定1.在采购活动中，存在以下行为之一的，属于违规行为：违反采购程序，擅自采购。与供应商串通，谋取不正当利益。收受供应商贿赂或其他不正当利益。泄露采购机密信息。其他违反法律法规及本制度规定的行为。责任追究方式1.对于违规行为，视情节轻