医院采购与付款管理制度

PAGE医院采购与付款管理制度一、总则（一）目的为加强医院采购与付款管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障医院医疗业务的正常开展，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各部门涉及的各类物资、设备、药品、服务等采购及付款业务。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最低化，提高资金使用效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和社会监督。4.归口管理原则：采购业务实行归口管理，明确各部门职责，确保采购工作有序进行。5.风险防控原则：识别、评估和控制采购过程中的各类风险，保障医院利益。二、采购管理（一）采购计划1.需求预测各部门应根据医院业务发展规划、医疗需求、库存状况等因素，定期进行物资和服务需求预测，填写《采购需求预测表》，详细说明需求的种类、数量、规格、预计时间等信息。2.采购计划编制物资管理部门、设备管理部门等归口管理部门根据各部门的采购需求预测，结合库存情况，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并提交医院管理层审批。3.采购计划调整因业务发展变化、政策调整等原因导致采购计划需要调整的，相关部门应及时提出申请，说明调整的原因、内容和影响，经审批后进行调整。（二）采购方式1.公开招标达到国家规定公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式。由招标采购部门按照相关法律法规和程序，发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，通过评标确定中标供应商。2.邀请招标符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。招标采购部门应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。谈判小组由医院相关部门人员和专家组成，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。询价小组向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（三）供应商管理1.供应商准入建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、信誉等级等。采购部门负责收集供应商信息，填写《供应商准入申请表》，提交相关部门审核。审核通过后，将供应商纳入医院供应商名录。2.供应商评价与考核定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价和考核，填写《供应商评价表》。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停合作、限期整改等，直至取消其供应商资格。3.供应商淘汰对于出现严重质量问题、交货延迟、售后服务差、违反法律法规等情况的供应商，应及时淘汰，并从供应商名录中删除。（四）采购合同管理1.合同签订采购部门应在确定中标或成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款，确保合同内容完整、准确、合法。合同签订前，应提交医院法务部门进行合法性审查。2.合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求其承担违约责任，如支付违约金、赔偿损失等。3.合同变更与解除因特殊原因需要变更或解除采购合同的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应提交医院相关部门审批。三、付款管理（一）付款申请1.申请流程采购项目验收合格后，采购部门应及时通知财务部门办理付款手续。采购人员填写《付款申请表》，详细说明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式、发票号码等信息，并附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，提交部门负责人审核。2.审核要点部门负责人应重点审核付款申请的真实性、合法性、准确性，包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合规性等。审核通过后，签字确认并提交财务部门。（二）付款审批1.审批流程财务部门收到付款申请表后，应按照医院财务审批制度进行审核。审核内容包括付款金额是否与合同约定一致、发票是否合规、资金是否充足等。审核通过后，提交医院分管领导、院长审批。2.审批权限根据医院规定，明确不同金额付款的审批权限。例如，单笔付款金额在[X]元以下的，由分管领导审批；单笔付款金额在[X]元以上的，由院长审批。（三）付款方式1.支票付款对于同城交易且金额较小的采购项目，可采用支票付款方式。财务部门应按照支票管理规定，填写支票信息，确保支票的真实性、准确性和安全性。2.银行转账付款对于异地交易或金额较大的采购项目，应采用银行转账付款方式。财务部门应根据合同约定的付款时间和金额，及时办理银行转账手续，并保留转账凭证。3.商业汇票付款在符合商业汇票使用条件的情况下，可采用商业汇票付款方式。财务部门应按照商业汇票管理规定，办理商业汇票的开具、承兑、贴现等手续。（四）付款监控1.定期对账财务部门应定期与供应商进行对账，核对采购金额、付款金额、发票金额等信息，确保双方账目一致。如发现账目不符，应及时查明原因，进行调整。2.风险预警建立付款风险预警机制，对即将到期的付款进行跟踪监控。如发现可能存在付款风险，如供应商出现经营困难、财务状况恶化等情况，应及时采取措施，如暂停付款、与供应商协商解决方案等，防范付款风险。四、采购与付款业务的监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查采购部门应定期对采购业务进行自查，检查采购计划的执行情况、采购方式的合规性、供应商管理情况、采购合同的签订与执行情况等，发现问题及时整改。2.财务部门审核财务部门应加强对采购付款业务的审核，严格把关付款申请，确保资金支付的合法性、准确性和安全性。对发现的问题及时反馈给采购部门，并督促其整改。3.内部审计监督医院内部审计部门应定期对采购与付款业务进行审计，检查采购流程的合规性、内部控制制度的执行情况、资金使用效益等。对审计发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门整改落实。（二）外部监督1.接受政府监管部门监督医院应积极接受政府财政、审计、卫生等监管部门的监督检查，如实提供采购与付款业务相关资料，配合监管部门的工作。2.