会计档案室管理规章制度

PAGE会计档案室管理规章制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、有序，充分发挥会计档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理工作。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、会计档案的归档范围（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，按照会计科目分类编号，装订成册。（二）会计账簿1.总账，全面记录公司经济业务的总括情况。2.明细账，详细记录各类经济业务的明细情况。3.日记账，如现金日记账、银行存款日记账等。4.辅助账簿，如固定资产卡片、往来账款备查簿等。（三）财务报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.财务情况说明书，对公司财务状况、经营成果和现金流量等进行综合分析说明。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，反映公司银行存款账面余额与银行对账单余额之间的差异及调节情况。2.银行对账单，记录公司银行账户的收支明细。3.会计档案移交清册、保管清册、销毁清册，用于记录会计档案的交接、保管和销毁情况。4.会计电算化数据备份，包括电子凭证、账簿、报表等数据的备份。5.税务申报资料，如纳税申报表、税务审计报告等。6.财务相关的合同、协议，如借款合同、投资协议等。三、会计档案的整理（一）分类按照会计档案的归档范围，将会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料四大类。（二）编号1.会计凭证按照年度、月份顺序编号，每月从1号开始连续编号。2.会计账簿按照总账、明细账、日记账、辅助账簿的顺序编号，每种账簿分别编号。3.财务报告按照年度、季度、月份顺序编号，分别注明所属期间。4.其他会计资料按照类别分别编号，如银行存款余额调节表编号为“银调字[年度]第[序号]号”，银行对账单编号为“银对字[年度]第[序号]号”等。（三）装订1.会计凭证应定期装订成册，每册厚度一般以23厘米为宜。装订时应加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码，并由装订人在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿应在年度终了后，将各账户的账页顺序编号，加具封面、封底，装订成册，并由记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章。3.财务报告应按照规定的格式和顺序装订成册，加具封面，注明单位名称、年度、季度、月份、报告种类，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人签名或盖章。（四）装盒将装订好的会计档案装入档案盒，在档案盒上注明档案类别、年度、月份、起止日期、保管期限等信息。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年。3.财务报告中，月度、季度财务报表保管期限为10年，年度财务报告（决算）永久保管。4.其他会计资料中，银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、销毁清册永久保管，会计电算化数据备份按照数据的重要性和时效性确定保管期限，一般不少于10年，税务申报资料保管期限为10年，财务相关的合同、协议按照合同履行期限确定保管期限，合同履行完毕后保管期限不少于10年。（二）保管地点1.公司应设立专门的会计档案室，用于存放会计档案。会计档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保会计档案的安全保管。2.会计档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家有关规定。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，排列整齐，便于查找。2.会计档案管理人员应定期对会计档案进行检查、核对，发现问题及时处理。3.对磁性介质保存的会计档案，应定期进行复制，防止数据丢失。4.会计档案不得外借，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.本公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅内容、目的、时间等，经所在部门负责人签字同意后，报会计档案管理部门负责人审批。2.会计档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的会计档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自将会计档案带出查阅地点。3.查阅人员查阅会计档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。查阅完毕后，应及时将会计档案归还会计档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅程序1.外单位人员因工作需要查阅或借阅本公司会计档案，应持有单位介绍信，经本公司负责人批准后，方可查阅或借阅。2.借阅会计档案应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅内容、目的、时间、归还日期等，经所在部门负责人签字同意后，报会计档案管理部门负责人审批。3.会计档案管理部门根据审批意见，为借阅人员提供相应的会计档案，并办理借阅登记手续。借阅人员应出具本人有效身份证件，并将借阅的会计档案妥善保管，不得转借他人。4.借阅人员应在规定的归还日期前归还会计档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。归还时，会计档案管理部门应对归还的会计档案进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由本公司档案管理部门会同会计机构提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）销毁程序1.《会计档案销毁清册》报经本公司负责人批准后，由档案管理部门和会计机构共同派员监销。2.监销人在销毁会计档案前，应当按照《会计档案销毁清册》所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在《会计档案销毁清册》上签名盖章，并将监销情况报告本公司负责人。3.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在《会计档案销毁清册》和会计档案保管清册中列明。4.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满会计档案不得销毁。七、会计档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司会计档案管理制度，并组织实施。2.负责会计档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等日常管理工作。3.负责建立会计档案管理台账，记录会计档案的收、发、存情况。4.定期对会计档案进行检查、核对，确保会计档案的安全、完整。5.负责向公司内部其他部门提供会计档案查阅、借阅服务，并对查阅、借阅情况进行登记。6.负责组织会计档案销毁工作，并对销毁情况进行监督。（二）会计机构职责1.负责按照会计档案管理制度的要求，及时将本机构形成的会计档案移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好会计档案的整理、装订等工作。3.配合档案管理部门做好会计档案的查阅、借阅、销毁等工作。（三）会计档案管理人员岗位要求1.具备良好的职业道德，遵守国家法律法规和公司规章制度。2.熟悉会计档案管理业务，掌握会计档案管理的基本知识和技能。3.具备较强的责任心和保密意识，能够