中小学保管档案制度

PAGE中小学保管档案制度一、总则（一）目的为了加强中小学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、行政管理及各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合中小学实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各班级及全体教职工在工作中形成的各类档案的保管。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导全校档案工作。2.真实完整原则：档案应如实反映学校各项工作的历史过程和实际情况，确保档案内容的真实性、完整性和准确性。3.科学分类原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于保管和利用。4.安全保密原则：加强档案安全防护措施，确保档案的安全，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置学校设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责学校档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理制度并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.对档案进行统计分析，及时掌握档案的数量、种类、利用情况等信息，为学校决策提供依据。5.做好档案的安全保密工作，采取必要的防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等措施，确保档案的安全。6.开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。7.组织档案业务培训，提高全校教职工的档案意识和档案管理水平。8.负责向教育主管部门和有关单位报送档案统计报表及相关资料。9.积极开发利用档案信息资源，为学校教育教学、行政管理、科学研究等工作提供服务。三、档案分类及归档范围（一）党群工作类1.党组织建设：学校党组织的工作计划、总结、报告、会议记录、党员名册、党组织关系介绍信存根等。2.党员教育管理：党员教育活动方案、党员学习资料、党员培训记录、党员表彰奖励及处分材料等。3.群团工作：工会、共青团、学生会等群众组织的工作计划、总结、活动记录、会员名册等。（二）行政管理类1.学校规划与决策：学校发展规划、年度工作计划与总结、校长办公会议记录、学校重大决策文件及相关材料等。2.机构设置与人事管理：学校机构设置文件、人员编制、干部任免文件、教职工花名册、工资表、考核评价材料、奖惩记录等。3.会议文件：学校各类行政会议的通知、议程、报告、决议、纪要等。4.规章制度：学校制定的各项规章制度、管理办法、岗位职责等。5.安全保卫：学校安全工作计划、总结、安全检查记录、安全事故处理材料、消防工作文件及记录等。6.后勤管理：学校后勤工作计划、总结、物资采购合同、设备维修记录、校园建设规划与实施文件等。（三）教育教学类1.教学常规管理：教学计划、教学大纲、课程标准、教学进度表、教案、听课记录、教学反思、学生成绩册等。2.教研活动：教研工作计划、总结、教研课题申报与结题材料、教研活动记录、教师论文发表及获奖情况等。3.学生管理：学生学籍档案、学生综合素质评价材料、学生奖惩记录、学生社会实践活动材料等。4.体育卫生艺术教育：学校体育工作计划、总结、体育竞赛活动记录、学生体质健康测试数据、卫生防疫工作文件及记录、艺术教育活动材料等。5.招生工作：招生计划、招生简章、录取名册、招生宣传材料等。（四）教师业务档案类1.教师基本信息：教师个人简历、学历证书、教师资格证书、专业技术职务任职资格证书等。2.教学工作：教师教学工作量统计、教学成果、公开课教案及评价材料、指导学生竞赛获奖情况等。3.教研科研：教师参与的教研课题、发表的论文、出版的著作、参加学术会议及培训的记录等。4.师德师风：教师师德考核材料、师德师风建设活动记录、师德违规处理材料等。（五）学生档案类1.学生基本信息：学生入学登记表、学籍卡片、身份证复印件、家庭情况调查表等。2.学习成绩：学生各学期的考试成绩、补考记录、学业水平测试成绩等。3.奖惩情况：学生获得的各级各类奖励证书及处分决定等。4.综合素质评价：学生综合素质评价手册、自评与互评材料、社会实践活动记录等。5.毕业档案：毕业生登记表、毕业证书复印件、毕业鉴定材料等。（六）财务档案类1.会计凭证：原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等。3.财务报表：资产负债表、利润表、现金流量表等。4.财务预决算：学校年度财务预算、决算报告及相关材料。5.收费管理：收费文件、收费标准、收费票据存根等。6.财务审计材料：内部审计报告、外部审计报告等。（七）基建档案类1.项目立项文件：项目可行性研究报告、立项批复等。2.设计文件：初步设计、施工图设计文件等。3.工程招投标文件：招标文件、投标文件、中标通知书等。4.施工合同：建设工程施工合同、监理合同等。5.工程变更文件：工程变更通知、签证单等。6.工程竣工验收文件：竣工验收报告、工程质量评定文件、竣工图纸等。（八）设备档案类1.设备购置文件：设备采购计划、合同、发票等。2.设备验收文件：设备验收报告、质量检验证书等。3.设备使用说明书、操作规程等技术资料。4.设备维护保养记录、维修记录等。5.设备报废文件：设备报废申请、审批文件、报废清单等。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门、各年级组、各班级及全体教职工应按照档案归档范围，定期将工作中形成的各类档案材料收集齐全，整理后移交学校档案管理部门。2.档案管理人员应主动收集档案，加强与各部门的沟通协调，及时了解档案形成情况，确保档案收集的完整性。3.对重要活动、重大事件形成的档案，应及时跟踪收集，确保档案材料的真实、准确和完整。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的档案材料进行分类整理。2.整理档案时，应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案盒封面、盒脊及备考表等。4.档案整理应做到分类科学、排列有序、编目准确、装订整齐，确保档案的质量。五、档案保管（一）档案库房建设1.学校应设立专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防火、防虫、防鼠等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）档案存放1.档案应按照分类方案，分别存放在不同的档案柜中，标识清晰。2.档案柜应排列整齐，便于查找和取用。3.对珍贵档案、易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括学校重要的历史文件、规章制度、重大活动记录、人事档案等。3.长期保管的档案一般为16年至50年，主要包括学校一般性的文件材料、教学档案、科研档案等。4.短期保管的档案一般为15年以下，主要包括学校临时性的文件材料、学生学籍档案等。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识。2.严格执行档案借阅、查阅登记制度，确保档案的安全。3.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理。4.做好档案的防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的实体安全。5.加强档案信息安全管理，采取备份、加密等措施，防止档案信息泄露。六、档案利用（一）档案查阅程序1.本校教职工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，须持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经学校分管领导批准后，方可查阅。3.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员只能查阅与申请内容相关的档案，不得擅自摘抄、复制、拍照、涂改或损毁档案。4.查阅完毕后，查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字，档案管理人员应及时将档案归还原位。（二）档案借阅程序1.本校教职工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外单位人员借阅档案，须持有单位介绍信，注明借阅期限、借阅用途等，经学校分管领导批准后，方可办理借阅手续。3.借阅档案时，档案管理人员应向借阅人员详细说明档案的保管要求和注意事项，并办理借阅登记手续。4.借阅人员应按时归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、丢失、涂改或损毁档案，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门。（三）档案复制1.本校教职工因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。2.外单位人员复制档案，须持有单位介绍信，注明复制内容、复制用途等，经学校分管领导批准后，方可办理复制手续。3.档案管理人员应按照规定的程序和要求进行档案复制，复制件应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。4.复制档案应严格控制数量，不得随意扩大复制范围。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.学校定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成。2.档案鉴定小组按照档案保管期限的规定，对档案进行逐卷审查，确定档案的存毁。3.鉴定档案时，应全面分析档案的现实利用价值和历史保存价值，准确判定档案的存毁。（二）档案销毁1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经学校分管领导批准后，予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责，