合同管理制度范本

合同管理制度范本第一章总则第一条目的与依据为规范公司合同管理，防范合同风险，保障公司合法权益，提高经济效益，依据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条定义本制度所称合同，是指公司在生产经营、管理活动中，与其他平等主体的自然人、法人或非法人组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。包括但不限于购销合同、服务合同、借款合同、租赁合同、建设工程合同、知识产权合同等。第三条适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构（以下统称“公司”）对外订立、履行、变更、解除、终止合同的全过程管理。公司内部管理性文件、劳动人事合同等不适用本制度，另有规定的除外。第四条基本原则合同管理应当遵循以下原则：（一）合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等行为必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度。（二）平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，应当遵循自愿、公平、诚实信用的原则确定各方的权利和义务。（三）风险控制原则：合同管理应以防范风险为核心，对合同订立、履行全过程进行风险评估与控制。（四）效益优先原则：在合法合规和风险可控的前提下，追求合同的经济效益与社会效益最大化。（五）统一管理、分级负责原则：公司对合同实行统一制度规范下的分级管理，明确各部门及人员的职责。第二章合同管理机构与职责第五条合同管理部门公司法务部门（或指定专门部门，以下统称“合同管理部门”）是公司合同管理的归口管理部门，负责统筹、协调、指导和监督公司的合同管理工作。第六条合同管理部门职责合同管理部门主要履行以下职责：（一）组织制定、修订公司合同管理制度及相关配套文件；（二）组织编制和管理公司标准合同文本；（三）对公司重大合同或法律关系复杂的合同进行法律审核；（四）参与公司重大合同的谈判与起草工作；（五）负责合同专用章的管理与使用审批；（六）组织合同管理培训，提供合同法律知识咨询；（七）监督检查本制度的执行情况，对合同管理中的问题提出改进建议；（八）负责公司合同档案的统一归档管理（或指导相关部门进行归档）。第七条业务部门职责各业务部门是合同的发起部门和履行部门，在合同管理中履行以下职责：（一）负责合同订立前的市场调研、客户资信调查、可行性分析及商务谈判；（二）负责合同相对方主体资格、履约能力的初步审查；（三）负责按照本制度规定发起合同立项、起草（或获取对方起草的合同文本）、履行审批流程；（四）负责合同的具体履行，跟踪合同履行情况，及时向合同管理部门及相关领导报告履行中发生的问题；（五）负责收集、整理和保管合同履行过程中的相关资料，并按规定及时归档；（六）参与合同纠纷的协商、调解、仲裁与诉讼等应对工作。第八条财务部门职责财务部门在合同管理中履行以下职责：（一）对合同中的付款方式、金额、税务条款等进行财务审核；（二）负责合同款项的收付，并对付款的合规性进行审核；（三）参与涉及大额资金支出合同的谈判与评审；（四）配合提供合同相关的财务数据，为合同决策提供支持。第九条其他相关部门职责根据合同性质和内容，其他相关部门（如技术、质量、审计等）应在各自职责范围内对合同进行审核，并提供专业意见。第三章合同的订立第十条合同订立前的准备与谈判（一）业务部门在订立合同前，应充分了解市场情况，对合同相对方的主体资格、经营范围、信用状况、履约能力等进行必要的调查核实，并保存相关证明材料。（二）对于重大或复杂的合同项目，业务部门应组织进行可行性研究论证。（三）合同谈判应遵循平等互利、协商一致的原则，明确双方的权利义务、违约责任等核心条款。重要谈判应有详细记录，并由参与人员签字确认。第十一条合同文本的拟定（一）订立合同应优先采用公司发布的标准合同文本。标准合同文本由合同管理部门组织制定和修订。（二）没有标准合同文本的，由业务部门根据谈判结果和实际需求拟定合同草案，或要求对方提供合同文本。合同文本应内容完整、条款明确、逻辑严谨、文字规范。（三）合同一般应包含以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法等。根据合同性质，还可包括技术保密、知识产权归属、风险承担等其他必要条款。第十二条合同的审核与审批（一）合同在签署前必须履行审核审批程序。（二）业务部门将拟定的合同草案及相关附件（如相对方资质证明、谈判记录、可行性研究报告等）提交合同管理部门及其他相关部门进行审核。（三）审核部门应在规定时限内完成审核，对合同草案提出明确的审核意见（同意、修改、不同意），并说明理由。审核意见应书面（或通过系统）反馈给业务部门。（四）业务部门应根据审核意见对合同草案进行修改完善。如有异议，应与审核部门协商解决；协商不成的，报请公司分管领导裁定。（五）合同审核通过后，由业务部门按照公司规定的审批权限逐级报请审批。审批权限根据合同的类型、金额、重要程度等因素确定。第四章合同的签署与用印第十三条合同的签署（一）合同经最终审批通过后，方可签署。（二）公司对外签署合同，应由法定代表人或其授权委托的代理人进行。授权委托代理人必须持有《授权委托书》，在授权范围内签署合同。（三）合同签署应使用不易褪色的笔，字迹清晰。签署的姓名、职务应与合同首部列明的当事人信息一致。（四）对方当事人为法人或其他组织的，合同应加盖其公章或合同专用章，并由其法定代表人或授权代表签字；对方为自然人的，应由其本人签字并注明身份证号码。第十四条合同的用印（一）公司合同专用章由合同管理部门专人保管和使用。（二）使用合同专用章，必须凭经最终审批通过的《合同审批单》及合同文本，经合同管理部门负责人批准后，方可盖章。（三）合同专用章应加盖在合同文本的签署页，且印章清晰、完整。多页合同应加盖骑缝章或由各方逐页小签。（四）严禁在空白合同、空白纸张或未经审批的合同文本上加盖合同专用章。第五章合同的履行第十五条合同履行的跟踪与管理（一）合同生效后，业务部门为合同履行的第一责任人，应指定专人负责跟踪合同的履行情况，确保按照合同约定全面、及时履行己方义务。（二）在合同履行过程中，业务部门应密切关注对方当事人的履约情况，如发现对方可能或已经违约，应及时采取措施，并向公司分管领导及合同管理部门报告。（三）对合同履行过程中的重要节点（如交货、验收、付款等），应有书面记录和确认凭证。第十六条合同的变更、解除与终止（一）在合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应与对方当事人协商，并签订书面的变更或解除协议，履行相应的审核审批程序。（二）出现法律规定或合同约定的解除情形时，业务部门应及时提出解除合同的建议，并按审批程序报批后，以书面形式通知对方。（三）合同终止后，业务部门应及时办理结算、清理等善后事宜，并将相关情况报合同管理部门备案。第十七条合同纠纷的处理（一）合同履行过程中发生争议或纠纷的，业务部门应首先尝试与对方协商解决。协商不成的，应及时收集相关证据，向合同管理部门及公司分管领导报告，并提出处理建议。（二）合同管理部门接到报告后，应协助业务部门分析案情，制定应对方案。如需通过仲裁或诉讼方式解决，由合同管理部门牵头，业务部门配合，依法维护公司合法权益。第六章合同的归档与管理第十八条合同档案的范围合同档案包括但不限于：合同立项审批文件、相对方资质材料、谈判记录、合同文本（包括正本、副本及附件）、合同审批单、补充协议、变更或解除协议、履约过程中的往来函件、送货单、验收单、付款凭证、发票、争议处理文件等与合同相关的一切资料。第十九条合同档案的归档（一）合同履行完毕或终止后，业务部门应将全部合同档案资料收集整理齐全，按照公司档案管理规定，在规定时限内移交合同管理部门（或公司档案室）统一归档。（二）归档的合同档案应做到资料齐全、顺序规范、装订整齐，并编制档案目录。（三）电子合同及相关电子文件也应按照规定进行归档管理，确保其真实性、完整性和可追溯性。第二十条合同档案的查阅与保密（一）查阅合同档案须经相关领导或合同管理部门负责人批准，并履行登记手续。（二）查阅者应爱护档案资料，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。（三）合同档案涉及公司商业秘密和工作秘密的，查阅人和保管人负有保密义务。未经批准，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。第七章合同专用章管理第二十一条合同专用章的保管合同专用章实行专人保管、专柜存放制度。保管人应妥善保管印章，不得擅自委托他人代管，离岗时应将印章锁存。第二十二条合同专用章的使用登记建立合同专用章使用登记台账，详细记录每次用印的合同名称、编号、用印日期、用印事由、批准人、经办人等信息。第二十三条合同专用章的交接与停用（一）印章保管人发生变动时，应办理印章交接手续，并由双方签字确认。（二）合同专用章因磨损、遗失、被盗或公司名称变更等原因需要停用或更换时，应按照规定程序办理停用、报废或重新刻制手续，并做好登记备案。第八章监督检查与责任追究第二十四条监督检查合同管理部门及公司审计部门应定期或不定期对公司合同管理情况进行监督检查，重点检查制度执行情况、合同风险控制情况、合同履行情况等，对发现的问题及时提出整改要求。第二十五条责任追究对于在合同管理工作中违反本制度规定，造成公司损失或不良影响的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。第九章附则第二十六条