顾客和外部供方财产控制程序

顾客和外部供方财产控制程序一、目的为确保在组织控制下的顾客和外部供方财产得到妥善管理，防止其损坏、丢失、误用或不适用，保障顾客及外部供方的合法权益，并确保组织生产经营活动的顺利进行，特制定本程序。二、适用范围本程序适用于组织在生产经营过程中所接收、使用、存储、维护及处置的所有顾客财产和外部供方财产。三、术语定义1.顾客财产：指顾客拥有所有权，交由组织用于满足合同要求的材料、零部件、工具、设备、知识产权（如设计图纸、技术文件、软件等）及个人物品等。2.外部供方财产：指外部供方（包括供应商、合作伙伴等）拥有所有权，因业务需要（如协作加工、借用、寄存等）置于组织控制之下的材料、零部件、设备、工具等。3.控制：包括接收、验证、标识、记录、存储、防护、使用、维护、归还及处置等一系列管理活动。四、职责1.采购部：负责外部供方财产（除顾客直接提供外）的接收、验证、协调处置及与外部供方的沟通联络。2.销售部/项目部：负责顾客财产的接收、验证、协调处置及与顾客的沟通联络，确保顾客财产的要求得到明确和传递。3.仓库：负责所有顾客和外部供方财产的入库登记、标识、存储、防护、出库管理及台账维护。4.生产部/使用部门：负责在使用过程中对顾客和外部供方财产进行妥善保管、正确使用、维护，并对使用过程中的损坏、丢失等情况及时上报。5.质量部：负责对接收的顾客和外部供方财产进行必要的质量验证，并参与处理相关的质量异议。6.设备部：如涉及设备类的顾客或外部供方财产，负责其维护保养指导和故障处理。7.行政部：负责对可能涉及的顾客或外部供方个人物品的临时管理。8.相关记录保管部门：负责按规定保存与顾客和外部供方财产相关的记录。五、控制程序（一）接收与验证1.当组织接收顾客或外部供方财产时，接收部门（销售部/项目部接收顾客财产，采购部接收外部供方财产）应会同仓库及相关使用或质量部门，根据合同、订单、送货单或其他书面约定文件，对财产的名称、规格、型号、数量、外观状况等进行核对和必要的检验/验证。2.对于需要进行质量或性能验证的财产，由质量部或相关技术部门按照规定的标准或顾客/供方要求进行。3.验证合格的财产，由仓库办理入库手续；验证不合格或与约定不符的，接收部门应立即通知顾客或外部供方，并根据沟通结果进行处理（如拒收、退货、更换等），同时做好记录。（二）标识与记录1.仓库应对所有入库的顾客和外部供方财产进行清晰、唯一的标识，注明其所有权归属（如“顾客财产”、“XX供方财产”）、规格型号、数量、状态（如合格、待检、已用等）及接收日期。2.标识方式可采用标签、标牌、区域划分或台账记录等，确保在存储、使用过程中易于识别，防止混淆。3.仓库应建立专门的《顾客/外部供方财产管理台账》，详细记录财产的接收、存储、领用、归还、处置等信息，确保可追溯。相关接收、验证、领用、归还单据应妥善保存。（三）存储与防护1.仓库应根据顾客和外部供方财产的特性（如易损性、精密性、腐蚀性、温湿度敏感性等），提供适宜的存储环境和防护措施，防止其变质、损坏、丢失或误用。2.对于有特殊存储要求的财产，必须严格按照规定条件存储，并做好监控记录（如温湿度记录）。3.存储区域应保持整洁、有序，做到先进先出（如适用），并定期进行盘点，确保账物相符。（四）使用与维护1.使用部门领用顾客或外部供方财产时，应办理领用手续，明确领用数量、用途及预计归还日期，并在《顾客/外部供方财产管理台账》中记录。2.使用部门应确保操作人员了解所使用财产的特性及正确的使用方法，必要时进行培训。3.在使用过程中，应按照规定进行维护和保养（特别是设备类），确保其处于良好状态。如发现异常，应立即停止使用，并报告仓库及相关管理部门。4.未经顾客或外部供方书面同意，不得擅自更改、处置或挪作他用。（五）损坏、丢失或不适用的处理1.如发生顾客或外部供方财产损坏、丢失、被盗或发现其不适用（如过期、性能下降等）情况时，使用部门或发现人应立即向仓库及相关管理部门（销售部/项目部或采购部）报告，并提交书面《顾客/外部供方财产异常情况报告》。2.相关管理部门接到报告后，应立即组织调查，分析原因，明确责任，并采取必要的纠正和预防措施，防止类似事件再次发生。3.对于损坏、丢失或不适用的财产，必须及时通知顾客或外部供方，说明情况，并根据合同约定或双方协商结果进行处理（如赔偿、修复、更换等）。所有沟通和处理结果均应记录在案。（六）归还或处置1.当顾客或外部供方财产使用完毕，或合同终止，或不再需要时，由使用部门提出归还申请，经相关管理部门批准后，由仓库办理出库归还手续，并在台账中记录。2.归还时，应确保财产的状态与接收时（或约定状态）基本一致（正常损耗除外），并取得顾客或外部供方的签收凭证。3.对于顾客或外部供方明确表示无需归还或授权组织处置的财产，由相关管理部门（销售部/项目部或采购部）根据书面指示进行处置，并做好记录。处置方式应符合环保及相关法规要求。4.对于顾客提供的知识产权类财产（如图纸、技术文件），在项目结束或合同终止后，应根据顾客要求进行归还、销毁或限期保密保存，不得擅自扩散或用于其他用途。六、相关文件1.《仓库管理制度》2.《记录控制程序》3.《不合格品控制程序》（如适用）七、记录表单1.《顾客/外部供方财产接收验证单》2.《顾客/外部供方财产管理台账》3.《顾客