印章刻制保管核查制度规范

印章刻制保管核查制度规范一、总则（一）目的依据。为规范印章刻制、保管、核查工作，防范印章管理风险，依据《中华人民共和国印章管理条例》及相关法律法规制定本制度。本制度适用于本单位所有印章的管理活动，确保印章使用的严肃性、规范性和安全性。（二）适用范围。本制度涵盖本单位所有类别印章的刻制申请、制作审批、领取保管、使用审批、核查备案等全流程管理。包括但不限于单位公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人私章等。（三）基本原则。印章管理遵循统一领导、分级负责、严格审批、全程监督的原则。任何单位和个人不得擅自刻制、伪造、变造、转借、赠送印章，严禁利用印章从事违法违纪活动。二、组织机构与职责（一）印章管理委员会。成立印章管理委员会，由单位主要负责人担任主任，分管领导担任副主任，办公室、财务部、法务部等关键部门负责人为委员。委员会负责印章管理制度的制定、修订，重大印章刻制、变更的审批，以及印章管理工作的监督考核。（二）办公室职责。办公室作为印章管理的归口部门，承担印章刻制的申请组织、制作联系、领取保管、使用备案、核查督办等日常工作。具体职责包括：1.制定年度印章需求计划，报印章管理委员会审批；2.负责印章刻制供应商的选择、评估和合同签订；3.保管印章登记台账，建立印章电子档案；4.审核各部门印章使用申请，办理使用登记手续；5.定期开展印章保管情况检查，提出改进建议；6.组织印章管理人员培训，提升业务能力。（三）财务部职责。财务专用章、发票专用章等涉及资金管理的印章，由财务部提出刻制申请，经办公室主任审核后报印章管理委员会审批。财务部负责：1.保管财务类印章，严格控制使用权限；2.审核印章使用申请，确保符合财务制度要求；3.定期核对印章使用记录，发现异常及时报告；4.配合开展印章专项核查，提供财务数据支持。（四）法务部职责。合同专用章、法定代表人私章等涉及法律事务的印章，由法务部提出刻制申请，经办公室主任审核后报印章管理委员会审批。法务部负责：1.审核印章使用申请的法律合规性；2.保管法定代表人私章，监督私章使用情况；3.参与印章管理制度修订，提供法律意见；4.处理印章使用纠纷，防范法律风险。（五）使用部门职责。各部门使用印章前，应明确印章管理责任人，负责本部门印章使用的日常监督。具体职责包括：1.制定本部门印章使用规范，报办公室备案；2.审核本部门印章使用申请，确保符合制度要求；3.监督印章使用过程，防止滥用或不当使用；4.定期向办公室报告印章使用情况，配合开展核查工作。三、印章刻制管理（一）刻制申请。印章刻制实行分级审批制度。单位公章、重大类别印章（如法定代表人私章）刻制需经单位主要负责人审批；其他印章刻制由办公室主任审批。申请部门需提交《印章刻制申请表》，内容包括印章名称、规格、材质、用途、使用范围等，并附相关制度依据。（二）供应商管理。办公室定期组织对印章刻制供应商进行评估，重点考察其资质、技术、信誉和服务能力。评估结果作为供应商选择的重要依据，建立合格供应商名录，实行优胜劣汰机制。严禁与无资质或信誉不良的供应商合作。（三）制作过程监督。印章刻制过程中，办公室应派员全程监督，确保印章质量符合规定。对印章形状、尺寸、字体、图案等关键要素进行核对，防止出现偏差。刻制完成后，组织相关部门验收，合格后方可投入使用。（四）刻制费用管理。印章刻制费用纳入单位年度预算，由办公室统一办理。建立刻制费用台账，详细记录印章名称、数量、单价、总价等信息，定期向财务部通报。严禁虚报冒领刻制费用，确保资金使用合规高效。四、印章保管管理（一）保管场所。印章实行分级保管制度。单位公章、法定代表人私章等重要印章由办公室主任指定专人保管，设置专用保险柜存放；其他印章由各部门指定专人保管，设置专用文件柜存放。保管场所应具备防火、防盗、防潮、防尘等安全条件。（二）保管责任。印章保管人应具备高度责任心和保密意识，严格遵守印章保管制度。实行双人双锁保管机制，重要印章由两人共同保管，确保安全。保管人不得擅自离岗，确需临时离开应委托他人代为看管。（三）交接管理。印章保管人发生变动时，应办理交接手续。交接过程由办公室监督，填写《印章交接登记表》，明确交接时间、印章名称、数量、保管人等信息。交接双方签字确认，确保责任清晰。（四）保管检查。办公室每月组织对印章保管情况进行检查，重点检查保管场所安全状况、保管人履职情况、印章使用记录等。检查结果形成书面报告，存档备查。发现问题及时整改，确保印章安全。五、印章使用管理（一）使用审批。印章使用实行分级审批制度。一般文件用印由部门负责人审批；重要文件用印由办公室主任审批；重大事项用印需经单位主要负责人审批。审批过程应在《印章使用申请表》上记录，明确审批人、审批时间、审批意见等信息。（二）使用范围。印章使用应严格限定在批准的范围内，不得超范围使用。各部门使用印章前，应确认用印事由符合制度规定，避免滥用或不当使用。办公室定期审核印章使用范围，及时调整或取消不再需要的用印权限。（三）使用登记。每次印章使用后，保管人应填写《印章使用登记表》，记录用印时间、用印事由、审批人、领用人、附件张数等信息。登记表应妥善保管，定期向办公室报告使用情况。电子印章使用应同步记录，确保可追溯。（四）特殊事项处理。涉及重大决策、重要人事任免、重大资产处置等特殊事项用印，应经单位主要负责人审批。紧急情况需临时用印，应先口头请示，事后及时补办手续。特殊情况用印应严格审核，防止违规操作。六、印章核查管理（一）核查周期。印章核查实行年度全面核查与专项核查相结合制度。每年12月底前完成年度全面核查，重点核查印章保管、使用、审批等环节制度执行情况。根据需要开展专项核查，重点解决突出问题。（二）核查内容。印章核查内容包括：1.印章管理制度建设情况；2.印章刻制、保管、使用全流程管理情况；3.印章台账、登记记录完整性和规范性；4.印章保管场所安全状况；5.印章使用审批程序执行情况；6.发现问题的整改落实情况。（三）核查方式。印章核查采取查阅资料、现场检查、人员访谈等方式进行。核查组由办公室牵头，抽调相关部门人员组成，必要时可邀请纪检监察部门参与。核查过程应形成书面报告，明确核查情况、存在问题、整改要求等。（四）整改落实。对核查发现的问题，办公室应制定整改方案，明确整改措施、责任人和完成时限。被查部门应积极配合，及时整改到位。办公室对整改情况进行跟踪督办，确保问题彻底解决。整改结果作为年度考核的重要依据。七、印章处置管理（一）废止处置。印章因名称变更、职能调整、工作需要等原因废止时，应按规定程序办理处置手续。办公室提出废止申请，经相关部门审核后报印章管理委员会审批。废止印章应予销毁，并填写《印章废止登记表》，记录废止原因、时间、销毁方式等信息。（二）销毁管理。废止印章由办公室组织销毁，确保销毁过程安全可控。销毁前拍照存档，销毁后填写《印章销毁报告》，由参与人员签字确认。严禁将废止印章随意丢弃，防止流失或被他人利用。（三）临时停用。印章因特殊原因需要临时停用，应经单位主要负责人审批，并填写《印章停用申请表》，明确停用时间、原因、保管安排等信息。停用期间应妥善保管，停用结束后及时恢复使用。（四）遗失处理。印章遗失后，保管人应立即向办公室报告，并采取以下措施：1.立即查找，查找期间暂停印章使用；2.查找无果后，填写《印章遗失报告》，经单位主要负责人审批后办理补刻手续；3.公告声明印章作废，防止被他人冒用；4.分析原因，提出改进措施，防止类似事件再次发生。八、责任追究（一）违规行为。对违反本制度的行为，视情节轻重给予相应处理：1.擅自刻制、伪造、变造印章的，责令停止违法行为，没收非法印章，对直接责任人给予处分；2.擅自转借、赠送印章的，责令立即纠正，对直接责任人给予警告或处分；3.违规使用印章的，视情节给予通报批评、经济处罚或行政处分；4.印章保管不善造成遗失或被盗的，对直接责任人给予处分，并承担相应赔偿责任。（二）责任追究。责任追究坚持分级负责、谁主管谁负责的原则。办公室对印章管理工作负总责，各部门对本部门印章使用负直接责任。对违反本制度的行为，应追究相关责任人的责任，并形成书面记录存档备查。（三）申诉机制。受处理人员对处理决定不服的，可向单位纪检监察部门申诉。纪检监察部门应认真核实，及时处理，确保处理结果公平公正。九、附则（一）制度修订。本制度由办公室负责解释，根据实际情况适时修订。修订程序参