应急资料档案管理制度

应急资料档案管理制度第一章总则第一条为规范应急资料档案的管理工作，确保应急资料的完整性、准确性、安全性和可利用性，为突发事件的预防、准备、响应和恢复提供有效支持，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称应急资料档案，是指本单位在应对各类突发事件（包括但不限于自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等）过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条应急资料档案管理工作遵循统一领导、分级负责、真实可靠、及时规范、安全保密、便于利用的原则。第四条本制度适用于本单位各部门及全体员工在应急管理相关工作中形成的各类应急资料档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等管理活动。第二章管理机构与职责第五条本单位应急管理领导小组是应急资料档案管理工作的领导机构，负责统筹规划、指导和监督应急资料档案管理工作，协调解决管理工作中的重大问题。第六条综合管理部门是应急资料档案管理的归口管理部门，具体职责包括：（一）贯彻执行国家及上级部门关于档案管理的法律法规和方针政策；（二）组织制定和修订本单位应急资料档案管理制度及相关工作细则；（三）负责对应急资料档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作进行具体指导和检查；（四）组织应急资料档案管理人员的业务培训和学习交流；（五）监督和检查各部门应急资料档案的形成、积累和归档工作。第七条各部门是应急资料档案形成的责任部门，应指定专人（兼职档案员）负责本部门应急资料的收集、初步整理、定期向综合管理部门移交，并配合综合管理部门做好应急资料档案的利用等工作。第八条应急资料档案管理人员应具备良好的政治素质和业务能力，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。第三章应急资料档案的收集与归档第九条应急资料档案的收集范围包括：（一）应急管理规划、预案体系：各类突发事件应急预案、应急演练方案及总结评估报告、应急能力建设规划等；（二）应急组织与指挥：应急组织机构设置、人员名单、职责分工、联系方式，应急指挥调度记录等；（三）应急资源信息：应急队伍、应急物资（设备、器材、药品等）的储备、分布、状态等信息，应急避难场所信息，外部救援力量联系方式等；（四）应急培训与演练：应急培训计划、教材、记录、考核结果，应急演练通知、脚本、过程记录（文字、照片、视频）、总结报告等；（五）突发事件应对处置：事件报告、接警记录、现场勘查记录、领导指示批示、会议纪要、应急响应启动与终止文件、处置方案、行动记录、协调沟通文件、新闻发布材料、伤亡损失统计、救援救助情况、调查报告、总结评估报告等；（六）应急宣传与教育：应急宣传材料、科普知识、宣传活动记录等；（七）应急资金与装备：应急经费预算、使用记录，应急装备采购、维护、报废记录等；（八）其他具有保存价值的应急管理相关文件材料。第十条归档要求：（一）归档的文件材料应真实反映应急管理活动的客观情况，手续齐全，内容准确，字迹清楚，符合归档规范。（二）凡属归档范围的电子文件，应连同其元数据一并归档，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子文件应使用符合国家标准的文件格式。（三）录音、录像、照片等声像材料应注明事由、时间、地点、人物、作者等信息，并配以文字说明，妥善保管。（四）各部门形成的应急资料，应在相关应急工作结束后（或按规定周期）及时进行收集、整理，并在规定时限内移交综合管理部门归档。对于具有连续性或正在进行中的应急工作，应按阶段或年度进行整理归档。第四章应急资料档案的整理与分类第十一条应急资料档案的整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。第十二条归档文件材料的整理步骤包括：分类、排列、编号、编目、装订、装盒等。第十三条应急资料档案的分类应科学合理，层次分明。可根据突发事件的类型（如自然灾害类、事故灾难类等）、应急管理工作的阶段（如预防准备类、监测预警类、应急处置类、恢复重建类等）或部门职能等方式进行一级分类，再根据需要进行二级或三级分类。具体分类方案由综合管理部门制定并统一执行。第十四条文件材料应按分类方案进行系统排列，同一事由的文件材料应集中排列，一般按时间顺序或重要程度排列。第十五条对应整理好的文件材料，应按照档案管理的要求进行编号和编制归档文件目录。目录应包括文件名、文号、责任者、日期、页数、保管期限、档号等要素。第五章应急资料档案的保管与保护第十六条综合管理部门应设立专门的档案库房或档案柜，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等设施设备，确保档案安全。第十七条档案库房应保持整洁、干燥，温度、湿度应控制在国家规定的范围内。严禁在档案库房内吸烟和存放易燃易爆物品。第十八条应急资料档案实行集中统一管理。纸质档案应装订成册，装入档案盒，整齐存放。电子档案应存储在专用服务器或存储介质中，并进行定期备份，防止数据丢失或损坏。第十九条建立档案库房管理制度，严格执行档案入库、出库登记手续。档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。第二十条对应急资料档案的密级划分、保密期限和管理，应严格按照国家及本单位保密规定执行。涉密档案应单独存放，并采取相应的保密措施。第二十一条对于破损、褪色、霉变的档案，应及时进行修复和复制，确保档案的耐久性。第六章应急资料档案的利用与借阅第二十二条应急资料档案的利用应遵循“为应急工作服务、严格审批、注意保密”的原则。第二十三条本单位内部人员因工作需要查阅应急资料档案，须经本部门负责人批准，报综合管理部门备案后，方可查阅。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。第二十四条外部单位因工作需要查阅本单位应急资料档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位分管领导批准后，由综合管理部门指定人员陪同查阅。第二十五条查阅档案时，应在指定地点进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘录。确需复制、拍摄、摘录的，须经综合管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责办理，复制件须加盖档案证明章。第二十六条档案借阅一般限在本单位内部。确因工作需要借出档案的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅登记手续，明确借阅期限。档案借出时间一般不超过规定天数，确需延长的，须办理续借手续。第二十七条借阅的档案应妥善保管，不得转借、遗失、损坏。归还时，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可入库。第二十八条查（借）阅档案者应严格遵守国家保密法律法规和本单位保密规定，不得泄露档案内容。对档案利用过程中产生的涉密信息，应按原密级管理。第二十九条综合管理部门应建立档案利用登记制度，详细记录档案利用情况，包括利用者、利用目的、利用内容、利用时间等。第七章应急资料档案的鉴定与销毁第三十条应急资料档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准参照国家有关档案保管期限的规定执行，并结合本单位应急管理工作的实际需要确定。第三十一条综合管理部门应会同相关业务部门组成档案鉴定小组，定期（一般每若干年）对应急资料档案进行鉴定。对已到保管期限的档案，应根据其现实价值和历史价值，重新核定其保管期限或提出销毁意见。第三十二条经鉴定确无保存价值需要销毁的档案，由档案鉴定小组提出销毁清单，报单位应急管理领导小组批准后，方可销毁。第三十三条档案销毁应指定两人以上负责监销，确保档案材料彻底销毁。监销人应在销毁清单上签字，并注明销毁时间、地点、方式等。销毁清单应永久保存。第三十四条严禁个人私自销毁档案材料，严禁将待销毁档案作为废纸出售或挪作他用。第八章信息化管理第三十五条积极推进应急资料档案的信息化建设，利用档案管理软件建立应急资料档案数据库，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理效率和服务水平。第三十六条电子档案的采集、存储、处理、传输、利用和管理应符合国家相关电子文件归档与电子档案管理的规范要求，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。第三十七条建立电子档案备份制度，定期对电子档案数据进行备份，并妥善保管备份介质，防止数据丢失或损坏。重要电子档案应进行异地备份。第三十八条加强档案管理系统的安全防护，采取身份认证、权限控制、数据加密、防病毒、防黑客攻击等安全保密措施，确保电子档案信息安全。第九章责任追究第三十九条对在应急资料档案管理工作中做出显著成绩的部门和个人，本单位应给予表彰和奖励。第四十条对违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评、行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定收集、整理、移交应急资料档案，造成档案材料缺失、损坏的；（二）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失、销毁应急资料档案的；（三）违反保密