会议管理制度 (三)

会议管理制度

1目的

为规范公司会议管理工作，保证会议质量，提高会议效

率，降低会议成本，特制定本制度。

2适用范围

本制度适用于公司会议管理。

3职责

3.1公司办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执

行监督。

3.2会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，尹有

权对违反本制度的行为提出处罚。

3.3会议组织部门负责会前、会间和会后的管理。

3.4公司办公室是公司总部会议的归口管理部门。负责

公司级会议管理制度的制定和完善；协助相关部门组织召开

公司级会议；对公司级会议决议进行督办。

3.5本制度规定的会议特指公司级会议。

4会议分类

4.1公司级会议：主要包括总经理办公会、党委会、党

政联席会、中层干部会、职工代表大会、员工大会以及公司

级周、月、季例会。

4.2上级或外单位在我公司召开的会议（如现场会、报

告会、办公会等）统一由公司办公室受理安排，有关业务对

口单位部门协作做好会务工作。

5会议管理

5.1会议提拟与审批。

5.1.1公司列会（如总经理办公会、党群例会、生产作

业会等）无须提拟和审批。

5.1.2公司临时会议由总经理直接提拟或由议题涉及业

务的主办部门负责人提拟，最终由总经理批准。

5.1.3凡涉及其它部门的议题，事先应与各相关部门协

商，尽量取得一致意见，如不能达成一致，应在提拟会议时

进行说明；如需要协商而未进行协商的议题，办公室将不予

安排上会。

5.2会议计划与统筹。

5.2.1每周五下班前，各部门将下周计划召开的会议，

统一报公司办公室，并同时将经分管领导审批后的会议申请

表以纸质形式报公司办公室（附申请会议情况表），办公室

根据情况统一安排，编制次周会议计划，经总经理审批后，

发放至各部门负责人。如部门不提供会议相关资料，办公室

将不予安排。

5.2.2凡公司办公室已列入计划的会议，如需改期或遇

特殊情况需安排新的临时会议时，会议召集部门至少提前1

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天提出，办公室负责平衡。未经办公室同意，任何人不得随

意打乱正常会议计划。

5.2.3会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整

体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、

公司临时会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会

议不受此限。

5.2.4除特殊情况外，开会不允许搞临时动议。

5.3会议时间要求

5.3.1公司级会议原则上应控制在2小时以内。其他经

同意召开的专题会应控制在1小时以内。

5.4会前管理。

5.4.1会议通知遵照以下规定：

5.4.1.1已列入会议计划表的会议，无调整的，不再另

行通知；

5.4.1.2属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的

原则进行会议通知：

5.4.1.2.1未列入会议计划而临时提拟的会议；

5.4.1.2.2虽然已列入会议计划，但需对会议议题、需

准备会议资料、会务安排等作特别说明；

5.4.1.2.3其它提拟人认为应另行通知的情况。

5.4.1.3会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为

与会人、会务服务提供部门;

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5.5.2.2主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、

议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,

进行必要的说明。

5.5.2.3会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际

情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间

和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效

率。原则上发言人的时间不超过10分钟。

5.5.2.4属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会

议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时

提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会

议就其后续安排统一意见。

5.5.2.5主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实

施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明

确。

5.6会间管理

5.6.1会议签到。参会人员须在会议召开前5分钟签到。

5.6.2会议纪律

5.6.2.1参会人员不得无故缺席，因故不能准时参会应

提前向会议组织部门请假。

5.6.2.2会议期间参会人员的手机等通讯工具一律禁

鸣，可保持振动状态。

5.6.2.3凡会议涉及保密事项，参会人员不得泄露。

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5.6.2.4主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议

记录员负责。

5.6.2.5会议要注重效率，降低会议成本。

5.6.3会议记录。

会议组织部门要安排专人做好会议记录，必要时可用摄

像、声音、照相等设备录制会议内容。

5.7会后管理。

5.7.1会议纪要

5.7.1.1会议结束后，需要印发会议纪要的，会议组织

部门要在1日内形成会议纪要。

5.7.1.2会议纪要应经会议主持人审核、签发后，及时

发给有关部门和人员。

5.7.1.3会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。

5.7.1.4凡是有公司领导参加并需要出会议纪要的会

议，原则上1日内以书面或0A形式报公司办公室，以利督

办工作。

5.7.2会议资料汇总与归档

会议结束后，会议组织部门要及时把会议资料进行收

集、整理和归档，归档资料包括会议议题、议程、材料、记

录、纪要以及声相文件资料等。

5.7.3会议执行与宣贯

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参会单位和祖关人员应认真执行会议决议，按照会议要

求，做好会议精神的传达和贯彻工作。

5.7.4会议决议事项督办

会议纪要的决议事项由会议组织部门负责督办。

5.8会议室的管理

5.8.1公司总部会议室调配、会议设备使用由公司办公

室统一管理。

5.8.2室内布置应简洁大方，物品摆放应整齐有序。

5.8.3参会人员应保持室内整洁。会议室使用后应立即

整理、清扫，关闭电源，确保安全。

5.9奖惩。

5.9.1迟到、早退、缺席。

5.9.1.1迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时

间前5分钟未到的，计为迟到。

5.9.1.2早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在

会议召开结束前提前离开会场的，计为早退。

5.9.1.3缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参

加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。

5.9.2处罚。

5.9.2.1无正当理由迟到、早退每次处20元的罚款。

5.9.2.2无正当理由缺席每次处以50元的罚款。

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5.9.2.3凡因通知错误或未通知等原因造成应参加会议

人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。

5.2.9.4会议期间，手机响铃一次处罚50元。

5.2.9.5未按规定向公司办公室或相关部门提供会议纪

要的部门，运营管理部通报考核。

5.2.9.6未按本会议管理制度严格执行的部门，运营管

理部通报考核。

本会议管理制度最终解释权归公司总部，自本制度发放

之日起，开始实行。

6流程图

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附表:

申请会议情况表

申请单位

会议主题

主持人

时间

地点

公司领导

参会人员

其他人员

议程控制时间

备注

分管领导审批