WPS Office高效办公应用与技巧大全 课件 第8章 文档审阅与保护

第8章文档审阅与保护汇报人:CONTENTS目录01

文档审阅技巧02

文档保护技巧03

文档备份与恢复文档审阅技巧01依次执行“审阅”|“拼写检查”命令，从光标所在段落开始检查在文档审阅时，依次执行“审阅”|“拼写检查”命令，系统会从光标所在段落开始检查文档中的拼写错误，能有效帮助发现并纠正拼写方面的问题，提升文档质量。功能按钮：更改、全部更改、忽略、全部忽略、添加到词典、删除、自定义词典在进行拼写检查时，会有一系列功能按钮可供操作。如“更改”可对错误拼写进行修改，“全部更改”能一次性修改所有相同错误，“忽略”则跳过当前错误，还有添加、删除等功能。使用“拼写检查”功能使用“文档校对”智能功能01依次执行“审阅”|“文档校对”|“立即校对”命令，系统扫描后得出结果在审阅文档时，依次执行“审阅”|“文档校对”|“立即校对”命令，系统会对文档进行全面扫描，之后得出校对结果，能快速发现文档中的各类错误。02单击“开始修改文档”按钮，单击问题标签和疑似错误可跳转至对应段落，选择修改或全部替换校对完成后，单击“开始修改文档”按钮，通过单击问题标签和疑似错误，可直接跳转至对应段落。此时可以对错误进行逐个修改，也能选择全部替换，提高修改效率。设置清除文本下的红色波浪线

在状态栏“拼写检查”列表中单击“选项”命令，或通过“文件”|“选项”进入设置若要设置清除文本下的红色波浪线，可在状态栏“拼写检查”列表中单击“选项”命令，也能通过“文件”|“选项”进入设置界面，以便对拼写检查相关选项进行调整。

取消勾选相关拼写检查选项进入设置界面后，取消勾选相关拼写检查选项，这样就能清除文本下的红色波浪线，让文档界面更加简洁，减少干扰。使用朗读功能检查文档和计时功能选项：全文朗读、选中朗读、输出语音、显示工具栏等，可操控播放及设置效果

使用朗读功能检查文档和计时时，有多种功能选项。包括全文朗读、选中朗读、输出语音、显示工具栏等，还能对播放进行操控，设置朗读的效果，方便从听觉角度检查文档。为文档添加批注便于参考和查看

将文本插入点定位于目标段落或选中文本，依次执行“审阅”|“插入批注”命令，在批注框输入内容若要为文档添加批注，先将文本插入点定位于目标段落，或者选中文本，然后依次执行“审阅”|“插入批注”命令，在弹出的批注框中输入相关内容，便于后续参考和查看。答复、标识、查看与删除批注

答复与标识利用批注按钮或右键菜单可对批注进行答复与标识。当将批注标记为“已解决”后，批注内容会变灰，这样能清晰区分批注的处理状态，便于管理批注。

查看批注通过功能区命令或【Ctrl+G】定位对话框可以依序查看批注。这种方式能快速定位到各个批注，方便审阅人员查看批注内容，了解文档的相关意见和建议。

删除批注可利用功能区命令、批注按钮或右键菜单删除批注。在文档审阅完成后，对于不再需要的批注，可以通过这些方式轻松删除，使文档更加简洁。进入修订模式修订文档依次执行“审阅”|“修订”命令进入修订状态在审阅文档时，依次执行“审阅”|“修订”命令，即可进入修订状态。进入该状态后，对文档的修改会被详细记录，方便查看修改痕迹。新内容下划线标示，删除内容显示在页边并记录用户名进入修订状态后，新添加的内容会用下划线标示，而删除的内容会显示在页边，同时还会记录进行修改的用户名，这样能清晰了解文档的修改情况和修改人。接受与拒绝修订的三种方法

方法1：利用功能区“接受”或“拒绝”命令在文档修订过程中，可利用功能区的“接受”或“拒绝”命令来处理修订内容。点击“接受”可认可修订，点击“拒绝”则不采纳修订，操作简单直接。

方法2：使用修订框按钮使用修订框按钮也能对修订进行接受或拒绝操作。在修订框附近有相应按钮，通过点击这些按钮，能快速处理修订内容，提高审阅效率。

方法3：通过右键菜单操作还可以通过右键菜单对修订进行操作。在修订内容上点击右键，会弹出菜单，其中包含接受或拒绝修订的选项，方便用户根据需求进行选择。设置批注和修订的显示

显示状态：可选择显示标记的最终状态、最终状态、显示标记的原始状态、原始状态在设置批注和修订的显示时，有多种显示状态可供选择。包括显示标记的最终状态、最终状态、显示标记的原始状态、原始状态，用户可根据自己的需求进行切换。

显示项目：通过“显示标记”命令选择显示或隐藏批注和修订的附属信息通过“显示标记”命令，能选择显示或隐藏批注和修订的附属信息。这样可以灵活控制文档中批注和修订信息的显示情况，使文档界面更加清晰。

显示开关：在“视图”选项卡勾选“标记”复选框开启显示若要开启批注和修订的显示，可在“视图”选项卡中勾选“标记”复选框。通过这个简单的操作，就能让批注和修订信息显示出来，便于审阅。设置批注和修订的用户名

依次执行“审阅”|“修订”|“更改用户名”命令若要设置批注和修订的用户名，依次执行“审阅”|“修订”|“更改用户名”命令，就能进入相关设置界面，对用户名进行修改。

在“选项”对话框输入用户名并勾选相关选项进入“选项”对话框后，在其中输入想要设置的用户名，并勾选相关选项，即可完成批注和修订用户名的设置，方便区分不同用户的修改。用好画笔功能勾画文档

依次执行“审阅”|“画笔”命令，选择颜色、种类和形状后进行勾画在审阅文档时，依次执行“审阅”|“画笔”命令，之后可以选择画笔的颜色、种类和形状，然后就能够在文档上进行勾画，突出重点内容。用好审阅功能查看批改痕迹单击“审阅”按钮打开“审阅窗格”在文档审阅过程中，单击“审阅”按钮就能打开“审阅窗格”。通过审阅窗格，可以集中查看文档的批改痕迹，便于对修改情况进行整体把握。依据审阅人、时间筛选，可快速定位并处理修订在审阅窗格中，可以依据审阅人、时间进行筛选。这样能快速定位到特定审阅人或特定时间的修订内容，方便对修订进行处理，提高审阅效率。比较两个文档并标记差异

依次执行“审阅”|“比较”|“比较”命令若要比较两个文档并标记差异，依次执行“审阅”|“比较”|“比较”命令，就能进入文档比较的操作界面。

选择原文档和修订文档，设置相关选项后生成结果进入比较界面后，选择原文档和修订文档，并设置好相关选项，系统会对两个文档进行对比分析，最终生成标记差异的结果，方便查看修改情况。标记定稿利用功能区命令或任务窗格命令标记定稿，但文档需保存为云文档。标记定稿能明确文档的最终状态，便于后续的确认和分享。邀请确认在“文档定稿”窗格单击“邀请确认定稿”，可添加人员或分享链接。通过这种方式，能邀请相关人员对定稿进行确认，确保文档内容的准确性。状态处理修改已定稿文档后可重新定稿或恢复版本，发起人可取消定稿。这样的状态处理机制能灵活应对文档修改后的各种情况，保证文档管理的合理性。文稿定稿流程和相关事项查看文档页数字数的两种方法

方法1：依次执行“审阅”|“字数统计”命令，在对话框查看统计信息若要查看文档页数字数，可依次执行“审阅”|“字数统计”命令，在弹出的对话框中能查看文档的页数字数等统计信息，了解文档的基本情况。

方法2：在状态栏左侧查看，单击“字数”按钮弹出对话框查看详细信息还可以在状态栏左侧查看文档的字数，单击“字数”按钮会弹出对话框，在对话框中能查看更详细的文档字数信息，满足不同的查看需求。文档保护技巧02对文档加密/解密的三种方法方法1：利用“文档加密”功能，设置打开权限和编辑权限密码详细描述：利用“文档加密”功能可对文档进行加密，能分别设置打开权限和编辑权限密码。这为文档提供了不同级别的保护，确保只有授权人员能打开和编辑文档，增强了文档的安全性。方法2：通过“选项”对话框的“安全性”标签设置密码详细描述：通过“选项”对话框的“安全性”标签来设置密码也是一种加密方式。在这个界面中可以灵活设置密码，满足不同用户对文档加密的需求，保护文档不被未经授权的访问。方法3：在“另存文件”对话框底部单击“加密”按钮设置密码，删除密码可解密详细描述：在“另存文件”对话框底部单击“加密”按钮即可设置密码对文档加密。若要解密，删除设置的密码即可。这种方式操作相对便捷，适合快速对文档进行加密和解密处理。设置限制使用所选定的样式

依次执行“审阅”|“限制编辑”命令，勾选相关选项并设置密码详细描述：依次执行“审阅”|“限制编辑”命令后，可勾选相关选项并设置密码。启动保护后，受限样式将不可用，从而限制了对特定样式的使用，有助于规范文档编辑。

启动保护后受限样式不可用详细描述：当按照上述步骤设置好限制编辑并启动保护后，文档中受限的样式就无法被使用。这能有效防止用户随意使用某些样式，保持文档格式的规范性和一致性。设置文档的四种保护方式

只读：允许查看但限制编辑详细描述：设置文档为只读保护方式，意味着用户可以查看文档内容，但不能对其进行编辑操作。这在需要共享文档但又不想被他人随意修改时非常有用，保障了文档内容的稳定性。修订：强制保留修改痕迹详细描述：选择修订保护方式，文档在被修改时会强制保留修改痕迹。这样方便查看是谁进行了修改以及修改的内容，有助于文档的审核和管理，保证文档修改的可追溯性。批注：仅允许插入批注详细描述：批注保护方式下，用户只能在文档中插入批注，而不能对文档内容进行实质性修改。这为用户提供了一种交流和反馈的方式，同时不影响文档的原始内容。填写窗体：增强安全性详细描述：设置填写窗体保护方式可增强文档的安全性。它可以限制用户只能在指定的窗体区域进行填写操作，防止对文档其他部分的误修改，保障文档信息的准确性和安全性。操作示例：选择可编辑内容，在“限制编辑”窗格勾选“设置文档的保护方式”，选择“只读”并启动保护详细描述：在操作时，先选择可编辑内容，然后在“限制编辑”窗格勾选“设置文档的保护方式”，选择“只读”并启动保护。这样就可以将文档设置为只读状态，限制他人对文档的编辑。不设置密码也可设置文档权限

依次执行“审阅”|“文档加密”命令，开启文档加密保护，添加指定人进行权限管理详细描述：依次执行“审阅”|“文档加密”命令，开启文档加密保护后，可添加指定人进行权限管理。即使不设置密码，也能通过这种方式控制不同人员对文档的访问和操作权限。实名认证文档生成文件DNA

依次执行“审阅”|“文档定稿”|“文档认证”命令详细描述：依次执行“审阅”|“文档定稿”|“文档认证”命令，可对文档进行实名认证。这是生成文件DNA的必要步骤，为文档的安全性提供了进一步保障。

开启认证后生成文件DNA，文档转为加密状态详细描述：开启文档认证后会生成文件DNA，此时文档将转为加密状态。文件DNA能唯一标识文档，加密状态则进一步保护文档内容不被非法获取和篡改。将文档转换为PDF格式依次执行“文件”|“输出为PDF”命令，设置输出范围和保存位置，单击“开始输出”详细描述：依次执行“文件”|“输出为PDF”命令后，可设置输出范围和保存位置，然后单击“开始输出”。这样就能将文档转换为PDF格式，便于文档的分享和打印，且PDF格式具有较好的稳定性。将文档输出为原样图片依次执行“文件”|“输出为图片”命令，设置输出方式、范围、格式等参数后开始输出详细描述：依次执行“文件”|“输出为图片”命令，可对输出方式、范围、格式等参数进行设置，设置完成后开始输出。这样能将文档输出为原样图片，方便在特定场景下使用。清除历史文档使用记录

01方法1：在“WPSOffice”界面“最近”标签右键选择“移除记录”详细描述：在“WPSOffice”界面的“最近”标签处，右键选择“移除记录”，即可清除该文档的使用记录。这有助于保护用户的隐私，避免他人查看使用过的文档记录。

02方法2：在“文件”界面“最近使用”列表右键选择相关清除命令详细描述：在“文件”界面的“最近使用”列表中，右键选择相关清除命令，也能清除历史文档使用记录。这种方式操作简单，能有效保护用户的文档使用隐私。文档备份与恢复03依次执行“文件”|“备份与恢复”|“文档修复”命令依次执行“文件”|“备份与恢复”|“文档修复”命令，通过此操作能对有乱码或打不开的文档进行修复。上传文档后，系统会对其进行解析并修复，以解决文档存在的问题。修复有乱码或打不开的文档恢复误删和格式化的文件

依次执行“文件”|“备份与恢复”|“数据恢复”命令依次执行“文件”|“备份与恢复”|“数据恢复”命令，可用于恢复误删和格式化的文件。选择恢复类型后，系统会进行扫描，勾选需要恢复的文件即可完成恢复操作。查看文件历史版本的三种方法

在标题栏文件名处悬停，单击“最近保存”或右键