单位公章使用审批登记管理制度

单位公章使用审批登记管理制度所有使用本单位公章的情形，必须提前完成申请审批和登记流程，严禁任何未经审批、私自用印的行为，本制度所指单位公章包含单位行政公章、单位法定代表人名章，单位各类业务专用章、财务专用章参照本制度执行。对外正式发文用印，由拟稿人填写公章使用审批单，逐项写明用印事由、用印份数、发往单位，同时附上拟发文件的原稿，先由拟稿部门负责人初审签字，确认文件内容真实准确、符合单位工作部署和相关法规制度要求后，报送分管领导审核，分管领导确认同意后报送单位主要负责人签字审批；主要负责人外出无法现场签字的，申请人要通过办公系统、电话或者工作群正式请示，获得明确同意后由办公室经办人记录请示内容和结果，用印后三个工作日内补全审批签字手续。开具各类证明用印，员工个人因私事办理的在职证明、收入证明、参保证明等，由员工本人填写审批单，写明证明用途和接收单位，经所在部门负责人签字确认内容属实后，报送人事部门负责人复核，再由分管人事的领导审批；对外出具的资质证明、投标证明、合作证明等业务类证明，由业务经办人填写审批单，经部门负责人初审、分管业务领导审核后，涉及重大项目、金额超过五十万元的投标与合作业务，必须报送单位主要负责人签字审批。各类合同、协议用印，所有对外签订的经济合同、合作协议、劳务合同、项目分包协议，都必须先经过单位合规审核岗位或者外聘法律顾问进行内容审核，出具明确的书面审核意见后，再按层级走审批流程：合同金额十万元以下的常规业务合同，由业务部门负责人、合规审核负责人、分管业务领导联合签字审批即可用印；合同金额十万元以上五十万元以下的，需要追加单位主要负责人签字审批；合同金额五十万元以上的重大合同，必须经过单位领导班子集体研究讨论通过，形成集体研究记录后，由主要负责人签字审批。因工作需要携带公章外出使用的，必须由申请部门提交书面申请，写明外出用印的事由、地点、使用时间段、随行保管人员，经部门负责人签字、分管领导审核后，必须由主要负责人签字同意方可办理借出手续；借出公章必须由两名以上工作人员共同保管，使用完毕后当日必须将公章送回单位存入专用保险柜，严禁单人携带公章外出，严禁公章在外过夜，特殊情况确需在外停留超过二十四小时的，必须提前向主要负责人书面报备，并且每天向办公室负责人上报公章保管位置和状态，返回单位后第一时间归还登记。所有完成审批的用印申请，必须在办公室的公章使用登记簿上逐项登记，登记内容包括用印日期、申请人姓名、所在部门、用印事由、用印份数、发往单位、审批人签字、用印经办人签字，携带外出用印的还要额外登记借出时间、归还时间，留存申请材料复印件和随行携带人员的身份信息复印件；所有用印都必须留存用印后的文件副本或者复印件，按年度整理存入单位档案备查，严禁不登记直接用印。单位公章由办公室指定政治素质合格、责任心强的专人负责保管，保管人必须坚持原则、严守工作秘密，公章日常必须存放在带防盗锁的专用保险柜内，不使用时随时上锁，每日下班之后必须确认保险柜锁闭，严禁将公章随意放置在办公桌面或者无锁的储物柜中，严禁将公章交给非指定保管人员私自保管；保管人因事请假、外出超过一个工作日的，必须向办公室负责人报备，由办公室负责人指定临时保管人员，办理公章交接手续，做好交接记录，严禁口头交接无记录。公章保管人在用印前必须核对审批手续，只有审批流程完整、所有相关责任人签字齐全的用印申请，方可安排用印；审批手续不全、用印事由不清晰、相关责任人未签字的，保管人有权直接拒绝用印，并且第一时间向办公室负责人报告情况；严禁保管人私自用印，严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同、空白授权书上加盖公章，特殊工作确需在空白材料上加盖公章的，必须经主要负责人出具书面签字同意文件，明确限定空白材料的具体用途、有效期限、最大使用范围，登记清楚空白材料的份数和编号，使用完毕后剩余的空白材料必须全部收回销毁，未使用的空白材料要及时核销登记信息，申请人不得私自留存。用印时必须保证印迹清晰、位置端正规范，印迹模糊、位置错误的要重新加盖，严禁错盖、漏盖。公章保管人发现公章丢失、被盗的，必须第一时间向单位主要负责人和办公室负责人报告，及时联系公安部门报备，并且登报发布公章作废声明，按规定程序申请重新刻制公章。有下列情形之一的，视情节轻重给予批评教育、扣发绩效工资、调整工作岗位、解除劳动关系处理，造成单位经济损失或者法律责任的，追究相关人员的赔偿责任，触犯法律法规的移送司法机关依法处理：未经审批私自用印的；审批手续不全擅自用印的；允许非指