《项目质量管理体系内部审核》-项目十

学习任务公司准备在今年10月份进行内部审核，黄总在开会时，对李响说：“小李，给你一天时间，给我出个方案，怎样进行内部审核？谁应该在什么时间干什么？要最详细的，明天下午下班前送到我办公室。”李响一听立刻就知道了这次任务时间紧、任务重，自己得赶快“充电”，赶紧去查阅资料，这个工作要从哪里着手准备呢？下一页返回学习任务【小知识】质量审计，作为内部审计的一项新课题和企业质量管理体系一个关键性的接口，正日益引起企业，尤其是取得ISO9000族标准注册资格企业的关注和重视。它对于体系的不断完善和发展，起着极为重要的作用。为此，如何搞好质量体系内部审核对企业的规范运作和持续改进有着重要的作用，那么企业应该如何着手进行内部审核呢？1.管理层的高度关注2.审核队伍的精心建设

上一页下一页返回学习任务3.审核工作的严谨务实（1）重视审核准备。（2）开好三个“会议”。（3）抓好现场调查。（4）撰写好一个“报告”。4.加强内部审核的后续跟踪上一页返回知识导航1.质量管理体系审核的认知（1）与审核有关的术语。审核（3.9.1）（audit）为获得审核证据（3.9.4）并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则（3.9.3）的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程（3.4.1）。有关审核的术语关系如图10-1所示。（2）审核对象。针对质量管理体系——必须是规范的体系。如何衡量质量管理体系的规范性呢？从图10-2四点进行衡量。下一页返回知识导航（3）审核的目的。审核目的是确定审核应完成什么，包括：确定受审核方管理体系或其一部分与审核准则的符合程度；评价管理体系确保满足法律法规和合同要求的能力；评价管理体系实现特定目标的有效性；识别管理体系潜在的改进方面。上一页下一页返回知识导航（4）审核的分类。1）审核对象分类法。①产品质量审核。②过程(工序)质量审核。③质量管理体系审核。三者的区别如表10-1所示。上一页下一页返回知识导航2）审核方分类法：第一方审核、第二方审核和第三方审核。第一方、第二方、第三方审核的比较如表10-2所示。3）审核范围分类法。按审核范围分类有：全部审核、部分审核和跟踪审核三种。上一页下一页返回知识导航（3）审核的原则。1）与审核员有关的原则。①道德行为：职业的基础。②公正表达：真实、准确地报告的义务。③职业素养：在审核中勤奋并具有判断力。2）与审核活动有关的原则。①独立性。②基于证据的方法。（4）质量管理体系内审的流程。质量管理体系内审的流程图如图10-4所示。上一页下一页返回知识导航2.审核策划组织开展内审前，应有一个策划过程。策划结果应形成书面文件，主要包括审核计划、审核组、审核用工作文件和资料(包括文件审查)、通知审核等。通过内审策划，应做到：a)计划落实。包括审核计划得到批准，审核计划为审核组和受审核部门充分了解；b)责任落实。包括建立审核组并明确分工，各受审核部门负责人届时在场并已有准备；c)工作文件落实。包括各类工作文件齐备，所有文件、记录都能得到理解并能有效应用。内部审核的主要活动如图10-5所示。上一页下一页返回知识导航（1）制订审核计划。审核计划包括年度审核计划和审核活动计划(审核大纲)。年度审核计划是审核策划的始端也是总纲，审核活动计划则是按照年度审核计划安排具体实施。（2）审核计划的类型和格式。1）集中式年度审核计划。主要特点是：在某计划时间内安排的集中式审核。每次审核可针对全部适用过程及相关部门，也可针对某些过程或部门；上一页下一页返回知识导航审核后的纠正行动及跟踪在限定时间内完成；审核的时机大多为：新建质量管理体系运行后，质量管理体系有重大变化时，发生重大事故时，外部质量审核前，领导认为需要时。集中式审核应编制审核计划表，具体如表10-3所示。上一页下一页返回知识导航2）滚动式年度审核计划。滚动式年度审核一般在通过第三方质量管理体系认证后被采用。主要特点是：①审核持续时间较长。②审核和审核后的纠正及其跟踪陆续展开。③在一个审核时期内应保证所有适用要素及相关部门得到审核。④重要的要素和部门可安排多频次。滚动式年度审核计划如表10-4所示。上一页下一页返回知识导航3）审核活动计划。审核活动计划是对本次审核活动的具体安排，应形成文件，由审核组长制订并经主管/管理者批准。审核活动计划应明确审核的目的和范围，审核依据的文件(标准、手册及程序等)，审核组成员名单及分工情况，审核日期和地点，受审核部门，首次会议、末次会议的安排，各主要质量审核活动的时间安排，审核报告日期等。动计划详细内容如表10-5所示。上一页下一页返回知识导航4）跟踪审核计划。对纠正措施的实施过程及结果应进行跟踪审核，必要时该类审核活动也应制订计划，但其范围、对象将被限制在前次审核的不合格项方面。5）临时性审核计划。临时性审核是指年度审核计划安排以外的审核。该类审核往往是由于特殊情况或特殊要求而提出的。上一页下一页返回知识导航（3）编制审核计划注意事项。1）审核计划可按部门或活动(过程)来编写，不再以要素来编写，一般更侧重于按部门审核。2）审核计划的具体内容应与受审核方的规模和复杂程度相适应。3）在编制年度内审计划时，若采用滚动式审核，则相应要素应改为相应的过程或活动，应在一个审核周期内确保对产品实现过程和支持过程的全面覆盖。4）审核组分工时应注意把具备专业能力的审核员安排在产品实现过程或产品的测量过程的审核上，以确保审核有效进行。5）审核计划中应强调安排对领导层的审核。上一页下一页返回知识导航3.成立审核组根据审核活动目的、范围、部门、过程以及审核日程安排，选定审核组长和成员，建立审核小组。(1)审核组的规模和组成应当考虑的因素。1)审核目的、范围、准则以及预计的审核实践；2)为达到审核目的，审核组所需的整体能力；3)审核组成员之间协作沟通能力。上一页下一页返回知识导航(2)审核组组长和审核员的人选应掌握的原则。1)能够用官方语言在口头和书面上清楚、流利地表达思想和意见；2)理解并掌握实施质量管理体系审核所依据的标准，掌握一定的审核技巧；3)能够制定审核计划、编制检查表、实施审核和编制审核报告等；4)具有从事质量管理和企业管理的经验，并有一定的工厂生产实际经验；上一页下一页返回知识导航5)能正当地获取和公正地评定客观证据；不卑不亢，忠实于审核目的；不受干扰，坚持正确的意见；坦率、成熟、坚毅，不因干扰导致偏差等；

6)能遵守保密规定，不发表与审核组意见相违背的个人意见；7)能尊重同事和受审核方的所有人员；8)能始终注意维护审核的独立性。审核结论不应受隐含利益、偏见和其他思想的影响；9)审核组组长应注意“审核员不能审核自己的工作”原则。上一页下一页返回知识导航(3)审核员按分配任务做好各项准备工作。1)熟悉必要的文件和程序；2)根据要求编制检查表；3)考虑前次审核结果应跟踪的项目。(4)工作文件。1)检查表：通常由被指定审核部门的审核员制定；2)记录表：现场审核时记录审核发现的表格；3)报告样式：包括不合格项报告、审核报告的样式。上一页下一页返回知识导航(5)开审核组会议。1)组织：应建立审核组织，指定组织内审负责人(如管理者代表)，明确日常工作负责部门以及其他部门应负的职责；应选择、培训、形成一批合格的内审员(最好每个部门至少有一名内审员)，以确保审核活动必需的人力资源。2)文件：应建立并保持内审程序，规定内审的基本步骤、要求、责任与方法，应建立完善内审工作文件，如年度审核计划、审核活动计划、检查表、现场审核记录表、不合格项报告、纠正措施报告、审核报告等。上一页下一页返回知识导航4.编制检查表（1）检查表的类型。1）过程检查表。这是一种按照ISO9001标准条款编制的检查表，其关键是选择部门，分清主次。如编制与顾客有关的过程(7.2)检查表，主要部门为销售部，主要相关部门为生产部、技术部、财务部等。采用过程检查表，优点是审核有深度，审核易发现系统内“接口”问题，缺陷是造成审核部门的重复。如表10-6所示。2）部门检查表。按照部门编制检查表，关键是选择过程，分清主次，如表10-7所示。上一页下一页返回知识导航（2）检查表的编制方法。1）制定过程审核流程图。过程审核流程图如图10-6所示。2）受审核部门的选择。受审核部门宜为一个相对独立的组织单元。如RS公司总装分厂下设有许多科室、车间，宜分别编制。上一页下一页返回知识导航3）审核地点的选择。审核地点应确定且唯一确定，这是计划审核项目时必须考虑的因素。如销售部的审核地点放在办公室，审核项目应能在办公室取证。4）审核时间的确定。审核时间是指在某被审核部门和审核地点，完成既定的审核任务，预计所花费的审核时间。如在销售部办公室审核，预计时间为3小时。5）审核过程的确定。审核过程是指对被审核部门应审核哪些过程，这必须事先确定且需考虑全面。在确定被审核部门审核过程时，应分清分管过程、主相关过程和通相关过程。上一页下一页返回知识导航6）检查项目、证据及方法的确定。检查项目、证据及方法是检查表的主要内容，编制时，应把握以下要点：——“分管过程”的检查内容应详尽、全面；“主相关过程”的检查内容只涉及由其组织实施、控制的部分职能；“次相关过程”的检查内容应是对各部门都必须遵守的内容和要求；——应以组织的质量管理体系程序文件为主要依据确定检查项目、证据及方法。因此，在编制检查表时，应明确与被审核部门相关的程序文件；——程序文件中有记录要求的条款列为必查项目，无记录要求时，应选择关键的接口或有问题的条款作为检查项目；——检查项目、证据通常应与程序文件相对应，证据及方法应与检查项目相对应。上一页下一页返回知识导航7）检查依据的确定。检查依据是指与检查项目、证据及方法相对应的组织程序文件条款。（3）检查表的作用。1）明确与审核目标有关的样本；2）使审核工作规范化；3）按检查表的要求进行调查研究，可使审核目标始终保持明确；4）便于掌握审核进度；5）有时可作为审核记录存档。上一页下一页返回知识导航（4）设计检查表应注意事项。1)对照标准和手册的要求设计检查表；2)选择典型的质量问题和常见的执行漏洞，平常容易忽视的问题，但不应钻牛角尖；3)结合受审核部门特点；4)抽样应有代表性；5)时间要留有余地；6)要有可操作性，有具体操作方法。如抽选什么样本，数量多少，通过问什么问题，观察什么事物而取得客观证据等。7）部门进行审核时，要包含所有涉及的要素；按要素进行审核时，要包含所有涉及的部门。上一页下一页返回知识导航（5）内审检查表的特点。1)内审检查表的格式内容可相对固定；2)通过一段时间内审实践后，应能形成内容相对稳定的标准检查表；3)根据审核工作的需要，可在标准检查表基础上制订针对不同问题、不同部门、不同活动的检查表；4)检查表应覆盖质量管理方面的全部要求，不应局限于质量管理体系标准方面的要求，并可包含本组织的一些特殊要求；5)检查表可作为受审核部门准备接受审核的参考文件，便于取得对审核的了解和认真做好审核准备工作。上一页下一页返回知识导航（6）检查表的使用。灵活有效地使用检查表是一个经验积累和熟练的过程。对刚开始从事审核工作的审核员可着重注意以下方面：1)不应只采用YES／NO问答的模式，否则会导致审核失败；2)审核员进入一个部门或区域时，可请有关人员介绍体系是如何运作的；3)询问执行人员是如何工作的，是否有文件规定或记录；4)观察执行人员按照有关程序工作的情况；上一页下一页返回知识导航5)验证必要的记录或文件；6)按手册程序或标准评价上述了解到的情况，并决定是否符合要求；7)最后利用检查表确保所有方面的要求都已查到；8)切忌机械地从检查表的第一个问题按顺序开始，应该把提问、评价、记录结合起来，然后利用检查表确保提出了所有的问题并得到答复；9）尽可能不要照着事先准备好的检查表去宣读一个个问题。实际上熟练的审核员的检查表是记在脑子里的。上一页返回技能项目：公司准备进行内部审核【学习目标】1.培养初步运用质量管理思想组织审核工作的能力；2.训练学生把握内部审核的主要活动，运用所学知识将内审活动运用到模拟公司进行实际操作；3.培养学生良好的团队合作精神。【学习方法】1.深入企业调研，以企业的实际运作为模板，搜集有关质量管理体系内部审核准备材料。2.利用网络、图书馆查阅相关资料，搜集整理相关质量管理体系内部审核准备材料。3.通过小组合作，角色扮演完成模拟公司内部审核的准备工作。下一页返回技能项目：公司准备进行内部审核【学习过程】1.讨论并帮助李响完成他现在的任务，所需基础资料自拟。2.编制集中式年度审核计划3.编制审核活动计划4.成立