档案管理规定

紫金矿业建设建限公司XZSJ.Z.1-2018

档案管理规定

厦门设计分公山第E版第0次修改

1目的和适用范围

本标准规定了档案管理方法及要求，目的是为了提高公司档案工作的科学管

理水平，使档案更好地为设计、科研等工作服务。

本规定适用于公司工程设计、工程咨询在不同阶段形成的产品文件资料、原

始文件资料、电子文件的归档、整编、入帐、填卡、入库、档案管理和借阅服务

的过程控制。

2定义

本规定采用GB/T19000-2016idt1S09000：2015的定义。

3职责

3.1档案室职责

办公室为公司档案管理部门，全面负责公司档案、质量管理记录的验收、整

编、保管，提供利用、组织清理鉴定等工作。

3.2协作单位职责

公司各部门负责人负责督促本部门专业人员按GB/T50328-2014《建设工程

文件归档规范》和公司有关规定要求协助项目负责人进行文件归档整理，并组织

归档文件的修改与补充。

3.3项目负责人

各阶段（项目建议书、预可研、可研、投标书、方案、技术设计、初设、施工、

竣工及更改）等设计任务完成后，项目负责人负责将该阶段任务所形成的产品、原

始文件资料、电子文件、计算书、设计变更通知单等质量记录收集齐全并加以整

理归档，同时负责归档后的修改、补充工作，以保证工程档案的系统性、完整性、

准确性。归档应在规定时间内完成，如遇特殊情况不能按时归档的，项目负责人

应出具书面报告，说明原因和延期时间，经公司总经理或总工程师批准签字认可。

4内容和方法

4.1工程项目设计文件材料归档、验收

高阶段设计任务完成并由文印室制作文本后，项目负责人应将正式文本和相

应电子文件送档案管理员验收归档。归档同时应向档案验收人员索取“技术资料

归档单”（Z.1-1）。

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档案管理员核对后，如发现归档图纸有签署不全、图签框、图纸编号等错误

时，应要求归档人进行改正。符合要求后，档案管理员方可签名登记后打印、分

发。按规定需送市图的图纸按验收、送审、修改、再验收、再打印、分发程序进

行。施工图归档由项目负责人严格按先归档验收程序进行。

工程各阶段任务结束后，由项目负责人负责将设计输入的原始文件及其它质

量管理资料收集齐全（见《记录控制程序》）并整理后，填写“技术资料归档单”

（Z.17）交档案管理员验收，验收人员核对•“技术资料归档单”后，如发现归档资

料不全，应予以拒收，要求归档者补齐。如归档资料齐全，则双方签字办理交接

手续。

设计变更通知单应按《设计控制规定》XZSJ.Z.6-2018中设计变更的规定进

行归档。

4.2档案的整编

4.2.1档窠管理员必须对归档后的工程文件资料进行分类、编号、整理、编目、

编制检索工具，填写档案著录卡并将其输入电脑，使经过整编的档案，既便于保

管，又利于提供利用。

4.2.2档案管理员负责做好修改、补充图的更替、配套工作，使归档的档案达到

完整、准确、系统的要求。

4.2.3档案管理员应及时编制薄式分类总帐，作为内部工作人员或资料查阅的记

录。

4.3档案的保管

4.3.1底图与蓝图设II档案实施分别保管。档案管理员按照“整编入库记帐单”

（Z.1-2）上填写的入库数量和“技术档案登记簿”（Z.1-3）上登记的项目核对帐、

物、卡及时登记“技术档案库帐”（Z.1-4）上架提供借阅利用。

4.3.2档案管理员每半年对库存档案要进行保管情况检查，如发现问题，及时向

本部门领导报告，并及时采取措施和对策。

4.3.3档案管理员应保持档案整洁卫生，做好档案损毁的防治工作，最大限度地

延长档案寿命。

4.4档案的利用

4.4.1档案管理员应端正服务态度，工作认真细致、主动、热情、调档准确、迅

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速。

4.4.2库存底图一律不得外借，底图复用时应由项目负责人填写“文印任务通知

单”报公司设计管理处市核签字后，档案管理员应将底图与新图配套后送文印管

理员打,印。因设计工作需要，本公司专业人员复制一般档案底图也应填写“文印

任务通知单”，由部门负责人、设计管理处签字。复制技术秘密档案需经部门负责

人审查签字，设计管理处负责审核登记，总工程师批准方能复制。

4.4.3借阅蓝图和工程设计档案时，档案管理员应严格按《档案借阅制度》和《档

案丢失的赔偿办法》执行，以保证资料利用工作的正常开展。

4.5档案的鉴定和销毁

4.5.1档案的鉴定工作，原则五年左右进行一次，如遇特殊情况可适当提前或推

迟。鉴定工作计划由档案管理员提出，报设计管理处列出工作计划。在总工程师

领导下，由各部门负责人、专业人员、档案管理员组成鉴定小组。鉴定小组人员

按“鉴定工作计划”，中确定的原则、标准、要求、步骤开展鉴定工作。

4.5.2经鉴定需作废的档案，由鉴定小组编制“档案销毁清单”（Z.1-5）,经鉴定

小组成员和设计管理处负责人签字，报请公司总经理批准。经批准后，由档案管

理员抽出实物，注销帐、卡，并会同公司有关部门共同负责销毁和鉴销。

4.6档案对外交流

4.6.1委托方单位来人，来函需要查阅或索取一般档案时，需持单位正式介绍信

（或单位正式介绍信传真件）经公司总工程师审查签字后由档案管理员办理。

4.6.2委托方单位来人，查阅或索取技术秘密档案时需持单位正式介绍信，经设

计管理处审查签字报总工程师批准后，由档案管理员办理。

4.6.3委托方单位按合同规定需要电子版文件时应由项目负责人提出报设计管理

处审查登记，公司总经理批准，同时档案管理员要进行文本转换处理，形成不可

更改（PDF）文件后提供。

4.6.4档案管理员应根据正式介绍信接待，提供经公司审查同意的档案。未经公

司审查或审查不同意的应予拒绝。

4.6.5建设单位需要补晒设计文件或图纸，由项目负责人申请，设计管理处审核

后报公司总经理或总工程师批准，文印管理员应按图纸数量计算收费金额，财务

收费并开具发票后才能打印供给。

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4.6.6外单位(非该工程的建设单位)索取我公司档案时，一般情况不予提供。

特殊需要，须经设计管理处审核、确定收费金额并报总经理批准。文印管理员见

批件后方可打印。

4.7罚则

4.7.1对没有完整、准确、系统归档的工程项目，以及归档不合格须作重大修改

后才能归档入库的均按未完成任务论处，该项目结算时不予结算，直到全部资料

归档验收合格并经档案管理员和部门负责人审核确认签字后方可结算。

4.7.2归栏不完整的工程项目、科研成果等不得申报优秀工程成果。

4.7.3对借阅档案资料长期不归还或将其丢失者，按公司《档案丢失赔偿办法》

进行赔偿。

5相关文件

《记录控制程序》XZSJ.C.2-2018

6记录

技术资料归档单(Z.1-1)

整编入库记帐单(Z.1-2)

技术档案登记簿(Z.1-3)

技术档案库帐(Z.1-4)

档案销毁清单(Z.1-5)

附件一

附件一：档案借阅制度

附件二：档案丢失赔偿办法

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附件一

档案借阅制度

为提高档案的利用率及避免档案的流失，特制定公司档案借阅管理制度如下:

1、员工借阅档案时，应先填写《档案借阅登记表》，然后填写《借阅卡》及

本人《借阅讦》。

2、借阅者对借出的档案应妥善保管，不得遗失、损失、涂改、剪贴，用毕及

时归还。档案管理员当面清点无误后给予销证、销卡。

3、借阅档案的期限一般为五个月，每人借出档案累计数不能超过10份。对

到期的档案，档案管理员应先告之借阅期限已到并要求按时归还。确属工作需要,

应由部门领导审核后方可办理续借手续，续借时间不得超过六个月，出差人员可

延期半年。

4、可跨专业查阅施工图，但不能跨专业借出使用。如确因工作需要，须经设

计管理处审核，公司分管领导批准后，方可跨专业借阅。

5、凡属公司技术秘密的档案，一律不对外借、查阅，特殊情况须经总经理签

字同意方可。

6、本公司员工不得为外单位人员借阅档案或提供档案中的有关材料，一经发

现将视情节轻重给予经济处罚或行政处分。

7、外单位人员来我公司查阅档案时，须先经办公室核实及设计管理处负责人

批准，档案管理员凭签字批准的介绍信方可接待。并按规定收取费用。

8、调出人员在办理手续前，应归还全部档案（未归还档案不能转入他人借阅

证上），否则档案管理员不允许签字、办公室人力资源不得办理相关手续，未归还

档案则按档案丢失赔偿办法赔偿。

9、档案管理员若利用职务徇私，一经发现将给予经济处罚，情节严重者除经

济处罚外，还将给予行政处分。

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附件二

档案丢失的赔偿办法

国家《档窠法》明确规定：”档案是国有资产的重要组成部分”“对于在职

务活动中形成的文件材料不归档者，对损毁、丢失或利用档案材料谋私利者，应

根据情节轻重给予经济处罚或行政处分”。根据上述法定文件规定，对丢失档案的

人员进行赔偿处理，公司特制定具体办法如下：

1、丢失一般档案，由档案管理员计算数量及赔偿金额，赔款最低不少于档案

制作成本费的10倍。

2、丢失孤本档案和技术秘密档案，由档案管理员将其名称、内容和相应库藏

情况报告设计管理处和分管领导。设计管理处要根据丢失档案的利用价值进行评

估，提出赔款金额并报总经理审定后，由财务扣款。赔偿金额为500-8000元人民

币。

3、员工私自将档案材料转让给外单位，而谎报丢失者，一经查出，由设计管

理处根据技术的属性和水平进行评估，对当事人除按技术转让费赔款外，公司还

将视情节严重程度给予行政处分。

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典门设计分公H第E版第0次修武

技术资料归档单（Z.1-1）

年月日

文字蓝图底图

序

名称底稿页备注

号份张电子版份张电子版份张电子版

归档管理员:归档人:验收入:

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整编入库记帐单（Z.1-2）

年入库入库底图

作废蓝图底稿页备注

月H底图文字蓝图份张张数加图

归档人:

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典门设计分公口］第E版第0次修武

技术档案登记簿（Z.1-3）

底图入库蓝图（文字）入阵

雕

编号名称密级每份备注

期限年月□*数折A签收年月□份数签收

张数

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典门设计分公口］第E版第0次修武

技术档案库帐（Z.1-4）

入库时间作废时间

折合保管

库号密级底稿备注

年月