涉密文件收发借阅销毁管理细则

涉密文件收发借阅销毁管理细则第一章总则第一条为规范涉密文件的收发、借阅、销毁等全生命周期管理，确保国家秘密和企业商业秘密的绝对安全，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例、相关保密标准以及行业监管要求，结合本单位实际情况，特制定本管理细则。第二条本细则所称涉密文件，是指载有国家秘密或企业内部商业秘密、工作秘密，且密级划分为“绝密”、“机密”、“秘密”的书面文字材料、数据载体（包括硬盘、光盘、U盘等）以及相关涉密电子文档。所有涉密文件均应实行严格的闭环管理，确保可控、可查、可追溯。第三条涉密文件管理遵循“积极防范、突出重点、依法管理、既确保国家秘密又便利各项工作”的原则。实行业务工作与保密工作同计划、同部署、同检查、同总结，将保密责任落实到具体岗位和个人。第四条本细则适用于本单位各部门、各子公司及全体员工（含借调人员、实习人员、劳务派遣人员）。所有接触涉密文件的人员必须具备良好的政治素质和职业道德，经过保密教育培训并签订保密承诺书后方可在授权范围内开展工作。第二章组织机构与职责第五条单位保密委员会（以下简称“保密委”）是涉密文件管理的最高领导机构，负责审定涉密文件管理相关制度，指导、监督和检查全单位涉密文件管理工作的落实情况，对重大涉密违规事件进行查处。第六条保密办作为保密委的日常办事机构，具体负责涉密文件管理的组织实施。其主要职责包括：（一）制定和修订涉密文件管理细则及相关操作规程；（二）负责涉密文件统一编号、密级界定指导；（三）监督检查各部门涉密文件的收发、流转、使用、保管和销毁情况；（四）组织涉密文件管理人员的业务培训和保密教育；（五）负责涉密文件销毁的监销工作。第七条各部门负责人是本部门涉密文件管理的第一责任人，负责指定本部门兼职保密员（或文档管理员），具体承办本部门涉密文件的签收、登记、分发、借阅、保管、清退和销毁申报等工作，确保涉密文件在部门内部流转的安全。第八条专职档案管理人员负责对归档后的涉密文件进行集中管理，负责涉密档案库房的安全维护，并提供涉密档案的查阅服务。第三章涉密文件的定密与标识第九条涉密文件在产生前，承办人应当依据保密范围表拟定密级、保密期限和知悉范围，报定密责任人审批。文件一经产生，必须立即作出密级标识。第十条涉密文件的标识应当符合以下要求：（一）书面文件：在封面左上角标注密级和保密期限，如“机密★10年”；在文件首页的左上角标注密级和保密期限；在载体的适当位置标注限定接触范围的提示。（二）电子文档：在文档首页左上角标注密级和保密期限；在文件属性中设置密级标签；通过加密技术手段控制访问权限。第十一条涉密文件的密级变更和解密，必须由原定密责任人或其授权的定密责任人依照法定程序进行审批。未经批准，任何个人不得擅自变更密级、降低密级或公开涉密文件内容。第四章涉密文件的收发管理第十二条涉密文件的外部接收（收文）（一）接收涉密文件必须由保密办或指定部门指定的专职人员负责。其他人员一律不得私自签收外来涉密文件。（二）接收时，应当认真核对文件的封号、份号、密级、数量，检查信封密封是否完好。如发现信封破损、数量不符或有被拆阅痕迹，应当拒收并立即向保密办报告，同时与发文单位联系核实情况。（三）签收后，必须立即在《涉密文件收文登记簿》上进行登记，做到要素齐全、字迹清晰。登记内容包括：收文日期、发文单位、文件编号、文件标题、密级、份数、封号、接收人签字等。第十三条涉密文件的内部分发（发文）（一）分发涉密文件必须严格按照批准的知悉范围进行，不得擅自扩大范围。（二）分发时，需填写《涉密文件分发登记表》，详细记录收文部门、收文人、分发份数、分发日期等信息。（三）文件封装应当严密，使用统一的涉密文件专用封套，并在封套显著位置标注密级和编号。（四）传递涉密文件必须通过机要渠道、保密传真或派专人（两人同行）取送。严禁通过普通邮政、快递、非加密电子邮件或微信等互联网社交工具传递涉密文件。第十四条涉密文件的流转登记建立完善的涉密文件流转台账，实行“一号一账”或“一事一账”。文件在部门内部流转时，必须逐页清点，并在《涉密文件流转传递单》上登记交接时间、交接人签字，确保文件流转轨迹清晰可查。第五章涉密文件的借阅与传阅第十五条涉密文件的借阅范围（一）绝密级文件：原则上只能在阅文室阅读，严禁借出；确因工作需要必须借出的，须经单位主管领导批准，并由借阅部门负责人亲自领取，限时归还。（二）机密级文件：限在指定的保密场所阅读，一般不借出；确需借出的，须经部门负责人审批，借阅期限一般不超过2个工作日。（三）秘密级文件：因工作需要可借出，须经部门负责人审批，借阅期限一般不超过5个工作日。第十六条借阅审批流程（一）借阅人需填写《涉密文件借阅审批单》，注明借阅理由、拟借阅时间、使用范围等。（二）审批人按照密级和权限进行严格审批。（三）审批通过后，借阅人凭审批单到保密办或档案室办理借阅手续，当面清点页数，检查文件完整性，双方签字确认。第十七条借阅管理规定（一）借阅人必须对涉密文件的安全负直接责任。阅读时必须在指定的保密办公室或阅文室内进行，不得私自复印、摘抄、拍摄、扫描。（二）借阅期间，借阅人必须做到“涉密文件不离身”，严禁将涉密文件带回家中、公共场所或带入无关会议室。如需携带外出参加会议，须经单位主要领导批准，并采取严格的保密监护措施。（三）借阅的涉密文件不得擅自转借、传阅给他人。如需传阅，必须通过管理人员重新办理传阅手续。（四）借阅期满应按时归还。如需续借，应重新办理审批手续。管理人员在收回文件时，必须仔细核对页数和外观，确认无误后注销借阅记录。第十八条传阅管理（一）涉密文件传阅应建立传阅单，由管理人员指定传阅顺序和范围。（二）传阅人员应在办公室内阅读，不得横传，即不得在阅文人之间直接自行传递，必须退回管理人员后再流转给下一人。（三）管理人员应随时掌握文件去向，并在传阅结束后及时清点、归档。第六章涉密文件的复制与摘抄第十九条严格控制涉密文件的复制。绝密级文件严禁复制。机密级、秘密级文件确因工作需要复制的，须经文件产生部门或定密责任人审批。第二十条复制涉密文件必须履行登记手续。复制件应当视同原件管理，加盖复制机关印章，并重新编制文件编号、标注密级和保密期限，且不得改变原件的密级和保密期限。第二十一条复制涉密文件必须在单位内部具有保密资质的文印室或指定的涉密打印设备上进行，严禁在社会上的复印店等单位复制涉密文件。第二十二条复制件的分发、传递、借阅和销毁，均按照本细则关于原件的管理规定执行。第二十三条摘抄、摘录涉密文件内容，必须使用专用的涉密笔记本，并注明摘自何种文件及文件编号。涉密笔记本必须妥善保管，不得随意丢弃，调离岗位或离职时需上交保密办统一销毁。第七章涉密文件的保管与清退第二十四条涉密文件必须存放在符合国家保密标准的密码文件柜中。密码文件柜应放置于防盗门窗齐全的保密室或办公室内。第二十五条涉密文件实行“专人专柜”管理。管理人员离开办公室时，必须将涉密文件锁入文件柜，不得随意放置在办公桌面上。第二十六条建立涉密文件定期核查制度。（一）各部门兼职保密员应每周对本部门保管的涉密文件进行一次核对，确保账物相符。（二）保密办应每季度组织一次全单位范围内的涉密文件清查，重点检查文件是否在位、有无遗失、有无违规使用情况。（三）在重大节假日、重要会议活动前后，必须组织专项保密检查。第二十七条涉密文件清退与归档（一）承办人员办理完毕的涉密文件，应及时送交部门兼职保密员。（二）各部门每年年底应将本年度办理完毕的涉密文件进行分类整理，对具有长期保存价值的，向单位档案室办理归档手续；对无需归档的，列出清单，报保密办批准后统一销毁。（三）借阅的涉密文件在归还时，管理人员应立即归位，不得滞留在办公桌或未上锁的抽屉内。第八章涉密文件的销毁管理第二十八条涉密文件的销毁范围包括：已办理完毕且无需归档保存的涉密文件草稿、印件、复制品；已过保密期限且解密的文件；经鉴定已失去保存价值的涉密档案；在涉密载体制作过程中产生的废页、废件、胶版等。第二十九条销毁涉密文件必须严格履行审批手续。由文件保管部门填写《涉密文件销毁审批表》，注明销毁文件的名称、编号、密级、份数、销毁原因等，经部门负责人审核后，报保密委审批。严禁个人私自销毁涉密文件。第三十条销毁工作由保密办统一组织，实行双人监销制度。销毁人员应选择政治可靠、责任心强的人员担任。第三十一条销毁方式（一）纸质涉密文件：必须送交指定的国家秘密载体销毁中心，使用符合保密标准的碎纸机进行销毁。碎纸机应当具备颗粒细度符合保密要求（如级以上）的功能。（二）严禁将涉密文件当作废品卖给废品收购站或丢弃到垃圾桶、回收站。（三）电子涉密载体：应当采用符合国家保密标准的信息清除工具进行物理擦除或销毁，确保信息无法被还原。第三十二条销毁监销（一）销毁时，必须有两名以上（含两名）工作人员在场。其中一人负责操作，一人负责监督。（二）监销人员必须认真核对销毁清单与实物，确认无误后，方可进行销毁操作。（三）销毁过程中，监销人员不得擅自离岗，必须监督文件直至完全粉碎或销毁完毕。（四）销毁完成后，监销人员和销毁人员应在《涉密文件销毁记录表》上签字确认，注明销毁时间、地点、方式及结果。该记录由保密办永久保存。第九章电子涉密文件管理第三十三条涉密计算机及移动存储介质的管理必须严格遵循“涉密不上网，上网不涉密”的底线。严禁在非涉密计算机上处理、存储、传输涉密信息。第三十四条涉密电子文件的产生、流转、存储、归档和销毁，应建立全过程的电子日志审计。日志内容应包括操作人、操作时间、操作行为（如创建、阅读、修改、打印、删除、传输）、文件名称等。第三十五条涉密电子文件必须采取加密存储措施。存储涉密信息的移动存储介质（U盘、移动硬盘等）应实行统一编号、粘贴密（级）标识，并建立严格的借用登记制度，禁止在涉密计算机与非涉密计算机之间交叉使用移动存储介质。第三十六条涉密电子文件的打印输出，等同于纸质涉密文件的管理。打印产生的废页、废件应按照涉密文件销毁程序及时处理。第三十七条涉密电子文件的传输，必须通过涉密计算机网络或机要通信渠道进行。严禁使用互联网邮箱、即时通讯工具、云盘服务传输涉密电子文件。第十章监督检查与责任追究第三十八条保密办负责对各部门执行本细则的情况进行不定期抽查和定期检查。检查内容包括：（一）涉密文件台账是否健全，账物是否相符；（二）涉密文件存放场所是否符合安全保密要求；（三）借阅、复制、销毁等手续是否完备合规；（四）是否存在违规记录、拍摄、扫描涉密文件的行为；（五）涉密计算机及网络管理是否符合规定。第三十九条检查中发现隐患的，应当下达《保密检查整改通知书》，责令限期整改。被检查部门应在规定时间内完成整改并反馈结果。第四十条对在涉密文件管理工作中做出显著成绩，有效防止或挽救泄密事件的部门和个人，单位应当给予表彰和奖励。第四十一条对违反本细则规定，造成涉密文件丢失、被盗、泄密等事件的，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规及单位奖惩制度，对相关责任人进行严肃处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第四十二条违规行为包括但不限于：（一）私自复制、摘抄、拍摄、扫描涉密文件的；（二）未经批准擅自携带涉密文件外出或带入公共场所的；（三）将涉密文件私自留存、转借、赠送或出售给他人的；（四）在非保密场所、非保密设备上处理、存储涉密文件的；（五）在互联网及其他公共信息网络中处理、传递涉密文件的；（六）擅自销毁涉密文件或未按规定程序销毁的；（七）因管理不善导致涉密文件丢失、延误下落不明的。第十一章附则第四十三条本细则中所涉及的各类登记表、台账、审批单等标准格式，由保密办统一制定并印发。第四十四条本细则由单位保密委员会负责解释。第四十五条本细则自发布之日起施行。原有相关规定与本细则不一致的，以本细则为准。第四十六条涉密文件管理常用登记表格式参考如下：（一）涉密文件收文登记表序号收文日期发文单位文件编号文件标题密级份数封号接收人签字备注12023-10-25XX上级单位国秘〔2023〕XX号关于XX项目的涉密通知机密12023-001张三限内部传阅..............................（二）涉密文件借阅审批单申请日期申请人所在部门拟借阅文件标题文件编号密级借阅理由拟借阅时间审批人意见签字归还时间接收人2023-10-26李四研发部XX技术规格说明书企秘〔2022〕05号秘密编写方案参考2天同意王五2023