教育信息化设备采购管理办法

教育信息化设备采购管理办法第一章总则第一条为进一步规范教育信息化设备采购行为，加强资金管理，提高投资效益，确保采购过程的公开、公平、公正和廉洁高效，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例，结合教育行业信息化建设特点与实际需求，特制定本办法。第二条本办法适用于各级各类公立学校、教育行政部门及相关直属事业单位（以下统称“采购单位”）利用财政性资金、捐赠资金及其他自有资金，采购用于教育教学、管理、科研等活动的信息化硬件设备、软件系统及相关服务的活动。第三条教育信息化设备采购应当遵循“统一规划、标准引领、需求导向、厉行节约、注重实效”的原则。采购活动必须严格执行国家有关法律法规，落实政府采购政策功能，优先采购节能环保产品，支持国内自主品牌和核心技术产品。第四条信息化设备采购管理涵盖预算编制、计划申报、需求论证、采购实施、合同签订、履约验收、资产登记、绩效评价及监督问责等全生命周期流程。各环节应相互制约、权责对等，确保流程闭环管理。第五条采购单位应当建立健全内部控制制度，明确分管领导、业务部门、技术部门、财务部门及采购管理部门在信息化设备采购中的职责分工，严禁由单一部门或个人全权负责采购全过程。第二章组织机构与职责第六条采购单位应当成立信息化建设工作领导小组，作为信息化设备采购的决策机构，负责审定学校信息化建设规划、年度采购预算、重大采购项目的技术方案及采购方式。第七条采购管理部门（或总务处）是采购工作的执行与协调机构，主要职责包括：（一）贯彻执行政府采购法律法规及相关政策；（二）汇总审核各业务部门提交的采购需求；（三）组织实施采购活动，包括委托代理机构、编制采购文件、发布采购公告等；（四）负责采购合同的审核与备案；（五）组织协调相关部门进行履约验收；（六）负责采购档案的整理与归档。第八条信息技术部门（或网络中心、电教中心）是技术支撑与把关机构，主要职责包括：（一）负责制定全校信息化技术标准与规范；（二）审核采购需求的技术参数、兼容性及安全性；（三）参与重大项目的可行性研究与方案论证；（四）提供技术层面的验收标准，参与技术验收工作；（五）负责采购设备的日常运行维护与技术支持。第九条业务部门（使用部门）是需求提出与使用管理主体，主要职责包括：（一）根据教学、科研及管理实际需要，科学、合理地提出采购需求；（二）提供详细的功能需求、数量估算及预期效益分析；（三）参与采购文件的确认及履约验收工作；（四）负责所购设备的日常使用管理及资产保管。第十条财务部门负责采购资金的预算管理、资金支付、会计核算以及采购活动的财务监督，确保资金使用符合财经纪律。第三章计划与预算管理第十一条教育信息化设备采购必须坚持“无预算不采购”的原则。采购单位应当根据信息化发展规划和年度工作重点，科学编制年度采购预算，并按规定程序报批。第十二条年度采购预算编制应当进行充分的可行性论证。对于大型、复杂或技术性要求高的信息化项目，应当组织专家进行前期论证，重点论证技术路线的成熟度、与现有系统的兼容性、后期运维成本及数据安全风险。第十三条预算执行过程中，确需调整预算的，应当按照规定程序报批。未列入年度预算或超预算的采购项目，原则上不予实施；确属急需的，须经校长办公会或党组（党委）会研究同意并落实资金来源后，方可实施。第十四条采购单位应当建立采购项目库管理制度，对拟采购的项目进行入库储备，实行滚动管理。项目入库前需完成需求调研和初步估算，确保项目一旦立项即可进入实施阶段。第十五条严格执行资产配置标准。对于台式计算机、便携式计算机、打印机、投影仪等通用信息化设备，应当严格按照财政部门规定的资产配置标准（价格上限、数量上限、使用年限）进行编制，不得超标准、超范围配置。第四章采购需求管理与标准制定第十六条采购需求是采购活动的核心依据。业务部门在提出需求时，应当遵循“科学合理、厉行节约、客观公正”的原则，不得指向特定供应商、特定产品。第十七条采购需求应当完整、明确。包括但不限于以下内容：（一）采购标的需实现的功能目标；（二）需满足的性能标准，如物理参数、技术指标、服务标准等；（三）交付时间、地点及方式；（四）验收标准及方法；（五）售后服务及运维要求；（六）安全及保密要求。第十八条技术参数的设定应当具有通用性。在编制技术参数时，必须进行市场调研，参考三个以上品牌的产品参数，设定具有竞争性的技术指标。严禁使用“独家”、“专利”、“专有”、“特定品牌”等排他性或歧视性条款。第十九条对于软件系统采购，需求中必须明确数据接口标准、开放性要求、源代码交付（如适用）及与现有系统的集成方案，防止形成新的信息孤岛和供应商锁定。第二十条实行采购需求审查制度。对于金额较大或社会关注度高的项目，由采购管理部门组织技术、法律、财务等方面的专家对采购需求进行审查，重点审查需求的合规性、完整性与公平性。未经审查的需求不得进入采购实施环节。第五章采购方式与实施流程第二十一条采购单位应当根据政府采购法规定的限额标准及项目性质，依法选择合适的采购方式。主要采购方式包括：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购等。第二十二条达到公开招标数额标准的项目，必须采用公开招标方式。因特殊情况需要采用公开招标以外方式的，应当在采购活动开始前获得设区的市级以上人民政府财政部门的批准。第二十三条采购方式选择参考标准如下：采购方式适用情形优缺点分析公开招标达到招标数额标准；通用性强、技术标准统一的项目。优点：竞争最充分，透明度高。缺点：周期长，程序复杂。竞争性磋商技术复杂、性质特殊；评审中需细化设计方案或服务方案的项目。优点：综合评分，兼顾价格与技术，可多次磋商。缺点：评审标准制定较难。竞争性谈判招标后没有供应商投标或没有合格标的；技术复杂、性质特殊，不能确定详细规格；时间紧迫。优点：周期短，满足紧急需求。缺点：竞争范围相对较窄。询价货物规格、标准统一，现货货源充足且价格弹性小的通用标准化货物。优点：程序简单，速度快。缺点：仅以价格作为成交依据，不适用复杂项目。单一来源只能从唯一供应商处采购；发生了不可预见的紧急情况；必须保证原有采购项目一致性。优点：无竞争，直接采购。缺点：缺乏竞争，价格较高，监管严格。第二十四条信息化设备采购原则上应当委托集中采购机构或具有相应资质的社会代理机构办理。委托代理机构的，应当签订委托代理协议，明确双方的权利和义务。第二十五条采购文件（招标文件、谈判文件等）的编制应当符合规范。采购文件应当包含采购需求、投标人资格条件、评审办法、合同条款等主要内容。评审办法应当细化量化评分因素，不得随意设置主观分值。第二十六条评审因素设置应当侧重技术性能、售后服务、履约能力及项目实施方案。对于核心硬件设备，价格分权重原则上不低于30%；对于软件及服务项目，技术及商务分权重可适当提高，但应保持合理比例。第二十七条严格落实信息安全审查制度。采购涉及网络安全的软硬件产品时，应当要求供应商提供通过国家网络安全审查的证明材料，优先选用通过国家信息安全认证的产品。第二十八条采购过程应当全程留痕。采购单位应当对开标、评标、谈判等现场活动进行录音录像，并将音视频资料作为采购档案的一部分妥善保存。第六章合同签订与履约管理第二十九条采购单位应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项和投标、响应文件的承诺，与中标、成交供应商签订书面合同。所签合同不得对采购文件确定的事项和投标文件作实质性修改。第三十条合同应当包含以下核心条款：标的名称、规格型号、数量、单价、总价；履行期限、地点和方式；质量要求、技术标准、售后服务承诺；付款方式、验收条件；违约责任及解决争议的方法等。第三十一条对于软件及系统集成项目，合同中必须明确知识产权归属、数据迁移服务、系统培训内容及后续升级维护费用承担方。涉及定制开发的，原则上应约定源代码交付。第三十二条实行合同备案制度。采购合同自签订之日起七个工作日内，采购单位应当将合同副本报同级财政部门和其他有关部门备案。第三十三条合同履行过程中，采购单位需追加与合同标的相同的货物、工程或服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。第三十四条建立履约跟踪机制。采购管理部门和业务部门应当共同监督供应商的履约情况，定期检查项目进度。对于供应商违反合同约定，降低产品质量、拖延工期的，应当及时发函催告，并按合同约定追究其违约责任。第三十五条严禁擅自变更合同条款。确因不可抗力或重大政策调整需要变更或解除合同的，采购单位应当组织法律顾问及相关专家进行论证，报原批准机关批准后，依法办理相关手续。第七章验收与交付第三十六条采购项目完成后，应当及时组织验收。验收工作由采购管理部门牵头，组织技术部门、业务部门、财务部门及相关专家共同组成验收小组。第三十七条验收分为初步验收和最终验收。（一）初步验收：设备到货安装调试完毕后，进行外观检查、数量清点及基本功能测试。（二）最终验收：设备试运行期满（一般不少于一个月），运行稳定后，进行全面的性能测试、安全测试及文档资料审查。第三十八条验收标准应当以采购文件、投标文件响应承诺及国家相关行业标准为依据。验收内容应当包括：（一）设备型号、规格、数量是否与合同一致；（二）设备性能指标是否达到技术参数要求；（三）软件功能是否满足需求说明书要求，系统运行是否稳定；（四）配套的辅材、线缆及安装工程是否符合规范；（五）技术文档、用户手册、维护手册、软件授权书等资料是否齐全；（六）售后服务承诺是否落实。第三十九条验收小组应当出具书面的验收报告。验收报告应当明确验收结论（合格或不合格）。参与验收的成员应当在验收报告上签字并承担相应责任。第四十条验收结果公示。验收合格后，验收结果应当在单位内部或政府采购指定媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。第四十一条验收不合格的处理。验收不合格的，采购单位应当责令供应商限期整改。整改后仍不合格或无法整改的，采购单位应当拒绝付款，解除合同，并按相关规定追究供应商责任，重新组织采购或向其他中标候选人采购。第四十二条对于金额巨大或技术复杂的项目，采购单位可以邀请第三方质量检测机构或国家认可的检测实验室参与验收，并出具独立的检测报告。第八章资产管理与使用维护第四十三条采购项目验收合格后，采购单位财务部门凭验收报告、发票及合同等材料，按照国库集中支付制度办理资金支付。第四十四条及时办理固定资产登记。业务部门应当在资产交付使用后，及时将资产信息录入资产管理系统，建立固定资产卡片，做到“账实相符、账卡相符”。资产标签应当粘贴在设备显著位置。第四十五条建立信息化设备管理台账。台账应详细记录设备名称、编号、规格型号、购置日期、供应商、保修期、IP地址、MAC地址、使用人、存放地点等信息。第四十六条严格执行软件正版化管理。采购的软件应当纳入资产管理，建立软件授权管理台账。严禁安装使用未经授权的盗版软件。定期对单位内的计算机软件安装情况进行自查。第四十七条建立设备使用和维护制度。业务部门应指定专人负责设备的管理和日常维护，定期进行清洁、检查和保养。信息技术部门负责核心网络设备、服务器的专业维护和故障排除。第四十八条建立设备报废处置机制。对于超过使用年限、技术落后、损坏且无法修复的信息化设备，应当按照国有资产处置管理规定，履行报废鉴定、审批、评估及处置程序。涉密存储介质在报废前，必须进行物理销毁或专业数据清除处理，确保数据不泄露。第九章信息安全与国产化替代第四十九条采购单位在信息化设备采购中，必须将网络安全放在首位。采购的网络设备、安全设备、服务器等必须符合国家网络安全等级保护制度要求。第五十条积极推进信创产品（信息技术应用创新产品）的采购与应用。在采购计算机、服务器、操作系统、数据库、中间件等核心软硬件时，应当优先选用国产化产品，逐步提高国产化配置比例，保障教育信息系统自主可控。第五十一条涉及学生个人信息、教职工档案及学校核心业务数据的系统采购，必须要求供应商通过数据安全保护能力评估，并在合同中签订严格的保密协议。供应商不得留存、泄露或违规使用相关数据。第五十二条建立供应商安全信用评价机制。对于在履约过程中发生数据泄露、植入后门、提供假冒伪劣产品等安全事件的供应商，应当列入黑名单，禁止其参与本单位未来的采购活动。第十章绩效评价与监督第五十三条建立采购项目绩效评价制度。对于大额信息化项目，应当在项目验收运行满一年后，组织开展绩效评价。评价内容包括：资金使用效益、设备使用率、系统运行效果、师生满意度等。第五十四条绩效评价结果应当作为以后年度预算安排和采购审批的重要依据。对于绩效评价差、使用率低的项目，应当核减或暂停相关部门的后续采购预算。第五十五条强化内部审计监督。单位内部审计部门应当定期对信息化设备采购活动进行审计监督，重点审计预算执行、采购程序、资金支付及资产管理等环节。第五十六条严格执行信息公开。除涉及国家秘密和商业秘密外，采购单位应当在政府采购指定媒体上公开采购项目预算、采购文件、中标结果及合同等信息，接受社会监督。第五十七条严肃责任追究。在采购过程中，有关人员存在以下行为的，依照《财政违法行为处罚处分条例》等有关规定给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）未经批准擅自采购的；（二）化整为零、规避公开招标的；（三）在