合同履约跟踪检查方案

合同履约跟踪检查方案一、总则1.1目的与依据为规范公司合同履约行为，强化合同全过程管理，防范合同法律风险与经营风险，确保合同各项条款得到严格、及时、准确的执行，切实维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》及公司内部合同管理相关制度，特制定本方案。本方案旨在建立一套科学、系统、高效的合同履约跟踪检查机制，通过事前防范、事中控制、事后补救，实现合同管理从静态签约向动态履约的转变，提升公司整体运营质量与经济效益。1.2适用范围本方案适用于公司及所属各部门、各分支机构（以下统称“各单位”）签署的所有合同。包括但不限于工程建设合同、物资采购合同、服务外包合同、销售合同、租赁合同、借贷合同及技术合作合同等。对于涉密合同或具有特殊战略意义的重大合同，除遵循本方案外，还应执行更为严格的专项管理规定。1.3管理原则合同履约跟踪检查遵循以下原则：（1）全面履约原则：督促合同各方严格按照合同约定的标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式等全面履行义务。（2）动态跟踪原则：对合同履行过程进行全周期、实时的监控，及时发现并纠正偏差。（3）风险导向原则：以风险控制为核心，重点关注高风险环节和关键节点，实施分级分类管理。（4）权责对等原则：明确各职能部门在合同履约检查中的职责分工，确保责任到人、考核到位。（5）闭环管理原则：建立从发现问题、反馈问题、整改问题到验证结果的闭环处理机制。二、组织与职责2.1合同管理委员会合同管理委员会是合同履约跟踪检查工作的最高决策机构，主要职责包括：（1）审批合同履约跟踪检查年度工作计划及重大专项检查方案。（2）审议合同履约过程中的重大风险事项及解决方案。（3）协调解决跨部门、跨单位的合同履约争议及协同问题。（4）对合同履约情况进行整体评价与考核。2.2法务部法务部作为合同履约跟踪检查的牵头部门，主要职责包括：（1）制定和完善合同履约跟踪检查相关制度、流程和标准。（2）组织、协调并监督各单位开展日常履约检查工作。（3）对合同履行过程中的法律风险进行识别、评估与预警，提供法律支持。（4）审查合同变更、解除、转让及纠纷处理的法律文件。（5）汇总、分析全公司合同履约数据，编制履约检查报告。2.3业务主管部门业务主管部门（如工程部、采购部、销售部等）是合同履约的直接责任部门，主要职责包括：（1）负责具体合同的执行、跟踪与记录，建立合同履约台账。（2）定期组织本部门合同履约自查，及时发现履约异常情况。（3）落实合同变更、签证、索赔等事项的申报与办理。（4）配合法务部进行专项检查，并提供相关业务资料。（5）负责落实合同履约问题的整改措施。2.4财务部财务部主要职责包括：（1）依据合同约定及履约进度，严格审核资金收付计划，确保资金安全。（2）监控合同收付款情况，对逾期未收、超额支付等风险进行预警。（3）配合业务部门核实合同履约进度与付款节点的匹配性。（4）提供合同财务数据，协助进行履约经济效益分析。2.5审计部审计部主要职责包括：（1）对合同履行的真实性、合法性和效益性进行独立审计监督。（2）针对重大合同或高风险项目开展专项审计。（3）监督检查合同履约问题整改落实情况。（4）对合同管理中的违规违纪行为提出处理建议。三、跟踪检查范围与分类3.1按合同性质分类根据合同性质及风险程度，将合同履约检查分为以下三类：（1）一类合同（重大合同）：包括标的金额巨大、法律关系复杂、对公司经营有重大影响的合同，如大型工程建设合同、年度框架采购协议等。此类合同实行全过程、高频次跟踪检查，每月至少进行一次全面评估。（2）二类合同（重要合同）：包括常规性的物资采购、服务外包及标准销售合同。此类合同实行节点式跟踪检查，重点监控关键交付节点和收付款节点。（3）三类合同（一般合同）：包括零星采购、低值易耗品购置等小额合同。此类合同实行定期抽查或日常动态管理。3.2按履约阶段分类（1）准备阶段检查：重点检查合同签约前的资质审查、履约保障措施落实情况及合同交底记录。（2）实施阶段检查：重点检查合同对标的物交付、质量验收、进度控制、款项收付等实质性条款的执行情况。（3）收尾阶段检查：重点检查合同结算、归档、质保期服务及后评价情况。四、跟踪检查核心内容4.1主体资格审查与履约能力监控在合同履行初期及履行过程中，需持续关注相对方的履约能力。检查内容包括：（1）相对方资质有效性：核实营业执照、生产许可证、行业资质证书等是否在有效期内，有无发生变更导致不再具备履约资格。（2）财务状况监测：通过公开渠道或定期要求对方提供财务报表，关注其是否存在重大债务纠纷、被列入失信被执行人名单、主要资产被查封冻结等情形。（3）项目团队稳定性：对于工程及服务类合同，检查对方承诺派驻的项目经理、技术负责人等关键人员是否在岗，有无擅自更换或长期缺勤现象。（4）履约保障情况：检查对方履约保证金、保函、保险等担保措施是否持续有效。4.2合同标的物与质量检查这是合同履约的核心环节，需对照合同技术附件及标准进行严格核实：（1）数量与规格核对：检查交付的货物数量、型号规格是否与合同约定及发货清单一致，是否存在短装、错装现象。（2）质量符合性验证：依据合同约定的质量标准、技术协议、国家标准或行业标准，对交付物进行检验。包括外观检查、性能测试、第三方检测报告审查等。（3）隐蔽工程与过程验收：对于建设工程合同，重点检查隐蔽工程验收记录、工序交接记录是否齐全、规范，是否存在未经验收即进行下一道工序的情况。（4）不合格品处理：检查发现质量异议后的处理流程，是否及时通知对方，是否进行了退换货、返修或折价处理，相关记录是否完整。4.3履约进度与工期检查针对有时限要求的合同，需实施严格的进度控制：（1）里程碑节点检查：对照合同约定的关键节点（如开工、基础完工、设备到货、安装调试、试运行等），检查实际完成时间是否滞后。（2）进度偏差分析：对于进度滞后的项目，要求责任方分析原因（如客观原因、对方原因、我方原因），并评估对整体工期的影响。（3）赶工措施审核：检查对方针对进度滞后提出的赶工方案是否可行，资源配置是否到位，并监督其实施效果。4.4资金收付与结算检查资金检查需坚持“依约付款、收支平衡”的原则：（1）收款检查：针对销售合同，建立应收账款账龄分析表，跟踪客户付款进度。对临近付款日的客户进行提醒，对逾期款项启动催收程序，评估坏账风险。（2）付款检查：针对采购及工程合同，严格执行付款审批流程。每一笔款项支付前，必须核实是否已收到对方合规发票、是否达到合同约定的付款节点、是否具备验收报告或进度确认单。（3）预付款项控制：重点监控预付款项的使用情况，确保对方将预付款用于本合同项目，防止资金挪用风险。（4）结算管理：检查合同最终结算金额是否超出原合同约定，重点审核变更签证、索赔费用的真实性与合理性。4.5合同变更、转让与终止检查合同变更往往伴随着风险，需进行特别管控：（1）变更必要性审查：检查合同变更的理由是否充分，是否存在通过变更规避招标、压低预算或输送利益的情形。（2）变更程序合规性：检查变更是否履行了内部审批手续，是否签订了书面补充协议，补充协议的审批层级是否符合原合同管理要求。（3）转让与分包检查：严禁未经同意的合同转让或违法分包。检查合同主体变更后的资质承接能力，以及分包商的履约能力。（4）终止与解除管理：检查合同解除的依据是否充分（如不可抗力、对方违约），是否已通知对方，并已启动清算、索赔或退场程序。4.6违约、索赔与争议解决检查（1）违约行为记录：详细记录合同履行中双方发生的违约事件，包括违约时间、违约事实、违约性质及造成的损失。（2）索赔管理：检查索赔意向书的提出时效（如合同约定的事件发生后28天内），审核索赔证据材料的完整性（日志、照片、会议纪要、气象记录等），评估索赔金额的计算依据。（3）争议解决跟进：当合同发生争议时，跟踪协商、调解、仲裁或诉讼的进展情况，评估争议结果对公司的影响，并配合法务部收集证据。五、检查方式与实施流程5.1检查方式（1）书面审查：通过审查合同文本、补充协议、往来函件、付款凭证、验收报告、财务报表等书面资料，发现履约中的逻辑漏洞和违规点。（2）现场巡查：对于工程合同、大型设备安装合同，必须定期深入现场，实地查看施工进度、设备状况、材料堆放及安全文明施工情况，并与现场人员进行访谈。（3）会议沟通：定期召开合同履约协调会，听取业务部门汇报，了解履约难点，协调解决跨部门问题。（4）信息系统监测：利用ERP、CRM、合同管理系统等信息化工具，抓取合同数据，设置预警指标（如超期未付款、超预算），实现自动预警。5.2实施流程（1）制定计划：法务部于每年年初根据公司年度经营计划及合同库情况，编制年度合同履约检查计划，明确检查对象、频次、时间及重点内容。（2）检查启动：根据年度计划或突发事件需要，成立检查小组，下发检查通知，明确检查范围和要求。（3）现场检查：检查小组通过查阅资料、现场踏勘、人员访谈等方式开展检查工作，填写《合同履约检查工作底稿》，详细记录发现的问题。（4）问题确认：检查小组将发现的初步问题与被检查单位进行沟通确认，听取对方的陈述和解释，核实问题事实。（5）出具报告：检查结束后，形成《合同履约检查报告》，报告内容应包括：检查概况、总体评价、存在问题、风险分析、整改建议及后续处理意见。（6）报告反馈：将检查报告报送公司管理层，并抄送相关业务主管部门及被检查单位。六、风险预警与应急处理6.1风险预警分级建立合同履约风险预警机制，根据风险程度分为三级：（1）黄色预警（一般风险）：指合同履行存在轻微偏差，未造成实质性违约，但需引起注意的情况。如：进度滞后5天以内、付款资料不齐全、一般性质量瑕疵。（2）橙色预警（重大风险）：指合同履行出现明显偏差，已构成潜在违约风险，可能造成经济损失的情况。如：进度滞后15天以上、对方关键人员离岗、未按约定付款、存在质量隐患。（3）红色预警（紧急风险）：指合同已发生实质性违约，或对方丧失履约能力，可能导致公司面临重大法律诉讼或重大经济损失的情况。如：对方破产清算、停工烂尾、重大安全事故、擅自解除合同。6.2预警响应措施（1）黄色预警响应：由业务主管部门发出《履约提醒函》，督促责任方限期纠正，并加强后续跟踪。（2）橙色预警响应：由法务部会同业务主管部门召开风险分析会，制定风险应对预案（如要求对方提供担保、暂停付款、发律师函），并上报分管领导。（3）红色预警响应：立即上报合同管理委员会及公司总经理，启动应急预案。采取财产保全、发送解除合同通知、提起诉讼/仲裁、停工止损等紧急措施，全力控制风险蔓延。6.3应急处理机制针对突发性重大履约风险（如地震、疫情导致无法履约，或对方突然破产），启动应急处理流程：（1）信息快报：发现单位必须在24小时内上报公司管理层及法务部。（2）止损行动：立即采取一切必要措施防止损失扩大，如转移资产、停止发货、召回人员等。（3）法律介入：法务部立即介入，收集证据，准备法律文件，评估法律责任。（4）危机公关：根据事件影响，协调相关部门进行信息披露或对外沟通，维护公司声誉。七、考核评价与问责机制7.1考核指标体系将合同履约情况纳入各部门及关键岗位的绩效考核体系，主要指标包括：（1）合同履约率：指按合同约定圆满完成义务的合同比例。（2）验收通过率：指一次性通过验收的合同比例。（3）进度偏差率：指实际进度与计划进度的偏差程度。（4）资金回款率：针对销售合同，考核应收账款的回收情况。（5）预算执行偏差率：指实际结算金额与合同预算的偏差。（6）纠纷发生率：指发生仲裁或诉讼的合同数量占比。7.2评价与奖惩（1）年度评价：每年年底对各单位合同管理情况进行综合评价，出具评价报告。（2）奖励：对合同履约管理规范、风险控制成效显著、为公司挽回重大损失的部门和个人，给予通报表扬或物质奖励。（3）问责：对因管理不善、失职渎职导致合同纠纷、经济损失或公司声誉受损的，依据公司相关规定追究责任人的行政及经济责任；涉嫌违法的，移交司法机关处理。7.3整改落实对于检查中发现的问题，被检查单位必须制定整改措施，明确整改责任人和整改期限，并在整改完成后提交《整改情况报告》。法务部和审计部将对整改情况进行“回头看”，确保问题彻底解决。对于整改不力、敷衍塞责的单位，将进行通报批评并加重扣分。八、档案管理与信息化建设8.1档案管理合同履约过程中形成的所有文件资料均为重要档案，必须妥善保管：（1）归档范围：包括合同文本、补充协议、招投标文件、往来函件、验收报告、付款凭证、变更签证单、会议纪要、履约检查记录、纠纷处理文件等。（2）归档要求：实行“一合同一档案”原则，确保档案的完整性、连续性和安全性。档案移交时应办理移交手续。（3）保管期限：根据合同类型和重要程度确定保管期限，重要合同档案应永久保存。8.2信息化建设推动合同履约管理的信息化、数字化：（1）系统固化：将合同履约流程、审批权限、预警指标固化到合同管理系统中，减少人为干预。（2）数据共享：打通合同管理系统与财务系统、项目管理系统、采购系统的数据接口，实现信息实时共享，自动比对履约进度与资金流向。（3）智能分析：利用大数据技术，对合同履约数据进行多维度分析，挖掘潜在风险，为经营决策提供数据支持。九、附则9.1解释权本方案由公司合同管理委员会授权法务部负责解释。9.2生效日期本方案自发布之日起施行。原相关规定与本方案不一致的，以本方案为准。9.3动态修订法务部应根据国家法律法规变化及公司经营发展需要，定期对本方案进行评估和修订，确保其适用性和有效性。十、附件与工具表单为确保本方案的可操作性，配套以下工具表单供各单位执行使用：10.1合同履约跟踪台账该台账是合同日常管理的基础工具，要求业务部门实时更新。主要字段包括：合同编号、合同名称、相对方、签订金额、签订日期、履行期限、当前状态、履约进度（%）、累计收款、累计付款、下次关键节点、存在问题、负责人等。10.2合同履约检查工作底稿用于检查人员记录检查过程和发现的问题。主要内容包括：检查对象、检查时间、检查人员、检查事项、合同约定条款、实际履行情况、偏差描述、证据索引、初步结论等。10.3合同履约检查报告模板用于汇总检查结果。结构包括：（1）检查概况：检查时间、范围、对象、方式。（2）总体评价：对整体履约情况的定性描述。（3）详细问题清单：按合同分类或风险等级列出具体问题。（4）风险提示：对潜在风险进行评估和预警。（5）整改建议：针对问题提出具体的改进建议。（6）附件：相关证据材料复印件。10.4合同履约风险预警通知书当触发预警指标时，由系统或人工发出。内容包括：预警合同、预警级别、预警事由、涉及金额、风险描述、建议措施、要求反馈时限。10.5合同整改通知单用于督促问题整改。内容包括：被整改单位、整改事项、整改依据、整改要求、整改期限、复查人。检查维度关键控制点风险描述检查方法责任部门主体资格营业执照、资质证书有效期对方无权经营或资质不足，导致合同无效网络核查（如企查查、天眼查）、查看原件法务部、业务部履约能力财务状况、涉诉情况、资产查封对方无力履约，导致合同中断定期要求提供财报、法院失信名单查询法务部、财务部进度管理开工/竣工时间、里程碑节点工期延误，导致生产停滞或违约金查看进度日报、周报、现场比对业务部、工程部质量控制到货验收、隐蔽工程验收、性能测试质量不达标，影响使用或安全查看验收单、检测报告、现场抽检质检部、