档案室七项制度

档案室〃七项〃管理制度

第一项档案安全保管制度

1.档案管理人员要忠于职守，提高安全保密意识，自觉做好安全防

范工作，提高警惕，严守党和国家机密，确保档案资料的完整和安

全。

2.档案库房每天检查一次，做到门、窗、橱柜牢固无损，非工作时间

将库房门、窗关严锁好，并切断库房电源。

3.库房内严禁吸烟，禁放易燃物品，注意清洁卫生，消防器材定期

检查，努力做到“九防”：防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、

防鼠、防虫、防污染。

4、非本室工作人员，未经批准，一律不得进入档案库房，以确保安

全。

5.库房内备有温湿度计，每天按时记载库内温湿度，采取适当方法

调节温湿度至正常。

6.对破损、字迹不清等不易继续保管而又需永久、长期保存的档案资

料及时进行裱糊和复制。

7、爱护室内一切设备，确保设备完好。

8、管理人员工作调动时:要严格执行交接手续，在没有交接前，不

得离职。

第二项档案鉴定与销毁制度

1.档案材料必须根据其保管期限进行鉴定，对于失去保存价值的档

案材料可予以销毁。

2.组织档案鉴定销毁领导组，由分管领导负责，档案室牵头，有关

部门专（兼）职档案人员组成，共同对所鉴定的档案材料进行审核和

监销。

3.鉴定档案应采取直接鉴定法，按照档案的实际情况，以案卷为单

位，逐件逐张地审查，直接判定其价值。对一时难以判定价值的档案,

应采取保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本区文件从宽，

外来文件从严的处理方法。对超期限的档案，由档案部门会同有关业

务部门提出存毁意见，经单位领导批准同意后方可销毁。

4.通过鉴定需要销毁的档案材料，必须编制清册，并由鉴定领导组

逐一审核。确认无误后，签署意见。

5.鉴定工作完成后，由档案室和鉴定领导小组对所要销毁的档案材

料写出鉴定小结和销毁报告，报请所在地区档案业务主管部门批准。

6.要指定专人在规定的时间和地点进行销毁，任何人都不得擅自处

理或任意分散。

7、销毁档案时，须由二人以上监销，监销人应在销毁清册上签字盖

章，并注明销毁的方式和日期。

8、销毁后，必须在原目录上注销，并说明鉴定和销毁日期。

9、销毁清册归入全宗卷，妥善保存。

第三项文件归档制度

一、归档范围：凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各

种文件材料均应归档。

二、归档时间：文书处理人员必须在一季度将上一年度办理完毕的具

有保存价值的文件材料收集齐全完整分类、编号编目、装订，系统排

列，移交档案室归档。

三、归档要求：1、应当归档的文件材料必须齐全完整；2、归档文件

材料应当按规定分类组卷、归档，完成的案卷能正确反映本单位活动

的基本面貌，便于保管和利用；3、档案移交必须编制移交目录，交

接双方履行点交和签字手续。

第四项档案保密制度

1.档案人员应当忠于职守，遵守纪律，增强保密观念。对党和国家的

机密，不说、不问、不外传。

2.任何人借阅档案必须办理借阅登记手续，凡借阅涉及保密内容的

5.查阅者，必须爱护档案，不得拆卷、污损、圈点、划线、涂改，不

得翻阅其他无关资料。并对档案的安全负责，不得告密、泄密。

6、查阅者摘抄或复制的档案资料，须经本室工作人员核对并加盖公

章，否则一律无效。对摘抄或复制的材料。要妥善保存，不得丢失。

摘抄或复制有关机密资料，必须先经分管领导批准，如有失密，由

摘抄人或复制人负责。

7、本室档案资料一般不外借，特殊情况必须经分管领导批准，并办

理借阅手续，一周内用毕归还。

8、查阅人员须按规定交费。

第六项档案统计制度

1.充分认识档案统计工作的重要性，纳入档案室工作议事日程，加

强领导，明确专人。认真落实。

2.对档案室保管的各门类档案资料，每年要进行统计，按统一规定

的统计范围、格式、项目、要求和计量单位逐项统计，一律用阿拉伯

数字填写，字迹工整清晰，不得潦草，按规定时间汇总上报，确保

年报质量。

3.在接受、移出、销毁库存档案时，必须及时登记统计。

4.对立卷档案，必须及时抄好案卷目录，以便统计。

5•对档案资料的收进、移出，整理、鉴定、保管、借阅、利用效果、

销毁情况及时对档案系统的人员、机构、设备、装具等方面的变化、

增减情况等要详细登记、以便年终统计。

6、统计人员要认真对待统计工作，积极收集和积累原始数据，坚持

实事求是的原则，统计工作要及时，统计数据必须准确可靠。并负责

对所属单位和部门专（兼）职档案统计人员的辅导和培训。

7、对统计数据要进行综合分析，从中探索内在联系和发展变化规律,

为制定档案工作计划、总结经验教训提供依据。

第七项电子档案管理制度

一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责

1.电子档案是一种独立的档案门类和载体，它和其它档案一样，应

列入规范管理的范围。电子文件从形成到归档的管理过程由各内设机

构和档案部门负责。

2.电子档案应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、

不失真，从而保证电子档案的完整、真实和有效利用。

3、电子档案实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计

算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟

练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检

索工具，积极主动提供服务，充分发挥归裆电子文件的作用。

二、电子文件的归档方式

1.电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档。

2.各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；

把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件

应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分

类组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。

3、归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、

题名、责任者、文号、密级、日期、目录（类别）号、保管期限、操

作者、背景信息、元数据、硬件和软件环境等著录内容。

三、电子文件的移交与保管

1.在每年一季度前将上年度的应归档的电子文件向档案部门归档，

移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账物一致、

手续清楚、移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。

2.档案部门负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验

收和接受后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、

记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病

毒和百分之百的准确率。

3.归档的电子文件应一式三份，一份用于查阅，一份存于档案库,

一份异地保存。

4.入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时进行补

救。

5.随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案要进行同步

更新复制新版本，旧版本或有问题的载体仍需保存三年。

6、保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体功能,

库房温度控制在17℃-20℃,相对湿度控制在35%—45%。

四、电子文件的提供和利用

1.封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全

保密防范措施和可靠的监管保障。

2、销毁电子档案，需经单位档案鉴定小组鉴定，编制销毁清册，由

主要领导批准，监毁人、销毁人签字盖章。

会计档案管理制度

一、会计档案是指会计账簿、会计报表和会计凭证等会计核算材料。

由财务科按要求定期整理立卷、装订成册、编制目录，保管一年后移

交档案室。

二、会计档案归档后，必须进行科学管理，做到妥善保管。存放有序,

查找方便。

三、会计档案中凭证一般保存15年，账簿长期保管，报表为永久保

存。

四、会计档案保管期满，需要销毁时，由档案部门会同财政部门共同

鉴定，编造销毁清册，报主管单位批准后按有关规定鉴销。

购销档案管理制度

一、购销档案是指会计账簿、会计报表和会计凭证等会计核算材料。

由财务科按要求定期