档案查询信息保密管理规定

档案查询信息保密管理规定一、总则（一）目的依据。为规范档案查询信息保密管理，确保档案信息安全，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规制定本规定。本规定适用于本单位所有档案查询信息的保密管理活动。（二）适用范围。本规定适用于本单位所有档案查询信息的收集、整理、存储、传输、使用、销毁等全生命周期管理，涵盖纸质档案、电子档案及其他形式档案查询信息。（三）基本原则。档案查询信息保密管理遵循合法合规、最小授权、分级负责、全程管控、及时销毁的原则。二、组织机构与职责（一）领导小组职责。档案查询信息保密管理领导小组负责统筹协调本单位档案查询信息保密管理工作，审定保密管理制度，监督保密工作落实。1.领导小组由单位主要领导担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。2.领导小组每年至少召开2次会议，研究解决保密管理重大问题。3.领导小组办公室设在档案管理部门，负责日常工作。（二）档案管理部门职责。1.负责档案查询信息保密制度的制定、修订和解释。2.负责档案查询信息保密技术的应用和管理。3.负责档案查询信息保密培训和教育。4.负责档案查询信息保密事件的调查和处理。（三）信息管理部门职责。1.负责档案查询信息系统安全防护技术的建设和维护。2.负责档案查询信息系统访问权限的管理。3.负责档案查询信息系统日志的审计和分析。（四）各业务部门职责。1.负责本部门档案查询信息的保密管理。2.负责本部门档案查询信息保密责任的落实。3.负责本部门档案查询信息保密事件的报告和处置。三、档案查询信息分类分级（一）分类标准。档案查询信息按照内容敏感性、重要性、涉及范围等因素进行分类。1.绝密级：涉及国家秘密，泄露会对国家安全、利益造成特别严重损害的信息。2.机密级：涉及国家秘密，泄露会对国家安全、利益造成严重损害的信息。3.秘密级：涉及国家秘密，泄露会对国家安全、利益造成损害的信息。4.内部级：未达到秘密级，但属于内部管理信息，泄露会对单位利益造成损害的信息。5.公开级：不涉及国家秘密和内部敏感信息，可对外公开的信息。（二）分级管理。不同级别的档案查询信息实行差异化的保密管理措施。1.绝密级信息：实行最高级别的保密管理，严格控制知悉范围，禁止非必要查询。2.机密级信息：实行严格的保密管理，限定知悉范围，禁止跨部门共享。3.秘密级信息：实行一般的保密管理，限定知悉范围，禁止非工作需要查询。4.内部级信息：实行常规的保密管理，限定知悉范围，禁止外部人员接触。5.公开级信息：实行开放管理，但需确保查询者依法依规使用。四、档案查询信息收集与整理（一）收集要求。档案查询信息的收集必须符合法律法规和本单位管理制度，确保信息来源合法、真实、完整。1.收集档案查询信息前，必须进行必要性评估，避免过度收集。2.收集档案查询信息时，必须记录收集来源、时间、人员等信息。3.收集档案查询信息后，必须进行初步审核，确保信息质量。（二）整理要求。档案查询信息的整理必须规范有序，便于管理和查询。1.档案查询信息的整理必须按照分类分级标准进行。2.档案查询信息的整理必须形成规范的目录和索引。3.档案查询信息的整理必须确保信息关联性和完整性。五、档案查询信息存储与保管（一）存储要求。档案查询信息的存储必须安全可靠，防止信息丢失、泄露或被篡改。1.绝密级、机密级档案查询信息必须存储在专用保密设施中。2.秘密级、内部级档案查询信息必须存储在安全的环境中，并采取必要的安全措施。3.电子档案查询信息必须存储在加密的存储介质中，并定期进行备份。4.纸质档案查询信息必须存储在符合保密要求的档案库房中，并采取防火、防潮、防虫等措施。（二）保管要求。档案查询信息的保管必须规范有序，确保信息安全和可追溯。1.档案查询信息的保管必须指定专人负责，并建立保管责任制。2.档案查询信息的保管必须进行定期检查，确保存储环境符合要求。3.档案查询信息的保管必须建立出入库登记制度，确保信息流向清晰。4.档案查询信息的保管必须进行定期维护，确保存储设施正常运行。六、档案查询信息使用与传输（一）使用要求。档案查询信息的使用必须符合工作需要，并严格遵守保密规定。1.查询档案查询信息必须经过审批，并记录查询目的、时间、人员等信息。2.查询档案查询信息必须限定在授权范围内，禁止超范围使用。3.查询档案查询信息必须确保信息安全，禁止非授权复制、传输或外带。（二）传输要求。档案查询信息的传输必须安全可靠，防止信息泄露或被篡改。1.传输档案查询信息必须采用加密方式，并采取必要的安全措施。2.传输档案查询信息必须经过审批，并记录传输目的、时间、人员等信息。3.传输档案查询信息必须限定在授权范围内，禁止非授权传输。4.传输档案查询信息必须确保传输路径安全，防止信息被截获或篡改。七、档案查询信息销毁与废弃（一）销毁要求。档案查询信息的销毁必须彻底、安全，防止信息泄露或被恢复。1.销毁档案查询信息必须经过审批，并记录销毁时间、人员、方式等信息。2.销毁纸质档案查询信息必须采用碎纸机等方式，确保信息无法恢复。3.销毁电子档案查询信息必须采用专业软件或设备进行彻底清除，确保信息无法恢复。4.销毁档案查询信息必须进行记录和存档，以便后续查证。（二）废弃要求。档案查询信息废弃必须符合法律法规和本单位管理制度，确保信息安全和环境友好。1.废弃档案查询信息必须进行评估，确定是否可以销毁或归档。2.废弃档案查询信息必须按照规定程序进行处置，确保信息安全和环境友好。3.废弃档案查询信息必须进行记录和存档，以便后续查证。八、保密教育培训（一）培训对象。所有接触档案查询信息的人员必须接受保密教育培训。1.新入职人员必须接受保密教育培训，并考核合格后方可接触档案查询信息。2.在职人员必须定期接受保密教育培训，每年至少1次。3.管理人员必须接受高级别的保密教育培训，确保其具备相应的保密管理能力。（二）培训内容。保密教育培训内容包括保密法律法规、保密管理制度、保密技术防范、保密事件处置等。1.保密法律法规培训：讲解《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规。2.保密管理制度培训：讲解本单位档案查询信息保密管理制度和操作规程。3.保密技术防范培训：讲解档案查询信息系统安全防护技术、加密技术、访问控制技术等。4.保密事件处置培训：讲解保密事件的发生原因、处置流程、报告要求等。（三）培训考核。保密教育培训必须进行考核，确保培训效果。1.保密教育培训考核采用笔试或面试方式，考核合格后方可上岗。2.保密教育培训考核不合格的人员必须重新接受培训，并再次考核。3.保密教育培训考核结果必须存档，作为人员晋升、奖惩的依据之一。九、保密监督检查（一）检查内容。保密监督检查内容包括保密制度落实情况、保密技术防范情况、保密事件处置情况等。1.保密制度落实情况检查：检查本单位档案查询信息保密管理制度是否得到有效执行。2.保密技术防范情况检查：检查档案查询信息系统安全防护技术是否正常运行，是否存在漏洞。3.保密事件处置情况检查：检查保密事件是否得到及时、有效的处置，是否存在瞒报、漏报现象。（二）检查方式。保密监督检查采用定期检查、专项检查、随机检查等方式进行。1.定期检查：每年至少进行2次全面保密监督检查。2.专项检查：针对重点领域、重点环节进行专项保密检查。3.随机检查：不定期进行随机保密检查，确保保密工作始终处于受控状态。（三）检查结果。保密监督检查结果必须及时反馈，并督促整改。1.保密监督检查结果必须形成书面报告