企业档案管理制度与流程

企业档案管理制度与流程

良好的制度也能够促进社会公正和稳定，为社会的和谐发展提供坚实的保障。

什么样的企业档案管理制度与流程才算是优秀的呢？这里整理一些企业档案管理制

度与流程，方便大家学习。

企业档案管理制度与流程篇1

一、目的

更的的员工人事档案妥善管理，的保守机密；人事档案的完整，防止材料损

坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历

员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身

份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员

工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等

情形。

三、档案规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予

录用和解聘。

1.3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于

《入职员工人事档案登汜》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件

二），并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保

存。

1.4当在职员工的资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术

职称变动、婚姻情况变动等），应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查

验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新卤位

前，对调入或新的档案都应登记。

1.6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归

档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，

应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管

及核心人员保留该员工离岗8年止）。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子

目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外

借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件

三），行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。

2.3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可

延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档

案管理的规定。

2.5人力资源部查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记［附

件三）。

3、查、借阅档案注意

3.1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资

源部经理同意。

3.3查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审

批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的《公司员工人事

档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦

同。

企、业档案管理制度与流程篇2

第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程

序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机沟及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；

二级管理是指各部门的揩案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理.，各部门的

档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以

及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有职责对二级档案管理工作进行监督和指导，每年

对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查

考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留

存。

3、归档的文件资料，原则上务必是原件，原件用于报批不能归档或相关部门

保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发

出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面

的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。

以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财

务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊状况只有一份原件时，由综合部

保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部

档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设

置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档FI录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要

编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案务必图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规

律。

7、根据有关规定及公司实际状况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整

理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人

员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10,凡公司工作人员调离岗位前务必做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导

批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档务必在办公室指定的

地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，务必履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时光不得超过一周，必要时能够续借。过期由档案管理员

催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时

光、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还.

6、借阅档案资料者务必妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆

封、损污文件•，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人职责。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处

理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，务必借阅的要经分管副总经理同意，务必

外借的，由总经理审批。

第六条二级档案应艰据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，务必保留的

尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

第七条本制度从二0_年十月一日起执行。

企业档案管理制度与流程篇3

为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作服务，根据《中

华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合本局档案工作的实际，制定本

制度。

一、档案立卷归档制度

为了使本局的立卷归档工作顺利进行，完整地保存本单位在各项活动中形成的

文件材料•，供领导工作决策和各项工作服务，特制订本制度。

1、凡是在本局日常工作及重大招商活动中直接形成的应当归档并具有保存价

值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载。

2、本局领导和各科室承办人员应将办埋完毕或JL作中形成的文件材料，及时

主动地交档案管理员立卷归档，集中管理，任何科室和个人不得据为己有。

3、文件归档范围，按余姚市档案局的有关规定收集。

4、局各科室按指定的兼职档案人员，负责本科室在工作中形成的档案，做好

收集、整理工作，并按规定时间造好移交清册，签字验收，移交局办公室。

5、局办公室档案管理员按照档案归档范围要求，负责收集全部应归档文件、

基建、声像等材料。

6、局办公室财务人员应在次年的六月底前，按规定立卷归档，暂由财务人员

保存一年后，移交档案管理人员。

7、电子文件实行集中统一管理，归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻

辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

8、各科室根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办

过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行

物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档

电子文件登记表》。

9、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。入库的电子档

案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。

10、各科室一般应及时将上年度应归档的电子文件向办公室归档，移交时做到

数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式

二份，交接双方签字后各执一份。

11、档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和

接收后的统一编目、保管、开发利用，做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、

检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

12、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案应进行同步更新复

制或补救新版本，归版或有问题的载体仍需保存三年。

二、档案库房管理制度

1、档案库房是存入各类档案的重地，库房钥匙由专人保管，非档案室人员不

得入内。

2、库房要坚固，有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫

等设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。

3、库房内要保持适应的温度和湿度。根据季节不同气候变化加强管理，做好

每日的温、湿度记录。

4、库房内经常保持整齐、整洁，每天下班前要认真检查库房，关好门窗，注

意电源，清理废纸等易燃物品。在库房内严禁吸烟，确保库房安全。

5、库房内档案分类存放，排列要整齐有序，编制橱箱号码和存放案卷示意

图，便于查找。不得在库房内存放个人物品或堆放杂物。

6、要定期进行库藏档案的清理校对工作，做到帐、物相符。对破损、变质的

档案要及时进行修补复制。库藏档案因移交、遗失等注销帐k时，要查明原因，保

存依据。

7、电子档案应配备专用的电子文件柜，每年定期备份，规范存放归档电子文

件和数字档案。保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设

备；环境温度选定在17℃-20℃,相对湿度选定在35%-45%。

8、档案管理员调动工作时，应在离职前办好档案库房的交接手续。

三、档案查阅利用制度

1、本单位档案供本单位各科室查阅利用，查阅档案资料时需办理查阅登记手

续，填写〃；借阅登记表。查阅党组会议记录须注明借阅用途，并经党组主要负

责人批准。

2、外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信，经分管领导审批后，予以查

阅。

3、查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出综合档案

室。

4、严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。

5、查阅档案和需复印（部分或全部）档案材料的，应在利用效果登记表上注

明，并经登记。

6、数字档案查询一般通过网上进行，查阅者通过网上档案查询系统查询档

案，档案管理员接到查询申请后，按档案查借阅权限从网上发往借阅者。借阅者一

周内须将网上查阅的电子文件发回档案室。如确因工作需要可去档案室查阅纸质档

案。

7、要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添

字等，如发现有上述情况者，按《档案法》规定进行必要处理。

8、建立档案《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》簿，查阅档案资料

者，要及时将利用效果反馈给综合档案室。数字档案的杳阅，杳阅者需按要求在网

上填写《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》，对借阅和利用进行登记，以更

好地为社会主义现代化建设服务。

四、档案保密制度

1、档案管理员要增强保密观念，严格遵守国家《档案法》和《保密法》所规

定的保密纪律，不得泄露所藏档案的内容，不准出卖、盗窃档案机密，违者按情节

依法惩处。

2、定有密级文件、资料，统一由专人收拆登记，发送时不得以普通邮件寄

发。

3、已归档的机密、秘密文件、资料，只限于直接需要的部门和人员使用，查

阅时须经分管领导批准。

4、各科室暂时保存的机密、秘密文件、资料，应妥善保管，不要让外来人员

随便翻阅，用后立即归档。

5、对定有密级的文件、资料，未经密级审批单位批准，一般不准翻印和摘

抄。摘抄保密文件、资料的工作笔记本，调离工作时收回注销。

6、不得擅自扩大文件、资料的阅读范围，确因工作需要携带秘密以上文件、

资料外出，须经领导批准。

7、不归档的秘密及内部（重复或多印）文件、资料，均应登记造册，经主管

领导批准，按规定统一销毁，不准擅自处理和当废纸出售。

8、数字档案要求配备专门工作人员负责计算机系统的管理工作，设置计算机

操作系统用户口令，安装杀毒软件，并及时更新。严禁在计算机上运行各种来历不

明的软件、游戏等。

9、保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连

接，必须实行物理隔离。

10、对已存储的电子档案数据进行修改时，要建立修改台帐。有保存电子数据

档案的计算机送维修时，应将关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，并做计算

机修理登记。

11、严格注意口头保密，做到守口如瓶，执行保密纪律，在公共场所、投稿、

通讯、通电中，不得泄漏及涉及机密事项。电子档案数据录入工作人员必须遵守档

案保密制度，不得泄露所接触档案内容。

12、定期组织或结合安全保卫工作，进行保密教育和保密检查。

五、档案鉴定和销毁

为了全面地考察室藏档案的价值，确保室藏档案的质量，定期对一些已到保管

期限的档案材料进行重新审定，方便档案的管理和利用，特制定本制度：

1、室藏档案的鉴定应坚持全面的、历史的、发展的观点，严肃而认真地去复

审和制定每一件档案的，’介值，不得带有随意性。

2、室臧档案的鉴定工作在鉴定小组的统一组织和安排下进行，邀请被鉴定的

单位有关人员参加，根据档案的保管价值，对保管期限满的档案材料及时地开展鉴

定工作。

3、经鉴定，尚需留存的零散档案材料，按立卷原则，在室内继续做好组卷归

档工作。对已失去利用价值和保存价值的档案材料，需销毁的，由鉴定小组提出鉴

定意见，编造销毁清册，未经登记造册，不得擅自销毁档案。

4、属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载

体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删

除。

5、销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，在

销毁清册上签章，并将销毁情况报告鉴定小组，销毁清册应列入综合档案室全宗卷

永久保存。

6、严禁任何人、任何部门擅自销毁各类室藏档案和数字档案。

六、档案管理员工作职责

1、热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高工作效率，为本单位的两个文明

建设服务。

2、加强与各级、各部门的联系，做好本单位需归档文件材料的收集整理工

作，保证其完整、及时归档。

3、坚持原则，保守机密，严格执行档案管理制度、查阅制度和重大事项报告

制度，提高警惕，防止失密泄密等事故发生。

4、要妥善保管好数字档案室系统登录帐号和密码，不得泄露他人，密码应该

定期更改。自觉做好档案数据的维护与管理，定期检查电子档案的保管情况、检测

电子档案的可用性，保证数字档案的安全保密。

5、积极开展档案利用，及时、准确、迅速地提供各种档案，为本单位各项工

作和领导决策服务。

6、做好档案统计工作和利用效果反馈记录。

7、切实做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防光、防霉、防尘、防鼠咬的

〃；八防〃；工作，达到档案无丢失、无霉变、无差错。

企业档案管理制度与流程篇4

档案归档制度

一、文件材料的归档要求：

1、公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的

文件材料均列入归档范围。

2、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，

任何人不得拒绝归档。

3归档文件材料必笈齐全、完整、准确、系统、签署完备。

4、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活

动的真实内容和历史面貌。

5、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料

的有机联系。

6、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等

各种载体形式。

7、归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

8、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并

归档保存。

9、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

10、外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文

的要译出标题后归档。

11、为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写

文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写

纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

二、归档范围及保管期限（参照企业档案归档范围及保管期限表）

三、归档时间：

1、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移

交档案室归档。

2、凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门

领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装

调试后归档。

4、工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

5、每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季

度内向档案室移交归档.

6、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7、荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。

8、声像档案在每次活动结束后整理归档。

9、相关会议（技术会议、专题会议、年度工传会议），在会议结束后归档。

10、外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

11、变更、修改、补充的文件材料随进归档。

12、公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随

时归档。

13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

档案查（借）阅制度

档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本

形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

1、凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室

查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

2、本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以

上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

3、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪

裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，

应及时反映给主管领导。

4、外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限

在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。

5、凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

档案的保密制度

1、凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

2、非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。

3、全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。

否则应追究责任。

4、凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，

不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

5、查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

6、档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

7、定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

档案库房管埋制度

一、档案入库检查：

1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物

相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。

2、入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒

（袋）内。

3、定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效

措施，保证档案的安全。

二、档案库房管理：

1、档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。

2、档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

3、库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。

4、避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危

害。

5、库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控

制在14度一一24度，相对湿度控制在45—60%o

6、库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。

7、库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发

生火灾的可能。

8、档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防

虫、防尘0

9、对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。

10、每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学

管理积累资料。

档案鉴定、销毁制度

1、根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的

档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

2、保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

3、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

4、档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发

现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

5、销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、

会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人

员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。

档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字

档案保管统计制度

一、档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、

防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。

二、档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。

三、建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

四、做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、

科学的统计工作。

综合档案室主任职责

一、认真学习《档案法》，深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政

策，不断提高自身的业务水平和管理水平。

二、努力学习业务，钻研各类档案理论基础知识，充分掌握综合档案室库存档

案的各种情况，做到心中有数，操作自如。

三、检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作，对收集管理的文件材料和立

卷归档的诸多环节应严格把关C

四、组织档案网络成员进行业务学习，交流档案管理经验与体会，开展档案工

作的检查评比，不断促进档案工作的健康发展。

五、定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作计划的制订

和落实。

六、组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。

七、负责综合档案与各部门分公司的工作协调0

档案工作人员岗位职责

一、认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，

忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

二、负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登

记、整理、编目、保管、借阅。

三、积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准

确地提供利用。

四、做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

五、严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，

不得泄露档案的保密内容。

六、负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。

企业档案管理制度与流程篇5

一、根据档案工作业务的有关要求，集中统一管理档案的原则，凡是本公司各

种门类和载体的档案由综合档案室集中管理，不得分散保存。

二、档案室对档案的收进、移出、保管、利用、移交要进行登记和统计，做到

数据准确、详实。

三、档案室做到防盗、防光、防高温、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫、防

火，维护档案的完整与安全。

四、档案的销毁、、解密，由本局档案鉴定小组提出意见。销毁过期档案，应

登记造册，经领导人批准签字，报上级业务部门备案，同意后方可销毁。

五、查阅档案时，要履行借阅登记手续，当面清点，用后及时归还C档案若有

破损或字迹模糊，应及时修补和复制。

六、档案工作人员工作调动，必须办理移交手续，双方交接清楚，领导认可方

能离开岗位。

企业档案管理制度与流程篇6

总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借

阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。

适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。

一、文件的收集

公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查

考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表簿册、照片等都要齐全完整地

收集，具体内容包括：

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要

求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部）

2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊

保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部）

3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：

行政部）

4、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集

部门：行政部）

5、公司制订的计划、统计、预算、决算及工信总结；；（主要收集部门：行

政部）

6、公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部）

7、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部

H：行政部）

8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、

凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）

9、公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；

10、公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的

文件、协议、报告等：（主要收集部门：行政部）

11、公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理

的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部）

12、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等

文件材料；（主要收集部门：行政部）

13、公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、

荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

（主要收集部门：行政部）

14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）

15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员

工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等

文件材料；（主要收集部门：行政部）

16、公司员工档案转移的介绍信及存根；（主要收集部门：人力资源及行政

部）

17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部、

行政部）

18、公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪

要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（主要

收集部门：行政部）

20、公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：人力资源及行政

部）

21、各项目完成后专业图文的最终版本电子版，最终定稿版硫酸图、总院图审

批复稿件。（主要收集部门：晒图室）。

二、立卷归档

文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完

整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

（1）各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料，由各部专业集中统一

保管。

（2）归档的文件材料必须按年度立卷，业务范围及当年工作任务，编制文件

材料的编号类别。

（3）文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐

全，加以整理后归档。

（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排

列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后;

其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排

列。

三、档案保管

1、档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存

放。

3、底图入库要认真检查，平放或卷放。

4、库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。

四、档案借阅

1、借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，

不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。

2、借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人

员翻阅。

3、借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情

况，办理续借手续。

4、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿.上及时注

销。

5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不

准借阅、抄录、复印。

6、底图一般不予外借。

五、档案销毁

经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会

审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

六、档案保密

1、档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

2、不得传播、议论有关机密问题。

3、档案资料不准带到公共场所。

企业档案管理制度与流程篇7

第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案

信息，制定本制度。

第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、

综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视

频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。

第三条公司规划建没管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、

应用及管理工作。

第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施

工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、

编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。

第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、

防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。

第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提

供。

第七条旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图

纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。

第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。

第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。

第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需

要留存备用的可留复印件。

第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。

企业档案管理制度与流程篇8

第一章总则

第一条目的

为适应公司快速发展的需要，推进行政办公物品的规范化管理，控制办公费

用，本着节约高效的原则，特制订本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所属各部门。本制度所指办公用品为员工日常办

公所用文具（文件夹、档案袋），办公自动化所需用的耗材（含U盘、数码相

机、硒鼓墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家

具（含桌、椅、柜等）。

第二章办公用品的分类

第三条行政办公物品的分类

行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。

1、办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形

态，单位价值在20_元及以上的各种办公家具及办公设备。

2、办公低值资产是指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在

20_元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。

3、办公用品是指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办

公类资产。

第三章行政办公物品的管理职责

第四条行政部的主要职责：行政部是行政办公物品的综合管理部门，负责对行

政办公物品支出情况进行监督、控制，其管理职责主要包括：

1、供应商选择及管理；

2、组织各部门行政物品管理程序监控;

3、年度。每月办公物品开支计划的编制、报批和执行；

4、行政办公用品的分配、调拨、维修和报废；

5、配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责

日常维护和修理。

第五条部门资产负责人的主要职责：认真贯彻执行公司的资产管理制度；各部

门有专人负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录；合理

调配本部门室内的办公没备等资产；

第六条资产使用人的主要职责：应该爱护公司财产，合理使用办公设备，由人

力资源部协助负责培训员工爱护国有资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不

当，人为破坏，由使用人自行付费维修，并报送人行部门进行维修登记。

第四章行政办公物品采购

第七条办公用品采购

1、行政部每月按各部门需求编制统一采购计划、编制资金使用计划，纳入公

司的全面预算，报公司财务部列入每月全公司资金计划。

2、行政部持相关票据根据公司相关财务规定报销，费用计入各部门的年度预

算执行台账。

3、办公耗材文具的领用参照需按照规格及使用情况购买，并由行政部主管领

导批准后购进。购进消耗材料统一保管。

第八条办公类服务采购

办公类服务采购指公司各部门对外印刷品、宣传品、名片、标牌等服务类的采

购。

1、行政部进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。

2、各部门有对外宣传品、印刷品印制需求的，经主管领导审批后在

公司行政部公布的服务供应商范围内选择。

第九条办公资产采购

1、办公资产采购计划

各部门历史需要置办办公资产时，填写《办公物品申请表》，经公司领导审批

通过并签字后，提交行政部实施采购。

2、实施采购

行政部进行货比三家的办法进行询价后，连同采购申请表和询价后的采购报价

单上报公司领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。

3、验收

行政部汇总使用根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采购办公资

产，验收完毕后填写验收单并签字确认，行政部和使用部门各自登记办公资产台

账。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《办公物品申请表》和购物明细

复印件由行政部统一保管。

第五章办公物品的管理

第十条办公用品的配发

1、各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放.

2、办公用品按需领用，行政部负责办理使用部门的领用手续，认真填写文具

领用登记单，并进行台账登记，写明物品名称、规格、使用人及数量等。

3、员工在公司内部调动，其使用的办公用品可以随职位转移带走。第十一条

办公资产的管理

1、资产调拨部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》。

必须严格按照审批顺序执行。审批顺序：调出部门负责人一调入部门负责人一行政

部确认签字后，方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资

产。

2、资产报废由部门负责人填写《资产报废申请单》，报行政部。行政部会同

财务部门进行资产损坏鉴定后，由行政部主管领导审批，审批后方可报废。行政部

和财务部门同时销账。有再使用价值的，由行政部收回统一维修、保管、再分配，

资产台账做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则该部门按照其原值赔

偿，并按照公司相关规定处罚。

3、资产的租用、出租和外借

（1）公司需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要，租用部门必须

报公司行政部审批，行政部应尽量考虑在公司内部调配，调配的确有困难而且购买

不经济合算的情况下，经总经理批准方可租用，租用手续由行政部统一办理

（2）公司长期不使用的行政办公资产可以考虑对外出租和外借。行政部定期

对所有闲置的办公资产进行清查盘点，对其中达到报废条件的按相关制度办理报废

手续，对长期闲置的物品主动寻求外租，对今后没有使用价值的物品进行出售。

4、办公资产的日常维护、维修

（1）行政部是办公资产日常维护、维修的责任部门。

（2）行政部编制办公资产维修计划，并纳入预算和经营计划。根据维修计划

对各部门办公资产进行检查，按期进行维护，保证各物晶正常工作.

（3）各部门的办公资产需要维修时，由部门负责人填写《办公设备维修申请

表》报送行政部。不经部门资产负责人而私自维修的，相关费用行政部不予受理

（4）行政部接到申请单后，需对报修设备进行鉴定，进行相应的维修、更

换，一般性维修理应在三个工作I」内修理完毕，其他较为复杂的修理应在七个工作

日内修理完毕。维修完毕后及时登记《办公设备维修记录表》，资产使用部门负责

人签字确认。

（5）若聘请外部单位进行维修，相关付款事项执行资金支付程序。

企业档案管理制度与流程篇9

一、目的

为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，

防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。

二、范围

本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

三、职责

3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核

对、转递、保密、统计等工作。

3.2人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公

司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管

埋部门负责管埋JL作。

3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司

的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。

3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制

度的批准执行。

四、人事档案管理的内容

4.1员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证

件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课

根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳

动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档的流程为

首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别

等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称

及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。

4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案

材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职

称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备杳材料等。

4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类，员

工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案

类。

4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通

知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案

材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转

至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。

4.2检查核对：人刀资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员

工的人事档案进行检查咳对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事

档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、

遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢

失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工

人事档案统计表》上确认签字。

4.3转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转

走的员工人事档案并在揩案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通

知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位

在回执上签字盖章。

4.4保密制度：由人事管理课档案管埋员负贡人事档案管埋。不得将人事档案

材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内

容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

4.5统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收

集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事

档案统计表》。

4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖

惩材料、其他可供公司参考资料。

4.5.2人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25

日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力

资源部总监审核。

五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。

查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理登记手续。档

案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

六、相关支持文件及记录

员工应聘申请表

转递人事档案通知单

员工离职通知单

员工人事档案统计表

公司员工人事档案管理制度

第一条、为确保人事档案的机密性，完整性和准确性，为人事决策提供信息和

依据，特制定本制度。

第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。

第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。

第四条、新员工第一次建档后，日后所有有关个人人事资料都随时归档，包括

员工在职期间试用、考咳、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等，

以保证档案的完整性、保密性及可查性。

第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档，目录如下：

1、招聘登记表

2、聘用通知书

3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。

4、身份证复印件

5、照片

6、员工转正申请表

7、聘用合同

8、奖惩材料

9、任免、升降、调薪等材料

10、其它材料

第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册，记载档案的接收、存入、

提供、使用和变动情况。

第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。

第八条、所有人事唐案都属秘密文件，应妥善保管，不得随意泄密。

第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档

案。总经理有权查阅任一员工的档案，除总经理外任何人不得查阅员工的工资档

案。

第十条、任何人不得借阅自己本人档案。

第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性，不得涂

改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。

第十二条、收回档案时，档案管理人员必须认真检查核对，否则追究当事人的

责任。

第十三条、离职人员档案保存期为一年。

企业档案管理制度与流程篇10

一、档案的建立。

1.1档案的建立按下列流程建立：收集一整理一分类一编号一登记一输入电脑

一入柜一利用一检查

1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理,

1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收

资料等；

1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用

时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等；

1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的业主概况表〃；、〃；业主公约

“：、”•、入住契约〃；、〃；前期服务协议〃；、〃；接房登记表〃；等。

L2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市

区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等；

1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历

证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等；

1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修

基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。

1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。

二、档案管理

2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，

对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。

2.2档案管理要求：

2.2.1进行标准化的档案管理。

2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并

采用适当的保存方法。

2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。

2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查

询系统。

2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目

录，按工作部门分柜保存。

2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整

理、归类要进行一次全面的检查。

企业档案管理制度与流程篇11

第1条档案的管理：

（一）办公室是档案的执行管理部门，并由专人负责档案管理；

（二）凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及

时归档；

（三）档案管理人员坚持文书随时立卷归档，并分门别类，做好收集、整理、立

卷、归档工作，档案内容包括从成立之口起每年在经营管理工作中形成或公司制发

的应归档的文件材料；

（四）档案管理使用专用电脑,建立电子档案和索引目录以备科学查档；未经办

公室同意，其它员工一律不得擅自使用。

第2条档案归档范围：

（一）公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；

（二）政府、项目批文、合同，公司董事会形成的文件材料；

（三）反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、

图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）；

（四）资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件

等）；

（五）公司制度体系、会议纪要、内部发文（工径流程、公司决定等），发展规

划、工作总结等；

（六）工程进度计划控制文件（含业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工

图纸,工程部门留用复印件备份等；

（七）公司各部门年度工作计划（财务资金计划由财务部归档）；

（八）公司有效证照、证件；

（九）具有法律效力及保存价值的文件；

（十）公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲

话、典型发言、会议简玉、会议记录等；

（十一）员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;

（十二）公司获得的各种社会荣誉资料；

（十三）会计统计、年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季

度报表、月报表，政府主管部门下发的有关财务类文件材料（此类档案由公司财务部

自行保管存查）；

（十四）组织人事教育培训、员工变动表、花名册、教育培训；

（十五）其他需要归档管理的资料,包括声像形式记录下来的对公司经营活动产

生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书面、

文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

第3条档案立卷要求：

（一）办公室应及时做好档案归档分类保管工作；财务和物业应自行及时的将需

归档的文件、报表等材料整理立卷以便存查；

（二）公司各部门应及时向办公室移交发生的档案材料,如材料还需使用，也应向

交办公室立卷归档后再办理借阅手续；各部门必须严格遵守归档制度,不得无故延

期或不交归档的文件材料；

（三）各部门向办公室提交档案时，要严格履行移交手续；档案管理人员按文件

材料分类造册，并在存档资料表上注明移交人、存档人、存档时间；

（四）档案立卷要求遵循公司档案的形成规律和特点,保持档案质检的有机联系,

区别不同的价值，便于保管和利用；

（五）卷内档案材料应按材料排序，依次编写页号；

（六）有关卷内材料的情况说明，都应逐填写在目录备注内；

（七）案卷封面,应逐项按规定用钢笔或签字笔书写,字迹要工整、清晰。

第4条档案归档时间：

（一）公司每半年进行一次集中清理归档工作并作出归档结论；

（二）财务部门需按时间要求将档案归档清整结论情况以书面形式报总经理批示

后交办公室存查；

（三）物业公司档案或公司工作要求清整情况及结论报办公室存查；根据公司要

求独立建立清查归档并将结果书面报办公室存查。

第5条档案的借阅:

（一）借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂

改、勾画、裁剪、抽取、拆散、调换、撕毁等损坏档案行为，并应及时归还。

（二）各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档

案管理员处填写档案调阅登记簿,方可借阅；

（三）公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门负责人批准，否则

不予借阅；

（四）借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记

薄上注销；

（五）借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外此如有

特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经公司总经理批准；

（六）借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过10天；档案管理

责任人需追述借阅归还并做好记录；

（七）借阅人对档案要妥善保管,不得遗失；

（八）凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规

定办理；

（九）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务同意并报总经理批准。外单位

因特殊需要，查阅有关会计档案时,应持正式公文,并经总经理同意。查阅会计档案

时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印,应经总经理同意方可办理。

第6条档案保密级别：

（一）档案分一般档案和密级档案两类。档案的密级由公司总经理核定签注；

（二）有密级的档案需经公司总经理或授权办公室主任同意翻阅和复印使用；

（三）有密级档案只限档案管理员管理；

（四）一般档案管理，属业务工作使用范畴，对内予以及时提供利用；对外按借阅

手续经办公室主任批准办理。

企业档案管理制度与流程篇12

一、工程档案管理制度

1、所有的工程设备档案由工程组文员负责管理。工程档案管理人员应严守公

司档案管理制度和保密守则。

2、各类档案应按系统分类：强电、弱电、空调、机管，统一存放档案盒并贴

上标签。

3、档案及图纸是工程维修保养的重要依据，应妥善保存，如发现用途不明的

资料应交总工程师审阅确定用途。需销毁的资料应由总工程师及系统工程师组成鉴

定小组研究后决定。

4、借阅档案须经相应系统的工程师以上人员批准，文员登记并指定归还日

期，由文员按期追还，需续借的要重新登记。

二、维修档案管理制度

1、维修档案属工程档案的一部分，由工程组文员统一管理

2、设备维修档案按强电、弱电、机管、空调、装修分类。

3、档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。

4、文员根据返回工程组的维修单，当天填写维修档案记录表，并录入电脑中

已设置密码的“维修管理”项目。

5、文员每天核对发出和返回的维修单，将有关内容如实录入维修档案记录

表，如发现不符马上追查原因。

6、文员每月对维修档考试大案记录表、维修单等进行整理，并分类归档。

7、维修档案作为评估大典设备运行情况的根据，应妥善保存。保存期限一般

为一年，重大维修项目保存期至少为两年。过期档案由总工程师、系统工程师组成

的鉴定小组统一审定后销毁。

企业档案管理制度与流程篇13

一、文书档案归档制度

1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部

统一管理。

2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员（各部门内勤）收集、审定、整理、立

卷。

3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠（文件的正文与附件、印件与底

稿、请示与批复）无缺页、破损现象。

4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

5.凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄

写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登

记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位责任制

1.认真学习专业知一只，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职

工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章

制度。

2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借

阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4.负责档案库房各顶制度的落实。

5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策

和机关各项工作提供优质服务。

三、兼职档案工作人员岗位责任制

1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立

卷工作。

2.兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量

关，按时完成兼管档案的任务。

3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

4.严格执行各项档案管理制度。

5.接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务

水平。

四、部门立卷制度

1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归

档范围。

2.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立

卷。

3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室

提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

五、档案保管制度

1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

2.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方

便。

3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材

料，要及时跟踪追还，防止丢失。

4.库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14-24C,相对湿度要保持在

45—60%,防止危害档案的现象发生。

5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防

鼠、防虫，定期检查。

6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，

不得使用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

六、档案规则

1.档案工作人员要提高警惕性，遵守纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

2.凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全制度，严格履行档案查阅手

续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归

还档案室。

3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案

室。

4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家

中，要及时交给档案管理部门。

5.对于违反规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《法》的规定，

严肃处理并追究其责任。

七、档案借阅制度

1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

2.凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，

经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

3.借阅人员对档案材料妥善保管，注意，不得以任何理由转借他人。

4.借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

5.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损

时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方

能签字盖章。

6.一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主

管领导汇报，并追究有关人员的责任。

八、其他

解释权归公司行政人事部。

企业档案管理制度与流程篇14

一、严格执行党和国家的、安全制度，确保档案和案卷机密安全。

二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手

续。

三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本部门档案的收

集、建档、保管、借阅和利用负全责。

四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重

要电话记录、接待来访汜录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置

设备、财产的产权资料由办公室负责归档。

五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术

资料•、质量资料由投资发展部负责归档。

六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财