供应商管理制度

供应商管理制度

1目的

为了供应商管理严格按照原则和制度进行，及时对供应商进行考核和评价，

激励供应商提高供货质量，定期与供应商进行互访和维护，保持良好的供应关系，

保证本公司采购工作的顺利进行，特制定本制度。

2范围

凡本公司有关供应商管理的各类事项，除另有规定外，均依照本制度进行解

决。

3管理职责

本公司供应商管理工作由采购部负责，生产部、质量部和财务部等相关部门

应当予以配合。

4供应商开发程序与原则

4.1供应商开发需严格按照下列程序进行，以保证本公司寻找到合适的潜在供应

源。供应商开发程序为:供应商信息收集、“供应商基本资料表”填写、供应商接

洽、供应商问卷调查、样品鉴定、提出供应商调查申请。

4.2供应商开发的基本原则是“Q.C.D.S”原则，也就是质量、成本、交付与服

务并重的原则。

5供应商调查原则和管理制度

5.1由采购部牵头组成供应商调查小组，分别对供应商的价格、品质、技术、生

产管理等做出评核，选出合格供应商。

5.2供应商调查必须坚持公平、公正的原则，以免本公司的利益受到损害。

6供应商考核与监督原则

6.1与供应商签订合约之后，应当定期、不定期地对供应商进行考核。

6.2供应商考核结果将用于对供应商进行评级，以根据等级对供应商实行不同的

管理，帮助落后供应商进行改善，激励供应商提供更好的产品和服务。

6.3定期或不定期地对供应商进行评价，对不合格供应商应解除供应合作协议，

对合格供应商应规定其增长供应。

7供应商关系管理原则

采购部必须与供应商保持一定频率的互访，寻求与供应商建立战略关系，保

证本公司的战略供应。

8考核对象

凡列入本公司“合格供应商名单”的所有供应商均为本公司供应商监督与

考核的对象。

9考核项目

采购部应定期或不定期对合格供应商就品质、交货口期、价格、服务等项目

做出评价。

10考核频率

10.1采购专员应负责每月对关键、重要材料的供应商考核一次，每季度对普通

材料的供应商考核一次。

10.2采购专员负责每半年对所有供应商进行一次总评，列出各个供应商的评价

等级，并依照规定实行奖惩。

10.3采购主管负责每年末合格供应商进行一次复查。复查流程和对供应商初评

相同。

10.4假如供应商出现重大品质、交货日期、价格、服务等问题时，公司可以随

时对供应商进行复查。

11考核标准

采购部在进行供应商考核与评价时，应综合考虑以下六方面的标准，择优选

取。

11.1是否有合法的经营许可证，是否具有必要的资金能力。

11.2是否按照国家标准建立质量保证体系，且通过质量管理认证。

11.3生产管理水平是否先进，能否进行弹性供货。

11.4是否具有足够的生产能力，是否可以满足本公司的连续需求以及进一步扩

大生产的需要。

规定其对局限性部分进行整改并将结果以书面形式提

B级80〜89分

交，对其采购策略维持不变

对其减少采购量，并规定其对局限性部分进行整改、将

C级70〜79分整改结果以书面形式提交，采购部对其纠正措施和结果进

行确认后决定是否继续正常采购

D级69分以下从“合格供应商名单”中删除,与其终止采购供应关系

14.2公司应对评价考核为B级和C级的供应商进行必要的辅导。D级供应商假

如想重新向本公司供货，应重新按照新供应商选择的流程接受调查评核或者参与

木公司招标。

15交期监督

采购专员应对合格供应商进行交货期监督，规定其准时交货，同时记录由供

应商因素引起的分批发运而导致的超额费用。

16质量监督

16.1采购部应对合格供应商进行质量监督，由质量部和采购部记录合格供应商

的供货质量情况，出现不合格产品时应当对供应商提出警告，连续两批产品均不

合格的应暂停采购。

16.2责令不合格供应商查明因素并提高产品质量，假如有所改善，再另行决定

是否继续采购。假如供应商不能在限期内提高产品质量，则由采购部负责人报总

经办批准之后，与其终止合作。

17终止合作

17.1对于即将终止合作的供应商，应由采购专员书面告知供应商，在供应商理

解解除供应关系的基础上，和供应商明确公平的解约方案，以便将双方损失降到

最低。

17.2解除合作关系时，应明确双方的责任和合理的时间安排。双方的责任涉及

对已经发生费用的结算、对合约中的保密条款的遵守等。

18互访制度

采购专员应对其负责的供应商进行维护，经常和供应商进行互访和检查，以

便增强交流合作和掌握最新的市场信息和产品发展趋势。

19互访频率

采购专员对销售规模较大的A级供应商必须保证3次/月的互访，对B级供

应商保证2次/月的互访，对C级供应商保证1次/月的互访。互访中应当沟通双

方合作状况、出现问题的解决方案、各自公司信息及下一步的合作计戈I。

20互访形式以及规定

20.1电话互访，限于平常性事务沟通。

20.2上门拜访，限于专项任务及重点问题。

20.3大型商务会晤，限于整体策略性、方向性、规模性的洽谈。

21互访标准

采购专员与供应商进行互访时应遵循卜.图所示的七条标准来进行。

21.1采购专员外出拜访供应商必须经采购部经理级别以上人员批准

21.2采购部经理、采购主管需要指导采购专员拜访供应商，并定期参与商务会

谈

21.3保证与供应商进行信息沟通，涉及产品信息、市场信息、销售信息等

21.4遵守公司各项规定，坚持原则，做好保密工作

21.5注意外出拜访时的个人着装

21.6高级客人来访时，采购部人员应做好接待工作，注意维护公司形象，检查

桌牌、资料、幻灯片及礼品等是否布置到位

21.7采购人员与供应商进行正式商务谈判必须填写备忘录并建立档案

22其他形式的供应商维护

22.1公司采购、研发、生产、技术部门可对供应商进行业务指导和培训，但应

注意保护公司产品核心或关键技术不扩散、不外泄。

22.2公司可以对重要的、有发展潜力的、符合公司投发方针的供应商投资入股,

建立与供应商的产权关系.

23建立供应商档案

为了便于管理，公司必须对所有供应商建立资料档案。采购部应有专人管理

供应商的档案资料。供应商档案资料重要涉及下图所列的九个方面。

1.供应商调查表2.供应商产品价格登记表3.供应商公司资料4.供应商采购

协议5.供应商洽谈登记表6.供应商顾客投诉登记表7.供应商顾客服务登记

表8.供应商销售业绩分析表9.优秀供应商综合评估表

24收集供应商资料

24.1采购协议签订后，一般应在三个月内由采购专员将该供应商的材料进行收

集整理。

24.2因故不能按期整理的，应由负责人做出书面说明，由采购主管定期催办。

24.3整理的档案应涉及涉及该供应商的所有文献材料和记录。采购现场监控系

统录制的音像资料也应作为辅助档案资料保存。

24.1公司采购档案不符合规定的，责任采购专员应尽快补齐相应材料，保证档

案的完整、真实、有效。

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