出库货物交接管理办法分解

目录

1目的及适用范围

2参考文件

3术语

4职责

5工作程序

6记录与存档

7发放范围

8附贝IJ

9附录

湖北九州通物流

所属公司主责部门仓储部

有限公司总经理签发：

主责部门

起草人贾琳田向阳

审核

仓储部综合管理部

2012年月日

会签

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9出库货物交接管理方法等级C

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1目的及适用范围

1.1为加强出库货物交接管理，规范货物出库程序，提高出库效率和质量，特制定本

方法。

1.2本方法适用于湖北九州通物流有限公司的出库货物交接管理工作。

2参考文件

《仓储学问》（2007.7）

《湖北九州通医药物流中心标准操作手册》

《出库管理方法》

3术语

3.1出库商品：现货销售或代办托运销售给客户的商品。

3.2交接货物：一个环节和另一个环节的货物交接，上一环节和下一工作环节的货物

交接，每个工作环节都要有明确的签字确认手续，以保证各个出库环节的货物和单

据平安，及责任的明确划分。

3.3冲红：发出商品未交付客户前，因缺货、价格异样、包装开错等缘由不能出库而

将其销售金额和数量从账面上扣除的业务过程。

4职责

4.1湖北事业部资信管理中心

4.1.1结算员负责办理客户的结算手续。

4.1.2税票员负责依据客户类型和往来帐金额开具相应税票。

4.2仓储部

4.2.1调度员

（1）负责把时空系统传至Imis系统的单据合理支配批次并下发任务；

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（2）依据商品库存状况进行刚好补货；

（3）对出库作业时所出现的异样问题进行跟踪和调查，保证整个出库流程的顺畅。

4.2.2拣货员

负责商品的任务索取、商品分拣、装箱、出货、补货工作。

4.2.3内复核员

负责对拆零区拣选的零货进行复核、拼箱。

4.2.4外复核员

负责整件商品以及内复核拼箱的复核、装车和移交给客户的工作。

4.2.5理单员

（1）负责出库相关单据的整理；

（2）负责与相应配送员的单据交接。

4.2.6管理组

负责商品出库过程中的各种异样状况处理。

4.2.7冷库管理员

负责冷库药品的拣选出库工作，并做好与外复核员的交接工作。

4.3湖北事业部配送部

4.3.1配送协调员

负责整合配送资源，依据区域商品数量与运输部协调支配车辆，对配送区域的客户

商品按配送依次支配装车依次，协调支配车辆。

4.3.2配送员

（1）负责排定货物装车依次、跟车送货及货款催收；

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（2）外复核员依据《外复核校验单》复核月台上的货物，复核时，要核对拼箱数量

是否精确，单据号是否一样,整件的品规、批号、数量是否正确，假如有大输液和特

殊品库药品，要到各库区领取货物并集货存放；冷库药品要求放在冷库的暂存区，

复核完毕之后要打印粘贴标签；

（3）若是有重新进行拼箱的，外复核员在电脑中进行拼装箱号的修改操作，并且要

在拼箱登记表上进行签字确认；

（4）外复核员在实物复核清点确认无误后，须要返回系统做复核确认。在品规、数

量、整件批号、拼箱数相同的状况下，可以干脆确认；假如有新拼箱要重新打印拼

箱标签；发生实际数量或品规与订单不相符时，要刚好通知组长或管理员处理；

（5）对整件拣货确认时间的规定：整件拣货员从索取任务后到拣货任务确认完成的

时间间隔“5分钟。确认之后由外复核员复核出无货、导致冲红的，外复核员要如

实进行登记，该拣货员担当相应的考核责任；

（6）自提拣货（5件以下的单据）确认时间为W10分钟，自提外复核员对拣货员进

行时间监督，确保自提货物的出库效率。因拣货出库导致客户投诉的，由自提外复

核员和整件拣货员共同担当责任，管理组对其进行考核；

（7）外复核员在复核发觉有批号、货位、规格、数量、厂家等差错的，对相应拣货

员进行考核。

5.2自提出库交接

5.2.1绿色通道出库

（1）绿色通道自提拣货员在任务索取界面看到有自提拣货任务时，输入工号索取任

务，打印机自动打印零货拣货任务单，自提拣货员依据拣货单显示拣货信息到拆零

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区拣选相应货物，拣货完毕之后货单一起通过绿色通道输送线送到自提复核区，并

刚好作拣货完成确认。自提整件也是整件拣货员干脆索取任务，拣货完成确认后，

把货物放到相应的自提暂存区；

（2）自提复核员把绿色通道送出来的货物依据拣货单上放到指定的货位；

（3）当客户办理结算之后，拿着盖章的《销售开票汇总单》到自提客户提货区，进

行兑票，换取《销售出库复核单》（附件一）；

（4）客户拿着《销售出库复核单》给自提复核员，自提复核员依据出库复核单复核

客户的货物，清点确认后，在《开票汇总单》（附件二）上双方分别进行签字确

认，然后把药品和复核清单一起给客户，《开票汇总单》存留；

（5）客户在《开票汇总单》上确认签字后，出现的出库药品破损、整件短少等情

况，仓储部不负任何责任；

（6）外复核员复核出有批号、规格、数量、厂家等差错的，对相应自提拣货员进行

考核扣分。

5.2.2大自提出库

（1）大自提是指品规、数量比较大的自提客户，由于出库数量和品规比较多，因此

出库方式和一般配送一样；

（2）出库复核时，由大自提外复核打印《出库复核草单》，在自提客户出库时边复

核边装车，并刚好在草单上注明出库异样状况，在复核过程中原则上要与客户进行

当面的数量（件数）交接，并要求自提客户在《开票汇总单》上签字确认，外复核员

将《开票汇总单》交仓储部管理组留存；

（3）若自提客户的货物是由公司司机负责送货时，自提外复核应与运输部司机进行

当面件数核实，双方进行签字确认。货物装车完毕后，司机要在装车单上签字，以对

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装车件数进行确认。出库货物出现差错和投诉时，经盘存后仓库库存是准的，仓储

部相关工作人员不负任何责任；

（4）大自提外复核员和自提客户进行当面的数量和单据交接签字确认后，出库的货

物出现整箱差错，仓储部概不担当责任；若有拼箱零货差错，经仓库盘存后，库存

准的，且从内复核摄像头中发觉药品的确装箱，则仓储部不担当贡任；

（5）大自提外复核员发觉有批号、货位、规格、数量、厂家等差错的，对相应拣货

员进行考核。

5.3调拨出库交接

5.3.1分公司（单指指襄樊、恩施、荆州、十堰、宜昌分公司）的调拨

分公司的调拨跟一般的配送出库一样，由调度员在合适的时机下发任务，整件拣货

员和拆零拣货员索取相应任务后，发货并作发货完成确定；再由大自提外复核进行

复核，由外复核组长或管理员支配上货员进行装车。

5.3.2兄弟公司的调拨

（1）兄弟公司的调拨任务由配送部托运员依据调拨单据任务，打印调拨作业单，并

负责进行清点件数，并支配人员作调拨拣货；由下货组管理员支配下货员进行装

车；

（2）拣货员拣货完成之后耍在系统里确认拣货完成，并在货物放在指定位置，由调

拨员打印《调拨出库复核单》，对全部调拨货物进行复核，复核无误后在系统里确

认。

5.3.3货物交接

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（1）对于分公司调拨货物，大自提外复核员应当与分公司调拨司机进行货物交接工

作，外复核员要与调拨司机对货物的实际件数和票据清单当面进行清点，双方核实

件数无误后，外复核员支配装车员装车，装车时分公司配送司机可以在现场进行监

督，与外复核员一起清点件数并进行单据交接，双方在单据上签字确认；

（2）对于兄弟公司调拨货物，由配送部负责调拨的托运员应当与兄弟公司调拨司机

或物流公司进行货物交接工作。

配送部托运员要与兄弟公司调拨司机或物流公司进行当面的货物实际件数和票据清

单件数的清点，双方核实件数后，由托运员支配装车员进行装车。在调拨员进行装

车时，兄弟公司调拨司机须在现场监督，和调拨员一起清点件数，由调拨员复核并

装车完毕后，由调拨员与兄弟公司调拨司机进行单据交接，双方在单据上签字确

认。

5.4装车交接

5.4.1当一个配送区域的货物将出货完毕时，配送协调员就可以依据当天须要配送的

客户和数量，联系运输部支配车辆。确定车辆后，要依据配送员对配送线路的要求

支配装车依次，并打印《配送装车单》（附件三）。

5.4.2配送部装车复核员依据装车单上注明的客户和件数复核并指挥上货员装车。

（1）配送部装车复核员依据装车单中须要出库的冷库药品，到冷库依据冷藏箱上的

区域标记领取要装车的药品，领取保温箱和冰袋时要在保温箱领取登记表上登记签

名，在装车单上还要注明冷库药品的数量；对于短暂不装车的药品，外复核当日值

班组长或管理员负责将其放在另外一个相对应区域的冷藏箱中，须要装车时再领

取；精神品库出库方式如上；

（2）配送部装车复核员对账物不符的要修正，确认有误的要刚好联系当口值班的外

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复核组长、管理员或管理组，查找缘由，对多发、少发、错发等错误要刚好更正,

保证出库精确；

（3）装车完毕，装车外复核要在装车单上签字确认，并注明装车组别。

5.4.3配送部装车复核员在装车单上签字确认后，对配送员与客户反馈的整件差错问

题，经仓储部盘存确认后，库存品种精确，经核实查证后，确认责任人，并对其责

任人进行考核；若有拼箱零货差错，经仓库盘存后，库存准的，且经内复核摄像头

查实后，确认责任人。若是由遗留、装错等缘由造成的差错，由相应的配送装车复

核员负责，查明是仓库出库少发、错发等则由仓储部相关人员担当责任。

5.5托运出库交接

5.5.1外复核员与托运员的交接

（1）托运出库的发货流程与其他货物的发货流程一样，但是送货的车辆和方式与配

送不同，是由配送部托运员依据托运货物的数量、体积等信息选择合适的托运方

式；

（2）对于体积较小的包装箱，须要进行重新拼箱的，是同一订单的货物由外复核员

在复核过程中进行重新拼箱，不同订单的货物需进行重新拼箱需经配送部托运员提

出,由外复核组长，管理员进行重新拼箱，并且在拼箱登记表上进行签字确认；

（3）当托运公司的车辆到达时，由托运员与第三方物流公司一起对托运货物进行清

点，清点完毕后，没有任何异议，托运员与第三方物流公司进行件数交接并办理托

运的交接手续。托运员在清点件数时，若发觉有件数疑问，要刚好跟当班的外复核

组长或管理员反应，解决问题。托运员在第三方物流的托运单上签字确认，留取存

根；

（4）在第三方物流公司进行装车时，托运员应当在现场监督，不得离开装卸现场；

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于不在现场监督的托运员，经查实后，对相应的托运员进行惩处；

（5）托运员对于托运清点后，无异议的，则默认托运货物无差错。对于托运已装车

的货物，出现的件数不符、有疑问的状况，要刚好与配送协调员联系，由配送部负

责调查和核实，并确认相关责任人，对其进行考核；

（6）托运货物送走之后，托运员要跟踪货物的到货状况。

5.6单据整理

5.6.1内复核复核完毕，整件拣货员拣货确认完成之后，理单室打印每个客

户的《销售出库复核单》分开整理并盖销售出库专用章。打印销售出库复核单正

确、不得重复、遗漏，不得延迟，严格将各个客户的出库复核单撕开，不得遗漏，

严格依据规定加盖出库复核专用章（假如是套打纸，则不用盖章，只需撕开整理好

即可）。

5.6.2理报告单人员依据《销售出库复核单》的“类型”显示对须要打印的报告单刚好

完成报告单的打印，加盖药品检验报告复印专用章，刚好作好入账工作，理单员将

已经完成汇总并且入账完毕的单据依据汇总单上的“税票类型”推断是否须要开具税

票；然后把客户《销售出库复核单》、《销售退回开票单》和《退补价单》（附件

四）等单据拿到税票组开具相应发票。

563税票员确认客户开具的发票类型，并依据客户的各单据开具相应发票；税票员

开发票时应扣除前期的退货金额，将税票和清单整理后加盖发票专用章，并把客户

的全部单据订在一起，并要求签收。

5.6.4理单组把全部单据都打印办理之后，把各条线路的单据依据客户名称分类汇

总、装订在一起，并在销售开票汇总单上“报告单张数”栏填写历史销售退回开票

单、退补价单、税票、报告单等单据的张数。装订的依次是:①税票；②销售汇总

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单；③退补价单；④历史销售退回开票单；⑤冲红单；⑥清单（包含中药、计生、

器械）；⑦报告单。（3）理单员将已经依据客户名称汇总完成的单据放在对应线路

的左边的单据柜中。

5.6.5兑单、交接

（1）各条线路的配送员排车完成后，由配送协调员打印各线路装车单（一式三联：

白、蓝、黄），然后将黄联交给理单员；

（2）理单员依据配送协调员供应的黄联将本条线路的单据从已完成汇总的格子中取

出，然后依照单据编号找到对应的单据；

（3）配送协调员（配送员）核杳单据兑换是否正确，核实无误后，理单员和配送协

调员（或配送员）在装车单黄联签字确认。将其《配送装车单》黄联留在理单室存

档。

（4）理单员在当天的工作任务结束后，当班理单员负责对当天的单据进行清理，检

查是否有遗留的单据，对遗留的单据要刚好通知配送协调员，由配送协调员刚好处

理。

5.6.6留意事项

理单人员在每天业务结束后必需将单据柜清理干净，对于遗留单据必需放至在固定

的位置并登记在遗留记事本上，不得与其次天的单据混放。

5.7库存整理

5.7.1运输商品库存整理

（1）收货员在收货过程中发觉有货物破损的，必需刚好通知送货商购买破损商品，

同时将破损商品上架到退货库；

（2）供应商或客户到营销大厅开票、到结算组结算；

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（3）购买收货破损的到收货组换取入库通知单，并取走破损商品；假如供应商须要

销售开票明细凭证，收货员可在时空单据查询界面中打印出库开票明细单，加盖收

货组公章，并注明“破损”；

（4）收货员通知购进退出工作人员该库存整理单据号，购进退出员在Imis系统的

［特别订单处理］界面中对该单据进行下发、审核。

5.7.2在库商品库存整理

（1）选购员或开票员在时空系统的销售开票界而开具库存整理商品的销售汇总

单，

其中，须要在销售开票界面的订单类型栏中选择“库存整理”，提货方式栏中选择

“无'注明商品批号、数量等，保存、打印销售汇总单；

（2）购进退出员依据库存整理销售汇总单，在LMIS系统的［销售出库］-［特别

订单处理］界面中对该单据进行下发、打印拣货单；

（3）购进退出员依据拣货单，到退货库拣出相应的库存整理商品，清点数量，然后

在［特别订单处理］界面中按拣出的实际数量复核确认，并将须要退货的商品拣出交

给供应商；

（4）仓储理单员在LMIS系统［外复核单打印］界面打印出库复核单，盖章；白联留

存，红、蓝两联给客户，黄联交财务部。

5.8出库异样状况处理

5.8.1任务下发异样处理

（1）开票员通知要取消订单

当该订单批次未下发时，调度员干脆在系统中把该单据整单冲红即可；拣货批次已

下发，但是未被索取，调度员在已下发任务取消界面中把该单据取消下发即可；若

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订单任务已起先，在集货复核完成之后作销售退回处理；

（2）订单挂起

调度员视察任务调度与安排界面中，如显示有订单挂起，则调出该订单明细，进行

库存调整或其他相应调整，刚好联系开票员，与开票员沟通实行合理的方式处理挂

起订单。

5.8.2单据整理异样

（1）由于外复核在复核的过程中对销售出库复核清单作了修改，须要打印最新的销

售出库复核单，该类型订单会再次在打印界面以白色显示，而且“复核”栏显示为

7”。打单员在外复核单打印界面选中该单据，依据打印销售出库复核单的方法重新

打印、撕单，然后将该单据对应的原始单据找出并撕毁；

（2）由于客户特别需求，须要更换销售出库复核单上的日期、客户名称、商品名

称、批号信息或者削减品规，增加品规但是又不能变更该客户原有的往来账。处理

方法:

a,打单员进入出库复核单修改界面，点击提取数据，进入到提取出库复核单界面；

b.打单员在出库复核单提取界面输入原始销售出库复核单的单位编号、单位名称，

在“起先时间”、“结束日期''栏输入原始出库复核单的出库时间段，点击“查询”，系

统显示该单位在该时间段的全部单据，选中须要修改的订单，该销售出库复核单所

有的明细显示出来，选中须要的明细，点击提取，该订单在出库复核单修改界面显

示；

c,打单员输入单位编号栏处用鼠标左键双击，在弹出来的对话框中“协助查找”栏输

入单位名称的助记码，找到修改后的单位名称，然后双击该明细，系统将该单位名

称在显示，修改工作完成；

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d.打单员点击打印预览，然后在此界面点击打印即可。

5.9在调拨出库的过程中须要增加新的品规，则支配选购员调拨员必需在时空系统

中

重做调拨支配，货物的出库流程依据正常的调拨出库流程一样。

6记录与存档

6.1本方法将产生以下记录：《销售开票汇总单》、《销售出库复核单》、药品报告

单（包括：进口药品通关单、进口药品注册证、进口药品检验报告书、医药产品注

册证等等）、《退补价单》和《配送装车单》等等。

6.2对自提客户，《销售开票汇总单》红联由仓储部管理组存档，《销售出库复核

单》红、蓝联、药品报告单（包含：进口药品通关单、进口药品注册证、进口药品

检验报告书、医药产品注册证等等）、《退补价单》等交客户，《销售出库复核

单》黄联由财务部存档。

6.3对于配送客户，全部单据（包括《销售开票汇总单》红联，《销售出库复核单》

红蓝联、药品报告单、《退补价单》等均由配送员配送时交给客户；对于托运客

户，全部单据统一封装到货物箱里，货单同行送给客户，《销售出库复核单》黄联

由财务部存档。

7发放范围

湖北九州通物流有限公司副部长以上人员。

8附贝I

8.1本方法报湖北九州通物流有限公司总经理批准，自签发之口起实施，以往制

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度如与本方法不一样的，以本方法为准。

8.2本方法执行部门为湖北九州通医药有限公司仓储部，湖北事业部配送部、运输部

等。

8.3本方法说明权属湖北九州通物流有限公司综合管理部、仓储部。

9附件

9.1《销售出库复核单》（附件1）

9.2《销售开票汇总单》（附件2）

9.3《配送装车单》（附件3）

9.4《退补价单》（附件4）

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附件1

湖北九州通医药有限公司

附件2

第1页共1枭

销售开票汇总单

市内

当前应收金额：Y3511S95.03协议收款无

开票日期：2008-5-26开票时间:10:33:11单据3*XSGO1279755

单位名称:武汉马应龙医药有限公司单位如:P120105001X007

单位地址：汉阳大道86号S6562207区域分类新二区青山

金额大写合计：贰拾虱元眸角整备注；送杨泗港

金额小写合计：127640.00件数合计।67.00品种数：6

开票员：朱圣梅配送员：客户签名：配送类型:配中

退料仰单张数：_____.功史炳售退回单张贴_税泰弓一一.税票裱____.报告单张此