官方红头文件撰写标准格式指南

官方红头文件撰写标准格式指南第一章总则第一条目的与依据为规范我单位官方红头文件（以下简称“文件”）的撰写格式，确保文件的权威性、严肃性、准确性和规范性，提高办文质量和工作效率，依据国家相关公文处理规定及我单位实际工作需要，特制定本指南。第二条适用范围本指南适用于我单位内部及对外制发的各类正式红头文件，包括但不限于决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函等。第三条基本原则文件撰写应遵循以下原则：（一）准确规范：内容真实准确，表述严谨规范，符合党和国家的方针政策、法律法规及单位规章制度。（二）精简高效：主旨明确，重点突出，条理清晰，文字精炼，避免冗长繁琐。（三）庄重得体：使用规范的书面语，语气庄重、平和、得体，符合文件的性质和行文关系。（四）安全保密：严格遵守保密纪律，涉密文件须按保密规定管理。第二章文件的构成要素与格式规范第四条文件头（眉首）（一）发文机关标识：即“红头”部分，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，居中排布。字体为小标宋体字，颜色为红色。（二）发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，置于发文机关标识下空两行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。（三）签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人：”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标识下空两行位置，与发文字号同处一行。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第壹行，其他签发人姓名从第贰行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色分隔线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色分隔线与之的距离为4mm。第五条文件主体（一）标题：应当准确简要地概括文件的主要内容，一般由发文机关名称、事由和文种组成。标题字体为方正小标宋体字（或小标宋体字），字号通常为二号。标题可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。（二）主送机关：指文件的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关过多导致首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。（三）正文：文件的核心内容。编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。正文一般用3号仿宋体字，特定情况可以作适当调整。（四）附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件：”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（五）发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。（六）成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。（七）印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。第六条文件版记（文尾）（一）抄送机关：指除主送机关外需要执行或者知晓文件内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。（二）印发机关和印发日期：印发机关是指文件的印制主管部门，一般为发文机关的办公厅（室）或文秘部门。印发日期即文件的付印日期。编排于末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。（三）页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。第三章行文规则第七条文种选用应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系，准确选用恰当的文种。常用文种包括：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等。各文种有其特定的适用范围和格式要求，不得混用。第八条行文方向与关系（一）上行文：指下级机关向上级机关报送的文件，如请示、报告等。应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。（二）下行文：指上级机关向下级机关发送的文件，如命令（令）、决定、通知、批复等。主送受理机关，根据需要可抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。（三）平行文：指同级机关或不相隶属机关之间的行文，如函等。平行文在行文时，要注意尊重对方，用语谦和。第九条其他规则（一）未经批准，不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的机关。（二）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。（四）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。第四章撰写要求与注意事项第十条内容要求（一）主题鲜明：文件内容应当围绕明确的主题展开，观点清晰，论据充分，结论可靠。（二）逻辑严密：结构层次清晰，段落之间过渡自然，论证合乎逻辑。（三）数据准确：引用的数据、事实必须真实可靠，来源有据。（四）政策合规：内容必须符合党和国家的方针政策、法律法规及单位内部规章制度。第十一条语言表达（一）准确规范：使用国家标准的汉字和标点符号，用词准确，避免歧义。避免使用口语化、方言化及生僻字词。（二）简洁精炼：力求用最简洁的文字表达最丰富的内容，避免空话、套话、废话。（三）庄重得体：根据文件的性质和行文对象，选用恰当的语气和措辞。（四）常用特定用语：正确使用公文常用的开端语、经办语、过渡语、称谓语、结尾语等。第十二条校对与印发（一）文件初稿完成后，撰稿人应认真自校，确保内容准确、格式规范、文字无误。（二）重要文件需经复核、审核、签发等程序。复核人员应对文件的审批手续、内容、文种、格式等进行全面