采购项目和合同简介40

采购项目和合同简介学习范围采购的定义，采购目标采购类型；采购项目类型处理新的采购项目合同说明采购合同类别采购合同的变体、采购合同的目标、合同管理问题、采购合同类型的选择采购流程回顾什么是采购？采购

采购有很多定义，其中一些定义如下：2003年修订的《公共采购和资产处置法》将采购定义为通过购买、租赁、租借、分期付款、许可、租借、特许经营或任何其他合同方式获取任何类型的工程、服务或任何组合的供应品。Leenders和Fearson(2010)将采购定义为识别和选择供应商、协商价格、支付货款、跟进交货以及与供应商签订合同以保证供应商的连续性的过程。AndrewKidd将采购定义为一种业务管理职能，它确保识别、获取、获取和管理组织为实现其战略目标所需或可能需要的外部资源。续因此，采购部门存在的目的是探索供应市场机会，并实施资源战略，从而为组织、其利益相关者和客户提供最佳的供应结果。

续采购包括合同签订前后的各项活动和事件，以及与各类合同相关的各项活动的总体管理。这些活动包括：合同签订前的活动，例如规划、需求识别和分析以及采购等。合同后活动，例如合同管理、供应链管理和处置。一般活动包括公司治理（指导和控制公司的规则、实践和流程体系）、供应商关系管理、风险管理和监管合规。

采购目的

每个组织都需要各种物品来开展运营。这些物品包括资本设备、原材料、零部件、维修保养材料、消耗品、服务、办公用品、包装材料、车辆等等。采购的目的是获取符合所谓“6R”采购原则的物品。采购目的（续）商品必须是正确的产品。物品必须符合要求/质量合格。物品数量必须充足。物品必须来自正确的来源/供应商。商品必须以合适的价格/成本供应。物品必须在正确的时间到货。采购目标

采购目标可分为两类：一般目标和具体目标：采购的总体目标是：为各组织提供源源不断的商品和服务，以满足其需求。通过与现有供应商保持有效关系，并开发其他供应来源（作为替代方案或满足新出现或计划中的需求），确保供应的连续性。精明消费，以合乎道德的方式获得物有所值的每一分钱。合理管理库存，以便以最低的成本为用户提供最好的服务。与其他部门保持良好的合作关系，根据需要提供信息和建议，以确保组织内部的有效合作。制定组织内部的员工政策和程序，以确保实现既定目标。

具体目标

采购的具体目标是：选择市场上最好的供应商。协助高效开发新产品。保护公司的成本结构。保持质量/价值的平衡。监测供应市场趋势。通过有效的谈判，与那些寻求通过经济效益更优来获得互利共赢的供应商合作。采购类型

采购类型可分为三类，包括：采购类型采购类型包括以下几种：采购可分为三种类型；作品其中包括建筑物、桥梁、道路、工厂等的建造、设计、改造、维护和维修。补给品其中包括采购的货物，例如原材料、药品、食品等。服务这些活动包括收入征收合同、清洁、设计研究以及由顾问执行的技术援助和培训。采购项目类型

采购项目大致可以分为以下三种类型：

传统采购项目，例如采购新的生产设备、重新谈判能源或维护服务合同等项目，这些项目历来都在采购部门的能力范围之内。可以设定清晰简洁的目标，而且实现目标的方法也已相当成熟。例如，建筑项目续采购项目重复变更采购项目采购部门可以在这些项目中主导或协助组织进行重大变革，从而获得竞争优势或大幅提高效率或降低成本。这些项目对组织的重要性日益凸显，主要原因如下。品类管理和六西格玛就是很好的例子，它们都包含一系列项目，这些项目专注于通过结构化的努力来改进流程，具体做法是识别并消除缺陷或低效之处。例如：

问题识别：找出流程中需要改进的具体问题，例如延误、错误或高成本。以客户为中心：使项目与客户的需求和期望保持一致（客户之声-VOC）。数据驱动方法：利用统计工具收集和分析数据，以找出根本原因。明确目标：制定可衡量的目标，例如缩短周期时间、降低缺陷率或降低成本。续采购项目采购领域的重大变革项目，例如从零开始构建供应商关系管理(SRM)流程，或实施环境友好型采购政策。这些项目都非常新颖，目标尚不明确。同时，变革的幅度可能很大，利益相关者众多且至关重要。这些项目的例子包括：在现有体系中，创建一个全新的采购部门或建立供应商协作流程。

处理新的采购项目

如何处理新的采购项目？处理新的采购项目

如何处理新的采购项目？想象一下，如果你必须制服/杀死一只动物，首先你可能会先确定它的种类——马、猫、鸟、刺猬——然后再找出可能存在的危险。马的一脚、猫的抓伤、抓取时的惊吓都可能伤害到鸟；而刺猬带来的危险无非就是被它的脊椎刺一下，或者身上有很多跳蚤。处理新的采购项目（续）

同样，对于采购项目，第一步是确定项目类型，然后确定需求和风险，并制定与这些因素相匹配的方法。

处理新项目1.了解项目范围明确目标：清楚地了解项目的目的和目标。预期成果是什么？明确交付成果：确定项目结束时预期达到的具体产出。了解利益相关者：了解谁参与其中，他们的期望以及他们在项目中的角色。2.制定计划分解任务：将项目分解为可管理的任务和里程碑。设定时间表：创建包含实际截止日期的时间表或甘特图。分配资源：确定所需的资源（团队、预算、工具）并确保其可用性。3.组建项目团队分配角色：明确定义每个团队成员的职责。沟通期望：确保每个人都了解自己的任务、截止日期和交付成果。鼓励协作：培养团队合作精神，并提供有效沟通的工具。处理新项目4.建立沟通渠道定期汇报：定期召开会议或进行进度检查。工具：使用Trello、Asana或MSProject等项目管理工具进行跟踪和更新。透明度：确保利益相关者了解进展情况和任何潜在风险。5.管理风险识别风险：预测项目过程中可能出现的挑战。制定应急预案：制定计划来应对这些风险可能发生的情况。监控：定期审查项目，以发现潜在问题。6.执行计划严格按照计划进行：密切遵循项目时间表。监控进度：定期跟踪里程碑的完成进度。根据情况调整：保持灵活，随时准备根据情况变化进行调整。处理新项目7.评估和交付质量保证：确保交付成果符合所需标准。利益相关者反馈：收集利益相关者的反馈意见，以确认满意度。完成：完成项目，确保所有任务都已完成，交付成果都已交付。8.反思与记录进行项目后评估：分析哪些方面做得好，哪些方面可以改进。记录经验教训：撰写报告以帮助改进未来的项目。采购合同

什么是采购合同？

采购合同（续）

合同说明根据定义，合同是协议各方之间达成的具有法律约束力的书面或口头协议，旨在履行协议中列明的条款和条件。合同生效的前提条件之一是合同各方接受合同条款。历史上，接受合同条款最常见的方式是签字或履行，但在许多司法管辖区——尤其是在电子商务发展之后——接受合同条款的方式已经扩展到包括各种形式的电子签名。一般来说，采购合同是指有关采购货物、服务和工程的合同。合同说明（续）

合同可以按类型进行描述，例如销售合同（包括租赁合同）、采购合同、合伙协议等。贸易协定和知识产权协定（精神创造、发明、设计、艺术作品）。销售合同是公司（卖方）与客户之间签订的合同，其中公司同意出售产品和/或服务，而客户则有义务支付所购买产品/服务的款项。采购合同是公司（买方）与供应商之间签订的合同，供应商承诺按照约定的条款和条件出售产品和/或服务。作为回报，公司（买方）有义务确认收到货物/或服务，并支付由此产生的费用。合伙协议可能是一份正式确立两个法人实体之间合伙关系的合同，使双方在商业安排中互视为“合伙人”。然而，这种表述也可能仅仅反映了缔约双方希望以共同目标开展合作的意愿。因此，它可能并非普通法意义上的合伙关系，后者根据定义会产生信托义务，并承担连带责任。

采购合同术语

在分析各种类型的采购合同之前，应该先熟悉合同中使用的术语。这些术语如下：目标成本或预估成本是指承包商在正常履约条件下最有可能获得的成本水平。它是衡量生产或研发最终实际成本的基础。即使合同目标相同，不同类型的合同的目标成本也可能有所不同。目标成本是影响研发的最重要变量。

目标利润或预期利润是指合同中协商并规定的利润值。预期利润通常是总利润中的最大部分。利润上限和利润下限分别是总利润的最大值和最小值。这些数值通常会在合同谈判中予以考虑。采购合同术语（续）

价格上限或最高限价是指政府需要承担的最高金额。它通常以目标成本的一定百分比来衡量，并且一般高于目标成本。最高收费和最低收费是目标成本的百分比，并且是在承包商利润范围之外设定的。分摊方案或公式规定了客户的成本责任分配给承包商的每一先令成本。无论这笔费用是超支还是结余，分摊方案对承包商的影响都相同。分摊方案可能会根据承包商的实际成本是高于还是低于目标成本而有所不同。

采购合同术语（续）

生产点通常是指产量超过一定水平后，分成协议开始生效的产量水平。完全承担点是指承包商承担所有额外费用责任的点（成本或价格）。采购合同类别

采购合同的分类/类型

根据补偿安排，采购合同可分为三大类：固定价格合同成本补偿合同或成本型合同，单价合同。采购合同分类（续）

固定价格合同（也称为固定价格合同或总价合同）是指明确规定卖方所提供产品总价的协议。此类合同必须清晰界定卖方应提供的产品要求。合同中可能还会提供激励措施，例如鼓励卖方履行或超越合同要求（如按时交付），并要求卖方承担成本超支的风险。固定价格合同（续）成本补偿/成本型合同

成本补偿合同（也称成本型合同）中，待执行活动的性质和范围并非预先确定。委托人或用人单位指示供应商按预先约定的小时费率执行所需活动，有时还会加上预先约定的百分比以涵盖间接成本。活动完成后，根据供应商提交的每日报告进行结算，报告中应列明工作工时以及（如适用）已消耗的材料。成本补偿合同的优点和缺点

优势委托人/买方可以准确了解工程的成本结构。委托人可以自由选择供应商；事先就知道他/她将与哪个供应商打交道。缺点由于没有预先确定的固定价格，买家不太确定财务后果。没有动力加快工作速度，因为供应商每小时的工作时间都会得到补偿；任何延误都会由委托人承担。完工日期无法确定。校长不必明确说明自己想要什么。通常情况下，具体要求由供应商决定。

单价合同

单价合同有时也称为单价合同或工时材料(T&M)合同。它们非常适合组织将小型项目外包，或者将大型项目中较小的部分工作外包给供应商的情况。然而，随着分配给卖方的工作量增加，工时材料合同可能会变得难以控制，甚至造成危险。单价合同确定标准化日常工作的单次作业成本。例如，石油化工公司每年都会与供应商协商简单的安装和维护活动的单价，这些活动通常分包给供应商（例如，每米管道安装的单价，或每平方米底层清洁的单价）。单价合同适用于那些标准化但难以估算工作量和工期的活动。

单价

合同的优点和缺点

优势非常适合组织将小型项目外包，或者将大型项目中较小的工作量交给供应商完成的情况。通常情况下，顾问或业主会确定价格表，承包商会根据价格表提交投标书。由于合同明确列明了所有价格，单价合同提高了项目开始、中期和结束阶段的透明度。单价合同的优点和缺点

缺点数量没有在合同中明确规定，有时最初的估计可能与实际情况相差甚远，或者发生相当大的变化，导致最初为某项商品设定的单价不再适用。随着分配给卖方的工作越来越多，情况可能会变得危险地失控。采购合同的各种变体

下表总结了采购合同的不同变体。

采购合同的目标

为各组织提供源源不断的商品和服务，以满足其需求。通过与现有供应商保持有效关系，并开发其他供应来源，以确保供应的连续性，以此作为满足新兴或计划需求的替代方案。精明消费，以合乎道德的方式获得物有所值的每一分钱。合理管理库存，以便以最低的成本为用户提供最好的服务。与其他部门保持良好的合作关系，根据需要提供信息和建议，以确保组织内部的有效合作。制定人员配备、政策、程序和组织架构，以确保实现既定目标。协助高效开发新产品。保护公司的成本结构保持质量/价值的平衡。监测供应市场趋势通过有效的谈判，与那些寻求通过经济效益更优来获得互利共赢的供应商合作。合同管理问题

采购合同存在许多管理问题。表5

总结了典型的合同管理问题。

合同风险和合同管理问题示例方案风险：工作范围不明确模糊不清的规格说明会导致对所需性能和验收标准产生争议。担保和责任风险：成本增加供应商违约所需的保证金和保险不足。（保证金是一种固定收益投资，投资者向特定实体提供贷款。）进度风险：产品错误采购订单或合同中明确列明了正确的产品，但供应商发货错误。不存在争议。进度风险：延误采购订单已明确规定完成日期。由于代理商或供应商的原因（无论是否有正当理由）