工作说明书撰写及风格指南

服务获取研讨会工作说明书撰写及风格指南参考：PWS写作指南–13页写作指南概要——两页ACE服务社区——DAU众多社区之一2关注观众！重点关注目标受众。作者和读者都必须理解工作说明书。来自不同学科和背景的各类人员都会阅读和解读工作说明书。投标方将解读工作说明书中的措辞，以确定政府的意图和优先事项，确定潜在成本，并确定预期利润，以及评估自身与其他投标方竞争的能力。3写作指南：组织结构逻辑顺序组织内容。（通常使用工作分解结构或类似的框架作为组织结构。）每段内容限于一个概念或几个紧密相关的概念。对任务（要求）段落进行编号，以便于组织和参考/交叉引用。尽量少用项目符号，因为它们难以引用。提供目录和页码。考虑使用行号，并要求投标方为其方案标注行号，以便于进行更具体的引用。4写作指南：句子要简短明了！请使用简洁明了、相对较短的句子。为了提高可读性和清晰度，请将长句拆分。避免将过长的列表串联成句。避免使用过于复杂的句式结构。每句话只表达一个概念。在初步审查中，删除所有不必要的内容。句子中的单词。审核并删除不必要的词语。使用主动动词，它们表达动作，通常能用更少的文字提供更实质性的含义。（例如——冗长：“配置管理是对现有系统的改进。”更好：“配置管理改进了现有系统。”）5写作指南：平行结构形容词和副词要谨慎使用，并且只有在它们能增加实质含义时才使用。使用平行结构。使用平行的词语模式（语法形式和短语长度）表明两个或多个观点同等重要。确保串联在一起的所有词语、短语和从句都与主语和谓语保持一致（问问自己，如果去掉串联中的其他词语，每个词语是否还能构成完整的句子）。（例如——避免使用：“承包商应安装、进行测试并检查所有防地雷反伏击车轮胎。”更好的写法是：“承包商应安装、测试并检查所有防地雷反伏击车轮胎。”）6书写指南：数字——何时用文字拼写除非另有规定，10以下的数字用文字拼写，10及以上的数字用阿拉伯数字拼写。用文字拼写出句子开头的数字。不要既用文字拼写又用阿拉伯数字表示同一个数字。这样做不仅不会使表达更清晰，反而会造成潜在的错误。（例如——避免使用“八（8）”）单独使用数字1或0时，一定要用文字拼写出来，因为这些数字很容易被误认为是字母。7写作指南：维度和连字符用数字和符号表示尺寸、温度、百分比、美元和美分。（例如——避免使用“百分之十二”，最好使用“12%”）。当两个数字一起用来表示不同的属性时，其中一个数字应该用文字表示。（例如：避免使用“8个55加仑的金属桶”，而应使用“八个55加仑的金属桶”）。（注：连字符将55与“加仑”连接起来）8写作指南：任何一种、全部还是两者之一？“全部”、“任何”和“两者之一”。使用“全部”表示一组中的“每一个”（“承包商应更换所有损坏的防地雷反伏击车轮胎。”）。使用“任何”表示数量有限（或没有），由行为人酌情决定（“承包商应更换任何损坏的防地雷反伏击车轮胎。”）。“任何”一词含义模糊。使用“两者之一”表示行为人必须在两个选项中做出选择（“承包商应修理或更换所有损坏的防地雷反伏击车轮胎。”）。“和/或”通常应避免使用这种结构，因为它会造成歧义。（是两个条件都成立，还是只有一个条件成立？）（例如——避免使用：“夏威夷和/或日本”，更好的说法是：“夏威夷、日本或两者都成立”）9写作指南：视情况而定或根据需要而定？“视情况而定”或“视需要而定”。尽量避免使用这些措辞，因为它们含义模糊。（谁来决定某项行动是否“适用”或“必要”？依据是什么？何时决定？如何记录这一决定？）相反，应明确具体要求，以便承包商能够遵守。如果具体要求不明，则应说明由谁来决定适用性或必要性，如何决定，以及依据是什么。（例如——避免使用：“承包商应根据需要更换防地雷反伏击车轮胎。”更佳表述：“承包商应检查防地雷反伏击车轮胎，并更换任何需要维修的轮胎。”）10写作指南：按指示或要求执行“按指示”或“按要求”等表述，因为它们含义模糊，没有明确的限制，并且暗示需要提供个人服务。如果具体情况不明，则应说明由谁提供指示或要求，以及依据是什么。（例如——避免使用：“承包商应按指示更换防地雷反伏击车轮胎。”更佳表述：“承包商应根据政府对轮胎磨损情况、维护计划和运行环境的评估，在政府指示时更换防地雷反伏击车轮胎。”）11写作指南：协助或支持“协助”或“支持”通常应避免单独使用这些词语，因为它们含义模糊，容易让人联想到个人服务。如果使用这些词语，请明确说明承包商必须做什么。如果您无法确定所有具体的绩效要求，请列举您需要的具体绩效类型或示例，以便提供关于要求性质和范围的充分信息。请记住，只需告知承包商需要执行哪些绩效，不要具体说明承包商必须如何执行。（例如——避免使用：“应提供协助以开展后勤支持会议。”更佳表述：“承包商应提供所有适当的后勤支持以协调会议，例如，提供会议协调和日程安排；准备和分发邀请函、会议纪要、会前阅读材料、演示文稿、日程安排和行动事项；以及跟踪和报告行动事项的进展情况。”）12写作指南：承包商、报价人和供应商依据FAR授权。一项行动的授权依据是FAR，而不是FAR本身。承包商、报价方和供应商。使用“报价方”来指代RFP的响应方——例如在L部分和M部分。注意：在适用“报价方”的情况下，请勿使用“报价方的”，例如，“所有报价方均应……”。使用“供应商”来指代询价邀请书(RFQ)的响应方，因为针对RFQ提交的报价不具有法律意义上的“要约”（与针对RFP提交的提案不同）。使用“承包商”来指代由RFQ或RFP产生的特定合同的非政府方——例如在PWS、QASP和PRS中。13写作指南：例如，工程服务“eg”的意思是“例如”。当读者可能不了解或误解该词所指的具体内容时，可以使用“eg”来举例说明。（例如：“我们将不考虑任何其他交易的信息（例如，先前项目的描述）。”）请勿将“eg”与下文中的“ie”混淆。当下文列举一些未列出的项目时，请使用“eg”；当需要列出完整或详尽的项目时，请使用“ie”。工程和技术服务。这个短语涵盖了广泛的专业领域。如果没有更具体的信息来阐明工作内容，请勿使用此短语。14写作指南：等等，即，它或他们等等。通常应避免使用这个术语，因为它含义模糊不清。读者可能不了解或误解该词所指的具体内容。（例如——避免使用：“承包商应试驾Cougar、Buffalo、M-ATV等车辆。”更佳表述：“承包商应试驾Cougar、Buffalo、M-ATV及其他MRAP车辆。”）“ie”表示“也就是说”或“具体而言”。（例如：“我们将评估提交内容的关联性（即，与本次征集的范围、规模和复杂性相似性）。”）当使用“ie”时，其后的内容是详尽的。“它”或“他们”。单个公司、报价方、供应商或承包商是“它”。多个公司、报价方、供应商或承包商是“他们”。15写作指南：可能或也许、引用、响应式“可能”或“或许”。使用“可能”表示允许的情况，“或许”表示不确定的未来情况。（例如：“恶劣天气可能会导致防地雷反伏击车交付出现意外延误。在这种情况下，政府可能会允许承包商延长交付时间。”）“Quotation”是名词。（例如：“请务必在截止日期和时间之前提交每份报价。”）“Quote”是动词。（例如：“请务必在电子表格中列出梯子的价格。”）响应性。“响应性”一词在《联邦采购条例》(FAR)中使用的术语仅适用于FAR第14部分规定的采购。（参见FAR14.103-2(d)。）相比之下，在协商采购（例如FAR第15部分）中，“响应性”的概念并不适用。（例如，参见ECIDefenseGroup，B-400177，2008年7月25日，脚注3。）16写作指南：应该还是应当？shall”表示命令式。使用“shall”来陈述一项必须采取的行动（例如承包商工作要求中的约束性条款）。不要使用“will”来表示承包商必须执行的任务。“应”指的是预期采取的行动方案或政策，除非在特定情况下不适用，否则应遵循该方案或政策。在工作说明书和相关采购文件中，应避免使用此词。17写作指南：中小企业还是您？“领域专家”这一概念通常过于宽泛。在基于绩效的采购中，最佳实践是关注承包商的绩效标准，而不是要求承包商员工具备特定的经验、证书或执照。但是，在某些例外情况和要求的约束下，您可以明确要求承包商员工具备履行所需绩效所必需的领域证书或执照。（例如，参见关于信息技术服务的FAR39.104。）（例如：“执行此项任务的每位承包商医生均应获得履行地所在司法管辖区法律规定的行医资格。”）18写作指南：是否、将、利用利用。“使用”比“利用”更直接。是否。避免在“是否”前加“或不”。

“will”用于指代政府未来的行动，或描述预期在未来发生或存在的行动或事件。请记住，所有承包商履约要求都应使用“shall”。（例如——避免使用：“承包商将安装MRAP轮胎。”更佳的表述是：“承包商应安装MRAP轮胎。政府将每周五检查新安装的轮胎。”）19写作指南：would和斜杠(/)“would”最常用于构成条件动词形式。（它也是动词“will”的过去式，可以表示过去重复。）要表示承包商的履约条件，请使用“shall”加上条件语句，而不是“would”。（例如——避免使用：“如果发生暴风雨，承包商将重新安排MRAP轮胎的安装。”更佳的表达是：“如果发生暴风雨，承包商将重新安排MRAP轮胎的安装。”）避免使用斜杠，以免造成歧义。（例如：避免使用“承包商应安装/测试MRAP轮胎”，而应使用“承包商应安装并测试MRAP轮胎”。）20写作指南：标点符号——牛津逗号系列逗号（又称“牛津逗号”）。在列举一系列项目时，务必在最后一个项目末尾加上逗号，以避免歧义。（例如——避免使用：“承包商应分别提交关于其在物流、工程、资源配置和管理以及劳动力方面的绩效报告。”更佳写法：承包商应分别提交关于其在物流、工程、资源配置和管理以及劳动力方面的绩效报告。）后一种写法明确指出“资源配置和管理”是一份独立的报告。由于目标是使用简洁明了的句子，因此一份优秀的文档应该尽量减少标点符号的使用。如果确实需要使用复杂的标点符号，请考虑重写句子或将长句拆分成几个句子。逗号和句号要放在引号内。21写作指南：破折号换破折号尽量少用破折号。破折号在混乱的文字中很常见，因为插入破折号比组织一个流畅的句子要容易得多。（要在MicrosoftWord中正确输入破折号，请先输入两次破折号，然后输入任意字母，再输入一个空格。最后，删除你输入的那个字母。）一般来说，只有专有名词、已定义术语、句首单词以及每个项目符号列表项的首字母才需要大写。一般情况下，“政府”、“承包商”、“供应商”和“报价人”这些词不需要大写，因为它们不是专有名词。但是，在工作说明书(PWS)、绩效需求概要和质量保证计划(QASP)中，当您特指合同双方时，“政府”和“承包商”这两个词需要大写（因为它们是已定义术语）。22写作指南：编号列表或项目符号列表创建编号列表或项目符号列表时，请使用分号分隔各项，而不是逗号。分号后的每个单词首字母都要大写。（请注意，不建议在工作说明书中使用项目符号列表，因为它难以引用。）例如：事物1；第二件事；以及第三件事。句末标点符号后空两格。23写作指南：内容和用法——务必简洁！要完整、明确地说明。不要依赖隐含的假设、未明确的交易惯例，或者“我们一直都是这么做的”这种说法。务必简洁。冗余会降低清晰度，增加歧义和不一致的可能性。在适当的情况下使用所有格——它们通常更简洁明了。（例如——避免使用“海军陆战队员的枪”，而应使用“海军陆战队员的枪”）避免含糊不清。相反，应使用准确、客观的语言陈述要求。法院通常会对合同中的歧义做出不利于起草者（在本案中为政府）的解释。24写作指南：保持一致性，避免使用晦涩难懂的语言全文使用一致的术语。在指代特定事物时，使用相同的短语或词语，尤其是在指代技术术语和事物时。尽量使用最简单的词语，避免使用复杂的词语。尽量避免使用技术术语、法律用语和其他复杂的措辞。写作时务必使用主动语态（而非被动语态）。主动语态更清晰、通常更简洁，也更有利于表达的准确性。它还能消除关于责任人的歧义。（例如：被动语态：“数据库应每月升级。”；主动语态：“承包商应每月升级数据库。”）25写作指南：缩写首次使用缩写或首字母缩略词时，请先写出完整术语，然后在括号内注明缩写或首字母缩略词。之后，直接使用缩写或首字母缩略词即可。请勿以缩写或首字母缩略词开头。通常情况下，仅当该缩写在文档中再次出现时才使用。请将工作说明书中使用的所有缩写和首字母缩略词的词汇表作为附件提交。注意那些有多种含义的缩写或首字母缩略词。（例如：“CO”可以指指挥官、委任军官、变更命令、合同官员等。）谨慎使用代词，以免造成误解。重复名词，以避免任何误解。26写作指南：内容与用法在通知性文件（例如综合概要/招标书）中，通常应避免使用不必要的短语，例如“请注意……”、“请注意……”和“投标人须知……”。请注意使用正确的名词形式。例如：单数——“每个报价人应……”复数形式——“所有要约人应……”单数所有格——“我们对报价方能力的信心基于……”复数所有格——“我们将分析所有投标方的技术方案。”27写作指南：“这”最好紧挨着名词如果你说某事将会被完成（例如，发布、审核或批准），一定要说明由谁来完成。在“这”之后跟上具体的对象（名词），以便准确地指出“这”指的是什么。（例如——避免说：“这已经过时了。”正确的说法是：“这个数据库已经过时了。”）28编写指南：评估承包商绩效承包商将要完成、生产或交付的具体信息。在使用“贡献”、“开发”、“支持”、“协助”、“审查”、“评估”和“监督”等绩效动词时，明确承包商的绩效结果尤为重要，以确保政府能够评估承包商履行该项要求的情况，并追究其责任。（例如——避免使用：“承包商应审查演示文稿草稿。”更佳表述：“承包商应审查演示文稿草稿，并就演示文稿的格式、组织结构和内容提交书面意见、问题和建议。”）29写作指南：其他事项——避免时间安排不一致消除进度安排上的不一致之处。招标书的各个部分可能包含时间要求，尤其是在工作