国外的大学采购培训

国外的大学采购培训

大学采购概览我们买什么以及如何购买必须存在采购需求，并且需要采用适当的采购方法。我们是一所公立大学——我们必须遵守州和联邦的法律、法规、政策和程序。

采购服务团队概览采购服务组织结构图员工介绍|采购服务采购服务主要包括四个方面：采购采购卡（PCard）供应商关系（付款工作）合同管理免税在佛罗里达州的所有购物均免税豁免证明核对报价，确保不含税。如果送货地址在佛罗里达州以外，则可能需要缴纳销售税。基金类型不同类型的基金有不同的采购要求。教育及一般用途资金、大多数辅助用途资金和指定用途资金必须遵守采购规则/政策。合同与拨款以及其他研究相关资金必须遵守采购规则/政策，并可能具有特殊要求。今天讨论的采购要求不包括基金会、支持者和个人资金。支出指南支出指南将详细说明不同类型的资金允许进行的购买项目。确定资金类型后，请查看支出指南，确保其属于允许的支出范围。如果存在资金分散的情况，则遵循规则最严格的基金类型规则。

供应商行为准则、道德规范和利益冲突供应商行为准则.pdf供应商和佛罗里达州立大学员工必须遵守严格的道德规范。

任何潜在冲突，无论大小，都应向采购部门披露。采购部门应知悉任何受雇于与竞争性招标相关的现有或潜在供应商的配偶或亲属的情况。合规与道德办公室​​

礼物和酬金在采购活动进行中或谈判期间，不得向佛罗里达州立大学员工提供或赠送任何礼物、餐食、旅行、娱乐或其他有价值的物品。合同供应商提供的礼品价值低于100美元可以接受，但非合同供应商提供的礼品（例如：捐款、抽奖奖品等）则不予接受。不允许以现金形式赠送礼物。佛罗里达州立大学员工可以接受价值不超过100美元的礼物，前提是必须遵守适用的州和联邦法律。财务和行政部门员工不得接受任何礼物，即使价值不超过100美元也不行。合规与道德办公室​​支付方式和采购方法FSU常用的付款方式是采购卡（PCard）或采购订单（您将如何购买该物品）采购方式（您购买商品或服务的过程）​​采购方法快速参考指南现有的FSU合同或

SpearMart*PCard引号正式招标

（投标邀请或谈判邀请）单一来源赞助研究豁免(SRE)金额任何金额1美元至2,500美元

或核定限额25,000美元至149,999美元

需要书面报价15万美元及以上25,000美元及以上15万美元及以上（拨款资金）部门职责您可以通过SpearMart购买，或访问以下链接：购物指南或合同页面，查看可用合同请查阅采购卡手册或采购服务部门，了解哪些采购活动是允许的，哪些是禁止的。提供商品或服务的规格获取3份报价请联系采购服务部门进行讨论。

提供商品或服务的规格确定信息技术网络（ITN）的顾问（无投票权且为主题专家）和评估委员会成员（有投票权的成员）。在SpearMart填写完整的单一来源采购表格提供商品或服务的规格科研经费豁免申请文件提交至科研办公室审批。如未获批准，请咨询采购服务部门以了解后续步骤。采购服务的角色和职责根据需要提供支持，包括技术支持、建议、识别现有的FSU合同或搭便车方案**根据需要提供支持，包括技术支持、建议、确定最具性价比的供应商以及可能的选择，包括支持大学多元化工作的供应商。查看规格与需求部门合作，至少获取3份报价。可能会联系其他渠道，获取其他报价或利用其他实体合同**查看规格

招标邀请书（ITB）：获取正式报价。该奖项基于以最低成本满足所有规格而设立。适用于标准现成商品或服务。谈判邀请（ITN）：

获取正式报价。主导与供应商的谈判。不采用评分或权重制。对佛罗里达州立大学最具价值，并经委员会一致同意。验证/批准单一来源采购对于金额在15万美元及以上的采购，需提供成本分析文件，并将中标结果在网站上公布72小时。如果SRE获得批准，则签发采购订单，并在网站上公布该项奖励信息72小时。如果未获得SRE批准，请咨询相关部门了解其他方案。预计完成时间0至2天0至2天3天至3周ITB：1-3个月ITN：3-6个月2天至3周2天至2周*首选采购方式**搭便车采购选项是指佛罗里达州立大学可以从其他实体（包括佛罗里达州政府机构或部门、联邦政府、其他州、政治分支机构、非营利合作社或联盟，或任何独立学院或大学）获得的合同（州长委员会采购条例18.001(1)(c)）。注：合同/采购订单的有效期或重复采购决定了金额门槛。采购豁免使用豁免需要采购部门批准。紧急豁免单一来源购买保险对佛罗里达州立大学业务至关重要的会员资格/订阅有线电视服务和公用事业学术评论和讲座法律服务审计服务培训和教育服务采购豁免|采购服务​​立法变更受关注的外国288.860，FS，BOG法规9.012佛罗里达州立大学从受关注的外国进行的采购（即，资金、财产或服务流出大学）人口贩运宣言HB7063“一项与人口贩运相关的法案”要求所有非政府供应商依法声明，他们没有使用胁迫手段获取劳动力或服务。这意味着什么这些新流程适用于2024年7月1日之后开始或续签/延期的任何协议。对于与某些受关注的外国签订协议的某些采购，可能需要获得BOG批准。PaymentWorks供应商入驻流程中常见问题表明他们并非相关外国的委托人，或其主要营业地点不在相关外国。证明他们不提供强迫劳动或服务

这意味着什么（续）使用PCard从这些国家/地区购物需要事先获得批准和豁免。更新了佛罗里达州立大学采购订单标准条款和条件以及大学标准合同模板中的措辞。SpearMart的采购模块要求参与竞争性招标的受访者确认他们不是受关注外国的负责人。

您可以如何提供帮助鼓励各部门在共享大学数据、知识产权、为学术或研究目的购买商品或服务，以及/或购买来源不明的商品和服务（例如亚马逊市场）时保持谨慎。不确定卖家或产地？请在购买前致电采购服务部门。亚马逊购物在采购服务网站上查询所有签约供应商后，才应考虑使用亚马逊采购。仅当签约供应商无法提供所需商品或类似商品时，才允许使用亚马逊采购。务必核实卖家或商品从亚马逊发货的始发地。大多数亚马逊物流中心都可以，但必须位于美国境内。不确定卖家或产地？请在购买前致电采购服务部门。前可能还需要采购主管的额外批准。Costco购物佛罗里达州立大学拥有Costco会员资格，是首选方案。在Costco购物必须使用PCard，不能通过请购单购买。所有商品均免征销售税。注意：各部门可以从Sams购买商品，但请先联系采购服务部门，并说明为何无法从Costco购买该商品。各部门需使用个人会员号并使用采购卡(PCard)进行购买。请务必出示免税证明以避免缴纳销售税。礼品卡购买礼品卡只能购买给研究参与者或参与研究项目的员工。根据财务总监办公室的支出指南，这不包括员工激励、奖励等。采购卡）、Prolific（仅限采购卡）和Blackhawk（Spearmart出口）购买。Spearmart向Blackhawk提交的申请必须包含一份内部说明/备注，说明礼品卡将提供给哪些人以及用途。此外，还需附上已获批准的机构审查委员会（IRB）方案或证明该研究符合豁免条件的信函。SpearMart角色采购要求如果供应商提供SpearMart产品目录，大多数商品详情将自动填充（方便购物）。商品订单必须包含：商品描述，包括名称、目录/商品/零件编号、品牌、型号、制造商等。服务订单必须包含：供应商提供的服务描述、服务开始和结束日期、FSU合同经理姓名和完整电话号码。每份SpearMart表格上都包含完整的附加规格/信息。如果存在资金分散的情况，则遵循规则最严格的基金类型规则。实用技巧——指定代理人负责提交和审批请购单申请单总括订单请求从特定供应商处定期采购商品按金额收据每年允许一次变更订单必须至少包含两名授权签字人非目录请求目录中未列出的商品按数量收据非目录请求-独家来源采购金额超过25,000美元请联系采购部门。服务请求-固定固定价格，数量为1按金额收据服务请求-变量数量大于1，且带有计量单位（例如，每小时、每周）按数量收据申请单要点如有报价单，请务必附上，并确保请购单与报价单一致（金额大于0.00美元的每一行都应单独成行）。如果报价单包含签名栏和/或任何关于条款和条件的详细条款，请与供应商确认他们是否接受我们的采购订单以代替任何已签署的协议。金额为0.00美元的行项目详情应添加到包含金额的行描述中，以确保金额为0.00美元的项目能够打印在采购订单上。如果此次购买涉及合同，请务必在指定字段中填写合同编号。如果需要签名，请将文件转发至进行审核。请确保您的联系信息正确无误，包括姓名、电话号码和电子邮件地址，以便打印在采购订单上。什么是采购订单？采购订单是供应商与FSU之间的合同。是一份具有法律约束力的文件，未经双方