公文格式标准及收发流转管理细则

公文格式标准及收发流转管理细则第一章总则第一条为进一步规范公文处理工作，提高公文处理工作的效率和质量，实现公文管理的科学化、制度化、规范化，依据《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》国家标准，结合本单位实际情况，特制定本管理细则。第二条本细则所称公文，是单位在实施领导、处理公务过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，发布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。第三条公文处理指公文拟制、办理、管理、整理归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第四条本细则适用于单位内部所有部门及所属机构的公文收发处理工作。全体工作人员应认真学习并严格执行本细则，确保公文流转畅通、无阻。第五条综合办公室是公文处理的管理机构，主管本单位的公文处理工作，并负责指导、督促下级单位的公文处理工作。各部门应当指定专人（兼职或专职文秘人员）负责本部门的公文收发与传递工作。第二章公文种类与格式标准第六条单位常用的公文种类主要包括：决定、命令（令）、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。各部门应根据行文目的、发文机关职权和与主送机关的行文关系，准确选用文种。第七条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素组成。第八条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位、标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。第九条公文用纸幅面采用国际标准A4型（210mm×297mm）。左侧装订。张贴的公文用纸幅面大小，根据实际需要确定。第十条公文排版必须严格遵守以下格式规范，以确保版面的严肃性和一致性：要素名称具体位置及格式要求字体及字号要求备注份号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行3号阿拉伯数字涉密公文必填密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字3号黑体字如“绝密★30年”紧急程度如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列3号黑体字特急、加急发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则小标宋体字可由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字3号仿宋体如：XX办〔2023〕1号签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字3号仿宋体、3号楷体上行文应当标注签发人姓名标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形2号小标宋体标题应当准确简要地概括公文的主要内容主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号3号仿宋体如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记正文公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注3号仿宋体（标题按层级变化）行间距一般固定为28磅-30磅附件说明如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）3号仿宋体附件名称后不加标点符号发文机关署名加盖印章的公文，不署发文机关名称，仅标识成文日期3号仿宋体不加盖印章的公文需署名成文日期右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）3号仿宋体如：2023年10月20日印章公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。电报、公告、通告等无特定发文机关标志的公文，可以不加盖印章红色印章印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内附注公文印发传达范围等需要说明的事项，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行3号仿宋体请示性公文应当在附注处注明联系人和联系电话附件附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行3号黑体字（标识）附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致抄送机关如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号4号仿宋体抄送机关依党、政、军、群顺序排列第十一条行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。第十二条受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。第三章公文拟制第十三条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。第十四条公文起草应当做到：（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。（四）文种正确，格式规范。（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，必须征求相关部门意见，经协商一致并签署会签意见后，方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。第十五条拟稿人应当对所起草公文的质量负责。草拟完成后，应当填写《公文处理单》，连同文稿电子版及附件一并送本部门负责人审核。部门负责人重点审核文稿内容的准确性、数据的真实性、措施的可行性以及是否需要会签。第十六条公文签发前，应当由综合办公室进行审核。审核的重点是：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（二）内容是否符合国家法律、法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。（三）涉及其他部门职权范围内的事项是否经过协调并达成一致意见。（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位、标点符号等用法是否规范。（五）其他要素是否符合本细则第二章的规定。第十七条经审核不宜发文的公文，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。第十八条签发是公文生效的关键环节。以本单位名义制发的上行文，由主要负责人签发；以本单位名义制发的平行文或下行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。签发人应当对公文的政治性、准确性、严肃性负责。第十九条签发后的公文，不得再作任何修改。如确需修改，必须重新履行审核、签发程序。第四章收文办理第二十条收文办理主要程序包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、传阅、催办等。第二十一条签收。收到公文后，签收人应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。如发现公文丢失、错投或封装破损等情况，应当立即查询原因并向发文机关说明情况，采取补救措施。对于通过电子公文系统传输的文件，接收人员应及时登录系统查收，确认接收状态。第二十二条登记。对收到的公文，应当详细登记《收文登记簿》。登记项目包括：收文编号、收文日期、发文机关、发文字号、公文标题、密级、紧急程度、份数、附件、分发范围等。纸质公文应建立纸质台账，电子公文应建立电子台账，确保账物相符。第二十三条审核。收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核重点：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范；涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签；是否符合公文起草的其他要求。经审核不符合规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。第二十四条拟办。审核通过后的公文，由文秘部门提出拟办意见。拟办意见应当简明扼要、准确得当，明确承办部门或承办人。对于重要的、需要多个部门办理的公文，应注明“请XX部门牵头，XX部门会同办理”等字样。对于紧急公文，应当在“拟办意见”中明确办理时限要求。第二十五条批办。根据拟办意见，将公文呈送单位负责人批示。单位负责人应当明确签署意见、姓名、日期。如对拟办意见有异议，应当作出具体批示。第二十六条承办。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时向文秘部门说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。承办部门在办理过程中，如涉及其他部门职责，应当主动协商；如有分歧，报请负责人协调或裁定。第二十七条传阅。根据领导批示和工作需要，将公文及时送传阅对象阅知。传阅应当遵循“先主后次、先急后缓”的原则。严格控制传阅范围，不得随意扩大。传阅过程中，文秘人员应当随时掌握公文去向，避免公文在传阅环节积压、丢失。机密级以上公文传阅时，必须在办公室或指定阅文室进行，不得擅自复印、带出。第二十八条催办。文秘部门对公文的承办情况和办理结果应当及时督促检查，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。催办方式可采用电话、口头通知、书面催办单或系统提醒等。对逾期未办结的公文，应当向承办部门发出《公文催办单》，并记录催办情况。第二十九条答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。答复公文时，应当引用来文标题和文号，并明确答复意见。第五章发文办理第三十条发文办理主要程序包括：复核、缮印、用印、登记、核发、分发等。第三十一条复核。公文正式印制前，文秘部门应当进行复核。复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核不符合要求的公文，不予缮印，退回起草部门修改或重新履行签发手续。第三十二条缮印。缮印应当准确、及时、规范、保密。公文印制必须严格按照签发后的定稿进行，不得擅自改动。如发现原稿有误或疑问，应及时与起草部门联系，经同意后方可修改，并作出标记。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制，并由专人负责监印。印制完成后，应当对清样、废页进行销毁或妥善保管，不得随意丢弃。第三十三条校对。公文印校对是保证公文质量的重要环节。文稿缮印后，必须进行校对。校对应由专人负责，实行“三校制”：（一）初校：由起草人员进行，重点校对文稿内容是否与定稿一致，有无错漏。（二）二校：由文秘人员进行，重点校对文字、标点、格式、版式等是否符合规范。（三）三校：由文秘部门负责人或指定人员进行通读，最后把关。校对中发现错误，应当在样稿上改正，并通知印制人员改正。校对签字确认后方可正式付印。第三十四条用印。公文用印应当严格遵循审批手续。只有经领导签发并复核无误的公文，方可加盖印章。用印时，印章必须清晰、端正，不得模糊不清。印章名称应与发文机关名称一致。联合行文时，各主办机关均应署名并加盖印章。用印实行登记制度，详细记录用印日期、文件名称、编号、份数、用印人、监印人等信息。第三十五条登记。发文应当建立《发文登记簿》，详细记录发文字号、标题、密级、紧急程度、主送机关、抄送机关、印发份数、印发日期等信息。电子发文系统应自动记录相关日志。第三十六条核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。分发前，应当清点份数，确保证书与登记数量相符。第三十七条分发。公文分发应当根据主送机关、抄送机关的范围进行。机要公文应当通过机要通信渠道传递；普通公文可以通过交换、邮寄、传真、电子邮件或专人送达等方式传递。传递涉密公文，必须通过机要渠道或采取保密措施，不得使用普通邮政、快递等无保密措施的渠道。传递公文应当履行签收手续，确保公文安全送达。第六章公文归档第三十八条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十九条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。第四十条两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。第四十一条归档公文应当齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况。归档时，应将公文的定稿、正本和有关材料（如附件、被转发文、领导批示稿等）整理齐全。第四十二条归档公文应当按照“件”进行整理。每件公文应编写页号，填写文件目录，装订成盒。归档时间一般应在第二年的第一季度内完成。第四十三条涉密公文应当按照保密规定整理归档，并在档案卷皮、目录上标注密级和保密期限。电子公文的归档，按照国家有关电子公文归档管理的规定执行。第七章公文管理第四十四条公文由文秘部门或者专人统一管理。设立档案室的单位，公文在办理完毕后，应及时移