工程档案管理制度

工程档案管理制度一、总则工程档案是工程项目建设全过程的真实记录，是工程建设、管理、维护、改扩建的重要依据，亦是企业核心资产的重要组成部分。为规范我司工程档案管理工作，确保档案的真实、完整、规范、安全与有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司所有新建、改建、扩建工程项目的档案管理工作。凡参与公司工程项目建设的各相关单位及人员，均须严格遵守本制度。工程档案管理应遵循统一领导、分级负责、全程跟踪、规范整理、安全保管、有效利用的原则，确保档案工作与工程建设同步规划、同步实施、同步验收。二、管理机构与职责公司工程管理部门是工程档案管理的归口管理部门，负责统筹、指导、监督和检查公司各工程项目的档案管理工作，组织档案业务培训，以及公司级永久和长期档案的接收、保管与利用。各项目部应设立专职或兼职档案管理员，具体负责本项目从立项到竣工验收全过程文件材料的收集、整理、组卷、归档等工作，并对档案的真实性、完整性和规范性负责。项目负责人对本项目档案管理负总责。参与工程建设的勘察、设计、施工、监理、检测等单位，应明确各自的档案管理职责，指定专人负责本单位形成的工程文件材料的收集、整理，并按合同约定及时向建设单位移交符合要求的档案资料。档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，忠于职守，廉洁奉公，严守档案纪律，确保档案安全。三、文件材料的形成与收集工程文件材料的形成应与工程建设进程同步。各相关单位及人员在工程建设各环节中，须规范填写、签署、审核各类文件材料，确保其真实准确、字迹清晰、手续完备。文件材料的收集范围应全面覆盖工程建设的各个阶段，包括但不限于：项目立项、可行性研究、勘察设计、招投标、合同协议、施工准备、施工过程（含隐蔽工程验收记录）、监理日志、质量评定、安全管理、材料设备质量证明、试验检测报告、竣工图、竣工验收及相关声像资料等。档案管理员应主动跟踪工程进度，及时收集各类文件材料，避免遗漏。对于重要会议、关键工序、隐蔽工程及工程原貌、重要部位、重大变更等，应做好声像资料的拍摄与收集。四、档案的整理与组卷工程文件材料的整理应遵循工程建设的自然规律和文件材料的形成特点，保持文件材料之间的有机联系，便于查阅和利用。整理工作包括分类、组卷、排列、编号、编目、装订等环节。归档文件应为原件，复印件须注明原件存放处并加盖相关单位公章。组卷应科学合理，一般按工程项目的专业、阶段或文件材料的性质进行。同一事项的请示与批复、主件与附件、印件与定稿应组合在一起。案卷内文件材料应按规定顺序排列，编写页号。案卷封面、卷内目录、备考表的填写应规范、清晰、准确。案卷题名应简明扼要，能准确反映卷内文件材料的内容。竣工图是工程档案的核心组成部分，必须做到图物相符，加盖竣工图章，并有编制人、审核人、技术负责人签字。凡施工图有重大变更或修改超过一定比例的，应重新绘制竣工图。五、档案的保管与移交档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件，配备必要的档案装具和保护设备。电子档案的保管应符合信息安全要求，做好备份和防磁、防病毒工作。档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时修补、复制。工程项目竣工验收后，项目部应在规定期限内，将整理完毕的工程档案向公司工程管理部门移交。移交时须办理交接手续，填写档案移交清单，双方签字确认。对于需要向城建档案馆等外部单位移交的档案，应按相关规定和要求整理后及时移交。六、档案的利用工程档案的利用应遵循保密原则和审批程序。公司内部因工作需要查阅档案，须经相关负责人批准；外部单位或人员查阅，须持单位介绍信并经公司分管领导批准。查阅档案时，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。如需复制档案，须经档案管理部门负责人同意，并由档案管理员负责复制，复制件须加盖档案证明章。档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经公司分管领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。七、监督与责任公司工程管理部门应定期对各项目部及相关单位的工程档案管理工作进行监督检查，对不规范行为及时提出整改意见。对于在工程档案管理工作中认真负责、成绩显著的单位和个人，公司予以表彰和奖励。凡违反本制度，造成工程档案失真、缺失、损坏、泄密或延误归档的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究相应责任。八、附则本制度未尽事宜，参照国家