第2章 数据库和表

第2章数据库和表

Access是一个功能强大的关系数据库管理系统，就像一个容器，用于存储数据库应用

系统中其他数据库对象，其中表对象是存储数据的基本单位，是整个数据库的基础。在

Access中建立数据库之后，就可以建立从属与该数据库的表和建立相关表之间的关系。所

谓关系就是各个数据表之旬通过相关字段建立的联系。建立了表的组成结构以及表与表之间

的关系之后，再输入数据，可以保证数据的完整性，数据库的其他对象才能在表的基砒上进

行创建。

本章将以“教学信息管理”数据库为例，详细介绍建立Access数据库文件和数据表的

操作步骤和方法，以及对表的各种基本操作。

2.1创建数据库

创建Access数据库，首先应根据用户需求对数据库应用系统进行分析和研究，全面规

划，然后再根据数据库系统的设计规范创建数据库。

2.1.1创建数据库

Access2003提供了两种创建数据库的方法，第一种是使用模板，此方法是利用系统提

供的多个比较标准的数据库模板，在数据库向导的提示步骤下进行一些简单的操作。这样，

可以快速创建一个新的数据库。这种方法简单，适合初学者；第二种是先创建一个空白数据

库，然后添加所需的表、查询、窗体、报表等对象。这种方法灵活，可以创建出用户需要的

各种数据库，但操作较为复杂。无论哪种方法，在数据库创建之后，都可以在任何时候修

改或扩展数据库。创建数据库的结果是在磁盘上生成一个扩展名为.mdb的数据库文件,

一、使用模板创建数据库

例2.1利用系统提供的“联系人管理”模板，快速建立一个“教学信息管理”的数

据库，并将建好的数据库保存在D盘Access文件夹中。

步骤1：启动Access,选择“文件I新建”菜单命令，在右边的任务窗格（见图2.1）

中单击“本机上的模板”选项，弹出图2.2所示的对话框。

步骤2：在图2.2中，先单击“数据库”选项卡，再单击“联系人管理”数据库模板，

最后单击“确定”按钮（或直接用鼠标双击“联系人管理”），弹出如图2.3所示的对话框。

i新建文件▼x

住I⑥I向］

新建

剪空数据犀...

引空数据访问页.

国使用现有数据的项目...

弱使用新数据的项目..

a根据现有文件.

模极

到网上搜索

I|［卷祖

3OffictOnlin•模板

⑨本机上的横板一.

最近所用模板

联系人管理

讲座管理

图2.1“新建文件”任务算格图2.2在“模板”中选取数据库种类

图2.3输入新数据库名称图

步骤3：在“保存位置”，选择D盘的Access文件夹，在“文件名”位置，输入“教学

信息管理”，然后单击“创建”按钮，系统将打开“数据库向导”第1个对话框。该对话框

列出了“联系人管理”数据库中将要包含的信息。

步骤4：单击“下一步”按钮，打开“数据库向导”第2个对话框。在该对话框左侧的

列表框中列出了“联系人管理”数据库包含的表。单击其中的某一个表，对话框右侧列表框

内列出该表可包含的字段，斜体字段为可选字段。如果要将可选择的字段包含到表中，则选

中它前面的复选框。

步骤5：单击“下一步”按钮，打开“数据库向导“第3个对话框。在该对话框中列出

了向导提供的1（）种屏幕显示样式，可从中选择一种。本例选择“标准”样式。

步骤6：单击“下一步”按钮，打开“数据库向导”第4个对话框。在该对话框中列出

了向导提供的6种报表打印样式，可从中选择一种。本例选择“正式”样式。

步骤7：单击“下一步”按钮，打开“数据库向导”最后一个对话框。在“请指定数据

库的标题”文本框中输入“教学信息管理”，单击“完成”按钮。

完成上述操作后，“教学信息管理”数据库的结构框架就建立完毕。但是，由于“数据

库向导”创建的表可能与需要的表不完全相同，表中包含的字段可能与需要的字段不完全一

样。因此，通常使用“数据库向导”创建数据库后，还需要对其进行补充和修改。

二、创建空数据库

创建空数据库是除了数据库向导以外，最常使用的方法。

例2.2创建一个名为“教学信息管理”的空数据库，并将建好的数据库保存在D盘

的Access文件夹中。

步骤1：启动Access,选择“文件I新建”菜单命令，在右边的任务窗格（见图2.1）

中单击“空数据库”选项，弹出图2.2所示的对话框。

步骤2：在“保存位置”选择I）盘的Access文件夹，在“文件名”位置中输入数据库

的名称，即“教学信息管理”，单击“创建”按钮，出现如图2.4所示的对话框。

在图2.4中显示了已建立的数据库。此窗口名称为数据库窗口，也是设计操作时经常使

用的窗口，可以由此建立、打开和设计各个对象。注意，此时在这个数据库中并没有任何其

他数据库对象存在，可以根据需要在该数据库中创建其他的数据库对象。

2.1.2数据库的简单操作

图24创建空数据库

数据库建好后，就可以对其进行各种操作。例如，可以在数据库中添加对象，可以修改

其中某对象的内容，可以删除某对象。在进行这些操作之前应先打开它，操作结束后要关闭

它。

一、打开数据库

在Access中，数据库是一个文档文件，可以通过双击.mdb文件打开数据库，也可以采

用以下两种常用的方法来打开数据库。

1.由“任务窗格”打开

通过“开始工作”任务窗格打开数据库的操作非常简单，只需在启动Access后，在“开

始工作”任务窗格中找到要打开的数据库名单击即可。如果在任务窗格的列表中没有显示出

需要的数据库名，可以使用“其他”选项，在弹出的“打开”对话框中找到该文件，然后选

择“教学信息管理”数据库。

2.由“文件”菜单打开

在Access中需要打开一个数据库时，也可以使用“文件I打开”菜单命令或单击工具

栏上的“打开”按钮，出现“打开”对话框，用于选择需要打开的数据库文件。在“打开”

对话框中，单击对话框右下角“打开”按钮旁边的下三角箭头，如图2.5所示，可以选择相

应的打开方式。

•打开：以共享方式打开数据库文件。使用这种方式，

打开⑥

网络上的其他用户也可以再次打开这个数据库，而且可以同

打开(Q)

时编辑和访问数据库中的数据，这是默认的打开方式。

•以只读方式打开:选择这种方式用户只能查看数据库以只读方式打开6)

中的数据、不能编辑和修改数据库，可以防止无意间对数据以独占方式打开更)

库的修改。以独占只读方式打开更)

・以独占方式打开：可以防止网络上其他用户同时访问

这个数据库文件，因此可以有效地保护自己对共享数据库文图2.5数据库的打开方式选择

件的修改。

•以独占只读方式打开：可以防止网络其他用户同时访问这个数据库文件，并且同时

只能查看而不能编辑或修改这个数据库。

二、关闭数据库

数据库文件操作完成后或暂时不用时，必须将其关闭，保存在外部存储器中以确保数据

的安全。关闭数据库文件为方法主要有以下4种：

1.单击数据库窗口右上角的“关闭”按钮。

2.执行主窗口的“文件I关闭”菜单命令。

3.双击数据库窗口左上角控制菜单图标。

4.单击数据库窗口左上角控制菜单图标，从打开的菜单中选择“关闭”命令。

三、转换数据库

在首次使用Access2C()3时，默认情况下创建的数据库将采用Access2000文件格式，如

果希望每次新建的数据库都采用Access2002-2003文件格式，可以先任意建立或打开一个数

据库(否则无法使用相关菜单)，从菜单栏依次选择“工具I选项I高级”选项卡，如图2.6

所示，在“默认文件格式”中选择wAccess2002-2003w,则以后新建的数据库都将采用

Access2002-2003文件格式。

图2.6更改“默认文件格式”

在Access中，可以将旧版本的Access数据库(Access97、Access2000)转换成新版本

的数据库格式，也可以进行反向操作。执行“工具I数据库实用工具I转换数据库I转为

Access2002-2003文件格式”菜单命令，在弹出的“将数据库转换为"对话框中确定该数

据库的存储位置和文件名称，即可完成数据库文件的转换。

四、设置默认文件夹

用Access所创建的各种文件都需要保存在磁盘中，为了快速正确地保存和访问磁盘上

的文件，应当设置默认的磁盘目录。在Access中，如果不指定保存路径，则使用系统默认

的保存文件的位置，即“我的文档”。

选择“工具I选项”菜单命令，打开“选项”对话框，选择“常规”选项卡，如图2.7

所示。在“默认数据库文本夹”文本框中输入“D:\Access”，并单击“确定”按钮，以后

每次启动Access,此文件夹都是系统默认数据库保存的文件夹，直到再次更改为止。

2.2建立数据表

表是数据记录的集合，是数据库最基本的组成部分。在一个数据库中可以建立多个表,

通过表与表之间的联接关系，就可以将存储在不同表中的数据联系起来供用户使用。

选项？区I

1F"哪7错误检查「耕”桧查表/查询

视图常挑编辑/查找『鼻盘ii数据表।厂前/报表

打印边距使用四位数年份格式

左边距U：2.3495口仅这一个数据库国）

右边距国）：2541cm□所有数据奉促）

上边距①：2s415，名称自动更正

下边距电）：匕5415叵1跟踪名称自动更正信息

回执行名称自动更正⑥>

回最近使用的文件列表Q!）：4v□记录名称自动更正的更改情况@）

□提供声音反馈（）

£新建数据库排序次序电）：

口关闭时压羯&）

［汉语拼音

口保存时从文件尿性中删除个人信息（V）

式以数据库文件夹6）：

D:\Access

［Wab选项®...］［服务选项图）...］

［确定］［取消］［应用®］

2.7设置“默认数据库文件夹”

Access提供3种创建数据表的方法：使用向导创建表、通过输入数据创建表和使用设

计器创建表。这3种创建表的方法各有所长，用户可以根据实际需要选择适当的方法。

2.2.1表的组成

数据表简称表，是由表结构和表中的数据两部分组成。

一、表的结构

表的结构是指数据表的框架，主要包括表名和字段属性两部分。

1.表名

不同的表存储数据时有不同的主题，表的名称应该能体现表的作用，可以从中对表的数

据内容有一定的了解。

2.字段属性

字段属性即表的组织形式，它包括表中字段的个数，每个字段的名称、数据类型、字段

大小、格式、输入掩码、有效性规则等。

在Access中，字段的命名规则为：

（1）长度为1〜64个字符。

（2）可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。

（3）不能包含句号（.）、叹号（！）、及中括号（［］）和单引号（'）。

二、数据类型

Access的数据类型有10种，可以是文字、数字、图像或声音。Access数据库支持的数

据类型及用途如表2.1所示。

表2.1Access的数据类型及其用途

数据类型标识用途字段大小

文本或文本与数字的组合，或者不需最多为255个中文或

文本Text

要计算的数字英文字符，

长文本或文本和数字的组合，如注释

备注Memo最多65535个字符

或说明

数字Number用于数学计算的数值数据1,2,4,8个字节

日期/时间Date/time表示日期和时间8个字节

用于计算的货币数值与数值数据•，小

货币Money8个字节

数点后1〜4位，整数最多15位

在添加记录时自动插入的唯一顺序

自动编号AutoNumber4个字节

或随机编号，此类型字段不能更新

是/否Logical用于记录逻辑型数据Yes(T)/No(0)1位

内容为非文本、非数字、非日期等内

OLE对象OLEObject最多为1GB

容，也就是用其他软件制作的文件

存储超链接的字段，超链接可以是

超级链接Hyperlink最长2048个字符

UNC路径或URL字段

在向导创建的字段中，允许使用组合与用于执行查阅的主

查阅向导LookupWizard

框来选择另一个表中的值键字段大小相同

2.2.2建立表结构

建立表结构有3种方法，一是使用设计视图创建表，这是一种最常用的方法；二是使用

表向导创建表，其创建方法与使用“数据库向导”创建数据库的方法类似；三是使用数据表

视图创建表，在数据表视图中直接在字段名处输入字段名，该方法比较简单，但无法对每一

字段的数据类型、属性值进行设置，一般还需要在设计视图中进行修改。

一、使用设计视图创建表

例2.3使用设计视图创建学生表，其结构如表2.2所示。

表2.2学生表结构

字段名类型字段名类型字段名类型

学号文本班级ID文本政治面貌文本

姓名文本性别文本家庭收入数字

年级文本生日日期/时间照片OLE对象

专业文本籍贯文本

步骤1：打开"D:'Access'教学信息管理”数据库。

步骤2：在数据库窗口中单击“表”对象，然后双击对象列表框中''使用设计器创建表”,

或单击数据库窗口工具栏的“设计”按钮打开如图2.8所示的设计视图。

・表1:表

字

段

名

称

最

长

卬

到

64个

字

构

®

括

空

松

图2.8表设计视图

表的设计视图分为上下两部分。上半部分是字段输入区，从左至右分别为字段选定器、

字段名称列、数据类型列和说明列。字段选定器用来选择某一字段；字段名称列用来说明字

段的名称；数据类型列用来定义该字段的数据类型；如果需要可以在说明列中对字段进行必

要的说明。下半部分是字段属性区，在此区中可以设置字段的属性值。

步骤3：单击设计视图的第一行“字段名称”歹人并在其中输入学生表的第一个字段名

称“学号”，然后单击“数据类型”歹IJ,并单击其右侧的向下箭头按钮，这时弹出一个下拉

列表，列表中列出了Access提供的10种数据类型。

步骤4：选择“文本”数据类型，在“常规”选项卡中设置其“字段大小”为8。用同

样的方法，参照表2.2的有关内容定义表中其他的字段（字段属性的设置将在后续章节中介

绍）。

步骤5：定义完全部字段后，单击第一个字段“学号”的选定器，然后单击工具栏上“主

关键字”按钮，给教师表定义了一个主关键字。

步骤6：单击工具栏上的“保存”按钮，在“另存为”对话框中的“表名称”文本框中

输入表名“学生”。单击“确定”按钮，便完成了表结构的创建。

一、使用表向导创建表

例2.4使用表向导创建成绩表，其结构如表2.3所示。

表2.3成绩表结构

字段名类型字段名类型

学号文本考分数字

课程ID文本

步骤I：打开“D：\Access\教学信息管理”数据库。

步骤2：在数据库窗口中单击“表”对象，然后双击对象列表框中“使用向导创建表”，

打开“表向导”对话框。

步骤3：在Access中，已预置了许多表模块，分为“商务”和“个人”两类。单击“商

务”单选按钮，从该对话框左边的“示例表”中选择“学生和课程”表，这时“示例字段”

框中显示“学生和课程”表包含的所有字段。单击“年”按钮，将“示例字段”列表中的

所有字段移到“新表中的字段”列表中。

在选择字段时，也可以单击“丁”按钮，选择一个字段或双击要选的字段移动“新表

中的字段”列表中。若对已选的字段不满意，可以使用按钮或“国”按钮，取消选

择的字段。

若对“示例字段”中的字段名不满意，可以选择图2.9中的“重命名字段”按钮，重新

对表中的字段命名。将“新表中的字段”重命名的方法是选定相应字段后，单击“重命名字

段”按钮。在图2.9中已经对“新表中的字段”全部进行了重命名。

表向导

请从下面列出的示例表中选择合适的表：

选定示例表之后，再选择准备包含在新表卬的示例字段.新表可以包含来自多个示例表

的字段.如果对茎一字段没有把握，可先将K包含在内.以后可以很容易地删除.

@商务③）痛表中的手段电）：

。个人处）课程ID

字号

示例表@）:考分

交易区

任务

醒员

学生回

学生和课程重命名字段6）..]

取洎]|下一步处）＞|[]

图2.9“表向导”对诒框

步骤4：单击“下一步”按钮，如图2.10所示。在“请指定表的名称”文本框中输入

“成绩”，然后单击“不，让我自己设置主键二

图2.10输入表名称

步骤5：单击“下一步”按钮。在“请确定哪个字段将拥有对每个记录都是唯一的数据”

下拉列表中，选择“课程ID”作为主键（实际上成绩表中要用“学号”和“课程ID”两个

字段才能确定唯一记录，所以使用表向导创建的表，最后还需要在设计视图中进行修改）：

在“请指定主键字段的数据类型”选项组中选择“添加新记录时我自己输入的数字”。

步骤6：单击“下一步”按钮，出现的对话框询问新建表是否要与其他表相关。在该对

话框的列表中单击“关系”按钮，打开“关系”对话框。由于学生表与成绩表之间是一对多

关系，因此，此处应单击“‘学生’表中的一个记录将与‘成绩'表中的多个记录匹配”单

选按钮，如图2.11所示。

星关系区

步骤7：单击“确定”按钮，返回到“表向导”对话框。单击“下一步”按钮，打开“表

向导”最后一个对话框，如图2.12所示。

步骤8：在该对话框中，单击“修改表的设计”单选按钮，单击“完成”按钮。完成上

述操作后，在设计视图中，按需要对所建表的结构进行修改。

步骤9：关闭设计视图，使用“表向导”创建的表结构，有时也与用户实际要求有所不

同，需要通过设计视图对其进行修改。因此，掌握设计视图的使用方法对于正确建立表结构

非常重要。

图2.12“表向导”最后一个对话框

三、使用数据表视图创建表

例2.5使用数据表视图创建教师表，该表的结构可参照表2.4。

表2.4教师表结构

字段名类型字段名类型字段名类型

教师ID文本职称文本地址文本

姓名文本专业文本简历备注

性别文本电话文本照片OLE对象

婚否是/否手机文本

籍贯文本邮编文本

步骤I：打开"D:'Access'教学信息管理”数据库。

步骤2：在数据库窗口中选择“表”对象，然后双击“通过输入数据创建表”，出现空

数据表视图。在默认情况下，表的字段名为字段1、字段2……

步骤3：在设计视图中，将默认字段名字段1、字段2、字段3修改为表2.4所示的表

结构，输入有关数据后的结果如图2.13所示。

I教师口|姓名।性别।婚否।籍赞业।电话।手机邮编1地址iOi照片

TKs计算

0001赵本山.辽宁教授机(0746’89087654116640辽宁省大赵本山著困因像

计

g算

♦0002黄宏•繇江教授机(0746567899006150000黑龙江省黄宏，著:图疝像

中

文

3月

♦0003副教授(0746567399061250001山东省济牛群毕山.图图像

号

中

s文

0004副教授(0746)67893455300001天津市天冯巩毕图图像

珏

音ill

女

♦0005教授(0746?.2568901410002湖南省长宋祖英，:图图愎

女

乐

音

副

授

教

♦0006I-/(0746'8743SS66251000山东省烟彭丽媛，.图图像

乐

音

副

教

—Mrw授

0007.(074644&89023037600山西省太阎维文星.图图像

乐

音

讲

g师

0008(0746.<5679023345000天津市南刘欢，现:图疝像

苴

计

教

g;总授

♦0009冯小刚机425000湖南省永冯小刚，图图像

算(0746567890444

计

教

3授

张艺谋陕西机陕西省渭张艺谋，困因像

律

讲

师

0010法(0746)57789061714014

s号

0011陈凯歌g福建(0746)94244781350011福建省福陈胡歌，:图图像

8机

♦0012周润发替港(0746,88744234999077香港特别周润发，图图像

B3机

0013成龙Ps山东(0746)69000234250100山东省济成龙又名困困像

授

号

0014李连杰o(0746)77812556100000北京市海李连杰，：图图像

TJ女

♦0015巩俐h,山东省膏巩俐，生图图像

图2.13使用数据表视图创建教师表

这种方法操作方便，但字段名很难体现对应数据的内容，且字段的数据类型也不一定符

号设计者的思想。所以用这种方法创建的表，还要经过再次修改字段名和字段属性后才能完

成表的设计。

2.2.3向表中输入数据

创建表结构后，数据库的表仍是没有数据的空表，所以，创建表对象的另一个重要任务

是向表中输入数据。在Access中，可以使用数据表视图向表中输入数据，也可以导入已有

的其他类型文件。

一、使用数据表视图直接输入数据

1.打开表准备输入数据

在对象栏中按下表对象按钮，在已有对象列表中双击学生表，或先单击表名后再单击数

据库窗口工具栏中的“打开”按钮，即在数据表视图中打开该表，如图2.14所示为数据表

视图中的学生表。

■学生：表

|学号I姓名I年级「吾亚T的口|性别I生日I律贯T丽湎貌］家庭收入I贴片

|晟屯］|1f回》*共有记录数：1

图2.14在数据表视图中打开的空学生表

2.输入“文本”型、“数字”型和“货币”型数据

由于文本、数字和货币字段的数据输入比较简单，在此不特别给出说明。

3.输入“是/否”型数据

对“是/否”型字段，输入数据时显示一个复选框。选中表示输入了“是(-1)”，不选中

表示输入了“否(0)”，如教师表中的“婚否”字段。

4.输入“日期/时间”型数据

输入“日期/时间”型数据最简单的方式是按“年/月/日”格式输入日期，如“1983/05/09”,

然后将鼠标移到其他字段，系统会按定义的“格式,’属性自动输入日期的完整值：若格式属

性设置为“长日期”，则自动输入为“1983年5月9日”；若格式属性设置为“短日期”，则

自动输入为“1983-05-09”。如果该日期字段设置了“输入掩码”属性值，则系统会按输入

掩码来规范输入格式，并按“格式”属性中的定义显示数据。

5.输入“OLE”对象型数据

输入OLE对象类型的数据要使用“插入对象”的方式。

例2.6为学生表中的“照片”字段输入数据。

步骤1：将光标定位于“照片”字段，右击并选择快捷菜单中的“插入对象”命令，或

执行主窗口“插入I对象”菜单命令，打开“插入对象”对话框，如图2.15所示。

步骤2：选择“由文件创建”选项，然后单击“浏览”按钮，在打开的“浏览”对话框

中选择存放照片的路径和文件，从“浏览”对•话框中返回到“插入时象”对话框，单击“确

定”按钮，将所选的图片文件作为OLE对象保存字段中。在数据表视图中看不到图片的原貌，

必须在窗体视图中才能看到图片的原貌。

图2.15“插入对象”对话框

用以上的步骤添加照片，可能会出现如下情况，如图2.16所示。可以使用下列步骤。

图2.16"OLE服务器或动态链接库也许附未注册”对话框

步骤1:将光标定位干“照片”字段，右击并选择快捷菜单中的“插入对象”命令，或

执行主窗口“插入I对象”菜单命令，打开“插入对象”对话框，如图2.15所示。

步骤2：选择“新建”选项，然后在“对象类型”列表框中选择“画笔图片”或“位图

图片”，单击“确定”按钮。屏幕显示“画图”程序窗口，如图2.17所示。选择“编辑I粘

贴来源”菜单命令，打开“粘贴来源”对话框，在“查找范围”中找到存放图片的文件夹，

并打开所需的图片。

步骤3：选择“图像I属性”菜单命令，在属性对话框中可以对插入图像的大小进行设

置，关闭“画图”程序窗口。此时第一条记录的“照片”字段已有内容，按Enter键或按

Tab键转至下一个字段，依次类推。

步骤4：单击工具栏上的“保存”按钮或直接单击学生表右上角的“关闭”按钮，即可

保存表中的数据记录。

IS2.17“画图”程序窗口

6.输入“超链接”型数据

可以使用“插入超链接”对话框，实现超链接型字段的数据输入。在数据表视图中将光

标定位在超链接型字段，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“超链接I编辑超链接”命令,

或执行主窗口“插入I超链接”菜单命令，打开“插入超链接”对话框，从中选择任一种链

接方式即可。

7.输入“杳阅向导”型数据

如果字段的内容取自一组固定的数据，可以使用“查阅向导”数据类型。''查阅向导”

通过创建一个包含“一组固定数据”的查阅列或值列表，为用户提供输入选择项，以提高输

入效率井保证输入数据的唯确性。创建“兖阅向导”型数据可以采用“值列表”方式和“查

阅列”方式，下面分别说明这两种操作方式。

(1)创建值列表

例2.7采用“值列表”的方式，将学生表中的“性别”字段设置为“查阅向导”类

型。

步骤1：在设计视图中打开学生表，设置“性别”字段为“查阅向导”类型。同时启动

“查阅向导”第1个对话框，选择“自行键入所需的值”选项，如图2.18所示，单击“下

一步"按钮。

查阕向导

该向导将创建一个查阅列，其中显示一系列数值供选择。话确

定查阅蟠取其数值的方式：

XXXXXXX3

XXXXXXXXXO使用查阅列查粽或查询中的值Q)

G值行厘入施丽而⑥…

|取消]"I下一步@)>।

图2.18“重阅向导”第1个对话框

步骤2：在“查阅向导”的第2个对话框中确定值列表中的值，本例为“男”、“女”,

如图2.19所示。

图2.19“查阅向导”第2个对话框

步骤3：单击“下一步”按钮，打开“查阅向导”最后一个对话框，如图2.20所示,

完成值列表的设置.。

查阅向导

图2.20“查阅向导”最后一个对话植

（2）创建查阅列

例2.8采用“杳阅列”的方式，将成绩表中的“课程ID”字段设置为“查阅向导”

类型。

步骤1：在设计视图中打开成绩表，设置“课程ID”字段为“查阅向导”类型。同时启

动“查阅向导”第1个对话框，选择“使用查阅列查阅表或查询中的值”选项，单击“下一

步”按钮。

步骤2：在“查阅向导”的第2个对话框中选择课程名称表为查阅列的数据源，如图2.21

所示，单击“下一步”按钮。

查阅向导

话选择为看阅列提供数值的表或有a

表

教师

教室

表

课程

表

瞌建

国

学生

表

视图

©表d）O查询⑷。两者⑹

取消][<上一步①）]下一步也）>

图2.21“查阅向导”第2个对话框

步骤3：在“查阅向导”的第3个对话框中，选择“课程名称”字段为查阅列提供数据，

如图2.22所示，单击“下一步”按钮。

步骤4：继续完成“查阅向导”的提问，如图2.23至图2.25所示，当向导收集完所需

的信息以后，就可完成“课程ID”字段查阅列的定义。

步骤5：保存对成绩表的修改。

图2.22“查阅向导”第3个对话框

图2.23“查阅向导”第4个对话框

图2.24“查阅向导”第5个对话框

图2.25“查阅向导”第6个对话框

二、导入Excel文件建立数据库

导入是将数据导入到新的MicrosoftAccess表中，这是一种将数据从不同格式转换并

复制到MicrosoftAccess中的方法。作为导入数据源的文件类型包括MicrosoftAccess

数据库、Excel文件(xls)、IE(HTML),dBASE等,本小节将以导入Excel文件为例进行说

明。

例2.9将已经建立好的Excel文件“学生.xls”导入到“教学信息管理”数据库中，

数据表的名称为“学生”。

步骤1：在数据库窗口中，选择“文件I获取外部数据I导入”菜单命令，出现“导入”

对话框，在“查找范围”中指定文件所在的文件夹，然后在“文件类型”文本框中选择

"MicrosoftExcel”选项,如图2.26所示。

图2.26指定“文件类型”

步骤2：选取“学生.xls”文件，再单击“导入”按钮。

步骤3：在“导入数据表向导”的第1个对话框中选择合适的工作表，在单击“下一步”

按钮，显示“导入数据表向导”的第2个对话框，选取“第一行包含列标题”，如图2.27

所示。

序导入数据表向导®

HxcrosoftAccess可以用列标题作为表的字段名称。话魏定指定的第一行是否包含列

标题：

回茶二•存也苔痂禄亶出；