公司档案管理办法及实施细则

公司档案管理办法及实施细则第一章总则第一条目的与依据为规范公司档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保公司档案的真实、完整、安全和有效利用，为公司经营管理、决策及历史查考提供服务，依据国家有关档案管理的法律法规及行业规范，结合本公司实际情况，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司各部门、各分支机构（以下统称“各部门”）在各项工作活动中形成的，具有查考利用价值的各种门类和载体的档案管理。包括但不限于纸质文件、电子文件、声像资料、实物等。第三条管理原则公司档案管理遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：公司档案实行统一领导、分级负责、集中管理的体制，确保档案的完整与安全。（二）完整准确原则：档案的收集、整理、保管应保证其内容的完整性和信息的准确性。（三）规范有序原则：档案管理工作应按照规定的程序和标准进行，实现规范化、标准化。（四）安全保密原则：严格执行保密制度，采取有效措施，确保档案的安全，防止失泄密事件发生。（五）便于利用原则：在安全保密的前提下，优化档案管理流程，为公司各项工作提供便捷的档案利用服务。第四条定义本办法所称档案，是指公司在研发、生产、经营、管理、党群等各项活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第二章管理机构与职责第五条管理机构设置公司综合管理部门是档案管理的职能部门，负责统筹、组织、协调和监督公司档案管理工作。各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、整理、预归档，并定期向综合管理部门移交。第六条综合管理部门档案管理职责（一）贯彻执行国家及上级主管部门有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理规章制度及实施细则。（二）负责公司各类档案的统一接收、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研和销毁工作。（三）指导、监督和检查各部门的文件材料形成、积累、预归档和移交工作。（四）组织档案业务培训，提高公司全员档案意识和档案管理人员业务水平。（五）负责档案库房的规划、建设和维护，配备必要的档案装具和设备。（六）组织开展档案信息化建设，推动档案管理现代化。（七）负责对到期档案的鉴定和销毁工作的组织实施。（八）参与公司重大活动、重要项目的档案收集与归档指导。第七条各部门档案管理职责（一）认真执行公司档案管理的各项规章制度，指定兼职档案员负责本部门档案管理工作。（二）负责本部门在工作活动中形成的各类文件材料的及时收集、系统整理、规范组卷（或排列）和预归档。（三）按照规定的时间和要求，向综合管理部门移交符合标准的归档文件材料。（四）协助综合管理部门做好本部门形成档案的利用和编研工作。（五）对本部门工作人员进行档案知识宣传教育，增强档案意识。第八条档案管理人员要求档案管理人员应具备良好的政治素质和职业道德，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。档案管理人员工作调动时，必须办理严格的档案交接手续。第三章档案的收集与归档第九条归档范围公司在各项工作中形成的具有查考利用价值的文件材料均属归档范围，主要包括：（一）行政管理类：公司设立、变更、注销等相关文件；股东会、董事会、监事会会议材料；公司内部管理制度、工作计划、总结、报告；重要的请示、批复；人事任免、奖惩、薪酬、福利等文件材料。（二）经营管理类：公司发展规划、经营决策、市场分析、营销策划、合同协议、客户资料、招投标文件、财务审计、资产管理等文件材料。（三）业务技术类：研发项目立项、计划、方案、研究报告、试验记录、技术图纸、工艺文件、专利、成果鉴定、技术引进与转让等文件材料；生产计划、调度、质量控制、安全生产等文件材料。（四）党群工作类：党组织建设、纪检监察、工会活动、共青团工作、思想政治工作等文件材料。（五）其他类：具有保存价值的声像资料、实物档案、电子档案及其他相关文件材料。具体归档范围详见附件《公司文件材料归档范围和保管期限表》（可根据公司实际情况另行制定）。第十条归档时间（一）文书档案：一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的收集、整理和归档工作。（二）项目档案：应在项目完成后三个月内，或按项目计划规定的时间完成归档。（三）会计档案：由财务部门按照财政部有关规定整理立卷，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后移交综合管理部门。（四）声像档案、实物档案等应在活动结束后一个月内归档。（五）其他专门档案的归档时间，根据其形成规律和特点，由综合管理部门与相关业务部门协商确定。第十一条归档要求（一）归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档要求。（二）归档的文件材料一般应为原件。重要文件、法规性文件、具有凭证作用的文件材料必须归档原件。复印件须注明原件保管处，并由相关负责人签字确认。（三）外文材料应附有中文译本。（四）归档的文件材料应按照其自然形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于查阅利用。（五）凡属归档范围的电子文件，应连同其元数据、背景信息及相应的纸质文件一并归档，并确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。（六）声像材料应注明事由、时间、地点、人物、作者等信息，并妥善包装。第十二条归档手续各部门向综合管理部门移交档案时，应填写《档案移交清册》，一式两份，详细列明移交档案的案卷号、题名、卷内文件份数、页数、保管期限等内容。交接双方核对无误后，在《档案移交清册》上签字盖章，各执一份备查。第四章档案的整理与编目第十三条整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十四条分类方法公司档案一般采用年度-机构（或问题）-保管期限的分类方法。（一）年度：将文件材料按其形成或处理的年度进行划分。跨年度的文件，一般归入文件内容针对的年度或办结年度。（二）机构（或问题）：在年度下，按文件材料形成的部门（机构）或文件内容所反映的问题进行划分。（三）保管期限：在机构（或问题）下，按文件材料的保存价值划定的保管期限（永久、长期、短期）进行划分。具体分类方案由综合管理部门制定并组织实施。第十五条组卷（或排列）与编目（一）组卷（或排列）：对分类后的文件材料，应根据文件材料的多少和篇幅，采用案卷或件为单位进行整理。1.以“卷”为单位整理的，应将互有联系的文件材料组合成案卷，编写案卷封面、卷内文件目录、备考表，并装订成册。2.以“件”为单位整理的（主要适用于文书档案），应对每份文件进行排序、编写页码、加盖归档章、填写件内目录（必要时），然后装盒。（二）案卷（件）题名：应简明扼要地揭示卷（件）内文件材料的主要内容和成分，包括作者、问题、名称等要素。（三）卷内文件排列：应按照文件材料形成的时间顺序或逻辑关系排列，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。（四）页码编写：以卷（件）为单位，用阿拉伯数字在文件材料正面的右上角、背面的左上角编写页码，空白页不编页码。（五）卷内目录和备考表：以卷为单位整理的案卷，必须填写卷内目录和备考表。卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。（六）案卷封面填写：案卷封面应逐项填写清楚，字迹工整。第十六条编号与排架（一）档案经过整理编目后，应按照分类方案和排列顺序进行系统编号，赋予唯一的档号。档号编制应规范、稳定，便于计算机管理和手工检索。（二）档案入库应按照档号顺序进行排列上架。排列方法应与分类方案一致，通常采用从左到右、从上到下的顺序。不同保管期限的档案应分开存放。第十七条检索工具编制综合管理部门应根据档案管理和利用的需要，编制必要的检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录、文号索引、人名索引等，逐步建立健全档案检索体系。积极推广使用计算机检索系统，提高检索效率。第五章档案的保管与保护第十八条库房管理（一）档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防尘、防高温、防光、防有害气体等“九防”措施。（二）档案库房应保持适宜的温湿度。温度应控制在14℃-24℃，相对湿度应控制在45%-60%。库房内应配备温湿度调控设备和监测仪器。（三）档案库房应与办公室、阅览室分开设置。严禁在库房内吸烟、饮食、存放易燃易爆物品及其他杂物。（四）建立健全库房管理制度，实行专人负责。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。（五）库房内的档案装具应符合国家标准，排列整齐，便于管理和利用。第十九条档案装具档案应使用符合国家标准的档案盒、档案夹、卷皮等装具进行保管，确保档案的安全。不同载体的档案应使用相应的装具。第二十条档案实体管理（一）定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。一般每年至少进行一次全面清点。（二）对破损、褪色、霉变的档案，应及时进行修补、复制、托裱等抢救性保护。对于重要档案，应进行数字化扫描或制作复制件，异地保存。（三）档案管理人员应熟悉所管档案的情况，掌握档案的存放位置和检索方法。（四）档案的出入库必须履行严格的登记手续，防止档案丢失或损坏。第二十一条档案保密（一）严格执行国家保密法律法规和公司保密制度，确保档案的机密安全。（二）建立健全档案保密制度，明确保密范围和保密纪律。档案管理人员应严守保密纪律，不得泄露档案内容。（三）涉密档案的管理应严格按照国家有关涉密载体管理规定执行，单独存放，专人负责，严格借阅审批手续。（四）严禁将档案带出规定的阅档场所，严禁私自复制、摘抄、拍摄、传播涉密档案内容。第二十二条电子档案管理（一）电子档案的管理应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。（二）电子档案应存储在符合安全要求的服务器或存储介质中，进行多重备份，并定期检查备份的有效性。（三）对于电子档案，应采取严格的安全保密措施，防止非授权访问、篡改和删除。（四）随着技术发展，应及时对电子档案进行格式转换和迁移，确保其长期可读性。第六章档案的利用与服务第二十三条利用范围与方式（一）公司档案主要供公司内部工作需要利用。外部单位或个人因特殊情况需要利用公司档案，须持单位介绍信或有效证件，经公司综合管理部门负责人批准。（二）档案利用方式包括查阅、复制、摘录、借阅等。第二十四条利用手续（一）公司内部人员查阅档案，须填写《档案查阅申请表》，经本部门负责人签字同意后，方可查阅。查阅重要或涉密档案，须经综合管理部门负责人或公司分管领导批准。（二）借阅档案，除履行上述审批手续外，还须办理借阅登记手续，明确借阅期限，由借阅人签字。（三）查阅或借阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘录涉密内容。第二十五条利用要求（一）查阅档案应在指定的阅档室进行。确因工作需要借出档案的，须经综合管理部门负责人批准，严格控制借出时间和数量，一般不得带出公司。（二）查阅者应在《档案利用登记簿》上如实填写利用目的、利用内容、利用结果等。（三）复制档案须经档案管理人员同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。（四）借阅的档案应按期归还。逾期未还的，档案管理人员应及时催还。归还时，档案管理人员应认真核对，确保档案完好无损。（五）严禁利用档案从事违法违纪活动。第二十六条档案证明因工作需要，需由档案管理部门出具档案证明的，须经综合管理部门负责人批准，由档案管理人员根据档案原件或副本如实出具，并加盖档案证明专用章。第二十七条利用效果反馈档案管理部门应注意收集档案利用效果信息，总结档案利用经验，不断改进档案利用工作。第二十八条档案编研综合管理部门应根据公司发展和工作需要，有计划地开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革、专题汇编等，为公司领导决策和各项工作提供服务。第七章档案的鉴定与销毁第二十九条鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由公司分管领导、综合管理部门及相关业务部门人员组成，负责对公司档案的保管期限进行鉴定和对到期档案进行销毁鉴定。第三十条鉴定程序（一）档案保管期限鉴定：在档案整理归档时，由综合管理部门会同形成部门根据《公司文件材料归档范围和保管期限表》对文件材料的保管期限进行划定。（二）到期档案销毁鉴定：对于已到保管期限的档案，由综合管理部门提出鉴定清单，档案鉴定工作小组进行逐卷（件）鉴定，提出继续保管、销毁或延长保管期限的意见。第三十一条销毁程序（一）经鉴定确无保存价值的到期档案，由综合管理部门编制《档案销毁清册》，报公司分管领导批准后，方可销毁。（二）销毁档案时，必须有两人以上负责监销。监销人应认真核对《档案销毁清册》与实物，确认无误后，在销毁清册上签字，并注明销毁时间、地点、方式。（三）严禁个人私自销毁档案材料。严禁将销毁的档案材料作为废纸出售或作其他用途。（四）《档案销毁清册》及鉴定记录应永久保存。第八章档案的统计与移交第三十二条档案统计综合管理部门应建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁等情况进行准确统计，按规定向上级档案管理部门报送档案工作基本情况统计报表。第三十三条档案移交（一）公司因分立、合并、撤销等原因需要移交档案的，应按照国家有关规定办理档案移交手续。（二）公司向国家档案馆移交档案，应按照国家关于档案移交的规定执行。第九章责任追究第三十四条奖励对在档案收集、整理、保管、利用、编研、信息化建设等工作中做出显著成绩，或在档案安全保密方面表现突出的部门和个人，公司予以表彰和奖励。第三十五条处罚对违反本办法规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定形成、收集、整理、归档文件材料，造成档案材料残缺