任务9 邮件合并

第二章WPS文档处理任务9：邮件合并

数据、模板、合并01任务描述02任务实现03课后练习目录任务描述任务描述电子信息工程学院学生会要举办“感恩励志”大型文艺晚会，要给学校主要部门的联系人发送邀请函，联系人基本信息已经录入到WPS表格，一共要发送12份。邀请函的内容如下所示：尊敬的×××

先生/女士

：您好！我院将于11月28日晚上6点30分在南区学术报告厅举行“感恩励志”大型文艺晚会，您的座位号是«座次»，诚挚邀请您来参加，期待着您的光临！

电子信息工程学院学生会2024年11月5日考点分析1.掌握文档中页面设置、页面背景的相关操作2.掌握WPS文字邮件合并的操作。3.理解域的概念和使用方法最终效果邀请函最终效果图任务实现

单击“WPS首页”→“新建”→“表格”→“新建空白文档”，进入WPS表格编辑界面；参照图输入数据新建文件

01将文件保存为“邀请专家信息.et”。保存文件02任务实现任务1：制作数据源

单击“WPS首页”→“新建”→“文字”→“新建空白文档”，进入WPS文字编辑界面，将文档保存为“邀请函.wps”；单击功能区中的“页面布局”选项卡→“页面设置”对话框按钮，打开“页面设置”对话框，设置纸张方向为“横向”，上、下页边距均为3.5厘米、左、右页边距均为4厘米。单击“纸张”选项卡→“纸张大小”下拉列表框中，选择“B5信封”，或者也可以在下方的宽度和高度微调框中分别输入“25厘米”和“17.6厘米”。设置邀请函页面格式01任务实现任务2：制作邀请函模板

完成邀请函文字的输入，设置中文标题“邀请函”字体为“华文新魏”，字号“2号”，“居中”。；设置正文文本字体为“楷体”，字号“四号”，段落左侧右侧各缩进“2个字符”，行距为“1.5倍行距”。设置落款文本“电子信息……11月5日”右对齐。设置邀请函文字格式02任务实现任务2：制作邀请函模板

单击功能区中的“插入”选项卡→“图片”→“来自文件”按钮，打开“插入图片”对话框，选择提前准备的素材文件“花纹素材.jpg”，单击“打开”按钮；选中图片，单击功能区中的“图片工具”上下文选项卡→“图片宽度高度”微调按钮，设置图片高度为15厘米，宽度为21厘米，调整图片的大小。选中图片，单击图片右键打开快捷菜单，选择文字环绕方式为“衬于文字下方”。继续选中图片，单击功能区中的“图片工具”上下文选项卡→“对齐”下拉列表，依次选择“水平居中”、“垂直居中”，调整背景图片相对于页面居中对齐对邀请函进行页面背景设置03任务实现任务2：制作邀请函模板

单击功能区中的“引用”选项卡→“邮件合并”按钮→“邮件合并”上下文选项卡→“打开数据源”按钮；打开“选择数据源”对话框，定位到“邀请专家信息.et”所在文件夹，然后选择该文件并单击“打开”按钮。此时“收件人”、“插入合并域”等大部分按钮都变成了可用状态，说明成功打开了数据源。继续选中图片，单击功能区中的“图片工具”上下文选项卡→“对齐”下拉列表，依次选择“水平居中”、“垂直居中”，调整背景图片相对于页面居中对齐在主文档中加载联系人数据01任务实现任务3：合并文档

将光标定位在需要插入专家姓名的地方，如“尊敬的”三个字后面，单击功能区中“邮件合并”选项卡→“插入合并域”按钮，从打开的对话框中选择“受邀嘉宾姓名”，如图所示，就能将这个域插入到邀请函中；完成邀请专家姓名的插入，将光标定位到需要插入座位号的地方，单击“邮件合并”选项卡→“插入合并域”按钮，选择“座次”，将座位号域插入到邀请函中在主文档中插入关键词02任务实现任务3：合并文档

单击功能区中的“邮件合并”选项卡→“查看合并数据”按钮，可以预览合并后的结果，此时主文档中的所有关键字将被替换为表格中的数据；单击“预览结果”选项组中的“上一条”“下一条”按钮，可以依次浏览每一个合并后的通知书，单击“首记录”或“尾记录”按钮，可以直接跳转到最后一个邀请函或第一个邀请函如果确定合并结果没有问题，单击功能区中的“邮件合并”选项卡→“完成并合并”按钮，打开“合并到新文档”对话框，选择“全部”单选框，单击“确定”按钮，完成邮件合并合并生成多份邀请函03任务实现任务3：合并文档课后练习课后练习学校要举办“感恩励志”大型文艺晚会，要给学校主要部门的联系人发送邀请函，联系人基本信息已经录入到WPS表格，一共要发送12份。邀请函的内容如下所示：尊敬的×××

先生/女士

：您好！我院将于11月28日晚上6点30分在南区学术报告厅举行“感恩励志”大型文艺晚会，您的座位号是«座次»，诚挚邀请您来参加，期待着您的光临！