例会记录归档管理制度

例会记录归档管理制度第一章总则第一条目的为规范公司各类例会记录的形成、收集、整理、归档、保管、利用及销毁等工作，确保例会记录的真实性、完整性、系统性和安全性，充分发挥例会记录在企业决策追溯、工作复盘、责任界定及历史查询中的作用，保障公司经营管理活动的有序开展，防范因记录缺失或管理不当导致的管理风险，特制定本制度。第二条依据本制度根据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》《会计档案管理办法》等国家相关法律法规，结合公司《档案管理总则》《会议管理制度》及实际经营管理需求制定。第三条适用范围本制度适用于公司总部各职能部门、各分公司、子公司及控股企业（以下统称“各单位”）组织召开的各类例会，包括但不限于：1.公司级例会：总经理办公会、董事会会议、监事会会议、年度/半年度经营分析会、战略研讨会等；2.部门级例会：部门周例会、月度工作会、季度复盘会、专项工作推进会等；3.跨部门例会：跨部门协作会、项目协调会、问题攻坚会等；4.其他固定周期召开的会议（如班组晨会、安全生产例会等）。所有例会形成的记录（含电子记录、纸质记录及相关附件）均纳入本制度管理范畴。第四条基本原则1.真实性原则：例会记录需客观、准确反映会议实际情况，包括会议时间、地点、参会人员、议题、发言要点、讨论意见、决议事项、责任分工及完成时限等，不得虚构、篡改或遗漏关键信息；2.及时性原则：例会结束后，记录人需在规定时限内完成记录整理，各单位需按要求及时完成记录的移交与归档，避免延误导致信息丢失；3.规范性原则：例会记录的格式、内容要素、编号规则、归档流程等需严格遵循本制度规定，确保记录形式统一、管理标准一致；4.安全性原则：建立例会记录保密机制，根据记录内容的涉密级别采取相应的保管措施，防止记录泄露、损毁或丢失；5.可利用性原则：在符合保密要求的前提下，优化例会记录的归档结构与检索方式，确保授权人员可便捷查询、利用记录，满足工作追溯与决策支持需求。第二章管理职责第五条档案管理部门职责公司档案管理部门（如行政部档案组、专门档案管理中心）是例会记录归档管理的归口管理部门，主要职责包括：1.负责本制度的制定、修订、解释及宣贯培训，确保各单位理解并执行制度要求；2.制定例会记录归档的具体操作细则（如分类标准、编号规则、保管期限表等），并监督执行；3.负责接收各单位移交的例会记录，对记录的完整性、规范性进行审核，不合格记录需要求退回整改；4.负责例会记录的集中保管（含电子档案存储、纸质档案库房管理），确保存储环境符合安全要求；5.负责建立例会记录检索体系（如电子台账、纸质目录），为授权人员提供查询、借阅服务；6.组织开展例会记录的鉴定工作，提出保管期限调整或销毁建议，按审批流程办理销毁手续；7.定期检查各单位例会记录的形成、整理及移交情况，对违反本制度的行为提出整改意见或考核建议。第六条各单位职责各单位是本单位例会记录形成与初步管理的责任主体，主要职责包括：1.指定专人（如部门文员、会议组织者）担任本单位“例会记录管理员”，负责例会记录的形成、整理、初审及移交工作；2.确保本单位各类例会均按要求形成完整记录，无遗漏重要会议；3.按照本制度规定的格式与内容要素整理例会记录，确保记录信息准确、要素齐全；4.在规定时限内将审核通过的例会记录（含电子档、纸质档及附件）移交至档案管理部门；5.配合档案管理部门开展例会记录的审核、鉴定、查询等工作，提供必要的补充说明；6.对本单位未移交的例会记录（暂存期间）进行妥善保管，防止丢失或损毁；7.组织本单位人员学习本制度，确保相关人员掌握例会记录的规范要求。第七条记录人职责例会记录人（由会议组织者指定，可为本单位记录管理员或参会人员）是例会记录真实性、完整性的直接责任人，主要职责包括：1.会前准备：提前获取会议议程、参会人员名单、议题相关背景资料，熟悉会议主题，准备记录工具（如笔记本电脑、录音设备，录音需提前征得会议主持人同意）；2.会中记录：准确记录会议关键信息，包括但不限于：（1）会议基本信息：会议名称、会议编号、召开时间（精确到年月日时分）、地点（线下地址或线上会议链接/平台）、主持人、记录人、应到人数、实到人数、缺席人员及缺席原因、列席人员；（2）会议议题：按会议议程顺序记录每个议题的名称及讨论内容；（3）发言要点：记录参会人员（需注明姓名及职务）的核心观点、意见建议、争议焦点，避免遗漏关键决策相关表述；（4）决议事项：明确每个议题的最终决策结果，包括行动方案、责任部门/责任人、完成时限、验收标准、所需资源支持等；（5）其他事项：如会议延期、下次会议安排、需跟进的遗留问题等；3.会后整理：会议结束后1个工作日内（复杂会议可延长至2个工作日），根据记录初稿及录音（如有）整理形成规范的会议记录稿，确保语言简洁、逻辑清晰、信息完整；4.审核流转：将整理后的会议记录稿提交会议主持人审核，根据审核意见修改完善，直至确认无误；5.移交配合：将审核通过的会议记录及相关附件（如会议议程、汇报材料、决议文件等）提交本单位例会记录管理员，配合完成初步整理与移交工作。第八条会议主持人职责会议主持人对例会记录的准确性与完整性负有审核责任，主要职责包括：1.会前明确记录人，并告知记录的核心要求；2.会中引导会议按议程推进，确保关键议题讨论充分、决议清晰，便于记录人准确捕捉信息；3.会后1个工作日内审核会议记录稿，重点核查决议事项的责任分工、完成时限是否准确，发言要点是否反映核心意见，有无遗漏重要信息；4.对记录稿中的错误或遗漏内容提出修改意见，督促记录人完善；5.审核通过后在会议记录稿（纸质版）上签字确认，或在电子版记录中完成审批流转。第三章例会记录规范第九条记录形式例会记录需同时形成电子记录与纸质记录（涉密会议或特殊情况经档案管理部门批准可仅保留电子记录），具体要求如下：1.电子记录：（1）格式要求：统一采用MicrosoftWord格式（版本不低于2016版），文件命名规则为“【年份-月份】会议类型-会议名称-会议编号”（如“【20X5-08】部门例会-市场部周例会-0801”）；（2）内容要求：需包含完整的会议要素（见第七条第二款），字体统一为宋体，标题字号为二号加粗，一级标题为三号加粗，正文为小四，行间距为1.5倍，页边距上下左右均为2.5厘米；（3）附件要求：会议议程、汇报PPT（转为PDF格式）、决议文件等附件需与电子记录打包存储，文件夹命名与电子记录文件名一致；2.纸质记录：（1）载体要求：统一使用公司指定的“例会记录专用纸”（A4规格，带有公司logo及记录要素表头），如无专用纸，可使用A4白纸打印（需在首页左上角标注“例会记录”及会议名称）；（2）签署要求：纸质记录需经记录人签字、会议主持人审核签字，如有需要，可由参会核心人员（如部门负责人、项目负责人）补充签字确认；（3）附件要求：纸质附件需与纸质记录一并装订，附件较多时可单独装订并在记录中注明“附件见XX册”。第十条记录内容要素所有例会记录需包含以下核心要素，缺失任一要素的记录视为不完整，需补充完善后方可归档：1.会议标识信息：会议唯一编号（规则见第十一条）、会议名称（如“20X5年8月总经理办公会（第三次）”）、会议类型（如公司级、部门级）；2.会议基础信息：召开时间（开始时间、结束时间）、召开地点（线下需注明具体会议室，线上需注明平台及会议号）、主持人（姓名+职务）、记录人（姓名+职务）；3.参会人员信息：应到人数、实到人数、缺席人员名单及缺席原因（如请假、出差）、列席人员名单（注明列席身份）、特邀嘉宾（如有，需注明姓名、单位及职务）；4.会议议程：按顺序列出本次会议的所有议题，每个议题需注明“议题名称”“汇报人”（如有）；5.议题讨论情况：（1）按议题顺序记录，每个议题下先简要说明背景（如“针对Q3市场推广费用超支问题，讨论解决方案”）；（2）记录参会人员的核心发言，需注明“发言人姓名+职务：核心观点/意见”（如“张三-市场部经理：建议暂停线下展会，转向线上直播推广，预计可节省费用30%”）；（3）对争议性问题，需记录不同观点及讨论过程，避免仅记录最终结论；6.会议决议：（1）每个议题的最终决策结果，需明确“行动事项”“责任部门/责任人”“完成时限”“验收标准”“资源需求”（如“行动事项：制定Q3线上推广方案；责任人：李四-市场部专员；完成时限：20X5年8月31日；验收标准：方案经总经理办公会审批通过；资源需求：需设计部配合制作宣传物料”）；（2）如议题暂未形成决议，需记录“暂议原因”“下次讨论时间”；7.后续安排：下次会议的召开时间、地点、议题（如有初步规划）、需提前准备的资料；8.附件清单：列出随记录一并归档的附件名称、份数、载体类型（电子/纸质）。第十一条会议编号规则为便于例会记录的检索与管理，实行“统一编号+分级标识”规则，具体格式如下：【公司/部门代码】-【年份】-【会议类型代码】-【序号】1.公司/部门代码：公司总部为“GS”，各部门按简称缩写（如市场部“SC”、财务部“CW”、人力资源部“RL”），分公司按地域+简称（如XX分公司“BJ-GS”、上海分公司“SH-GS”）；2.年份：采用4位数字（如20X5）；3.会议类型代码：公司级会议（总经理办公会“GL”、董事会“DS”、监事会“JS”、年度经营会“JY”），部门级会议（周例会“ZZ”、月度会“YD”、季度会“JD”），跨部门会议“KB”，其他例会“QT”；4.序号：同类型会议按年度召开顺序编排3位数字（如001、002）。示例：公司20X5年第一次总经理办公会：【GS】-【20X5】-【GL】-【001】；市场部20X5年第八次周例会：【SC】-【20X5】-【ZZ】-【008】；XX分公司20X5年第三次月度会：【BJ-GS】-【20X5】-【YD】-【003】。第十二条特殊情况处理1.会议延期或取消：如已通知召开的例会延期或取消，记录人需记录“会议延期原因及新时间”或“会议取消原因”，并将相关说明（如通知截图、邮件）作为附件，按正常流程整理后移交归档；2.临时增加议题：会议中临时增加议题时，记录人需在“会议议程”部分注明“临时议题”，并完整记录该议题的讨论情况及决议，确保不遗漏；3.会后补充决议：如会议结束后需补充决议（经主持人同意），需形成“会议补充记录”，注明“补充时间”“补充原因”“补充决议内容”，由主持人签字确认后，与原会议记录一并归档；4.记录有误更正：如发现已归档的例会记录存在错误，需由原记录人或责任部门提交“记录更正申请”，说明错误内容、更正依据及更正后的内容，经会议主持人审核、档案管理部门批准后，对电子记录进行修订（保留修订痕迹），对纸质记录进行勘误（在错误处划横线，注明更正内容、更正人及日期，并签字确认），同时将“更正申请”作为附件归档，严禁私自涂改原记录。第四章归档流程第十三条归档时限各单位需按以下时限完成例会记录的移交归档：1.公司级例会（如总经理办公会、董事会）：会议结束后3个工作日内；2.部门级例会（如周例会、月度会）：会议结束后5个工作日内；3.跨部门例会及其他例会：会议结束后7个工作日内；4.年度/半年度等重要会议：会议结束后10个工作日内。如遇节假日，归档时限顺延；因特殊情况（如会议内容复杂、附件较多）需延期归档的，需提前1个工作日向档案管理部门提交“延期归档申请”，说明延期原因及预计归档时间，经批准后方可延期，延期时间最长不超过3个工作日。第十四条归档前整理各单位例会记录管理员在移交归档前，需完成以下整理工作：1.内容审核：核对会议记录的要素是否齐全、信息是否准确、签字是否完整（纸质版），附件是否齐全，不符合要求的需退回记录人补充完善；2.格式规范：检查电子记录的文件名、字体、字号、行间距是否符合本制度要求，纸质记录是否使用专用纸、装订是否整齐；3.分类整理：按“年度-会议类型-部门”的层级对例会记录进行分类，同一会议的电子记录、纸质记录及附件需对应整理，确保一一对应；4.编制移交清单：填写《例会记录归档移交清单》（见附件1），清单内容包括：移交单位、移交日期、会议编号、会议名称、记录载体（电子/纸质）、附件名称及数量、记录人、审核人等，清单需经移交单位负责人签字并加盖部门公章。第十五条移交与接收1.移交流程：（1）各单位例会记录管理员携带《例会记录归档移交清单》、纸质记录及附件，将电子记录（含附件）发送至档案管理部门指定邮箱或存储地址；（2）向档案管理部门提交移交申请，说明移交的会议记录数量、类型及相关情况；2.接收审核：（1）档案管理部门接收人需对照《移交清单》，逐一核对会议记录的完整性（要素、附件）、规范性（格式、签字），电子记录需检查是否可正常打开、无损坏；（2）如审核通过，接收人在《移交清单》上签字确认，留存一份作为归档凭证，另一份返还移交单位；（3）如审核不通过，接收人需向移交单位出具《例会记录归档整改通知书》（见附件2），注明整改事项及要求，移交单位需在2个工作日内完成整改并重新移交；3.特殊情况：如移交的纸质记录数量较多（单次超过50份），移交单位需提前1个工作日与档案管理部门预约移交时间，避免影响归档效率。第十六条归档登记档案管理部门接收例会记录后，需在1个工作日内完成归档登记工作：1.电子台账登记：在公司“档案管理系统”的“例会记录台账”中录入会议记录的关键信息，包括会议编号、会议名称、召开时间、移交单位、记录人、保管期限、归档日期、电子档存储路径、纸质档存放位置等，确保信息准确可查；2.纸质目录编制：对纸质记录按“年度-会议类型-部门”分类存放，编制《例会记录纸质档案目录》，注明每份记录的存放柜号、抽屉号及页码范围；3.标识粘贴：在纸质记录的档案盒（或档案袋）上粘贴标签，注明会议编号、会议名称、年度、保管期限、存放位置等信息，便于快速查找。第五章保管与利用第十七条电子记录保管1.存储方式：公司建立“双备份+异地存储”的电子记录保管体系：（1）primary存储：公司内部档案管理系统服务器（需设置访问权限，定期备份）；（2）secondary备份：每月末将当月电子记录备份至专用移动硬盘（加密存储），由档案管理部门指定专人保管；（3）异地存储：每季度将季度电子记录备份至公司异地灾备中心，确保极端情况下数据不丢失；2.安全防护：（1）档案管理系统需设置防火墙、防病毒软件，定期更新系统补丁，防止黑客攻击或病毒感染；（2）电子记录需设置访问密码（重要记录需加密存储），不同岗位人员按“最小权限原则”分配访问权限（如档案管理员拥有全部权限，部门负责人可访问本部门会议记录，普通员工仅可访问授权的非涉密记录）；（3）严禁将电子记录拷贝至非公司设备（如个人电脑、U盘），确因工作需要拷贝的，需提交“电子记录拷贝申请”，经档案管理部门负责人批准后，使用公司专用加密U盘拷贝，并在使用后及时归还、删除拷贝内容；3.定期检查：档案管理部门每季度需对电子记录的存储情况进行检查，包括服务器运行状态、备份文件完整性、数据可读性等，发现问题及时处理，并形成《电子例会记录保管检查报告》存档。第十八条纸质记录保管1.库房要求：纸质记录需存放在专用档案库房，库房需满足以下条件：（1）温湿度控制：温度保持在14-24℃（±2℃），相对湿度保持在45-60%（±5%），配备温湿度计及空调、除湿机等设备，每日记录温湿度数据；（2）防火防盗：库房需配备灭火器、烟感报警器，安装防盗门、防盗窗及监控设备（监控录像保存期限不少于3个月），严禁在库房内吸烟或存放易燃易爆物品；（3）防虫防鼠：定期在库房内放置防虫剂（如樟脑丸）、防鼠设备（如粘鼠板），避免档案被虫蛀、鼠咬；（4）防尘防潮：库房地面需铺设防滑地砖，墙面、天花板需做防潮处理，档案柜需离墙、离地放置（离墙不少于10厘米，离地不少于20厘米），定期清洁库房；2.存放规范：（1）纸质记录需使用公司统一采购的档案盒（或档案袋）存放，档案盒需符合国家档案用品标准（无酸纸材质），避免档案老化；（2）同一会议的纸质记录及附件需装订成册（采用线装或胶装，避免使用易生锈的订书钉），放入同一档案盒，档案盒内需放置备考表，注明记录数量、整理人、整理日期及备注信息；（3）档案盒按“年度-会议类型-部门”的顺序在档案柜中排列，排列方式为从左到右、从上到下，便于存取；3.定期维护：档案管理部门每半年需对纸质记录进行一次检查，查看是否存在霉变、虫蛀、破损等情况，对破损记录及时进行修复（如托裱、修补），对霉变记录需采取消毒处理措施，并形成《纸质例会记录保管维护报告》存档。第十九条保管期限根据例会记录的内容重要性及使用价值，将保管期限分为以下三类，具体按《公司例会记录保管期限表》（见附件3）执行：1.永久保管：（1）董事会会议记录、监事会会议记录；（2）年度经营分析会、战略研讨会记录（涉及公司长期发展规划、重大战略决策）；（3）涉及公司合并、分立、解散、破产、重大投融资、重大资产重组等重大事项的例会记录；（4）其他经档案管理部门会同法务部门认定需永久保管的例会记录；2.定期保管（10年）：（1）总经理办公会记录（不涉及永久保管事项的）；（2）部门级季度会、半年度会记录；（3）跨部门专项工作推进会记录（涉及重大项目或重要业务的）；（4）分公司、子公司的年度经营会记录；3.定期保管（3年）：（1）部门级周例会、月度会记录（不涉及重要决策的）；（2）班组晨会、日常安全生产例会记录；（3）其他常规性、事务性例会记录（如部门内部培训例会）。保管期限从会议结束后的次年1月1日起计算；如同一会议记录涉及不同保管期限的内容，按“从长原则”确定保管期限。第二十条记录利用1.查询申请：（1）公司内部人员因工作需要查询例会记录的，需填写《例会记录查询申请表》（见附件4），注明查询人姓名、部门、职务、查询事由、查询范围（会议编号/名称、年度、类型）、查询方式（线上查看/纸质查阅/复制），经所在部门负责人签字批准后，提交档案管理部门；（2）外部单位（如政府部门、审计机构、司法机关）因公务需要查询的，需出具单位介绍信及查询人有效证件，说明查询事由及依据，经公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查询；2.权限审核：（1）档案管理部门需审核查询申请的合规性，包括查询人权限、查询事由合理性、审批手续完整性，不符合要求的需退回补充；（2）涉密例会记录（如涉及商业秘密、核心技术的董事会记录）的查询，需额外经公司保密委员会或总经理批准；3.利用方式：（1）线上查看：授权人员可在档案管理系统中在线查看电子记录（不可下载、复制），系统将自动记录查看日志（包括查看人、查看时间、查看内容）；（2）纸质查阅：查询人需在档案库房指定的查阅区域查阅纸质记录，不得将记录带出查阅区域，查阅时需保持记录整洁，严禁涂改、勾画、撕毁；（3）复制：确因工作需要复制记录的，需在查询申请中注明复制份数及用途，经批准后，由档案管理部门负责复制，复制件需加盖“档案复制件”印章，与原件具有同等效力（涉密记录复制需严格控制份数，使用后需回收）；4.利用登记：档案管理部门需对每次记录利用情况进行登记，填写《例会记录利用登记簿》（见附件5），记录查询人、查询时间、查询内容、利用方式、利用用途、审批人等信息，登记簿需长期保存；5.保密要求：查询人需对查询到的例会记录内容保密，不得向未授权人员泄露，如因泄露导致公司损失的，需承担相应责任（包括行政责任、经济赔偿责任，情节严重的追究法律责任）。第六章鉴定与销毁第二十一条鉴定组织公司建立“例会记录鉴定小组”，负责例会记录保管期限的复核及销毁前的鉴定工作，小组组成如下：1.组长：公司分管档案工作的领导；2.副组长：档案管理部门负责人；3.成员：各单位负责人（或指定代表）、法务部门负责人、财务部门负责人（涉及财务相关会议记录时）；鉴定小组每5年开展一次例会记录鉴定工作，如遇特殊情况（如公司业务调整、档案库房紧张），可提前或临时组织鉴定。第二十二条鉴定流程1.准备阶段：档案管理部门在鉴定工作开展前1个月，整理形成《待鉴定例会记录清单》，注明记录的会议编号、名称、年度、保管期限、当前存放位置、是否涉密等信息，分发至鉴定小组成员；2.初审阶段：各成员对清单中的记录进行初审，结合记录内容的实际价值、公司业务需求及相关法规要求，提出“继续保管”“延长保管期限”“缩短保管期限”或“销毁”的初步意见，并说明理由；3.复审阶段：鉴定小组召开专题会议，对初审意见进行讨论，形成统一的鉴定结论，对存在争议的记录，需进一步核查记录内容，必要时征求相关业务部门意见；4.结果公示：鉴定结论需在公司内部办公系统公示3个工作日，公示期间如无异议，进入后续流程；如有异议，需重新复核并调整结论；5.结果备案：公示无异议后，鉴定小组形成《例会记录鉴定报告》，报告内容包括鉴定工作开展情况、待鉴定记录总数、各类鉴定结论的记录数量、具体处理意见等，报告经组长签字后，由档案管理部门存档。第二十三条销毁流程1.销毁申请：对鉴定结论为“销毁”的例会记录，档案管理部门需填写《例会记录销毁申请表》（见附件6），附上《待销毁例会记录清单》（注明记录编号、名称、数量、载体类型、保管期限、鉴定结论），提交鉴定小组组长审批；2.审批流程：（1）非涉密记录销毁：经鉴定小组组长批准后，方可实施销毁；（2）涉密记录销毁：需额外经公司保密委员会批准，并报当地档案行政管理部门备案（如法规有要求）；3.销毁准备：（1）档案管理部门需对拟销毁的记录进行最后核对，确保无错漏（如将永久保管或仍需使用的记录纳入销毁范围）；（2）电子记录销毁：需使用专业的数据销毁软件（确保数据不可恢复），销毁过程需全程录像，录像保存期限不少于1年；（3）纸质记录销毁：需选择符合保密要求的销毁机构（如具有资质的第三方销毁公司），或在公司内部指定专人监督销毁（严禁随意丢弃）；4.销毁实施：（1）销毁工作需由2名及以上专人负责监督（其中1名需为档案管理部门人员，1名需为鉴定小组成员）；（2）销毁时需对照《待销毁例会记录清单》，逐一核对并确认销毁，监督人需在清单上签字；（3）销毁过程需形成《例会记录销毁现场记录表》，记录销毁时间、地点、销毁方式、销毁数量、监督人、销毁机构经办人（如有）等信息；5.销毁备案：销毁工作完成后，档案管理部门需将《销毁申请表》《待销毁清单》《销毁现场记录表》及相关审批文件、录像资料（电子档）一并存档，永久保存，严禁销毁相关凭证。第七章监督与考核第二十四条监督检查1.日常监督：档案管理部门需对各单位例会记录的形成、整理、移交归档情况进行日常监督，定期（每月）抽查各单位的记录管理情况，发现问题及时沟通并督促整改；2.定期检查：每季度开展一次例会记录归档管理专项检查，检查内容包括：（1）例会记录的完整性（是否所有例会均有记录）；（2）记录内容的准确性（要素是否齐全、信息是否准确）；（3）归档的及时性（是否按规定时限移交）；（4）保管的安全性（电子记录备份是否完整、纸质记录是否完好）；（5）利用的合规性（查询审批手续是否齐全、是否存在泄露情况）；3.专项审计：每年结合公司内部审计工作，对例会记录归档管理制度的执行情况进行专项审计，审计结果纳入公司年度审计报告；4.问题整改：对监督检查中发现的问题，档案管理部门需出具《整改通知书》，明确整改事项、整改期限及责任人，整改完成后需进行复核，确保问题闭环。第二十五条考核标准