机关办公自动化设备使用管理规范

机关办公自动化设备使用管理规范第一章总则为规范机关办公自动化设备（以下简称“办公设备”）的配置、使用、维护和管理，提高办公效率，保障工作正常运转，降低办公成本，确保信息安全，依据国家相关法律法规及本单位实际工作需要，特制定本规范。本规范所称办公设备，主要包括计算机（台式机、笔记本）、打印机、复印机、扫描仪、传真机、投影仪、碎纸机、网络设备及其他辅助办公自动化的设备。本规范适用于本单位所有部门及工作人员。任何使用和管理办公设备的行为，均须遵守本规范。办公设备管理遵循统一规划、合理配置、规范使用、安全保密、高效节约的原则。第二章管理职责单位办公室（或指定的信息技术管理部门，下同）是办公设备管理的牵头部门，负责统筹规划、制度建设、采购审核、登记建档、维护保养指导、监督检查及报废处置等工作。各科室（部门）负责人为本部门办公设备管理的第一责任人，负责本部门设备的日常使用监管、维护保养督促以及本部门人员使用规范的宣贯工作。设备使用人员是所使用设备的直接责任人，须严格按照本规范及相关操作说明正确使用设备，妥善保管，及时报告设备故障和安全隐患。第三章设备配备与登记办公设备的配备应根据工作需要、人员编制和实际需求，从严控制，合理调配。新增设备需履行相应的审批手续。设备采购应遵循公开、公平、公正的原则，优先选择性能稳定、节能环保、售后服务有保障的产品。新购设备到货后，由办公室会同相关科室（部门）进行验收。验收合格的设备，应及时进行登记，详细记录设备名称、型号、规格、序列号、购置日期、供应商、价格、使用部门及责任人等信息，建立设备台账，并粘贴设备标识标签。设备发生调配、移交、借用等情况时，须由相关科室（部门）提出申请，经办公室审核同意后，办理交接手续，并及时更新设备台账信息。借用设备应明确借用期限，到期及时归还。第四章设备使用与维护使用人员须熟悉所使用设备的基本性能和操作方法，严格按照操作规程进行操作。严禁违规操作或野蛮使用设备。打印机、复印机、扫描仪等设备应规范操作，注意节约纸张、墨粉。打印、复印应优先使用双面，非正式文件提倡使用再生纸。设备发生卡纸、缺墨等情况时，应按照提示进行简单处理，无法处理的及时报告。办公设备应放置在干燥、通风、清洁的环境中，远离火源、水源和强磁场。使用完毕后，应及时关闭电源，下班前务必检查并关闭所有不必要的设备电源，以节约能源和保障安全。使用人员应爱护设备，保持设备清洁。定期对设备表面进行擦拭，去除灰尘。严禁私自拆卸、改装或维修办公设备。各部门应指定专人（可由部门负责人兼任或指定责任心强的人员）负责本部门设备的日常检查和简易维护，发现设备异常或故障时，应立即停止使用，并向办公室报修，同时做好记录。办公室接到报修后，应及时安排专业人员进行检修，或联系供应商提供售后服务。维修情况应记录在案。第五章软件与数据管理办公计算机操作系统及办公应用软件由办公室统一部署和管理。使用人员应妥善保管个人登录密码，定期更换，严禁转借他人使用。工作数据应及时备份，重要数据应存储在指定的服务器或移动存储介质中，并做好保密工作。严禁将涉密数据或内部敏感信息存储在非涉密设备或连接互联网的设备中，严禁使用未经授权的移动存储介质拷贝工作数据。严禁私自卸载、修改、删除系统文件和重要应用软件。严禁利用办公设备从事危害网络安全、信息安全的活动。第六章设备处置办公设备达到使用年限或因性能下降、损坏无法修复，确需报废的，由使用部门提出报废申请，经办公室组织技术鉴定确认后，按照国有资产管理相关规定办理报废审批手续。报废设备处置应遵循公开、透明的原则，由办公室统一负责。处置收入应按规定上缴单位财务。报废设备中涉及存储介质的，必须进行数据彻底清除或物理销毁，确保信息安全。对于尚能正常使用但本单位不再需要的设备，可由办公室统一调配给其他需要的部门，或按规定程序进行捐赠、转让等处置。第七章安全与保密所有人员须严格遵守国家及本单位有关信息安全和保密工作的规定，增强安全保密意识。严禁利用办公自动化设备制作、复制、存储、传输和使用涉密信息及内部敏感信息，确需处理涉密信息的，必须使用符合保密要求的专用设备。连接互联网的计算机严禁处理、存储涉密信息。内外网计算机应严格物理隔离，严禁使用无线网卡、蓝牙等设备在内外网之间交叉连接。离开工作岗位时，应及时锁定计算机屏幕或关闭系统，妥善保管好个人文件和涉密载体，防止信息泄露。发现办公设备存在安全隐患或发生信息安全事件时，应立即采取措施防止事态扩大，并第一时间向办公室和单位保密管理部门报告。第八章监督检查与责任追究办公室应定期或不定期对各部门办公设备的配备、登记、使用、维护、安全保密等情况进行监督检查，对发现的问题及时通报并督促整改。对严格遵守本规范，在设备管理、节能降耗、安全保密等方面表现突出的部门和个人，可给予适当表彰或奖励。对违反本规范，造成设备损坏、丢失、信息泄露或其他不良后果的，将视情节轻重，对相关责任人进