DB5305T 73-2022 保山市林草种子生产经营管理档案

ICS65.020B21ICS65.020保山市市场监督管理局发布DB5305/T73—2022I本文件按照GB/T1.1－2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》给出的规则起草。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由保山市林业和草原局提出并归口。本文件主要起草单位：保山市林草种子管理站。本文件主要起草人：王佳、俞新水、彭翠松、李绍军、王鹏、柯文斌、禹永明、陈富友、郭兴。DB5305/T73—20221保山市林草种子生产经营管理档案本文件规定了林草种子生产经营档案的术语和定义、档案类型、组卷和编目、归档要求、档案管理等要求。本文件适用于保山市林草种子生产经营活动中所形成的档案资料的建立与管理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范LY/T2289林木种苗生产经营档案3术语和定义GB/T11822界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1林草种子生产经营管理档案在林草种子生产经营活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的记录。能真实反映生产经营种子的来源、产地、数量、质量与销售去向、销售日期和有关责任人等内容,保证生产经营管理过程可追溯。3.2原产地林草种子繁殖材料原产地所属的区域。3.3产地林草种子采集地点。4档案类型档案类型分综合档案和业务档案两大类。4.1综合档案综合档案包括：证照资质档案、管理制度档案。4.1.1证照资质档案2DB5305/T73—2022——营业执照；——法定代表人身份证复印件；——林草种子生产经营许可证；——生产经营管理人员的资格证书。4.1.2管理制度档案——生产经营管理、人事、财务、票据、档案管理等配套制度。——员工的聘用合同、岗位职责等。4.2业务档案业务档案包括：证签档案、标准、生产经营档案、其他档案。4.2.1证签档案——生产经营林草良种的，应保存林草良种证书或复印件等证明材料；——种子质量检验原始记录或质量检验证书（报告）；——种子（穗条）标签及使用说明复件印；——种子（穗条）检疫证书或复印件；——苗木标签及使用说明的复件印；——苗木检疫证书或复印件。4.2.2标准——相关的林草种苗标准。4.2.3生产经营档案生产经营档案包括：种子（穗条）生产经营档案、苗木生产经营档案。4.2.3.1种子（穗条）生产经营档案应含林草种子生产登记表（种子生产专用）、穗条采集登记表（种子生产专用）、林草种子收购登记表（种子经营专用）、穗条收购登记表（种子经营专用）、入库林草种子基本情况登记表、林草种子生产经营管理登记表、出库林草种子基本情况登记表，参见表1、表2、表1-1、表1-2、表1-3、表3、表4.2.3.2苗木生产经营档案——应含入圃林草种苗基本情况登记表（苗木生产专用）、入圃林草种苗基本情况登记表（苗木经营专用）、林草种苗生产经营管理登记表、穗条使用记录表、植物组织培养母液配制及观察记录表、苗木企业自检自查报告、出圃林草种苗基本情况登记表，参见表5、表5-1、表6、表6-1、表6-2、表6-3、表7；DB5305/T73—20223——苗木质量检验原始记录、质量检验结果单或苗木质量检验报告。4.2.4其他档案——生产经营转基因林草种苗的，应保存转基因安全证书或复印件；——生产经营具有植物新品种权种苗的，应保存品种权人的书面同意证明或国家林业局品种权转让公告等材料；——县级以上人民政府或林业和草原主管部门发布的采种林和采种期的公告；——林草种子（穗条）生产计划（生产任务、生产合同）、工作总结等文件材料；——苗木生产计划（生产任务、生产合同）、工作总结等文件材料；——种子（穗条）购销合同、出（入）库证明；——苗木购销合同、出（入）库证明等。5组卷和编目5.1组卷方式档案材料宜按年度、分植物品种及时组卷。声像材料可单独组卷。5.2组卷时间组卷应于下一年度2月底前完成。5.3卷内文件排列卷内各种档案材料宜按林草种子生产经营活动的形成规律排列，排列方法遵循GB/T11822的规定。［来源：LY/T2289-2018,5.2］5.4案卷编目卷内目录、卷内备考表、案卷封面、案卷盒脊、案卷目录的填写内容与样式及案卷装订遵循GB/T11822的规定。［来源：LY/T2289-2018,5.3］6归档要求按《林木种苗生产经营档案》（LY/T2289-2018）标准执行。——文件材料和相关内容应及时搜集。————归档档案材料应如实反映林草种子生产经营与管理等活动的真实情况，宜用计算机打印或签字——笔、碳素墨水笔工整填写，内容完整，签字（章）手续完备。——电子文件的归档及管理遵循GB/T18894的规定。————声像材料归档应附摄制的内容、时间、地点和责任者等文字说明。————林草种子生产经营许可证、林草种子标准、林草良种证书复印件等基本档案材料可以单独或合并归档。————卷内文件材料应编写页码，每个案卷应有案卷封面、卷内目录、卷内备考表和案卷盒脊，其内容应填写齐全、准确，案卷题名应简明确切。——DB5305/T73—202247档案管理7.1要求档案按年度分种类归档，档案应集中统一管理，并扫描为电子档案备存，电子档案的文件名称应与本文件5.1组卷方式一致。生产经营者应配备档案管理人员和必要的档案管理设施、设备，健全档案管理制度。7.2更正档案资料不应随意更改，如原档案记录有误，应经本单位主要负责人批准后及时纠正，并将同意变更意见、更正后的档案资料、原件一同保存。7.3装订档案册规格大小为A5纸横向装订，大于A5纸的档案可采用折叠方式折叠成A5纸大小。7.4保管档案应在专用档案室（柜）保管，注意防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防污染等。7.5保存期限普通林草种子的生产经营档案（含电子档案）至少应保存10年，林草良种、转基因林草种子的生产经营档案应永久保存。7.6修复或补救已毁坏或丢失的档案资料应及时修复或补救。7.7移交林草种子生产经营档案管理人员发生变动，应及时办理档案交接手续，填写移交清单一式两份，交接双方签字，各留一份。7.8借阅借阅档案应履行档案借阅和归还手续，所借档案不应拆散、涂改、抽换、污损等。7.9销毁林草种子生产经营者应定期做好档案保存价值的鉴定工作，对失去保存价值的档案应经本单位主要负责人批准后剔除销毁，销毁档案应编制销毁目录。DB5305/T73—20225（规范性附录）表1林草种子生产登记表（种子生产专用）单位名称：生产经营许可证号：种批号：种子生产情况：1．植物品种（中文名及学名2．采种地点（县、乡、村、组、小地名3．采种时间：年月日4．种子种类：良种□良种证书编号普通种□5．采种类型：种子园□母树林□一般采种林□其他□6．采种规模：亩（株）7．林龄（草本植物无需填写本栏20年以下□20~40年□40~60年□60~80年□80~100年□100年以上□8．立地条件及周围环境：；年内是否出现灾害性气象：是□；否□9．采种方法：立木上采种□地面收集□伐倒木采种□水上收集□11．种子调制情况：自然干燥法□人工干燥法□12．种子产量：公斤，出种率：%13．种子容器件数：件，每件重量：公斤备注气象、环境、加工、生产期间的具体情况）生产负责人：填表人：填表日期：年月日表1-1穗条采集登记表（种子生产专用）合计单位名称：生产经营许可证号：合计采穗植物编号采穗地点(×县×乡(镇)×村×小组×小地名）采穗母株所有者及联系电话采穗母株采穗数量采穗人所有者或当地林草部月月注：由当地林草管理部门证明的需加盖单位公章，公章盖于表头年度位置。DB5305/T73—20226表1-2林草种子收购登记表（种子经营专用）单位名称：生产经营许可证号：种批号：收购种子基本情况：1．植物品种（中文名及学名种子生产批号：2．采种地点（县、乡、村、组、小地名3．采种时间：年月日，收购时间：年月日4．种子种类：良种□良种证书编号普通种□5．采种类型：种子园□母树林□一般采种林□其他□6．林龄（草本植物无需填写本栏20年以下□20~40年□40~60年□60~80年□80~100年□100年以上□7．采种方法：立木上采种□地面收集□伐倒木采种□水上收集□8．种子调制情况：自然干燥法□人工干燥法□其他□9．收购种子数量：公斤，穗条条10．种子容器件数：件，每件重量：公斤（条）备注：供种单位：供种单位许可证号供种人：供种人电话：收购人：填表人：填表日期：年月日表1-3穗条收购登记表（种子经营专用）单位名称：生产经营许可证号：种批号：穗条生产批号收购人收购日期植物穗条收购地点(×县×乡(镇)×村×小组×小地名）母株数量穗条数量供穗单位供穗人联系电话合计DB5305/T73—20227表2入库林草种子基本情况登记表单位名称：生产经营许可证号：入库基本信息种子生产批号种子经营批号入库日期仓库地点仓库类别□木地板库；□水泥地库；□临时库；植物（品种）名学名是否良种种子类型□种子；□穗条种批数量(kg)种批数量(条)产地件数及规格包装方式供种单位供种单位许可证号供种人供种人电话经办人质量检验证书、森林植物检疫证书、标签使用情况证签名称编号数量(份)证签出具单位联系人质量检验证书植物检疫证书标签及使用说明良种销售凭证林草良种证单位名称：植物（品种）名：表3林草种子生产经营管理登记表单位名称：植物（品种）名：种批号：措施存圃情况操作员备注□质量检测*；□病害防治；□虫害防治；□监测温湿度；□打扫卫生；病害及用药名称；虫害及用药名称；移植数量(株)；存库数量(kg、条): 耗损数量(kg、条): 耗损原因: ;□质量检测*；□病害防治；□虫害防治；□监测温湿度；□打扫卫生；病害及用药名称；虫害及用药名称；移植数量(株)；存库数量(kg、条): 耗损数量(kg、条): 耗损原因: ;注：质量检测（带“*”）的措施，档案中须附《林木种子检验规程》（GB2772-1999）中的测定原始记录表。8DB5305/T73—2022表4出库林草种子基本情况登记表单位名称：生产经营许可证号：出库基本信息种子生产批号种子经营批号出库日期植物（品种）名学名种子类型出库数量(kg)出库数量(条)产地件数包装方式是否良种良种证书编号调种单位调种人电话调种用途种子处理措施质量检验证书、森林植物检疫证书、标签使用情况证签名称编号数量(份)证签出具单位联系人质量检验证书植物检疫证书标签及使用说明良种销售凭证林草良种证DB5305/T73—20229表5入圃林草种苗基本情况登记表（苗木生产专用）单位名称:生产经营许可证号：植物（品种）名：苗木类型：育苗地点：育苗面积（亩圃地类型：□国有苗圃□个体苗圃□临时苗圃苗批号：种子基本信息种子生产批号种子经营批号调入日期经办人产地数量(g)净度%发芽率%千粒重g是否良种质量检验证书、森林植物检疫证书、标签使用情况证签名称编号数量(份)证签出具单位联系人质量检验证书植物检疫证书标签及使用说明良种销售凭证林草良种证穗条基本信息（含果实、根、茎、叶、芽、苗、花等繁殖材料）穗条生产批号穗条经营批号穗条来源采穗时间穗条包装穗芽总数(个)穗芽基径(mm)穗条髓心(cm)是否良种质量检验证书、森林植物检疫证书、标签使用情况证签名称编号数量(份)证签出具单位联系人质量检验证书植物检疫证书标签及使用说明良种销售凭证林草良种证苗木生产情况播种时间播种方式撒播kg/亩；条播g/m；点播粒/穴嫁接时间嫁接方式嫁接数量(株)扦插时间扦插数量(株)组培时间DB5305/T73—2022表5-1入圃林草种苗基本情况登记表（苗木经营专用）单位名称:生产经营许可证号：植物（品种）名：类型：苗批号：入圃基本信息苗木生产批号苗木经营批号入圃日期经办人产地数量(株)供苗单位供苗单位许可证号供苗人供苗人电话质量检验证书、森林植物检疫证书、标签使用情况证签名称编号数量(份)证签出具单位联系人质量检验证书植物检疫证书标签及使用说明良种销售凭证林草良种证DB5305/T73—2022表6林草种苗生产经营管理登记表单位名称:生产经营许可证号：植物（品种）名：苗批号：年度：措施存圃情况操作员备注□入圃(定苗)；□嫁接扦插*；□组培*；□质量检测*；□中耕除草；□病害防治；□虫害防治；□出圃(移植)；定苗数量(株)；嫁接扦插数量(株)；□配制母液；□培养观察；检测数量(株)；施肥种类及数量;灌溉方式及用水量;中耕除草数量(株)；病害及用药名称；虫害及用药名称；间苗数量(株)；移植数量(株)；存圃数量(株): 死亡(损失)数量(株): 死亡(损失)原因:(含灾害性气象情况、容器规格、苗木质量指标等) ;注：质量检测、嫁接扦插（带“*”）的措施，在档案中须附质量检测记录、穗条使用记录表6-1穗条使用记录表使用单位或个人：生产经营许可证号：植物（品种）名：苗批号：年度：穗条基本信息穗条生产批号穗条经营批号穗条来源采穗时间穗条包装方式是否良种质量检验证书、森林植物检疫证书、标签使用情况证签名称编号数量(份)证签出具单位联系人质量检验证书植物检疫证书标签及使用说明良种销售凭证林草良种证穗条使用登记情况使用日期植物(品种)名穗条量(条)穗芽量(芽)成苗量(株)经办人经办人电话穗条使用登记情况使用日期植物(品种)名穗条量(条)穗芽量(芽)成苗量(株)经办人经办人电话DB5305/T73—2022表6-2植物组织培养母液配制及观察记录表单位名称:生产经营许可证号：植物（品种）名：苗批号：年度：种子生产批号种子经营批号母液配制类别化合物名称培养基配方用量mg/L称量mg/L配比冷藏需要用到的器材备注无机大量元素母液无机微量元素母液铁盐母液有机物母液激素母液培养方法培养材料接种数量定期观察项目培养过程观察项目结果记