XX建筑工程有限公司办公室主任岗位职责

——XX建筑工程有限公司办公室主任岗位职责一、总则为明晰公司综合办公室管理权责，规范公司日常行政办公、公文流转、印章管理、会务后勤、车辆安保、内外协调等基础性行政工作，厘清办公室与行政人事部、企管办工作边界，避免管理权责交叉空缺，依据公司行政管理制度及建筑企业办公管理标准化要求，结合公司本部办公运行实际情况，制定本岗位职责。办公室主任为公司行政办公一线直接负责人，直接对行政副总经理及总经理负责，统筹公司全部日常行政办公事务，保障公司本部办公秩序规范、行政流程畅通、后勤保障到位。二、岗位定位本岗位为公司综合办公室第一责任人，是公司管理层贴身行政助手、对内对外总协调专员、行政事务总执行人。承接行政副总经理下达的各项行政工作指令，落地执行公司各项行政管理制度；横向衔接经营、生产、企管、财务、预算等所有业务科室，纵向对接公司高层领导与基层办公人员，同时负责外部政府部门、合作单位、来访客商日常对接服务，全面保障公司后台行政办公体系平稳运转。三、具体岗位职责1.参谋辅助与内外双向协调工作：立足办公室职能当好公司领导参谋与行政助手，及时收集办公一线问题、各科室工作诉求并如实反馈管理层；牵头做好公司内部各业务科室、本部与驻外项目部之间的日常工作衔接、矛盾协调、事务对接工作，打通内部办公沟通壁垒；负责对外行业主管部门、合作施工单位、材料供应商、来访人员的日常外联接待与关系维护，保障公司内外沟通渠道顺畅。2.公司制度行政监督落地：配合企管办、行政副总经理，对公司全员各项规章制度日常执行情况开展常态化行政监督检查，重点督查办公纪律、考勤管理、会务纪律、办公资产使用、后勤管理等行政类制度落地情况；如实记录制度执行偏差问题，下发行政整改提醒，定期汇总制度执行督查报表上报分管领导，配合完成公司制度落地考核工作。3.公文票据全流程流转管理：全权负责公司全部往来公文、函件、报告的收文登记、拟办批阅、分层传阅、限时催办、闭环办结及归档保管全流程工作；规范公司红头文件、对外公函、内部通知的初稿草拟、审核报送工作；负责各类业务票据、审批单据、合同文本内部签收流转、台账登记、交接溯源管理，严控公文及重要单据流转遗失、延误、泄密问题。4.协助开展人事基础管理工作：服从行政副总经理统一安排，协助落实公司本部及项目部管理人员基础人事工作，配合开展人员招聘面试邀约、入职接待、资料收集归档；协助组织公司内部岗位培训、安全行政通识培训的会务保障与人员统筹；协助完成管理人员月度日常履职考核、考勤数据初审、考核资料整理归档等基础人事配套工作。5.印章管控与本部人员考勤管理：严格执行公司印章管理制度，专人保管公司公章、法人章、部门专用章，规范印章使用审批、登记、盖章全流程操作，严禁无审批用章、私自用章、违规外借印章，做好每一次用章台账全程留存；负责公司机关全体在岗员工日常上下班考勤、请假、外勤、加班数据统计核对，按月整理考勤报表，对接财务部门完成薪资核算前置考勤资料报送。6.全类别会务统筹与会议记录：负责公司总经理办公会、生产例会、经营分析会、全员大会、专项迎检会议等所有内部会议及外部对接会议的会前筹备工作，包含会场布置、会议资料印制分发、参会人员通知、影音设备调试、会务后勤保障；全程负责会议实况记录，会后规范整理正式会议纪要，跟进会议决议事项的督办落实，及时反馈决议执行进度。7.办公物资及办公设备管控：结合公司本部月度办公消耗需求，制定办公用品、低值易耗品采购计划，按流程报批后统一采购、入库、发放、台账登记；统筹管理电脑、打印机、复印机、空调等全部办公固定资产，定期排查设备运行故障，联系维保单位开展维修保养，严控办公物资浪费、固定资产流失，压降日常办公成本。8.公务车辆统一调度管理：建立公司公务用车管理台账，负责全部公务车辆日常维保、年检、保险、车况检查管理；根据领导出行、公务接待、项目现场巡查、外勤办事等用车需求，科学合理调度车辆，规范用车审批流程；监管驾驶员行车安全、车辆卫生、油耗管控，杜绝私车公养、违规出车、违章行车等问题，保障公务出行安全高效。9.本部后勤全域保障与维修管理：全面负责公司本部后勤保障工作，常态化监管本部食堂食材采购、后厨卫生、就餐秩序、食品安全管控，落实食堂日常消杀与卫生自查工作；统筹办公区域、宿舍、公共区域水电、门窗、消防设施、公共硬件日常报修、维修跟进管理；配合做好本部治安防范、消防安全、环境卫生综合治理工作，筑牢公司本部后勤安全与服务保障防线。10.完成领导交办其他临时性工作：完成总经理、行政副总经理临时交办的公务接待、迎检筹备、资料汇编、专项行政排查、突发后勤应急处置、跨部门专项协同等各项临时工作任务。四、履职追责说明办公室主任未按本岗位职责履职，出现公文流转延误影响业务推进、印章管理疏漏造成公司风险、考勤数据失真、会务工作失误、公车管理混乱、食堂后勤出现卫生安全问题、内外协调不畅影响公司办公运转等情况，