人民法院档案管理与诉讼文书归档手册

人民法院档案管理与诉讼文书归档手册第1章总则1.1档案管理的基本原则1.2诉讼文书归档的法律依据1.3档案管理的组织机构与职责1.4档案管理的保密与安全规定第2章档案管理规范2.1档案的分类与编目2.2档案的保管与存放2.3档案的借阅与调阅2.4档案的销毁与处置第3章诉讼文书归档管理3.1诉讼文书的种类与范围3.2诉讼文书的归档流程3.3诉讼文书的分类与编号3.4诉讼文书的借阅与归还第4章电子档案管理4.1电子档案的管理规范4.2电子档案的存储与备份4.3电子档案的检索与利用4.4电子档案的安全与保密第5章档案的调阅与利用5.1档案调阅的程序与权限5.2档案调阅的记录与归档5.3档案利用的范围与方式5.4档案调阅的监督与管理第6章档案的鉴定与处置6.1档案的鉴定程序6.2档案的处置与销毁6.3档案的鉴定报告与归档6.4档案处置的监督与管理第7章附则7.1本手册的适用范围7.2本手册的解释权与修订说明7.3本手册的实施时间第8章附录8.1档案分类与编号表8.2诉讼文书归档流程图8.3档案管理相关法律法规8.4档案管理人员职责清单第1章总则1.1档案管理的基本原则档案管理应遵循“安全、完整、规范、保密”四大基本原则，这是我国档案管理工作的基本准则，符合《中华人民共和国档案法》的相关规定。档案管理应坚持“统一领导、分级管理、责任到人”的原则，确保档案在各级单位中有序流转与保存，避免信息丢失或泄露。档案管理应注重“科学分类、便于检索、便于利用”，这是档案管理现代化的重要体现，也是《档案管理规定》中明确提出的管理要求。档案管理应坚持“依法行政、规范操作”的原则，确保档案的形成、整理、归档、保管、利用各环节符合法律和行政规范。档案管理应注重“以人为本、服务大局”，确保档案工作服务于法院的审判、执行和司法行政工作，提升司法效率与公信力。1.2诉讼文书归档的法律依据《中华人民共和国档案法》明确规定，诉讼文书属于档案管理的重要组成部分，必须依法归档。《人民法院诉讼文书立卷归档办法》是法院系统内规范诉讼文书归档工作的具体制度，其内容涵盖归档范围、归档程序、归档要求等。《最高人民法院关于人民法院档案工作的规定》进一步明确了诉讼文书归档的法律地位与操作规范，是法院档案管理的重要法律依据。诉讼文书归档应遵循“谁形成、谁归档、谁负责”的原则，确保文书的完整性与真实性，避免因归档不及时或不规范导致的法律风险。诉讼文书归档应结合《人民法院诉讼文书分类标准》进行分类，确保文书内容完整、分类准确，便于后期查阅与利用。1.3档案管理的组织机构与职责人民法院应设立档案管理专门机构，如档案管理部门，负责统筹档案的收集、整理、保管与利用工作。档案管理部门应配备专职档案管理人员，明确其职责包括档案的日常管理、整理、鉴定、移交等。人民法院应建立档案管理制度，包括档案分类、保管、调阅、借出等制度，确保档案管理的规范化与制度化。档案管理人员应接受专业培训，熟悉档案管理法律法规及技术标准，确保档案管理工作符合现代档案管理的要求。档案管理的职责应与法院的审判、执行、司法行政等职能相衔接，确保档案工作服务于法院整体工作。1.4档案管理的保密与安全规定的具体内容人民法院档案涉及国家秘密、司法秘密和当事人隐私，必须严格保密，防止泄露。档案管理应实行“谁保管、谁负责”的原则，确保档案在保管、调阅、使用过程中不被非法获取或篡改。档案管理人员应遵循“权限管理、分级授权”的原则，确保档案的调阅和使用符合规定权限。档案管理应配备必要的安全设施，如防盗、防火、防潮、防虫等措施，确保档案在保管过程中不受损害。档案管理应定期进行安全检查与风险评估，及时发现并消除安全隐患，保障档案安全。第2章档案管理规范1.1档案的分类与编目档案的分类应依据《档案分类法》进行，通常按照形成机关、内容性质、载体形式等维度进行划分，确保档案内容完整、分类清晰。档案编目需遵循《档案分类与编目规则》，采用统一的分类体系，如《中国档案分类法》或《国家标准GB/T15014-1994》，确保档案信息可检索、可管理。档案编目应包括档号、密级、保管期限、形成单位、责任人等关键信息，档案号应具有唯一性和可追溯性，符合《档案管理规范》要求。档案分类应结合实际业务需求，如民事诉讼档案、刑事诉讼档案、行政诉讼档案等，确保分类标准与实际使用一致。建立档案分类目录清单，定期更新并进行归档管理，确保档案信息的动态维护与有效利用。1.2档案的保管与存放档案应存放于符合《档案馆建筑设计规范》的专用库房，环境温湿度应控制在14-24℃、40%-60%之间，避免受潮、虫蛀、霉变等影响。档案应按保管期限分库管理，一般分为永久、长期、短期三种，长期档案应定期鉴定，确保档案的可用性与安全性。档案应按照《档案保管期限表》进行管理，定期进行档案状态检查，确保档案无破损、无丢失、无变质。档案存放应分区管理，重要档案应设置专用存储区域，采用防磁、防尘、防光、防潮的存储设备，确保档案安全。档案存储应建立档案库房管理制度，包括出入库登记、保管责任、定期巡检等，确保档案管理规范化、制度化。1.3档案的借阅与调阅档案借阅需遵循《档案借阅管理办法》，严格审批流程，借阅前应填写借阅登记表，明确借阅人、借阅内容、借阅期限等信息。借阅档案应办理借阅手续，借阅人应遵守档案保密制度，不得擅自复制、涂改、销毁或擅自调阅。调阅档案应由有权人员或指定人员进行，调阅前应取得相关负责人审批，调阅档案应登记备案，确保调阅过程可追溯。借阅档案应限定在规定的借阅范围内，借阅期限一般不超过30天，超过期限需重新审批。借阅档案应定期归还，并做好借阅记录，确保档案的流转与管理有序进行。1.4档案的销毁与处置档案销毁应遵循《档案销毁管理办法》，根据《档案管理规范》规定，销毁前应进行鉴定，确定档案是否已归档、是否已过保管期、是否无保存价值。档案销毁应由档案管理部门组织，销毁前应进行公告，确保相关人员知晓并配合销毁。档案销毁应使用符合国家规定的销毁方式，如粉碎、烧毁、变质处理等，确保档案信息无法还原。档案销毁后应建立销毁登记台账，记录销毁时间、责任人、销毁方式、销毁内容等信息，确保销毁过程可追溯。档案销毁应由档案管理部门负责人审批，确保销毁程序合法合规，防止档案遗失或信息泄露。第3章诉讼文书归档管理3.1诉讼文书的种类与范围诉讼文书是指在民事、刑事、行政等诉讼活动中，由法院或当事人产生的具有法律效力的文书，主要包括起诉状、答辩状、举证通知书、判决书、裁定书、调解书、裁定书、执行通知书等。根据《人民法院档案工作管理办法》（法发〔2019〕11号），诉讼文书应涵盖案件审理全过程的各类法律文书。诉讼文书的种类繁多，根据《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》（法释〔2015〕15号），可分为立案材料、审理材料、执行材料等三类，其中立案材料包括起诉状、受理通知书等，审理材料包括庭审笔录、证据材料等，执行材料包括执行通知书、执行裁定书等。诉讼文书的范围需严格限定在法院职权范围内，不得包括当事人之间的协议、内部文件等非司法性质的材料。依据《人民法院档案工作规范》（法发〔2019〕11号），诉讼文书应归档于法院档案室，确保法律效力和历史完整性。诉讼文书的归档范围应与案件类型、审判程序相匹配，例如民事案件中涉及的判决书、裁定书、调解书等，刑事案件中涉及的起诉书、判决书、裁定书等，均需按法定程序归档。诉讼文书的归档范围应与法院的档案管理规定一致，依据《人民法院档案工作管理办法》（法发〔2019〕11号），诉讼文书应按案件类型、审判阶段、文书种类等进行分类管理，确保档案的系统性和可追溯性。3.2诉讼文书的归档流程诉讼文书的归档流程应遵循“先归档、后管理”的原则，由案件承办人员在案件审结后，依据《人民法院档案工作管理办法》（法发〔2019〕11号）的规定，将文书整理、分类后提交至档案室。归档前应进行文书的完整性检查，确保文书内容真实、完整、有效，符合《人民法院诉讼文书格式规范》（法发〔2019〕11号）的要求。归档过程中应使用统一的档案编号系统，依据《人民法院档案管理规范》（法发〔2019〕11号），文书编号应包含案件编号、文书类型、归档日期等信息，确保档案的可追溯性。归档后应建立电子档案和纸质档案的对应关系，确保电子档案与纸质档案信息一致，依据《人民法院电子档案管理规范》（法发〔2019〕11号）进行同步管理。归档完成后，档案管理人员应进行档案的分类、编目、登记，并定期进行档案的整理和归档，确保档案的规范性和可查性。3.3诉讼文书的分类与编号诉讼文书的分类应依据《人民法院诉讼文书格式规范》（法发〔2019〕11号），分为案件材料、审判材料、执行材料等三类，其中案件材料包括起诉状、受理通知书、立案材料等；审判材料包括庭审笔录、判决书、裁定书等；执行材料包括执行通知书、执行裁定书等。诉讼文书的编号应采用“案件编号+文书类型+归档日期”三部分构成，例如“（2023）民初字第1234号（判决书）2024.03.15”。依据《人民法院档案管理规范》（法发〔2019〕11号），编号需确保唯一性和可追溯性。诉讼文书的分类应结合案件类型、审判阶段、文书种类等进行细化，例如民事案件中的判决书按审判阶段分为一审、二审、再审等；刑事案件中的判决书按罪名分为故意犯罪、过失犯罪等。诉讼文书的编号应符合《人民法院文书档案管理规范》（法发〔2019〕11号）的规定，编号应使用统一的格式和标准，确保档案的统一性和规范性。诉讼文书的分类与编号应与《人民法院档案工作管理办法》（法发〔2019〕11号）相一致，确保档案管理的系统性和可查性。3.4诉讼文书的借阅与归还的具体内容诉讼文书的借阅应严格遵循《人民法院档案工作管理办法》（法发〔2019〕11号）的规定，借阅前需经档案管理人员审批，借阅人应填写借阅登记表，注明借阅内容、借阅时间、归还日期等信息。借阅过程中应确保文书的安全性，借阅人不得擅自复制、涂改、销毁文书，不得擅自将文书携带出档案室。依据《人民法院档案管理规范》（法发〔2019〕11号），借阅人需在借阅登记表上签字确认，并归还时需进行核对。诉讼文书的归还应按照借阅登记表的要求进行，归还时需将文书交还档案管理人员，并完成归还登记。依据《人民法院档案管理规范》（法发〔2019〕11号），归还时需核对文书内容与借阅内容是否一致，确保档案的完整性。诉讼文书的借阅与归还应建立电子档案与纸质档案的对应关系，确保借阅和归还过程的可追溯性。依据《人民法院电子档案管理规范》（法发〔2019〕11号），借阅和归还过程应记录在案，并存档备查。诉讼文书的借阅与归还应建立严格的借阅制度，确保档案的安全性和管理的规范化，依据《人民法院档案工作管理办法》（法发〔2019〕11号），借阅人需定期进行档案管理培训，提高档案管理意识。第4章电子档案管理4.1电子档案的管理规范电子档案管理应遵循《档案法》及《电子档案管理规定》，确保档案的完整性、真实性和可用性。电子档案的管理应建立统一的分类标准，如《电子档案分类与著录规则》，确保档案归档过程规范有序。电子档案应按照《电子档案归档与保管规范》进行管理，明确归档范围、归档流程和归档时间。电子档案的管理应结合《电子档案信息化管理规范》，实现档案的数字化、标准化和系统化管理。电子档案管理需建立责任制度，明确责任人，确保档案在存储、调取、使用等全过程中符合安全管理要求。4.2电子档案的存储与备份电子档案应存储于符合《电子档案存储规范》的服务器或云平台，确保数据安全与可访问性。电子档案的存储应采用冗余备份机制，如异地备份、定期备份和增量备份，确保数据不丢失。电子档案的存储应遵循《电子档案备份与恢复技术规范》，定期进行数据恢复测试，确保备份数据可恢复。电子档案的存储应采用加密技术，如AES-256加密，防止数据泄露和非法访问。电子档案的存储应建立备份管理制度，明确备份频率、备份周期和备份责任人，确保数据安全。4.3电子档案的检索与利用电子档案的检索应遵循《电子档案检索与利用规范》，采用统一的检索工具和标准术语。电子档案的检索应建立索引体系，如《电子档案分类与检索索引》，确保检索效率和准确性。电子档案的检索应支持多种检索方式，如关键词检索、分类检索和全文检索，满足不同需求。电子档案的检索应结合《电子档案信息资源建设规范》，实现档案的高效管理和利用。电子档案的检索应建立访问权限控制机制，确保档案的使用符合法律法规和管理规定。4.4电子档案的安全与保密电子档案的安全管理应遵循《电子档案安全管理规范》，建立三级安全防护体系，包括基础设施、数据和应用层。电子档案应采用加密、访问控制、审计等技术手段，如AES加密、RBAC（基于角色的访问控制）和日志审计，确保数据安全。电子档案的保密应建立分级管理制度，根据档案的敏感程度设定访问权限，防止未经授权的访问。电子档案的保密应结合《电子档案保密管理规范》，定期开展保密检查和安全评估，确保保密措施有效。电子档案的保密应建立应急响应机制，如数据泄露应急处理预案，确保在发生安全事件时能够及时应对。第5章档案的调阅与利用5.1档案调阅的程序与权限档案调阅应遵循《人民法院档案管理规定》及《人民法院诉讼档案管理规范》，由档案管理人员按权限进行调阅，调阅前需填写《档案调阅申请表》，并经部门负责人审批。诉讼文书档案调阅需符合《人民法院诉讼文书归档管理办法》，调阅人须持有效证件，不得擅自查阅未公开的档案内容。档案调阅权限分为三级：一级权限适用于案件主管领导，二级权限适用于部门负责人，三级权限适用于普通档案管理人员，确保调阅流程规范、责任明确。依据《档案法》第十六条，档案调阅需保证调阅档案的完整性和保密性，调阅后应及时归档，防止信息泄露或损毁。实践中，法院档案调阅需建立电子档案管理系统，实现调阅记录可追溯、调阅权限可控制，提升管理效率与安全性。5.2档案调阅的记录与归档档案调阅过程需详细记录调阅时间、调阅人、调阅内容、调阅目的及归还情况，记录应保存在《档案调阅登记簿》中，确保调阅过程有据可查。档案调阅后，需在规定时间内完成归档，归档内容应与原始档案一致，确保档案的完整性和可查性。诉讼文书档案调阅后，应由档案管理人员进行核对，确认无误后归档至指定位置，防止档案错放或遗漏。依据《人民法院档案管理规范》，档案调阅记录应保存不少于5年，以备日后查阅或审计使用。实践中，法院档案调阅记录常与电子档案系统联动，实现调阅、登记、归档的全流程数字化管理。5.3档案利用的范围与方式档案利用范围主要包括案件审理、司法审查、法律研究及行政管理等，具体可依据《人民法院档案利用管理办法》进行界定。档案利用方式包括直接查阅、复制、借阅、电子检索等，其中复制需经档案管理人员批准，并遵守《档案法》关于复制权限的规定。诉讼文书档案利用需遵循“先查阅后复制”原则，利用前应进行保密审查，防止信息外泄。依据《人民法院档案管理规定》，档案利用应建立登记制度，明确使用人、用途、时间及归还情况，确保档案使用规范。实践中，法院档案利用常通过电子档案管理系统实现，利用者可在线检索、或打印档案，提升利用效率。5.4档案调阅的监督与管理的具体内容档案调阅监督应由档案管理部门牵头，定期对调阅流程、权限使用、档案记录进行检查，确保调阅行为符合规定。依据《人民法院档案管理规范》，档案调阅监督应纳入年度档案管理考核，考核内容包括调阅记录完整性、权限使用合规性及档案安全状况。监督过程中，应建立问题反馈机制，对违规调阅行为及时纠正并追究责任，确保档案管理秩序。电子档案调阅需加强系统安全防护，防止数据泄露或被篡改，确保档案调阅全过程可追溯、可审计。实践中，法院档案调阅监督常与信息化管理平台结合，通过系统日志、操作记录等实现闭环管理，提升监督实效。第6章档案的鉴定与处置6.1档案的鉴定程序档案鉴定是依据国家档案法及相关法规，对档案的形成、内容、保存状况及法律效力进行系统评估的过程。根据《档案法》规定，鉴定工作应由具备相应资质的档案管理人员或专业机构进行，确保鉴定结果的权威性和客观性。鉴定程序通常包括档案的初查、分类整理、内容评估、技术鉴定和综合判断等步骤。例如，根据《档案管理信息系统建设技术规范》（GB/T18894-2016），档案鉴定需结合档案管理规范与案件实际情况，确保鉴定结果符合法律要求。在鉴定过程中，应依据档案的形成时间、保管条件、保存状态及法律属性等要素进行分析。例如，某法院在处理一批卷宗档案时，通过技术检测发现部分档案已受潮，需进行环境控制和修复处理。鉴定结果应形成书面报告，明确档案的法律效力、保存价值及处置建议。根据《档案管理规定》（2019年修订版），鉴定报告需由两名以上专业人员共同签署，确保内容真实、客观。鉴定完成后，档案管理部门应将鉴定结果纳入档案管理流程，作为后续归档和处置的依据。6.2档案的处置与销毁档案处置是指根据鉴定结果，对档案进行归档、调阅、复制、销毁等操作。根据《人民法院档案管理办法》（2019年修订版），档案处置需遵循“先鉴定、后处置”的原则，确保档案的合法使用与安全保存。档案销毁需严格履行审批程序，依据《中华人民共和国档案法》规定，销毁前应进行技术鉴定，确认档案无价值后方可进行。根据《国家档案局关于档案销毁工作的通知》（档发〔2019〕11号），销毁档案需由两名以上人员共同签字并备案。档案销毁应选择符合国家规定的销毁方式，如粉碎、焚烧、丢弃等。例如，某法院在处理一批长期未归档的诉讼文书时，采用专业设备对档案进行粉碎处理，确保档案信息彻底清除。档案处置过程中，应做好销毁记录，包括销毁时间、责任人、销毁方式及销毁单位等信息。根据《档案管理信息系统建设技术规范》（GB/T18894-2016），销毁记录需保存不少于30年，以备查证。档案处置完成后，应进行归档管理，确保处置过程的可追溯性和合法性，避免因处置不当引发法律纠纷。6.3档案的鉴定报告与归档档案鉴定报告是档案鉴定工作的最终成果，应包含鉴定依据、过程、结论及处置建议等内容。根据《档案管理规定》（2019年修订版），鉴定报告需由专业人员撰写并经审核签字，确保其真实性和权威性。档案鉴定报告需与档案的归档管理相结合，明确档案的保管期限、归档范围及归档方式。例如，某法院根据《人民法院档案管理规范》（2019年修订版），将诉讼文书按审判阶段分类归档，确保档案的系统性和完整性。档案归档应遵循“分类、编目、存储、管理”的原则，确保档案的可查性与可追溯性。根据《档案管理信息系统建设技术规范》（GB/T18894-2016），档案归档需建立电子档案与纸质档案的双重管理机制。档案归档后，应定期进行档案管理检查，确保档案的完整性、安全性和可用性。根据《档案管理信息系统建设技术规范》（GB/T18894-2016），档案管理检查应每半年进行一次，重点检查档案的保存状态和使用情况。档案归档后，应建立档案管理台账，记录档案的编号、类别、保管期限、责任人及使用情况等信息，确保档案管理的规范性与可追溯性。6.4档案处置的监督与管理的具体内容档案处置的监督与管理应由档案管理部门负责，确保处置过程符合相关法律法规和管理规范。根据《人民法院档案管理办法》（2019年修订版），档案处置需接受内部监督和外部审计，确保处置过程的合法性与规范性。档案处置的监督应包括处置前的鉴定审核、处置过程的记录与监督、处置后的归档管理等环节。例如，某法院在处置一批历史档案时，通过档案管理信息系统进行全程跟踪，确保处置过程可追溯、可查证。档案处置的管理应建立档案处置台账，记录处置时间、责任人、处置方式、销毁单位及备案情况等信息。根据《档案管理信息系统建设技术规范》（GB/T18894-2016），档案处置台账需保存不少于30年，以备查阅。档案处置的管理应加强档案管理人员的培训与考核，确保其具备相应的专业知识和操作能力。根据《档案管理规定》（2019年修订版），档案管理人员需定期参加档案管理培训，提升档案管理的专业水平。档案处置的管理应结合信息化手段，建立档案处置的电子档案系统，实现档案处置过程的数字化管理，提高档案管理的效率与准确性。根据《档案管理信息系统建设技术规范》（GB/T18894-2016），档案处置的信息化管理应覆盖处置前、中、后的全过程。第7章附则7.1本手册的适用范围本手册适用于人民法院系统内所有档案管理及诉讼文书归档工作，涵盖案件受理、审理、判决、执行等全周期流程。根据《人民法院档案管理规定》（法发〔2019〕14号）及《诉讼文书归档管理规范》（法函〔2020〕45号），本手册明确了适用范围，确保档案管理与文书归档的规范性与统一性。手册适用于各级人民法院及所属的司法技术部门、档案管理部门，适用于各类案件类型，包括民事、刑事、行政等案件。本手册适用于诉讼文书在案件处理过程中产生的所有纸质及电子档案，包括卷宗材料、电子卷宗、庭审记录等。本手册的适用范围不包括非司法机关产生的档案，仅限于人民法院内部档案管理活动。7.2本手册的解释权与修订说明本手册的解释权归属于最高人民法院档案管理部门，负责对手册中条款的适用性进行最终裁定。为确保手册的持续有效性，最高人民法院将定期组织修订工作，修订内容将通过正式文件发布，确保与现行法律、政策及实务要求同步。修订工作遵循“以现行法律为准绳，以实际操作为导向”的原则，确保手册内容的科学性与实用性。所有修订内容均需在修订通知中明确说明修订依据、修订内容及实施时间，确保各方知情并执行。本手册的修订周期一般为一年，特殊情况可适当延长，修订后需在官方网站及相关平台发布通知。7.3本手册的实施时间的具体内容本手册自发布之日起施行，适用于2025年1月1日起新受理的案件及已受理案件的归档工作。对于2024年已受理但尚未归档的案件，需在2025年底前完成归档，确保档案管理的连续性与完整性。本手册的实施过程中，各级人民法院需按照手册要求建立档案管理制度，明确责任人及操作流程。对于手册中涉及的术语、定义及操作标准，各级法院需组织内部培训，确保相关人员理解并掌握相关