津科全息档案数字化加工处理方案

津科全息档案数字化加工

处理方案

天津津科软件开发有限企业

2023年12月

目录

第一章综述..........................

1.1总论.........................

第二章数字化加工系统简介............

2.1数字化加工系统简介............

2.2功能特点......................

2.3性能描述......................

2.4加工业务范围..................

2.5服务对象......................

第三章全息档案数字化加工............

3.1数字加工流程图................

3.2数字加工工序..................

3.3数字加工部组织构造............

3.4数字加工工艺流程..............

3.5工艺流程处理单................

3.6工艺流程详解..................

1、档案提取、偿还...............

2、档案批量整顿.................

3、批量扫描.....................

4、图像优化.....................

5、档案条目著录................

6、档案装订....................

7、卷皮书写....................

8、卷皮盖章....................

9、整合数据（准光盘数据）......

10、成品光盘刻录...............

11、盘标打印...................

12、加工成品抽样检查...........

第四章数字加工安全保密规定.........

第五章数字加工人员工作守则.........

第一章综述

1.1总论

档案资料全息数字化信息是单位信息资源H勺数据中心和数据互换站，它是建

立在现代信息技术的普遍应用基础上，运用数字手段，以高度有序H勺综合档案信

息资源为处理关键，以高速宽带通信网络为技术设施，以网格技术为处理手段日勺

超大规模、分布式数字信息系统，属于国家影像信息基础工程。

为适应时代进步和技术发展的新形势，深入完善提高档案（科、局、馆）、

档案信息化建设，建立档案（科、局、馆）全息数字化档案综合应用平台，并以

高效率欧I业务管理、高可靠日勺资源服务为目日勺。我企业设计了本套全息档案数字

化处理方案，此方案必将加紧档案管理日勺信息化、现代化建设，必将全面提高各

档案（科、局、馆）为单位和社会公众服务的水平和质量。

天津津科软件开发有限企业是

一家在中国档案信息化领域耕耘数

年专业企业。企业长期致力于数字

化档案的研究与探索，为各级档案

（科、局、馆）提供各类量身定制

的档案数字化处理方案。企业拥有完备的自主开发的数字档案馆产品，包括办公

自动化系统、综合档案业务管理系统、影像档案馆（室）管理系统、公文互换及

收发文流转系统、全文检索管理系统、影像加工系统等。此外，企业还凭借技术

优势及对数字档案馆的长期实践，积极参与数字档案馆原则规范日勺制定工作。

我企业具有规范日勺项目实行管理体系、严格的质量保证体系、售后服务体系,

拥有丰富日勺项目实行经验。目前已成功实行了包括天津市高级人民法院数字档案

馆系统、山东省济南市工商行政管理局数字档案馆系统、天津市武清区人民检察

院数字档案馆系统、天津市出入境检查检疫局数字档案馆系统、天津市科技档案

馆数字档案馆系统、南开大学档案馆数字档案馆系统、娃哈哈集团档案馆管理系

统、烟台朝日啤酒企业档案管理系统、杭州电化笑团数字档案管理系统工程、天

津泰达股份有限企业档案馆系统等众多项目，并获得了一致承认。

第二章数字化加工系统简介

2.1数字化加工系统简介

文章、图片、录音、录像等多种来源日勺信息将以便于计算机存取传播的形式

获取。扫描、识别、压缩和转化等多种技术用于数字信息的创立。通过开放的内

容创立应用程序接口(API)和其他厂商的有关技术产品，可以完毕上述不一样种

类信息的影像及内容日勺提取。

止匕外，用电子手段提高数字图像的质量，从内容创立到图像校正和图像转置、

协调、编辑和色彩校正等特殊功能，最终形成图片格式电子文档。基于大型数

据库SQLSERVER或ORACLE开发口勺档案管理系统，能在百万条目下3秒内检索成

果，能存储百万卷的原文，并能进行WEB上的检索。

2.2功能特点

去黑边页面纠正内容纠编

页面自适应去杂点去装订孔

字底反色去背景阴影字符修复

线条增强移除线条去白页

灰度自适应智能阀值自动OCR

2.3性能描述

•基于TWAIN和TSTS高速接口的扫描模块，支持市面上所有主流扫描

仪

•支持TIF、JPG、PDF、ipde等压缩、非压缩格式

・支持双面/单面扫描、删除页、删除整卷、缩略图、插扫、替代影像

•支持文档批量扫描（条码技术）

•支持黑白二值、灰度和彩色影像支持影像修改

•支持影像打印

•支持页次调整

•支持去白页

•支持文档合并

•支持多种文献模式

•支持色彩自动切换

2.4加工业务范围

对图书、文献、档案、科技资料、缩微胶片、彩色胶片等介质进行数字化加

工；对法律文书、文献、病历、证券、票据等特殊介质进行加工处理；对大型

图片、工程图纸、报刊和古籍、善本、珍品特藏进行高清晰度扫描；中外文OCR

识别排版，多种数据库格式文献加工。

2.5服务对象

报社、杂志社、档案馆、图书馆、出版社、银行、医院、国家机关、企事业

单位、学术研究机构、电子商务网站、新闻资料网站和其他综合网站、其他需要

大量数据录入的征询企业、翻译企业、竹店。

第三章全息档案数字化加工

3.1数字加工流程图

索引建立

质检

uQ

彩像照务器代询T作站

3.2数字加工工序

(1)档案整顿：文献拆订/排序/修补

(2)档案扫描：迅速批量扫描文献、纠偏、消蓝去污。

(3)档案建标：对应扫描文献影像建立有关档案案卷/卷内目录数据库

(4)数据校应：直对扫描影像及对应的数据库记录，修正错误数据

(5)光盘刻录：将校对修改好口勺扫描及数据库信息刻录到CD光盘，并

检测光盘读取性能

(6)档案装订：将校对好的原件档案按规定装订还原

(7)品质检查：抽查刻录好的光盘影像品质/数据库对日勺度/装订品质

(10%)不合格产品返工

(8)档案还卷：将处理完毕日勺档案原件以及光盘送交顾客单位验收

(9)全息档案挂接：运用条码和页次的关联关系，将对应日勺原件挂接到

档案系统中

(10)授权查看：由档案管理员对已经审批通过的调卷祈求进行授权处

理，授权后可查看日勺案卷可以精确到每一页。

3.3数字加工部组织构造

(1)项目开始前，由商务经理详细理解客户日勺需求，提交项目需求汇报,

在技术工程师的配合下，完毕详细的项目阐明书日勺制作；

(2)由商务经理和技术工程师相配合，向该项目指定的项目监理阐明项

目规定，并提交项目阐明书；

(3)由项目监理向选定的加工组组长下发项目阐明书并阐明项目规定；

(4)由项目监理及选定的加工组组长在技术工程师的配合下，安排配置

加工系统软硬件，领取加工耗材；

(5)由企业统一分派该项目的作业人员队伍：

(6)在商务经理、技术工程师及项目监理日勺配合下，由加工组组长将作

业系统及耗材送达项目指定作业现场，并在现场安装调试加工系统;

(7)由商务经理在作业现场将该项目的项目监理、各加工组组长引见给

有关项目顾客；

(8)由各加工组组长在作业现场带领作业人员执行加工服务作业任务；

(9)各加工组组长必须服从项S监理日勺作业安排；

(10)一般作业人员必须服从加工组组长的工作安排，并遵守企业的管理

制度，严格按照岗位责任阐明作业。

3.4数字加工工艺流程

3.5工艺流程处理单

流程处理单H勺分类及使用范围如下阐明：

1、提卷/还卷：作业人员及顾客在提卷/还卷时使用；

2、主流程处理单：作业人员在档案资料整顿、录入、还原、扫描、优化、

补扫、图像索引时使用；

3、补扫记录：作业人员在补扫图像时结合主流程处理单使用；

4、索引建立：作业人员在建立目录索引、校对目录索引时使用；

5、数据光盘：作业人员在处理光盘数据时使用。

3.6工艺流程详解

1、档案提取、偿还

•负责人:项目监理或指定人员

•任务描述:提取档案资料并建立批次。

1.在顾客现场完毕档案资料的提取工作，填写《档案提取

单》，可以使用企业设计的样板，也可以根据实际状况自行

设计；

2.在服务现场完毕档案资料上架，合理规划文献处理曰勺批

次任务并填写流程处理单批次信息；

3.在该批次任务完毕后，要完好无损的将档案进行偿还，

并请客户签字确认。

•皿：

1.提取工作必须认真仔细，逐笔查对，不容许出差错；

2.《档案提取单》必须填写清晰，并且有有关人员日勺签字;

3.偿还时也要逐笔查对，并签字确认。

4.批次规划提议以每批次2023^3000页文献档案资料为参

照，最初的批次可以规划得小某些，以便于后续流程可以尽

快开展。

2、档案批量整顿

•负责人:数字加工操作员（工位授权）

•任务描述:领取流程处理单及档案资料，按规定整顿档案资料。

1.从项目监理或指定人员处领取《流程处理单》，领取对应

口勺档案资料批次，并同步清点一遍批次档案资料，发现批次

档案资料卷数或件数不符，当立即汇报项目监理处理，不得

有误，待项目监理处理改正后，方可继续进行；

2.按照任务规定整顿批次档案资料，将档案资料拆成单页,

填写有关整顿信息；

3.批次整顿完毕后，汇报项目监理，并当面清点批次卷数,

查对无误后，将档案资料送回指定档案资料寄存位置，同步

提交填写完毕的《流程处理单》，领取此外日勺任务批次。

•鳗：

1.整顿时要小心谨慎，严禁撕毁、遗落或销毁顾客档案资

粒，以及将客户档案资料带离现场；

2.认真仔细地核查原始页号，假如发现档案资料存在漏编、

错编贝号的状况，需要补编、改编贝号或加编附页号时，15

写页号的原则为：正面统一编写在文献纸张的右上角，背面

统一编在文献纸张的左上角；

3.编写页号时要用铅笔，严禁随意涂鸦或编写的页号信息

覆盖或划落到文献正文信息」一；

4.增长的附页或缺页信息应在流程单上精确填写清晰。

3、批量扫描

•负责人:数字加工操作员（工位授权）

•任务描述:领取流程处理单及档案资料•，按规定扫描档案资料”

1.从项目监理或指定人员处领取《流程处理单》，领取对应

口勺档案资料批次，并同步清点一遍批次档案资料、发现批次

档案资料卷数或件数不符，当立即汇报项目监理处理，不得

有误，待项目监理处理改正后，方可继续进行:

2.按照任务规定扫描批次档案资料，填写有关扫描信息;

3.批次整顿完毕后，汇报项目监理，并当面清点批次卷数,

查对无误后，将档案资料送回指定档案资料寄存位置，同步

提交填写完毕的《流程处理单》，领取此外日勺任务批次。

•鳗：

1.整顿时要小心谨慎，严禁撕毁、遗落或销毁顾客档案资

粒，以及将客户档案资料带离现场；

2.碰到由于扫描仪故障导致的）纸张卡纸或撕纸，必须小心

取出破损的纸张，将其粘贴复原；

3.每批次扫描开始前或必要时（如扫描仪检修后），必须扫

描一次“扫描测试页”，判断扫描成果到达品质规定时，方

可开始正式扫描；

4.一卷档案资料扫描完毕后，必须及时查对首尾页与否对

的、扫描进入电脑系统中的该卷总页数与否与档案资料整顿

成果一致，假如不一致，仔细检查扫描成果，看与否存在漏

扫、重张等导致扫描成果不对的口勺状况，找到问题并改正，

假如判断不是扫描问题，必须及时汇报项目监理改正；

5.注意发现扫描仪工作与否正常（图像与否清晰、图像与

否有变形、扫描图像与否大量存在黑线、黑边现象与否大量

出现、图像歪斜等不正常状况），碰到扫描仪出现不正常状

况，应当立即汇报项目监理，同步停止作业，待扫描仪检修

完毕，可以正常工作后，方可继续作业；

6.一批档案资料扫描结束后，必须查对该批档案资料中的

扫描总文献份数与否与档案资料整顿日勺成果一致，假如不一

致，仔细检查扫描成果，看与否存在漏扫等状况，发现问题

并改正，假如判断不是扫描问题，及时汇报项目监理改正。

7.扫描必须按照案卷标明日勺页码次序扫描。对于附着在主

页上的小纸片等，可作为另页扫描。另页扫描H勺放在主页之

前；

8.辨别率：一般文献不低十200dpi,特殊纸张或档案原件

清晰度不高的，可通过增长辨别率，调整亮度、对比度等技

术参数，直至扫描图像清晰为止；

9.对于同一份档案，清晰度不一样，尤其是铅笔、钢笔、

阴珠笔同步存在的，以文献重要部分的清晰为准，必要时可

一页多扫；

10.扫描时要保证档案资料口勺载体安全，对于纸张较薄或较

脆轻易破损口勺，应使用平板三描，不得使用滚筒扫描；

U.扫描要完整，包括文献上的收文章、页码、有关标识等,

都必须纳入扫描图像范围；

12.扫描完毕H勺图像文献，按照案卷的档号名称以卷为单位

存储于计算机硬盘上，并定期备份。

4、图像优化

•负责人:数字加工操作员（工位授权）

•任务描述:领取流程处理单，按规定优化扫描后欧I图像。

1.从项目监理或指定人员处领取《流程处理单》，领取对应

日勺档案资料批次，并同步清点一遍批次档案资料，发现批次

档案资料卷数或件数不符，当立即汇报项目监理处理，不得

有误，待项目监理处理改正后，方可继续进行；

2.查对总扫描文献份数与否对H勺；

3.查对每份扫描文献的总页数与否对的；

4.调整图像显示方向，保证图像显示为正常阅读方向；

5.调整图像次序使之按照充rjn勺图像排序方式排列；

6.清除图像黑边，或截取有效信息；

7.处理由于图像清晰度、色度、漏扫等原因而导致的需要

补扫的问题页

8.批次整顿完毕后，汇报项目监理，填写有关优化信息，

同步提交填写完毕的《流程处理单》，领取此外口勺任务批次。

•规定:

1.优化图像时要小心谨慎，严禁删除任何在扫描页面上的

有效信息，假如操作不慎，误删有效信息，将该页记下来补

扫；

2.严禁打开与目前流程单上不一致的扫描批次:

3.假如发现未编页号日勺影像，汇报项目监理处理；

4.优化图像时，注意保证档案资料原始大小，档案资料有

效信息中出现的黑块或斑点不要作任何处理；

5.一卷档案资料优化完毕后，必须及时查对首尾页与否对

的、扫描进入电脑系统中的该卷总页数与否与档案资料整顿

成果一致，假如不一致，及时汇报项目监理改正；

6.注意发现批量扫描成果与否正常（图像与否清晰、身像

与否有变形、扫描图像存在黑线等不正常状况），碰到以上

不止常状况，应当立即汇报项目监理；

7.一批档案资料优化结束后，必须查对该批档案资料中的

扫描总文献份数与否与档案资料整顿口勺成果一致，假如出现

问题，及时汇报项目监理改正。

5、档案条目著录

•负责人:数字加工操作员（工位授权）

•任务描述:领取流程处理单及档案资料，按规定建立档案条目。

1.从项目监理或指定人员处领取《流程处理单》，领取对应

口勺档案资料批次，并同步清点一遍批次档案资料•，发现批次

档案资料卷数或件数不符，当立即汇报项目监理处理，不得

有误，待项目监理处理改正后，方可继续进行；

2.按照任务规定录入档案条目，并录入目前案卷的条码信

息，以便最终的持接:

3.在流程单上填写有关信息；

4.批次整顿完毕后，汇报项目监理，并当面清点批次卷数,

查对无误后，将档案资料送回指定档案资料寄存位置，同步

提交填写完毕的《流程处理单》，领取此外日勺任务批次。

•鳗：

1.客户单位已经有原则的，按客户单位日勺原则著录。客户

单位没有原则的，一律采用下列原则著录；

2.题名：按照原文著录，原文献没有题名或虽有题名但没

有实质内容（如“签报“、“汇报”之类）的，可根据文献内容

自拟。自拟的题名应简洁、明确，精确概括文献的内容、文

种等关键要素。题名中的年代一律用阿拉伯数字；

3.责任者：按原文著录。责任者用简称的，必须使用通用

简称。如“中国共产党中央委员会“简称”中共中央“，“中华人

民共和国建设部“简称“建设部”，不得使用“本部“、“本司”、

“本厅”等。责任者较多口勺，著录数量由客户单位确定。著录

多种责任者时，责任者与责任者之间要空一格（半角），领

导发言的责任者录领导人姓名，期刊杂志日勺责任者录办刊单

位，期刊内文章的责任者录文章作者，期刊内政策法规的责

任者录发文单位；没有责任者的，考证清晰后据实填写；

4.文号：按原文字和符号著录；

5.密级：一般按原文形成时所定密级著录，对于已经升、

降、解密时，应著录新密级;

6.发文日期：一般文献如告知、汇报、批复等录文献日勺发

文时间，决定、决策、规定录通过时间或公布时间，协议、

协议录签订时间，报表、计划为编制时间，工程设计图纸为

设计时间，工程竣工图为编制完毕时间，领导发言按标明日勺

发言时间著录，期刊杂志按发刊FI期著录，会议记录著会议

时间，会议纪要著纪要成文时间。没有发文日期时可以考证

一种最精确的日期。文献日期以8位阿拉伯数字标注，如

20230708：

7.保管期限：按案卷构成时标明的保管期限著录，对已经

更改的，应著录新的保管期限；

8.主题词：按文献标明的主题词著录。原文献没有标明的

可不予著家。

6、档案装订

•负责人:数字加工操作员（工位授权）

•任务描述:领取流程处理单及档案资料•，按规定装订档案资料。

1.从项目监理或指定人员处领取《流程处理单》，领取对应

日勺档案资料批次，并同步清点一遍批次档案资料•，发现批次

档案资料卷数或件数不符，当立即汇报项目监理处理，不得

有误，待项目监理处理改正后，方可继续进行；

2.按档案资料本来次序和龙的方向排序：

3.一般状况下，按右下齐原则将档案资料整顿整洁；

4.为保证装订好的档案资料不出现掉页现象，左侧需要贴

条时必须贴条；

5.按本来装订孔位置打孔、装订；

6.装订后的档案资料逐页核查次序、方向、整洁程度及与

否有掉页现象，如有问题及时纠正；

7.批次装订完毕后，汇报项目监理，并当面清点批次卷数,

查对无误后，将档案资料送回指定档案资料寄存位置，同步

提交填写完毕的《流程处理单》，领取此外H勺任务批次。

•规定:

1.装订还原时要小心谨慎，严禁撕毁、遗落或销毁顾客档

案资料，以及将客户档案资料带离现场；

2.要认真仔细地核查页号，假如发现丢页现象，及时汇报

项目监理处理。

7、卷皮书写

•负责人:数字加工操作员（工位授权）

•任务描述:领取流程处理单及档案资料•，按规定书写档案卷皮。

1.从项目监理或指定人员处领取《流程处理单》，领取装订

好的档案资料批次，并同步清点一遍批次档案资料，发现批

次档案资料卷数或件数不符，当立即汇报项目监理处理，不

得有误，待项目监理处理改正后，方可继续进行:

2.按照任务规定为批次档案资料书写卷皮，填写有关信息;

3.批次卷皮书写完毕后，汇报项目监理，并当面清点批次

卷数，查对无误后，将档案资料送回指定档案资料寄存位置,

同步提交填写完毕的《流程处理单》，领取此外日勺任务批次。

•鳗：

1.书写卷皮规定用钢笔，最佳是书法笔；

2.书写时规定字迹工整、清晰

3.不得漏写、错写

8、卷皮盖章

•负责人:数字加工操作员（工位授权）

•任务描述:领取流程处理单及档案资料，按规定在卷皮上盖章。

1.从项目监理或指定人员处领取《流程处理单》，领取装订

好的档案资料批次，并同步清点一遍批次档案资料，发现批

次档案资料卷数或件数不符，当立即汇报项目监理处理，不

得有误，待项目监理处理改正后，方可继续进行；

2.按照任务规定为批次档案资料卷皮盖章，填写有关信息;

3.批次卷皮盖章完毕后，汇报项目监理，并当面清点批次

卷数，查对无误后，将档案资料送回指定档案资料寄存位置,

同步提交填写完毕的《流程处理单》，领取此外口勺任务批次。

•规定:

1.盖章要工整、清晰:

2.不得漏盖、错盖

9、整合数据（准光盘数据）

•负责人:数字加工操作员（工位授权）

•任务描述:逐条核查准光盘数据成果，发现并记录加工成果中存

在时文不对题、目录索引输入错误、图像品质等问题，并且在《光

盘记录单》上作对应日勺记录，问题成果统一交给项目监理，由项目

监理或指定人员修正错误，错误修正后由查盘人员对纠正口勺错误再

次检查。

・规定：认真仔细

10、成品光盘刻录

•负责人:数字加工操作员（工位授权）

•任务描述:按照规定刻录光盘一份

•规宦：刻录的光盘必须包括如下信息：

1.按照规定指定『、J光盘编号；

2.对的的扫描图像成果：

3.其他项目规定的文献；

4.在光盘上用红色油笔写明光盘编号、刻录时间等有关信

息；

5.操作时必须认真仔细，严禁出错。

11、盘标打印

•负责人：数字加工操作员（工位授权）

•任务描述:打印盘标

•规定：打印、裁剪并在盘盒中插入打印完毕的盘标

12、加工成品抽样检查

•负责人:项目负责人