《新编大学计算机基础教程》-第四章

第4章中文电子表格处理软件Excel2003Excel2003是微软公司出品的办公自动化软件Office2003的重要组成部分，是一个通用的电子表格制作软件。利用该软件，用户不仅可以制作各类精美的电子表格，还可以使用公式对数据进行复杂的运算，并将数据以各种统计图表的形式表现出来，直至可以进行数据分析。Excel2003和前面介绍的Word2003一样，已成为广大计算机用户普遍使用的应用软件。返回4.1Excel概述Excel电子表格软件是集成在微软公司出品的办公自动化软件Office中的重要组件，可单独运行，也可与Office其他组件相互调用数据，进行数据交换。Excel2003是Excel系列产品中最新的版本。本章从使用Excel2003必备的基础知识入手，详细介绍了Excel（以下不特别说明均指Excel2003）的基本使用和深入应用。下一页返回4.1Excel概述4.1.1Excel2003的功能与特点1.主要功能（1）表格编辑功能。前面介绍的Word的首要功能是编辑文本，而Excel的首要功能则是编辑表格。Excel称这些表格为工作表（Worksheet），表中的每个方格为单元格（Cell）。从建立工作表，到向单元格输入数据，以及对单元格内容的复制、移动、插入、删除与替换，Excel提供了一组完善的编辑命令，操作十分方便。（2）表格管理功能。表格管理包括对工作表的查找、打开、关闭、改名等多种功能。Excel总是把若干相关的工作表组成一本工作簿（Workbook），并提供命令，支持对工作簿中的工作表进行插入、删除、移动、复制等操作。上一页下一页返回4.1Excel概述（3）设置工作表格式。该功能的目的是改进工作表的外观，使之更加美观，重点突出。在Excel提供的初始工作表中，所有单元格采用相同的格式，形式单调、主次不分甚至没有边框线。使用Excel的格式设置命令，可对表格的字体、边框等进行美化，也可对单元格的格式进行设置。（4）绘制统计图表。Excel2003支持多类统计图，可将表格中的数据以直观的图表形式表现，更有利于数据的分析和处理。（5）数据列表管理。对于具有关系数据表形式的工作表，Excel提供一种称为“数据列表管理”的功能，支持对这些数据清单进行类似于关系数据表的数据操作，例如排序、筛选以及分类汇总等。上一页下一页返回4.1Excel概述2.主要特点（1）Excel将工作表组成为工作簿，使表格处理从二维空间扩充为三维空间。例如一个班同学的成绩表是一张二维表，但若将全系各班的成绩表组成一个工作簿，就构成一个三维表。丰富的表格管理命令，使表格之间的数据操作变得方便易行。（2）Excel能提供多种统计图，表、图一体，使数据的表示更加直观和丰富多彩。（3）方便的公式和丰富的函数，大大简化了Excel的数据统计工作。（4）与其他应用程序之间数据的相互调用和共享，更拓展了Excel的应用空间。上一页下一页返回4.1Excel概述相对于前面讲解过的Word制作的表格，Excel的表格具有更为强大的数据统计与分析的功能。一般Word适合制作描述性质的表格，它的优点在于设置表格的格式，可以随心所欲地制作外观优美、适合用户需求的表格；而Excel适合制作统计分析的表格，它所具有的强大的统计分析功能会让用户在处理数据时得心应手。上一页下一页返回4.1Excel概述4.1.2Excel2003的运行环境、启动与退出1.运行环境Excel2003可运行于Windows98、Windows2000、WindowsXP等操作系统。2.启动启动Excel2003方法与启动Word2003相似，有多种方法可选择。（1）单击“开始”按钮，在“程序”选项的子菜单中单击“MicrosoftExcel”选项。（2）双击桌面上的“Excel2003”的快捷图标。（3）单击“开始”按钮，选择“运行”，在弹出的对话框中键入启动“Excel2003”的命令行。上一页下一页返回4.1Excel概述（4）双击Excel2003编辑的文件，系统会先启动Excel再打开该文件。启动后可得到如图4.1所示的窗口，与Word启动后得到的界面有所不同，Word的编辑区是空白，而Excel的编辑区是一个很大的表格，其实这是表面上的不同，可通过“工具”菜单的“选项”命令把Excel的编辑区设置成空白界面。还有一个本质的区别，Word的编辑窗口就是一个文件的编辑界面，而Excel的编辑窗口是一个Excel文档中的其中一个工作表的编辑界面。3.退出退出Excel2003也有几种方法：（1）打开“文件”菜单，单击“退出”命令；（2）单击Excel2003窗口右上角的小叉按钮；上一页下一页返回4.1Excel概述（3）单击Excel2003窗口左上角的控制菜单图标，在下拉菜单中单击“关闭”；（4）双击Excel2003窗口左上角的控制菜单图标；（5）按“Alt+F4”组合键。退出Excel2003时，如果文件还没保存，Excel会显示一个对话框，提示是否保存文件。如图4.2所示。如果有多个文件未被保存，则对话框中会多出“全是”按钮，此时选择“全是”按钮，所有文件都被保存，不再一一提示。退出时，如果文件还没命名，还会出现“另存为”对话框，用户在此框中键入新的文件名后，单击“保存”按钮即可。上一页下一页返回4.1Excel概述4.1.3Excel名词解释1.单元格单元格是指工作表中的小方格，单元格中可存放文字、数字和公式等信息。每一个单元格都有一个唯一的地址，由其所在的行和列构成（列号在前，用字母标识；行号在后，用数字标识）。另外也可先对单元格命名，通过名字引用该单元格。给单元格命名的步骤如下：（1）选中要命名的单元格；（2）在编辑区左上角名称框内直接输入想使用的名称。上一页下一页返回4.1Excel概述2.活动单元格活动单元格是指目前正在操作的单元格。可以对活动单元格进行输入新内容、修改或删除旧内容等操作。活动单元格的边框线会变成粗线，Excel2003同时使该单元格的行号、列号突出显示，并在编辑区左上角名称框内显示活动单元格的地址。3.工作簿一个Excel文件称为一个工作簿，其文件的扩展名为“.XLS”。一个工作簿中最多可包含255个工作表。一个工作簿中默认有3个工作表。上一页下一页返回4.1Excel概述4.工作表工作簿中的每一张表称为工作表。工作表的名称显示于工作簿窗口底部的工作表标签上，第一张工作表默认的标签为Sheet1，第二张为Sheet2，以此类推。要切换工作表，只需单击工作表标签。一张工作表相当于工作簿中的一页。上一页下一页返回4.1Excel概述5.单元格区域单元格区域是指工作表中的若干矩形块。可以对选定的区域进行各种各样的编辑，如复制、移动、删除等。连续的单元格区域可以用它的左上角单元格坐标和右下角单元格来表示，中间用冒号作分隔符，如B2：D4（指以B2为左上角，D4为在下角的矩形区域内的九个单元格）；不连续的单元格区域，则直接写了单元格名称的列表，名称间用顿号分隔，如B2、C4、E6（指B2、C4与E6这三个单元格）。与单元格相同，也可以对单元格区域先命名再通过名字引用。上一页下一页返回4.1Excel概述6.数据类型数据类型是一个十分重要的概念，因为不同类型的数据具有不同运算能力。Excel中将数据类型分为数值型、字符型、日期时间型和逻辑型。7.公式与函数Excel中对数据进行复杂的运算和处理，都需要使用到公式或函数。Excel的公式以等号开头，由数字、运算符、单元格引用以及函数组成。Excel提供了丰富的函数，可以构造出各种复杂的数学、统计、财务和工程运算公式，而且当公式中所引用的单元格的数值发生改变时，公式的计算结果将自动更新，这是手工计算所无法企及的。Excel中的运算符有算术运算符、字符串运算符、关系运算符和引用运算符等，如表4.1所示。上一页下一页返回4.1Excel概述4.1.4Excel2003工作区Excel2003的编辑界面与前面章节中介绍的Word有所不同，启动Excel2003后进入如图4.3所示的窗口，下面结合该窗口介绍其窗口组成。1.标题栏窗口标题栏是对此窗口最直接的定位标志，此行中显示当前运行的程序的名称与当前打开的工作簿的名称。Excel标题栏中缺省的标题为“MicrosoftExcel-Book1”，其中“Book1”是缺省的空白工作簿的名称，如果打开第二个，则缺省为Book2，以此类推；若工作簿已经保存过，则显示保存的文件名称。同时，标题栏中还提供了“控制菜单”图标、“最小化”按钮、“最大化”按钮、“关闭”按钮，可实现对窗口的控制。上一页下一页返回4.1Excel概述2.菜单栏Excel与大多数Windows应用程序一样，以菜单的方式管理程序中的命令。3.工具栏工具栏以直观的图形按钮方式代表并执行菜单中列出的常用命令，以简化操作。Excel最常用的工具栏是“常用工具栏”和“格式工具栏”。当鼠标指针停留在某个按钮上时，系统会给出相应的功能解释。上一页下一页返回4.1Excel概述4.公式编辑栏用于输入和编辑单元格的内容或表达式。左边下拉框称为“名称框”，一般显示当前单元的地址或所选区域的大小或名字；右边公式栏长条中显示当前单元格的内容或公式，在一个单元格输入内容时，可以在长条中看到输入情况，单击其中内容或按功能键“F2”就转为编辑状态，长条左边出现3个图标分别表示取消、输入、编辑公式。5.列标与行标列标通常用英文字母由左至右依次排列。即从“A”开始到“IV”，总计256列。如果单击某一列标，则可选中此列中的全部单元格。行标通常用阿拉伯数字自上向下排列，总计65536行。如果单击某一行标，则可以选中此行中的全部单元格，单击第一行行标上方（第一列列标左方）的“全选”按钮可选中整页。上一页下一页返回4.1Excel概述6.单元格（表项）在电子表格中，“单元格”只有一个用途，就是存储数据，而且一个单元格中只能保存一个数据，包括数字、文字或表达式。7.表格工作区制作表格的主工作区，由256列、65536行组成。每个单元格间以灰色横、纵网格分隔，可通过“工具”菜单中“选项”设置不显示网格线，此网格的网格线通常是不能打印的，若打印可通过“格式”菜单中“边框”命令先设置边框线。上一页下一页返回4.1Excel概述8.工作表标签工作表的标签上显示当前工作表的名称，可通过单击工作表标签切换工作表。工作表标签的左侧是标签滚动按钮，从左向右这4个按钮的功能分别是：显示第一个工作表标签；显示上一个工作表标签；显示下一个工作表标签；显示最后一个工作表标签。当工作表的数目过多，无法全部显示出来时，可通过单击标签滚动按钮，使需要的工作表标签出现在工作簿窗口底部的标签显示区中。上一页下一页返回4.1Excel概述9.任务窗格任务窗格是Excel2003新增的功能，它位于Excel窗口的右边，集中了Excel中许多常用的操作。Excel2003共有“开始工作”“帮助”“搜索结果”“新建工作簿”“剪贴板”等11个任务窗格，用户可以根据需要在任务窗格间进行切换。单击任务窗格右上方的向下按钮，弹出“任务窗格”列表，可供用户从中进行选择。上一页返回4.2Excel2003的基本操作4.2.1创建工作簿1.新建一个工作簿文件启动Excel2003，系统自动产生一个名为“Book1”的新工作簿。如果需要再建立一个新的工作簿可单击“文件”菜单中的“新建”命令或单击工具栏中的“新建”按钮。新建的工作簿将自动依次取名为“Book2”“Book3”等。当文件第一次存盘时系统会提示用户为该文件自行命名。下一页返回4.2Excel2003的基本操作2.数据输入新建一个工作簿文件后，即可在其中某一工作表的单元格中输入数据，Excel允许在工作表的任意单元格内输入数据，但每个单元格最多可容纳32000个字符。为简单起见，一般本着先创建表格的“表头”、后输入内容的原则。方法是先单击欲输入数据的单元格，使它进入编辑状态（活动单元格），然后键入数据。如图4.3所示，键入的数据在单元格和编辑栏中同时显示。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作实际上，单击选定单元格后，将鼠标移至公式编辑栏，按鼠标左键定位插入点光标，并在公式编辑栏中键入数据，也可以实现单元格数据的输入。在输入过程中，使用“Tab”键进入下一列；使用“Enter”键或单击公式编辑栏左侧的“输入”按钮，光标定位到下一行。取消输入使用“Esc”键，或单击公式编辑栏左侧的“取消”按钮。在实际应用中待输入的数据有可能有多种类型。有效的数字输入为：数字0～9、表示负号的“−”或括号、小数点“.”、表示千分位的逗号“，”、货币符号和百分号等。如果输入数字后，单元格中显示的是“######”，或用科学计数法表示（如1.2+04），表示当前的单元格宽度不够，可以拖动列表头中该列的右边界到所需位置，来改变列宽即可。同样，可以拖动行标头中该行的下边界到所需位置，来改变单元格高度。数值型数据输入后默认是右对齐，文本型数据默认是左对齐。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作注意：（1）输入完全由数字构成的文本型数据，可用如下方法：先输入单引号“'”，再输入数字符号。按此方法输入数据后，单元格的左上角会出现绿色三角状标志，默认左对齐，如图4.4所示。（2）输入日期和时间。输入日期时可以用“/”或“−”分隔日期的年、月、日部分，例如：2002—04—01；输入时间时用“:”分隔时间的时、分、秒部分，如9：30：28。如果按12小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母a（上午）或p（下午）；如果只输入时间数字，Excel将按AM（上午）处理。如果要输入当前系统时间，使用“Ctrl+Shift+；”组合键；如果输入系统日期，使用“Ctrl+；”组合键。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作（3）输入分数。如果在单元格中输入“3/4”，确认后会显示3月4日，因为Excel会把这样输入的数据默认为日期时间型数据。如果想在单元格中输入分数“3/4”，可用如下方法：先输入0，再输入一个空格，最后输入3/4。同理，如果要输入5又3/4，可先输入5，再输入一个空格，最后输入3/4。（4）以上提到的各类标点符号必须是英文标点。3.数据输入技巧（1）填充序列。Excel为方便用户，提供了许多自动填充的功能，帮助用户避免重复的操作。自动填充是根据初始值决定以后的填充项，选中初始值所在的单元格，将鼠标指针移到该单元格的右下角（填充柄），指针变成十字形，按下鼠标左键拖曳至需填充的最后一个单元格，即可完成自动填充。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作填充分以下几种情况：①初始单元格内的数据是纯数值时，直接填充相当于数据复制，如图4.5所示的第1行。若在填充的时候，按住键盘上的“Ctrl”键，则会产生一个步长为1的递增序列（该序列中每个数据都是数值）。②初始单元格内的数据为纯字符时，直接填充相当于数据复制，如图4.5所示第2行。若初始单元格内数据为完全由数字构成的字符串，直接填充会自动产生一个步长为1的递增序列，如图4.5所示的第3行。③初始值为文本数字混合体，填充时文本部分不变，数字部分递增，如图4.5所示第4行。若有两组数字部分，最右侧数字部分递增。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作④初始值为Excel预设或用户自定义的自动填充序列中的一员，按预设序列填充，如图4.5所示第5行。对于一些常用的序列，用户可将其事先定义好，此后要输入这些序列时，只需要将序列中的任一项输入到单元格，然后选定此单元格，并拖动填充柄，就可以将序列的剩余部分自动填充到表中。欲自定义序列，可以使用“工具”菜单中的“选项”命令，在“自定义序列”选项卡中进行设置，如图4.6所示。在如图4.6所示的对话框中输入自定义序列时，可输入一项按回车，也可在同一行上输入多个数据项，但中间一定要用英文状态的逗号分隔。⑤Excel2003在鼠标拖动实现自动填充时，新增了智能标记的功能。当拖放完成，松开鼠标时，Excel会显示“智能标记”按钮，单击此按钮，可弹出填充方式菜单供用户选择。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作（2）产生一个序列。若单元格内是纯数字，用拖动填充柄的方式填充的序列往往是等差序列，用菜单命令可产生等比序列。可使用如下方法：首先在单元格中输入初始值并回车；然后单击选中该单元格，选择“编辑”菜单中的“填充”命令，从级联菜单中选择“序列”命令，出现如图4.7所示的对话框。其中：①“序列产生在”指示按行或列方向填充。②“类型”选择“序列类型”；如果选日期，还得选“日期单位”。③“步长值”可输入等差、等比序列递增、相乘的数值，“终止值”可输入一个序列终值，即不能超过的数值；若在填充前已选择了所有需填充的单元格，终止值也可不输入。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作4.使用公式和函数在大型数据报表中，计算、统计工作是不可避免的。Excel的强大功能正是体现可以通过在单元格中输入公式和函数，对表中数据进行总计、平均、汇总以及其他更为复杂的运算，从而避免用户手工计算的繁杂和易出错，数据修改后，公式的计算结果也自动更新，这更是手工计算无法企及的。（1）使用公式。Excel中的公式最常见的是数学运算公式，此外它也可以进行一些比较运算、文字连接运算。它的特征是以“=”开头，由常量、单元格引用、函数和运算符组成。如图4.8所示，单击选中“H5”，再输入“=E5+F5+G5”，最后按回车键就会得到结果。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作（2）使用函数。Excel提供了丰富的内置函数，为用户对数据进行运算和分析带来了极大方便。函数的语法形式为“函数名称（参数1，参数2，…）”，其中的参数可以是常量、单元格、区域、区域名或其他函数。函数输入粘贴和直接输入两种输入方法。下面以图4.8所示工作表中的求平均数为例说明如何粘贴函数。操作步骤：①选择要输入函数的单元格（如I5）。②鼠标单击“常用”工具栏的“粘贴函数”按钮，或选择“插入”菜单的“函数”命令，出现如图4.9所示“插入函数”对话框。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作③在“函数分类”列表中选择函数类型（如“常用函数”），在“函数名”列表框中选择函数名（如“Average”），单击“确定”按钮，出现如图4.10所示对话框。④在参数框中输入参数，一般系统会给出系统默认的参数。如果对单元格或区域无把握时，可单击参数右侧“折叠对话框”按钮，以暂时折叠起对话框，显示出工作表，用户可选择单元格区域（如E5：G5），最后单击折叠后的输入框右侧按钮，恢复参数输入对话框。⑤输入完参数后，单击“确定”按钮。此时在单元格中显示计算结果，编辑栏中显示公式。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作（3）公式复制和单元格引用。公式的复制可避免大量重复输入公式的工作。复制公式的操作其实就是复制公式所在的单元格，具体方法可参见4.2.2中的复制与移动操作。当复制公式时，在公式中使用的单元格或区域，应在复制过程中根据不同的情况使用不同的单元格引用。对单元格的引用分为相对引用、绝对引用和混合引用等。①相对引用。Excel中默认的单元格引用为相对引用。相对引用是当公式在复制或移动时会根据移动的位置自动调节公式中引用单元格的地址。例如在图4.8中可单击“H5”单元格，复制该单元格到下面的单元格处，或用填充柄向下拖，可计算出其余同学的总分，这就是复制公式。单击“H6”单元格，在编辑栏会发现公式自动变为“=E6+F6+G6”。用同样方法可求出每个同学的平均分。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作②绝对引用。绝对引用是指当把一个含有单元格引用的公式复制到一个新位置时，公式中的单元格引用不会改变，无论公式复制到哪里，都将引用同一个单元格。单元格绝对引用的方法是在行号和列号前加“$”符号，如“$A”，“$1”。③混合引用。混合引用是指仅在单元格的行号或列号前加上“$”符号，这样在单元格的地址中，既有绝对引用部分，又有相对引用部分。当公式复制到新的位置时，绝对引用的部分不发生变化，而相对引用的部分则将随着新的复制位置发生变化。例如“$A1”，表示列不发生变化，而行可以随着新的复制位置发生变化；同理“A$1”，则表示行不发生变化，而列可以随着新的复制位置发生变化。如图4.11所示，计算人员比例的公式中使用了相对地址和绝对地址。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作4.2.2编辑表格编辑操作主要包括插入、删除、复制、移动等，这些操作可以对单元格、行、列以及工作表进行。1.选定单元格、行、列或工作表在进行编辑操作前，首先要将编辑内容选定。选定的方法有：（1）选定单个单元格。选定某个单元格，就是用鼠标单击它，使之成为活动单元格。活动单元格有一个粗黑框，用键盘上的光标键或“Tab”键也能移动活动单元格。当在工作表中光标无法立即到达需激活的单元格时，还可以通过定位的方式来完成。（2）选定行、列。单击行标头或列标头可选定单行或单列，接着按下鼠标左键拖动，可选定连续的多行或多列。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作（3）选定区域。选择连续的单元格可以用鼠标单击第一个单元格，然后拖动鼠标至结束单元格位置即可，也可以先单击选中第一个单元格，然后按住“Shift”键单击结束单元格。不连续的区域的选取可通过先选定第一个区域后，按下“Ctrl”键，再选定另一区域。（4）选定工作表。单击工作表标签可选定工作表，若选多个可分两种情况：连续和不连续的。其方法与选定区域一样。2.复制和移动Excel中的复制和移动操作可以使用菜单命令中的剪切、复制和粘贴（编辑菜单），也可以使用工具栏中的图标按钮（常用工具栏），更方便的是直接使用鼠标拖动操作。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作（1）将单元格中的内容复制或移动到其他位置，首先应选定它们。①使用鼠标操作。将鼠标移动到选择边框的下边或右边，当光标呈现十字箭头形状时，拖动单元格到新位置即实现移动操作，拖动的同时按下“Ctrl”键，鼠标指针上会出现细十字状标志，此时拖动可实现复制操作。注意：如果用鼠标拖动的方法以插入方式复制或移动单元格（如将第3行移动到第4行和第5行之间），则应在拖动的同时按“Shift”键，若复制还应同时按“Ctrl”键；若将单元格移动或复制到其他工作表则应同时按“Alt”键。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作②使用工具栏或菜单操作。首先应选中公式所在单元格或区域，然后进行剪切或复制，此时所选部分边框变为闪动的虚线框，表明所选内容已经在剪贴板中，再选择目标位置的单元格，进行粘贴操作即可。此时，所选部分虚线边框仍然存在，表示可继续进行粘贴操作，如果所需的移动或复制已经完成，可按“ESC”键去除虚线边框。“选择性粘贴”为Excel中数据的复制提供更强的功能，使用“编辑”菜单或单击鼠标右键在快捷菜单中选择“选择性粘贴”，即可弹出“选择性粘贴”对话框，如图4.12所示。然后在弹出的对话框中选择粘贴的内容。通过选择性粘贴，可以设置只粘贴当前单元格的“内容”、“公式”或“格式”等，同时还能实现“转置”复制的功能；若使用“运算”中的选项进行粘贴，可直接将复制的单元格中数据与目标单元格中的数据进行指定的运算。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作如果需要将选定区域的单元格内容复制到相邻区域，也可以直接拖动选择框右下角的填充柄实现。对于单元格内部分数据的移动和复制，则需要先双击单元格使它成为编辑状态，然后在单元格内选定需要的内容进行复制或剪切，然后到目的位置进行粘贴。（2）工作表的移动和复制。在使用鼠标左键进行操作时，与单元格操作基本相同。移动操作直接拖动工作表标签，复制操作则需按下“Ctrl”键。使用鼠标右键，也可实现工作表的复制和移动。选定要操作的工作表，按下鼠标右键在弹出菜单中选择“复制”，再选择需移动到的工作表，按动鼠标右键在弹出菜单中选择“粘贴”即可。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作3.插入和删除对于单元格的插入和删除与Word中表格单元的插入、删除操作基本相同。进行删除时，先选中单元格，在“编辑”菜单中选择“删除”命令。如果只需要删除单元格中的数据，而不将单元格删除，选中单元格后，使用“编辑”菜单中的“清除”命令；或直接使用“Del”键。插入单元格时，在“插入”菜单中选择“单元格”命令。单元格的插入和删除并不只限于一个单元格，可以多个单元格同时进行。在选择一个单元格进行删除操作时，可以将其所在的整行或整列全部删除；或进行插入操作时，在它的位置插入整行或整列。对于行、列的插入和删除操作，也可以独立进行。单击行标头或列标头，在“编辑”菜单中选择“删除”命令进行删除；或选择要插入行、列位置的任一单元格，使用“插入”菜单中的“行”或“列”命令实现插入。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作选定单元格、行或列后，使用鼠标右键弹出的菜单，也可以实现插入和删除操作。4.查找与替换通过查找可迅速在表格中定位要查找的内容，而替换功能则可以对表格中多处出现的同一内容进行修改，减轻用户工作的繁琐程度。在具体使用中，查找和替换功能可交互使用，用户可灵活掌握。（1）查找。激活“编辑”菜单，单击“查找”命令，系统显示如图4.13所示的“查找”对话框，在“查找内容”编辑框中输入需查找的内容，在“搜索方式”和“搜索范围”组合框中选择一种方式后，单击“查找下一个”开始执行查找。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作（2）替换。激活“编辑”菜单，单击“替换”命令，系统显示如图4.14所示的“替换”对话框。在“查找内容”与“替换值”编辑框中输入相应的内容，在“搜索方式”组合框中选择一种替换方式后，单击“查找下一个”开始执行替换。5.批注Excel中的批注功能，使得为单元格添加注释更为简便。当为一个单元格增加了批注后，该单元格的右上角会出现一个红色的小三角符号，当鼠标指针停留在该单元格时，批注框会自动出现，批注内容自动显示。（1）增加批注。首先使添加批注的单元格为活动单元格，然后激活“插入”菜单，单击其中的“批注”命令，在弹出的批注框内输入批注内容后回车即可，如图4.15所示。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作（2）撤销批注。首先使撤销批注的单元格为活动单元格，然后激活“编辑”菜单，单击“清除”命令下的“批注”按钮即可。6.工作表重命名在上面所举的例子中，工作表的名称都是Excel系统的默认名称：“Sheet1”，“Sheet2”等。可以将工作表重新命名，使工作表的名称更明确，更能体现工作表中数据的内容。更改工作表名称十分方便，将光标移动到需要改名的工作表名称上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“重新命名”；或双击需要更名的工作表名称，则原工作表名称变黑，此时输入新的工作表名称，原来的名字就被新名字所代替。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作4.2.3表格格式化1.表中数值的格式化由于电子表格中的内容大部分是数字，所以Excel提供了丰富的数字样式，例如：货币样式、百分比样式、千位分隔样式等。选定需要设置的区域，使用样式栏中的各种按钮；或者使用“格式”菜单“单元格”命令中的“数字”标签，从中挑选丰富的样式。在没有进行任何设置时，系统默认的是“常规”格式，它没有指定数字格式。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作2.行高和列宽的设置对于表格中行高、列宽的设置，与Word中表格的操作基本相同。可以将鼠标移动到行、列标头之间，当光标指针变成上下或左右带有两箭头的十字时，拖动鼠标以改变行高、列宽（用该方法可隐藏行或列，当然也可将隐藏的行列拖出来）；也可以用“格式”菜单中的“行”、“列”命令，在“行高”或“列宽”对话框中进行精确设置；还可以使用“行”“列”子菜单中的“最适合的行高”或“最适合的列宽”命令，Excel自动将行高、列宽设置为能将单元格内容显示出来的最小值。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作3.字型、字体的设置关于表格中字体、字型、大小、颜色的设置，也与Word没有大的区别。选定要设置的区域，使用工具栏中的字体样式、大小、粗体、斜体、添加下划线等，或使用设置字体颜色，为表中数据显示增添效果。这些功能也可以在“格式”菜单“单元格”命令所弹出的对话框的“字体”标签中进行。4.单元格内容的对齐表格中数据的对齐方式的调整，可以使用工具栏中的“左对齐”“居中”“右对齐”“增加缩进量”“减少缩进量”等按钮；还可以使用“格式”菜单中“单元格”命令弹出的格式对话框中的“对齐”标签，如图4.16所示，可以进行更丰富的设置。当然在进行各种设置的时候，还是需要首先选择操作的区域。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作5.边框与底纹的设置Excel表格中的表格线默认是不能被打印出来的，如果希望打印出表格线，还需要自行设置表格的边框。Excel中“边框”和“底纹”的设置可通过“格式”菜单中“单元格”命令中的“边框”和“图案”选项卡来进行操作，也可以使用“样式”栏中的按钮设置边框和底色，还可以使用“格式”菜单中的“自动套用格式”快速设置格式。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作若需要将表格中满足一定条件的数据进行突出显示，可使用Excel中的“条件格式”。操作步骤是：先选定需要设置的区域，再选择“格式”菜单下的“条件格式”，然后在条件格式对话框中设置条件。如果条件多于一条，则使用“添加”命令；利用“格式”按钮对满足条件的单元格进行格式设置。例如想得到如图4.17所示的效果，将表中计算机不及格的成绩倾斜加删除线突出显示，可先选定“计算机”这列中的数据项，单击“格式”工具栏中的“条件格式”命令，弹出如图4.18所示的对话框，在该对话框中设置条件和格式，最后按“确定”按钮。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作6.样式的使用所谓样式，实际是一组格式化设置的集合，Excel也存储了一些样式以供使用。选择“格式”菜单中的“样式”命令，可以从中选择、更改、合并、删除已有的样式，对修改过的样式，也可以添加新样式。如果希望把一些单元格已经设置好的格式应用到其他单元格上，可以使用简单的复制格式操作。首先选择设置好格式的单元格，并单击工具栏中的“格式刷”按钮，则所选定的单元格出现滚动的虚线框，使用带有格式刷标志的光标选定需要应用格式的区域，就可以方便地将格式施加于选定区域之上了。在进行格式化操作时，也可以使用鼠标右键的弹出菜单，操作起来比使用菜单栏的菜单更为方便。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作4.2.4数据的显示、保存和保护1.数据的显示工作表有时有很多的列和行，以致屏幕不能将它们全部显示。可以用工具栏中的缩放控制来控制显示比例；使用滚动条是查看屏幕以外的列和行的最简便的方法。在使用滚动条查看数据时，常常会希望表格的部分内容在滚动时保持不动，Excel将不进行滚动的部分称为冻结部分，可以方便地将工作表分成冻结和非冻结部分：首先选定不需要冻结区域左上角的单元格，然后使用“窗口”菜单中的“冻结拆分窗口”命令，则在工作表中冻结部分与非冻结部分之间有明显的粗黑线将它们分隔开来。进行滚动操作时，可以看到冻结部分是不随滚动条而移动的。使用“窗口”菜单中的“取消窗口冻结”可以使显示恢复原状。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作有时候，用户会希望同时看到一个表的多个不同部分，Excel提供了这种功能。它可以将一个工作表分别显示在4个窗口之中，每个窗口都是可操作的，对一个窗口中表格修改，其他3个窗口中的相应部分随之改变。使用4个滚动条可以显示表格的不同位置的数据。窗口间的分隔线也可以移动，以调整各窗口的大小。使用“窗口”菜单中的“拆分”命令或用水平、垂直滚动条上的“拆分条”可实现拆分；使用“窗口”菜单中的“删除拆分窗口”或双击“拆分线”可以将显示恢复原状。有时候，用户不希望一些数据在屏幕上显示或被打印输出，这时并不需要将行或列实际删除，可以将它们暂时隐藏起来。选定这些行或列，使用“格式”菜单中的“行”或“列”的子菜单中的“隐藏”命令，就可以实现这个功能。当选择子菜单中的“取消隐藏”时，又可以将表恢复原状。对行列的隐藏实质上就是将行高或列宽设置为0。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作对工作表也可以隐藏，使用“格式”菜单中的“工作表”子菜单中的“隐藏”命令就可以实现。如果在Excel中打开了多个工作簿窗口，也可以使用“窗口”菜单中的“隐藏窗口”命令将工作簿窗口隐藏。“窗口”菜单中的“取消隐藏窗口”命令用于恢复被隐藏了的工作簿。如果所有窗口都被隐藏，则可以从“文件”菜单中找到取消隐藏命令。2.数据的保存和保护保存数据是指存盘；保护数据是指限制他人对数据的访问，也可防止因误操作丢失数据。Excel在保护数据方面十分灵活，用户可根据不同情况，对整个工作簿或部分数据设置不同的保护方式。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作（1）保存数据。为了安全起见，应经常将已录入的数据存盘。存盘操作十分简便，可通过“文件”菜单下的“保存”选项，或直接单击标准工具栏中的“保存”图标。第一次保存Excel文件，或当用户调用了“文件”菜单项的“另存为”，则弹出如图4.19所示的对话框。在“保存位置”下拉列表框内选好存盘文件的驱动器名和目录名，在“文件名”框内键入文件名后，单击“保存”即可。在该对话框中，选择“工具”菜单中的“常规选项”，可为Excel文件设置打开权限密码和修改权限密码。（2）区域或单元格的保护。首先选择要保护的区域或单元格，然后选择“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“保护”选项卡，如图4.20所示。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作其中“锁定”表示不能修改其内容；“隐藏”表示隐藏公式，使之不显示在编辑栏中，用户只能在单元格中看到公式的计算结果，两者可分别设置。请注意对话框中的提示部分：只有在保护工作表的情况下，锁定单元格或隐藏公式才会生效。（3）工作表的保护。区域和单元格的保护是否起作用，工作表所有单元格的格式能否改变等各种保护功能，都依赖于是否执行“工具”菜单中“保护”下的“保护工作表”命令。选择该命令将弹出如图4.21所示的对话框。输入密码后按“确认”按钮，再完成确认口令对话框，就完成了“保护工作表”的操作。此后，“格式”菜单中的大多数操作命令将呈灰色，不能执行，从而禁止修改工作表中所有单元格的格式。此外，被保护的单元格内容不能被修改，公式不显示，工作表中插入的对象将不能修改、增加、删除和移动。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作（4）工作簿的保护。选择“工具”菜单“保护”子菜单下的“保护工作簿”命令还可以保护工作簿的结构和窗口。保护其结构，将禁止插入、删除和重新命名工作表；保护工作簿窗口将使窗口菜单中的某些菜单项呈灰色，禁止使用。保护工作簿命令同样可设置口令。上述各种功能相互关联，应根据不同情况配合使用，才能达到既保护数据又不影响使用的目的。上一页返回4.3Excel2003的数据管理功能Excel作为电子表格处理软件，它的功能远远不只是制作一个普通的表格，更重要的是如何能够对表中的数据进行处理。所谓数据库是指以一定方式组织存储在一起的相关的数据的集合。有一类计算机软件是专门用来对数据库进行管理和操作的，称为数据库管理系统。Excel不是一个专门的数据库管理系统，但如果工作表中的一个矩形区域内的数据符合数据库的要求，则Excel也能将它看做一个数据库，并提供相应的操作，如数据的浏览、添加、删除、检索、排序、汇总等。下一页返回4.3Excel2003的数据管理功能通常数据库中数据是以二维表格的形式组织的，它由若干个记录（表中的行）组成，每个记录都包含若干个字段（表中的列），且各个记录中的相应字段都有相同的数据类型。相应的，Excel工作表中的一个矩形区域，如果满足下列条件：（1）第一行为字段名；（2）每行形成一个记录；（3）数据区域不能有空行或空列；（4）同一列数据类型相同。则可看成是具有数据库功能的区域，一般称之为“数据清单”。上一页下一页返回4.3Excel2003的数据管理功能4.3.1数据清单的建立在Excel中建立一个数据清单非常简单，只要在一页表的空白域或一页空白表的第一行输入每个字段的字段名即可。此时的数据只有字段名，没有记录，称为“空数据清单”。有了空数据清单就可以逐条输入记录了。当然，如果原来的数据表中已经有了可以看做记录的若干行数据，也可以通过在顶行补上字段名形成。上一页下一页返回4.3Excel2003的数据管理功能4.3.2数据记录的操作1.记录的编辑、浏览、添加和删除既然记录只是看做数据清单中的一行，其输入、编辑和增删就很简单，可以利用对单元格的操作来完成记录的输入、浏览、添加、删除等。不过Excel还可以把记录看做一个整体，一次只对一个记录进行输入、编辑和增删的操作。将光标放置在工作表的任意位置，单击“数据”菜单中的“记录单”命令后，在弹出的如图4.22所示的对话框中按“新建”按钮来完成。“新建”按钮用于向数据清单中添加记录，新记录将被放置在数据清单的尾部。而删除记录的操作则是先选定需要删除的记录，然后使用该图中的“删除”按钮。在这里要注意的是，删除操作将永久删除记录。上一页下一页返回4.3Excel2003的数据管理功能在对记录进行操作的时候，一个字段输入结束，使用“Tab”键进入下一个字段的输入；一条记录输入结束后，使用“Enter”键进入下一条记录的输入；全部输入完毕按“关闭”按钮。2.记录的排序在输入数据的时候，记录的排列可能是无序的，而实际应用中，往往需要数据按一定的顺序排列，以便查询和分析。所以，记录的排序是数据重新组织的一种常用方法。如果希望按数据清单中某个字段进行排序，首先用鼠标激活表格中该列的任意单元格。然后，使用常用工具栏上的升序按钮“”或降序按钮“”对该列进行排序。上一页下一页返回4.3Excel2003的数据管理功能Excel提供多字段的排序，即当第1个字段相同时，可以按第2个字段排序，直至第3个字段（只有当第1个字段值相同的时候才会考虑第2个字段，第3个字段）。排序时首先用鼠标激活表格数据区域中的任何一个单元格，然后选择“数据”菜单中的“排序”命令。在弹出的“排序”对话框中填写需要排序的字段名称，并选择是升序排列还是降序排列。除了按一个或多个字段进行排序，Excel还提供了按行排序。3.记录的检索检索满足条件的记录，也是数据清单的常见操作。Excel提供了两种检索记录的方法：第一种方法是使用如图4.22所示的单条记录对话框中的“条件”按钮；另一种方法是使用“数据”菜单中的“筛选”命令。上一页下一页返回4.3Excel2003的数据管理功能（1）单击工作表数据清单中任一单元格，然后使用“数据”菜单中的“记录单”命令。在显示第一条记录的记录单对话框中按“条件”按钮，会出现空白记录单，将检索条件填入。条件填写完毕后，按“表单”按钮。此会显示满足条件的记录。不断地使用“下一条”或“上一条”按钮，可以查看满足条件的其他记录。（2）使用“数据”菜单的“筛选”命令子菜单中的“自动筛选”，如图4.23所示，在每个字段名旁边，都出现一个下拉箭头。分别使用下拉出的列表框，从中挑选需要满足的筛选条件，每挑选一个条件，Excel就将不满足条件的记录剔除，直至选择完条件，表格中保留的记录就是完全符合条件的记录。上一页下一页返回4.3Excel2003的数据管理功能如果筛选的条件是一个范围，例如，要求总分在200分至300分之间，此时需要使用下拉列表框中的“自定义”进行筛选条件的设置。对同一字段的筛选条件可以不止一个，它们之间可以是“与”的关系，也可以是“或”的关系。对于上述的要求，就需要先设置“总分大于200”，再选择“与”，再设置“总分小于300”。进行完“自动筛选”操作后，如果希望恢复到原来的表格状态，那么可以重新选择“自动筛选”命令。将“自动筛选”命令左边的选中标志“√”撤销，表格中的记录又恢复成原来的显示。上一页下一页返回4.3Excel2003的数据管理功能4.3.3数据统计与汇总对记录按某些条件进行统计、汇总是经常进行的操作。Excel中提供了许多用于统计的函数，例如，求平均值、最小值、最大值、统计记录个数等。除了使用函数，Excel还可以使用一些菜单命令，方便地实现数据统计与汇总。分类汇总需要首先按关键字段进行排序，升序或降序可以根据需要进行。选中数据清单中的任意一个单元格，使用“数据”菜单中的“分类汇总”命令。如图4.24所示的分类汇总对话框中，通过下拉的列表框可以对汇总方式进行设置如求平均值、选择分类的字段，全部设置完毕后按“确定”按钮。上一页下一页返回4.3Excel2003的数据管理功能例如，按性别分类，分别求出男同学和女同学成绩的平均分及总平均分。如图4.25所示，给出了分类汇总的结果。图中的左侧按钮可以选择将表格中的原始数据隐藏起来，而只显示平均值或总计平均值等。分类汇总的数据是随着数据的变化而自动更新的。如果需要取消分类汇总，则使用图4.24中的“全部删除”按钮。上一页下一页返回4.3Excel2003的数据管理功能4.3.4数据图表显示Excel2003提供了丰富的图表功能，可以将数据清单中的数据直观地表现出来。如果要将图表插入工作表内，可以创建嵌入式图表，也可以单独创建一个图表工作表。嵌入图表和图表工作表与创建它们的工作表数据相链接。当工作表数据改变时，图表都会随之更新。还可以对不相邻的单元格区域创建图表，但此时非相邻区域必须是一个矩形。上一页下一页返回4.3Excel2003的数据管理功能1.创建嵌入图表这种图表与数据在同一工作表之中，位置和图表大小可以由用户自己设置。假设用户要为前面例子中的表生成图表，查看学生成绩情况的变化，创建的方法是：在选定了要表示的数据区域后，选择“插入”菜单下“图表”命令。然后，向导会引导用户一步步地完成图表的创建工作，如图4.26所示。上一页下一页返回4.3Excel2003的数据管理功能2.创建图表工作表图表工作表是将图表放置在一个新的工作表中，不与数据在同一工作表内显示。创建图表工作表也非常简单，仍以前面的同学成绩表为例，首先在包含数据的工作表中，将需要用图表表示的数据区域选定，按“F11”键，即可生成一张图表工作表，排列在工作表标签的最前面。系统默认图表类型是柱形图，用户可以用右键单击图表空白处，在弹出菜单中选择“图表类型”进行修改；如果希望在图中显示数据，可以单击图表中的任何一个代表成绩的柱形，在弹出的菜单中选择“添加数据标志”。对于图中的其他对象，如横坐标、纵坐标、标题等，都可通过使用鼠标右键，选择“图表选项”实现对它们的操作。上一页下一页返回4.3Excel2003的数据管理功能在选定数据之后，在Excel2003中使用图表向导也可以创建图表工作表。只是在根据向导进行到步骤4时，在如图4.27所示的对话框中，选择图表放在新工作表里。3.选择不连续区域数据制作图表可以选择一些不连续的区域制作图表，选择的办法就是在选择了第一块区域之后，按住“Ctrl”键，再继续选择其他的一块或多块数据区域。至于创建图表方法与前面讲述的一样。当工作表中的数据发生修改的时候，图表中相关图示就会随之变化，而无论图表是与数据处于同一个工作表，还是在其他工作表中，这是因为源数据与图表之间有链接关系。上一页下一页返回4.3Excel2003的数据管理功能4.有关图表区的操作在嵌入了图表的工作表中，当鼠标进入图表区时，单击鼠标右键，可进入“图表”菜单，如图4.28所示。（1）单击“图表区格式”命令，进入如图所示“图表区格式”对话框。按“图案”按钮，可以设置图表区的边框及图表区域的色彩；按“文字”按钮，可设置图表区域的文字，如字体、字形、颜色等。（2）单击“清除”命令，可将图表区域删除，屏幕只留下工作表。（3）若图表选择三维图形，如圆柱、圆锥或棱锥等，图表菜单允许“设置三维视图格式”，单击它可进入“三维视图格式”对话框。上一页返回4.4Excel2003的打印操作在完成了表格制作后，可以用打印机将表格打印出来，Excel2003提供了方便的打印命令。一般我们先进行页面设置，再进行打印预览，预览满意后再打印。4.4.1页面设置页面设置是打印操作中的重要设置，激活“文件”菜单，单击“页面设置”命令，屏幕显示“页面设置”对话框，如图4.29所示。1.页面的设置单击“页面设置”对话框中的“页面”选项卡，屏幕出现如图4.29所示的对话框，可以指定打印方向（“纵向”或“横向”）